اطلاعات نصب برنامه های google در این شرکت. تجربه استفاده از Google Apps for Business. Google Apps for Work چیست

چند ماه پیش نوشتم که چرا ارزشش را دارد. این مجموعه خدمات ابری به شما امکان می دهد از هر دستگاهی ، در هر کجا که هستید ، اقدامات لازم را انجام دهید ، که به طور قابل توجهی کارایی کسب و کار را افزایش می دهد و هزینه ها را کاهش می دهد. امروز من با جزئیات بیشتری نحوه تنظیم توابع اساسی را توضیح خواهم داد. برنامه های Google.

کنترل دسترسی در Google Apps

در این شرکت ، مدیر یک کنسول مدیریت برنامه Google Apps دارد. در اینجا می توانید همه دسترسی ها را مدیریت کنید: کاربران ، نمایه شرکت ، پرداخت ، گزارش های مختلف ، گروه ها و غیره لطفاً توجه داشته باشید که باید دامنه هایی را برای حساب خود تنظیم کنید. کلیه نامه های شرکتی که ایجاد می کنید در این دامنه خواهد بود.

نمایه شرکت

نمایه شرکت خود را تکمیل کنید: نام ، زبان ، ویژگی ها و غیره در اینجا می توانید یک آرم قرار دهید ، بلافاصله متصل شوید تنظیمات گوگلبرای اینکه تجزیه و تحلیل سایت به این حساب پیوند داده شود ، Analytics. در بخش شخصی سازی ، آرم خود را بارگذاری کنید تا حساب شما برجسته شود. این لازم است تا بعداً ، اگر از نامه شخصی خود استفاده می کنید ، می توانید از این آرم مکان خود را ببینید - در حساب شرکت خود یا نه.

ایجاد حساب کارمندان

برای هر کاربر یک حساب کاربری ایجاد کنید. روی "افزودن کاربر" یا چند کاربر کلیک کنید ، نام ، نام خانوادگی و ایمیل را وارد کنید. استاندارد من اولین حرف از نام و نام خانوادگی است ، با توجه به این قالب به دنبال همه کارمندان هستم.

ابزار "Groups" زمانی لازم است که شما یک شرکت بزرگ داشته باشید و دپارتمان های مختلفی داشته باشید ، یعنی شما یک ساختار سازمانی و عملکردی داشته باشید. برای من ، به عنوان مثال ، من در بیشتر مشاغل نقش دارم: در همه سمت های مدیریتی ، در نقش مدیر پروژه. یک بخش بازاریابی ، یک بخش فروش ، یک واحد محصول ، یک بخش عملیات و یک بخش زیرساخت وجود دارد. شما می توانید 5 گروه جداگانه ایجاد کنید که در آنها کارمند وجود داشته باشد. این گروه مورد نیاز است تا Google درک کند که در این شرکت دپارتمان وجود دارد و افراد دیگری نیز در آن حضور دارند. طبق این گروه ها ، امکان صدور مجوز وجود دارد.

بگذارید بگوییم هر گروه یک آدرس ایمیل دارد [ایمیل محافظت شده]سایت اینترنتی. بر این اساس ، می توانید آدرس های پست الکترونیکی سرویس ایجاد کنید .. e. تا آدرس ایمیل خاصی داشته باشید. در مرحله بعد ، حساب های شخصی ایجاد کنید.

توصیه می شود استفاده کنید مرورگر Chrome، از آنجا که ابزارهای Google قبلاً در این مرورگر تعبیه شده اند و می توانید با استفاده از دکمه "سرویس" به Google Disk خود بروید ، "اسناد" را انتخاب کرده و به اسناد وارد شوید. روی "نامه" کلیک کنید و به طور خودکار در نامه هستید. اگر در این حساب به مرورگر وارد شوم ، به طور خودکار به من اجازه می دهد تا به تمام ابزارها و منابع مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنم.

نصب برنامه های تلفن همراه

من توصیه می کنم همه موارد لازم را نصب کنید برنامه های موبایلبه شما تلفن همراهیا تبلت به عنوان مثال ، Google Disk ، Gmail ، مرورگر Chrome. این امکان دسترسی به همه اسناد ، تقویم های تلفن همراه شما را فراهم می کند.

دریافت نامه های شخصی به ایمیل شرکت

در تنظیمات نامه ، می توانید حساب های اضافی اضافه کنید و نامه ها را از آدرس های دیگر بررسی کنید. اطلاعات خود را پر کنید ، نامه ها به طور خودکار بارگیری می شوند. که در صندوق پستیمی توانید مرتب سازی حروف را بر اساس پوشه ها پیکربندی کنید. به عنوان مثال ، من چندین برگه دارم: مرتب سازی - مرتب سازی ، وظایف - وظایف ، مرجع - برای اطلاعات ، انتظار - من منتظر پاسخ و نامه های جدید هستم. این وبلاگ گام به گام دارای جزئیات بیشتری است که به شما کمک می کند نامه خود را کنترل کنید ، فیلترها را تنظیم کرده و فقط نامه های مورد نیاز خود را دریافت کنید.

تنظیم تقویم

من می توانم تقویم کارمندان را ببینم تا بدانم چه زمانی شخص نمی تواند کار کند یا در دسترس نخواهد بود. تقویم جداگانه ای برای جلسات با مشتری ، رویدادها ، جلسات برنامه ریزی وجود دارد. می توانید چندین تقویم مشترک ایجاد کنید تا همه بتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند. به این ترتیب ، شما درک خواهید کرد که در شرکت شما چه زمانهایی اتفاق می افتد.

شما چطور تنظیمات راحتو عملکردهای Google Apps؟ آیا در حال حاضر از آنها در تجارت خود استفاده می کنید؟

دفعه بعدی به شما می گویم که چگونه کارمندان کارمندان را با استفاده از Google Apps for Work سازماندهی کنید تا در تعداد زیادی از اسناد و پوشه ها گم نشوید.

این چیزی است که مدتی پیش داشتیم - اصطلاحاً موقعیت های ابتدایی ما:

• سرورهای ایمیل و jabber خود را داشته باشید که به طور کامل و روان کار می کنند ، Task Tracker Redmine برای توسعه دهندگان ، ویکی برای مستند سازی توسعه ؛
• هر کارمند یک حساب Google شخصی دارد.
• همه مدیران و مدیران یک دسته سندنگار Google دارند که به نوعی در شرکت بین همکاران به اشتراک گذاشته شده است.
• افراد مسئول همچنین دارای یک تقویم و تماس های کاری سازمان یافته در حساب Google خود هستند.

مدتی همه چیز به این روش کار کرد که تقریباً برای همه مناسب بود. اما تعداد کارمندان بیشتر بود ، فرایندهای کار بیشتر بود ، و ما فهمیدیم که در بن بست قرار گرفته ایم - برای پشتیبانی از کار زمان و اعصاب زیادی لازم است.

در کار ما ، مشکلات معمول (به ترتیب از اهمیت کمتری) بوجود آمد:

1. ما نمی توانیم سند را پیدا کنیم ، اگرچه آن قطعاً وجود داشته است.
2. ما متن را "از ابتدا" می نویسیم ، اگرچه چنین متنی قبلاً نوشته شده است (از بند 1 دنبال می شود).
3. یک کارمند ما را ترک می کند و ما باید مدارک او را بپذیریم و دسترسی او را ببندیم. به ندرت اتفاق می افتد ، اما وقتی اتفاق می افتد ، نگرانی های زیادی به یکباره وجود دارد.
4. اطلاعات تماس مشتریان / شرکا (به طور دقیق تر ، داده های تعداد زیادی از کارمندان آنها ، از آنجا که شرکای ما عمدتاً سازمان های بزرگی هستند) را در حوزه عمومی داشته باشید.
5. شما به یک تقویم شرکتی با برنامه رویدادها ، جلسات و غیره نیاز دارید که در دسترس همه باشد.
6. و من همچنین می خواستم با همه اینها به راحتی از طریق تلفن های هوشمند و تبلت ها کار کنم.

همانطور که می بینید ، مشکلات اصلی مربوط به کار مشترک با اسناد بود. س askال می کنید چرا Google Docs و نه ویکی؟ سه نکته اصلی:

• شما می توانید همزمان سند را ویرایش کنید ، و ویرایش های یکدیگر را در زمان واقعی مشاهده کنید.
• به راحتی می توانید دسترسی به شخصی خارج از شرکت را فراهم کنید.
• تبدیل WYSIWYG و واضح تر Doc / pdf.

از آنجا که ما قبلاً از نزدیک با محصولات Google کار کرده ایم ، تصمیم گرفتیم Google Apps را برای تجارت برای حل این مشکلات امتحان کنیم. دامنه خود را ثبت کردیم ، حساب هایی را برای آزمایشگران داوطلب راه اندازی کردیم و در حالت رایگان 30 روزه شروع به کار کردیم.
ما توافق کردیم که 5 دلار برای حساب هر کارمند بپردازیم ، اما آنچه در این فرآیند پیدا کردیم این است:

1. ذخیره سازی مشترک اسناد و پرونده ها. حتی در مدی که اسناد برای همه کاربران دامنه در دسترس است ، اسناد سایر کاربران دامنه در لیست قابل مشاهده نیست. به طور کلی ، هیچ "لیست اسنادی" به سادگی وجود ندارد. سند ایجاد شده را می توان از طریق لینک مستقیم یا جستجو (علاوه بر این ، با صراحت نشان می دهد که جستجو در دامنه خواهد بود). همه موارد مشابه در مورد پرونده ها (Google Drive) اعمال می شود. منهای؛
2. نسخه موبایل. ما روی پشتیبانی عالی حساب کردیم سیستم عامل های تلفن همراه(اندروید و iOS) ، و واقعاً هم همینطور است. تمام عناصر اصلی Google Apps (نامه ، سندنگار ، درایو ، تقویم و غیره) به صورت برنامه در تلفن همراه در دسترس هستند و تمام یا تقریباً همه عملکردها را در مقایسه با نسخه وب دسک تاپ پیاده سازی می کنند. به علاوه (با این حال ، با مورد 1 مشکلات یکسان هستند) ؛
3. از طریق پنل سرپرست ، با چند کلیک می توانید مالکیت پرونده ها را از یک حساب به حساب دیگر منتقل کنید. در نسخه رایگان ، فقط صاحب سند و هربار یک سند می تواند این کار را انجام دهد. یک مثبت؛
4. کار با چندین حساب با توجه به اینکه هیچ کس قصد نداشت حسابهای شخصی خود را کنار بگذارد ، برای کار با چندین حساب به پشتیبانی نیاز داشتند. در برنامه های Android و iOS ، این کار با سوییچ کردن در منوی برنامه (برای Gmail ، Drive و دیگران) انجام می شود. اما در تعویض مداوم حساب ها در نسخه دسک تاپ در مرورگر ، مشکلاتی وجود داشت. برای کار در Google Drive ، باید کاملاً از سیستم خارج شوید و دوباره وارد شوید. به علاوه یا منهای
5. عمومی دفترچه آدرس... لیست تماس فقط آن دسته از کاربرانی را نشان می دهد که در دامنه ثبت نام کرده ایم. در واقع ، این یک کتاب آدرس نیست ، بلکه لیستی از کاربران (کارمندان شما) با اطلاعات تماس است. بدون ایجاد حساب کاربری در دامنه نمی توانید شخصی را به آن اضافه کنید. منهای به علاوه؛
6. با این حال ، می توانید مخاطبین خود را به یک یا چند کاربر از دامنه اختصاص دهید. معلوم شد که کارمند تماس های خاص خود را دارد ، او باید آنها را به شخص دیگری تفویض کند ، علاوه بر این ، همه چیز را به او واگذار می کند ، اگرچه فقط بعضی از آنها لازم است. بسیار گیج کننده. منهای؛
7. تقویم. یک نگاه سریع نشان داد که هر کاربر توانایی ایجاد تقویم های شخصی را دارد ، به عنوان مثال هیچ تفاوتی با نسخه رایگان وجود ندارد. (بنابراین ما ارزیابی نمی کنیم).

با توجیه تمام جوانب مثبت و منفی ، متوجه شدیم که Google Apps برای تجارت تقریباً هیچ چیز مفیدی برای حل مشکلات ما ارائه نمی دهد.

بنابراین ، کمی فکر کردیم و این کار را کردیم:

• ما یک حساب ویژه Google برای ذخیره و مدیریت اسناد راه اندازی کردیم. رمز ورود حساب به کارمندان اصلی داده شد.
• ما یک گروه کاربری در Google Groups ایجاد کردیم که شامل حساب های شخصی مدیران بود. اکنون کافی است که ما به گروه دسترسی داشته باشیم و همه مدیران در حساب های شخصی می توانند اسنادی را ویرایش کنند که اکنون در برگه "با من به اشتراک گذاشته شده" نمایش داده می شود. ما نه تنها برای پرونده ها ، بلکه برای پوشه ها نیز دسترسی را باز کردیم - و همه چیز به روشی ساختار یافته رقم خورد.
• برای ایجاد یک سند سازمانی جدید ، کافی است آن را در خود ایجاد کنید حساب شخصیو صاحب سند را به یک حساب مشترک تبدیل کنید.
• مخاطبین توسط کارمند مسئول ما در حساب شخصی آنها نگهداری می شوند و به سایر کارمندان در گروه های تماس مورد نیاز صادر می شوند.
• ما یک تقویم تحت حساب شرکتی ایجاد کردیم و به آن امکان دسترسی به همه افراد مورد نیاز را دادیم.

و این چیزی است که ما بدست آوردیم:

• با استفاده از جستجو و در برگه "در دسترس من" می توانیم به سرعت اسناد را جستجو کنیم.
• ما دیگر از ابتدا متن نمی نویسیم - همه چیز در ساختار Drive یک حساب مشترک سازمان یافته است.
• در صورت لزوم حذف دسترسی ، ما به سادگی کاربر را از گروه حذف می کنیم و وی دسترسی به اسناد را از دست می دهد.
• ما از تقویم برای تشکیل جلسات استفاده می کنیم.
• هر کارمندی نوک انگشتان خود لیستی از مخاطبین مورد نیاز خود را دارد.
• و ما می توانیم با همه اینها از طریق تلفن های هوشمند و تبلت ها کار کنیم.

بنابراین ، ما بدون استفاده از برنامه های کاربردی برای تجارت ، با استفاده از راه حل های رایگان Google ، همه عملکردهای مورد نیاز خود را پیاده کردیم. و اگر تصمیم دارید از روش توصیف شده استفاده کنید ، پس فراموش نکنید پشتیبان گیریداده ها - Google هیچ تضمینی نمی دهد.