Informations pour l'installation d'applications Google dans l'entreprise. Expérience de l'utilisation de Google Apps for Business. Qu'est-ce que Google Apps for Work
Il y a quelques mois, j'ai écrit pourquoi cela en vaut la peine. Cette suite de services cloud vous permet d'effectuer les opérations nécessaires à partir de n'importe quel appareil, où que vous soyez, ce qui augmente considérablement l'efficacité de l'entreprise et réduit les coûts. Aujourd'hui, je vais vous expliquer plus en détail comment configurer les fonctions de base. Google Apps.
Contrôle d'accès dans Google Apps
Dans l'entreprise, le responsable dispose d'une console d'administration Google Apps. Ici, vous pouvez gérer tous les accès : utilisateurs, profil de l'entreprise, paiement, rapports divers, groupes, etc. Veuillez noter que vous devrez configurer des domaines pour votre compte. Tout le courrier d'entreprise que vous créerez sera sur ce domaine.
Cela peut être aussi simple que d'ajouter des utilisateurs à votre compte, d'activer la messagerie électronique et de les laisser commencer à utiliser les services. Vous pouvez également utiliser la console d'administration pour gérer les mots de passe, les services utilisateur et d'autres aspects de votre compte. Il est également recommandé de suivre les meilleures pratiques de sécurité pour ajouter des couches de sécurité. Contrôle l'accès des utilisateurs aux fonctionnalités et services. Au début, la plupart des services sont affichés pour tous vos utilisateurs.
Cependant, vous pouvez utiliser la console d'administration pour désactiver les services que vous ne souhaitez pas utiliser, ou pour les adapter. Cependant, si vous utilisez cette adresse dans votre ancien programme de messagerie, vous décidez quand la modification est effectuée. Utilisez nos ressources pour la formation et la mise en œuvre. Visitez notre site Web pour planifier une mise en œuvre et consulter des plans de mise en œuvre, des guides techniques et des modèles pour créer votre propre centre de formation. Quelle que soit la taille de votre organisation, nous vous recommandons de partager la responsabilité de la gestion de vos utilisateurs et services entre un ensemble spécifique d'utilisateurs de confiance.
Profil de la société
Complétez le profil de votre entreprise : nom, langue, fonctionnalités, etc. Ici, vous pouvez placer un logo, vous connecter immédiatement paramètres google Analytics afin que l'analyse du site soit liée à ce compte. Dans la section Personnalisation, téléchargez votre logo pour faire ressortir votre compte. Ceci est nécessaire pour que plus tard, si vous utilisez votre messagerie personnelle, vous puissiez voir à partir de ce logo où vous vous trouvez - dans votre compte d'entreprise ou non.
Pour ce faire, il accorde des droits d'administrateur à ces utilisateurs. Au lieu de cela, les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs ne verront pas la console d'administration lorsqu'ils se connecteront, mais auront un accès direct à leur liste de services gérés. Gérez les lancements de fonctions pour vos utilisateurs. Cependant, vous pouvez facilement suivre les prochaines versions via notre calendrier de lancement ou notre blog.
Vous pouvez également contrôler la disponibilité des nouvelles fonctionnalités. Télécommande flotte mobile. Utilisez la console d'administration pour. Une application de calendrier qui vous permet de gérer des tâches et des événements en ligne. Il vous permet de déléguer et d'autoriser la gestion des calendriers de vos subordonnés et collègues, ainsi que de gérer les calendriers des salons et événements d'entreprise.
Création de comptes d'employés
Créez un compte pour chaque utilisateur. Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" ou plusieurs utilisateurs, entrez le prénom, le nom et l'e-mail. Ma norme est la première lettre du nom et du prénom, selon ce format je recherche tous les salariés.
L'outil "Groupes" est nécessaire lorsque vous avez une grande entreprise et que vous avez différents départements, c'est-à-dire que vous avez une structure organisationnelle et fonctionnelle. Pour moi, par exemple, je suis dans la plupart des rôles en entreprise : dans tous les postes de direction, dans le rôle de chef de projet. Il existe un service marketing, un service commercial, un service produit, un service opérationnel et un service infrastructure. Vous pouvez créer 5 groupes distincts dans lesquels il y aura des employés. Le groupe est nécessaire pour que Google comprenne qu'il y a un département dans l'entreprise et qu'il y a des gens. Selon ces groupes, il sera possible de délivrer des autorisations.
Cela facilite un échange de chat plus efficace et plus efficace entre le domaine et les comptes tiers. Cela permet une communication en temps réel pour améliorer la productivité et la productivité du groupe de travail. Les documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires sont partagés sur le Web afin que les utilisateurs puissent modifier des fichiers en même temps et avoir toujours dernière version et recevez également une version historique à tout moment.
C'est une application avec un référentiel local pour partager tout ce que vous voulez. C'est une application qui vous permet de créer facilement des sites Web publics ou internes gérés en toute sécurité sans avoir besoin de compétences en langage de programmation. Il permet d'échanger des informations sur les projets internes et clients, ainsi que de créer des sites Internet internes pour transférer tous les processus et documents de travail des services de l'entreprise.
Chaque groupe a une adresse e-mail, disons [email protégé] site Internet. En conséquence, vous pouvez créer des adresses e-mail de service .. e. afin que vous ayez une adresse e-mail spécifique. Ensuite, créez des comptes personnels.
Recommander d'utiliser Navigateur Chrome, étant donné que les outils Google sont déjà intégrés à ce navigateur et que vous pouvez accéder à votre disque Google à l'aide du bouton "Service", sélectionnez "Documents" et accédez aux documents. Cliquez sur "Mail", et vous êtes automatiquement dans le courrier. Si je me suis connecté au navigateur sous ce compte, il me permet automatiquement d'accéder à tous les outils et ressources dont j'ai besoin.
Il vous permet de créer des frais de port personnalisés Comptes dans le domaine hub et dispose d'un puissant filtrage anti-spam. De manière intuitive, vous pouvez créer différentes pages organisées dans un menu latéral ou supérieur. Toutes ces applications peuvent être personnalisées avec le logo de l'école.
Le plus simple et décision rapide est un enregistrement en ligne car les comptes sont fournis et les applications sont intégrées immédiatement. Pour ce faire, il nous suffit de notre propre domaine et de remplir le formulaire d'enregistrement. Possibilité d'obtenir des comptes gratuits courrier d'entreprise un centre éducatif qui offre une bonne image à l'étranger. Il n'est pas nécessaire d'installer de matériel ou Logicielà n'importe quel équipement du centre ou changer quelque chose sur leurs serveurs. collaboration entre enseignants, entre apprenants et entre enseignants et élèves, facilitant la communication avec les familles et avec le monde extérieur, offrant une visibilité sur les sites Web créés pour toutes les activités menées par le centre. diverses applications qui ne dépendent pas de l'utilisation système opérateur et l'intégration avec appareils mobiles... Notre expérience.
Installation d'applications mobiles
Je recommande d'installer tout le nécessaire Applications mobilesà ton téléphone mobile ou tablette. Par exemple, Google Disk, Gmail, navigateur Chrome. Cela donnera accès à tous vos documents, calendriers depuis votre téléphone mobile.
Réception de lettres personnelles au courrier d'entreprise
Quelques actions entreprises et planifiées. Il vous permet de rechercher sur Internet plus rapidement, plus facilement et plus efficacement. En plus de créer des fonctionnalités déjà connues, l'application propose également d'autres outils uniques. Il fournit également un historique de recherche pour optimiser votre temps. Un autre point intéressant est que le programme a été repensé pour être de plus en plus rapide.
Avec ce service, le système essaie de prédire les informations dont vous pourriez avoir besoin et est automatiquement disponible, telles que les informations sur le trafic, les films et la météo. Découvrez la recherche vocale, une fonctionnalité de saisie et de gain de temps moderne pour l'utilisateur. Avec lui, vous recherchez ce que vous voulez sans rien taper. Cliquez simplement sur l'icône du microphone, dites-moi ce que vous voulez trouver et le tour est joué ! Le programme capture votre voix et effectue une recherche.
Dans les paramètres de messagerie, vous pouvez ajouter des comptes supplémentaires et consulter le courrier provenant d'autres adresses. Remplissez vos données et les lettres seront chargées automatiquement. DANS boites aux lettres vous pouvez configurer le tri des lettres par dossiers. Par exemple, j'ai plusieurs onglets : Trier - trier, Tâches - tâches, Référence - pour information, En attente - j'attends une réponse et de nouvelles lettres. Le blog propose une étape par étape plus détaillée qui vous aidera à prendre le contrôle de votre courrier, à configurer des filtres et à ne recevoir que les lettres dont vous avez vraiment besoin.
Avec lui, vous effectuez des recherches beaucoup plus rapidement et plus efficacement. Vous n'avez plus besoin d'ouvrir votre navigateur pour trouver ce dont vous avez besoin. D'une manière simple vous pourrez utiliser l'application et gagner du temps. Comme d'habitude, son interface est excellente : en plus d'être simple et propre, elle est très pratique et facile à naviguer. Par exemple, dans un paquet, vous avez E-mail, calendrier et réseau social... Cela rend la vie beaucoup plus facile et plus rapide.
Système Recherche vocale est aussi très efficace. L'application peut réellement saisir ce que nous disons et rechercher sans aucun problème. Cependant, l'application laisse beaucoup à désirer dans un aspect. Facile à déplacer Système de voix et d'image intégré rapide. ... Mais avant de commencer à avoir peur, vous pouvez reprendre le contrôle de vos données, désactiver votre historique de navigation ou au moins le rendre invisible aux autres utilisateurs.
Mise en place du calendrier
Je peux voir le calendrier des employés afin que je sache quand une personne ne peut pas travailler ou sera indisponible. Il existe un calendrier séparé des réunions avec les clients, des événements, des réunions de planification. Vous pouvez créer plusieurs calendriers partagés afin que tout le monde puisse y accéder. De cette façon, vous aurez une compréhension de ce qui se passe dans votre entreprise et à quel moment.
En cinq étapes, vous pouvez parcourir les paramètres de sécurité, l'emplacement ou l'historique de recherche de votre navigateur. Identification pas tout à fait précise des centres d'intérêt. Le golf, les soins capillaires et le reggaeton, par exemple, sont dans l'intérêt de Boris, l'éditeur du site. Des domaines très variés qui ne correspondent vraiment pas à ses matières de prédilection.
Vos comptes sont des connexions universelles
En cas d'anomalie ou de connexion suspecte, vous pouvez prendre les mesures nécessaires en modifiant votre mot de passe. C'est un petit tremblement de terre dans le monde du cloud et des outils bureautiques. La croissance a dépassé les 300 %. L'étude montre également que presque chacune des deux entreprises utilise désormais une solution en ligne. Il en va de même pour les entreprises de plus de 500 salariés : 24 % il y a un an, contre 44 % cette année.
Comment tu réglages pratiques et les fonctionnalités de Google Apps ? Les utilisez-vous déjà dans votre entreprise ?
La prochaine fois, je vous expliquerai comment organiser avec compétence le travail des employés avec Google Apps for Work afin de ne pas se perdre dans un grand nombre de documents et de dossiers.
Voici ce que nous avions il y a quelque temps - nos positions de départ, pour ainsi dire :
- Serveurs de messagerie et de jabber propres qui fonctionnent parfaitement et en douceur, Task Tracker Redmine pour les développeurs, wiki pour documenter le développement ;
- Chaque employé dispose d'un compte Google personnel ;
- Tous les managers et cadres disposent d'un tas de documents Google, partagés d'une manière ou d'une autre au sein de l'entreprise entre collègues ;
- Les plus responsables ont également un calendrier et des contacts de travail organisés dans leur compte google.
Dans notre travail, des problèmes typiques se sont posés (par ordre d'importance décroissante) :
- Nous ne pouvons pas trouver le document, bien qu'il ait certainement existé ;
- Nous écrivons le texte "à partir de zéro", bien qu'un tel texte ait déjà été écrit plus tôt (suite du point 1);
- Un employé nous quitte, et nous devons accepter ses documents et fermer son accès. Cela arrive rarement, mais quand cela arrive, alors il y a beaucoup de soucis à la fois ;
- Avoir les coordonnées des clients/partenaires (plus précisément, les données de leurs nombreux employés, puisque nos partenaires sont pour la plupart de grandes organisations) dans le domaine public ;
- Vous avez besoin d'un calendrier d'entreprise avec un calendrier d'événements, de réunions, etc., accessible à tous ;
- Et je voulais aussi travailler avec tout cela de manière pratique à partir de smartphones et de tablettes.
- vous pouvez simultanément modifier le document, en voyant les modifications de chacun en temps réel ;
- vous pouvez facilement donner accès à une personne extérieure à l'entreprise ;
- Conversion WYSIWYG et doc/pdf plus claire.
Nous avons accepté de payer 5 $ pour le compte de chaque employé, mais voici ce que nous avons découvert au cours du processus :
- Stockage partagé de documents et de fichiers. Même dans le mode dans lequel les documents sont disponibles pour tous les utilisateurs du domaine, les documents des autres utilisateurs du domaine ne sont pas visibles dans la liste. En général, aucune "liste de documents" n'existe tout simplement. Le document créé peut être trouvé soit par lien direct, soit par recherche (de plus, en indiquant explicitement que la recherche se fera dans le domaine). Il en va de même pour les fichiers (Google Drive). Moins;
- Version mobile. Nous comptions sur un grand soutien plateformes mobiles(Android et iOS), et c'est vraiment le cas. Tous les principaux éléments de Google Apps (Mail, Docs, Drive, Calendrier, etc.) sont disponibles sous forme d'applications sur mobile et implémentent toutes ou presque toutes les fonctionnalités par rapport à la version web desktop. Plus (cependant, avec l'article 1, les problèmes sont les mêmes);
- Depuis le panneau d'administration, vous pouvez transférer la propriété des fichiers d'un compte à un autre en quelques clics. Dans la version gratuite, seul le propriétaire du document pouvait le faire, et un document à la fois. Un plus;
- Travailler avec plusieurs comptes. Étant donné que personne ne prévoyait d'abandonner les comptes personnels, ils avaient besoin d'aide pour travailler avec plusieurs comptes. Dans les applications pour Android et iOS, cela se fait en basculant simplement dans le menu de l'application (pour Gmail, Drive et autres). Mais il y avait des difficultés avec le changement constant de comptes dans la version de bureau dans le navigateur. Pour travailler dans Google Drive, vous devez vous déconnecter complètement et vous reconnecter. Plus ou moins;
- Général Le carnet d'adresses... La liste de contacts ne montre que les utilisateurs que nous avons enregistrés dans le domaine. En fait, ce n'est pas un carnet d'adresses, mais une liste d'utilisateurs (vos employés) avec leurs coordonnées. Vous ne pouvez pas y ajouter une personne sans créer un compte sur le domaine. Moins plus ;
- Cependant, vous pouvez déléguer vos contacts à un ou plusieurs utilisateurs du domaine. Il s'est avéré que l'employé a ses propres contacts, il doit les déléguer à quelqu'un d'autre, en plus de tout déléguer, bien que seuls certains soient nécessaires. Très perturbant. Moins;
- Le calendrier. Un rapide coup d'œil a montré que chaque utilisateur a la possibilité de créer des calendriers personnels, c'est-à-dire. il n'y a aucune différence avec la version gratuite. (donc nous n'évaluons pas).
Par conséquent, nous avons réfléchi un peu et avons fait ceci:
- Nous avons mis en place un compte Google spécial pour le stockage et la gestion des documents. Le mot de passe du compte a été donné aux employés clés ;
- Nous avons créé un groupe d'utilisateurs dans Google Groupes, qui comprenait des comptes personnels de responsables. Il ne nous reste plus qu'à donner accès au groupe et tous les responsables des comptes personnels peuvent modifier les documents qui sont désormais affichés dans l'onglet "Partagé avec moi". Nous avons ouvert l'accès non seulement aux fichiers, mais aussi aux dossiers - et tout s'est déroulé de manière structurée;
- Pour créer un nouveau document d'entreprise, il suffit de le créer dans votre compte personnel et faire du propriétaire du document un compte partagé ;
- Les contacts sont conservés dans leur compte personnel par notre employé responsable et exportés vers tous les autres employés au sein des groupes de contacts requis .;
- Nous avons créé un calendrier sous le compte d'entreprise et nous lui avons donné accès à toutes les personnes dont nous avions besoin.
- Nous pouvons rechercher rapidement des documents en utilisant la recherche et sur l'onglet "Disponible pour moi".
- Nous n'écrivons plus de textes à partir de zéro - tout est organisé dans la structure Drive d'un compte partagé ;
- S'il est nécessaire de supprimer l'accès, nous supprimons simplement l'utilisateur du groupe et il perd l'accès aux documents ;
- Nous utilisons le calendrier pour organiser des réunions ;
- Chaque collaborateur a à portée de main la liste des contacts dont il a besoin ;
- Et nous pouvons travailler avec tout cela à partir de smartphones et de tablettes.