Обучение системе электронного документооборота. ЭДО: станьте уверенным пользователем. Оптическое распознавание текстов
Документационное обеспечение управления. Деловой протокол
- Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
- Формы и типовые организационные структуры ДОУ
- Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
- Признаки и структура документа.
- Классификация документов.
- Документная лингвистика.
- Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
- Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
- Право подписи и доверенности.
- Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
- Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
- Организационно-правовые документы
- Распорядительные документы
- Информационно-справочные документы.
- Специальная документация
- Кадровая документация.
- Научно-техническая документация
- Финансовая документация
- Договорная документация
- Конфиденциальное делопроизводство
- Носители информации: бумажные, электронные.
- Электронная подпись.
- Информационные системы.
- Использование, хранение и уничтожение документов.
- Правовое регулирование работы с документами.
- Организация деловых встреч и переговоров. Цели и задачи мероприятий.
- Виды и формате мероприятий. Работа со СМИ.
- Протокольные мероприятия: приемы, визиты, презентации, конференции, совещания.
- Планирование, организация и подготовка деловых встреч.
- Особенности делового общения с иностранными партнерами.
- Составление программы пребывания. Культурные мероприятия в программе. Деловые аксессуары и подарки.
- Выбор помещения и оформление стола для переговоров и деловых встреч.
- Дресс-код для официальных мероприятий.
Документооборот в структуре документационного обеспечения управления. Современный архив
- Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
- Документопотоки
- Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
- Прием, рассмотрения и регистрации документов
- Прием поступающих документов, организация доставки документов
- Регистрация документов
- Организация рассмотрения документов
- Информационно-справочная работа
- Сроки и контроль исполнения документов
- Организация отправки исходящих документов.
- Организация оперативного хранения документов
- Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- Требования к формированию дел в делопроизводстве
- Практикум: Составление классификаторов и номенклатуры дел.
- Экспертиза ценности документов
- Подготовка дел к архивному хранению
- Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
- Уничтожение документов.
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
- Правовое регулирование сохранности документов.
- Архив в организационной структуре предприятия. Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами.
- Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
- Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
- Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
- Правила работы с архивным фондом:
- Практикум: Оформление архивной справки.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
- Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
- Смешанные варианты хранения документов.
Любой проект по внедрению информационной системы, в т. ч. и СЭД, состоит из нескольких этапов. Это этапы проектирования, разработки, собственно внедрения, опытной и промышленной эксплуатации системы.
Но нельзя забывать о том, что после внедрения СЭД будущих пользователей необходимо обучить работе в системе. В данной статье будут рассмотрены основные методы организации обучения, примеры программ для различных групп сотрудников, вопросы их мотивации.
Подготовка к эффективному внедрению СЭД начинается заранее, еще на этапе проектирования системы, что существенно влияет на возврат инвестиций от всего проекта.
При этом немаловажным является процесс подготовки и организации обучения, который включает в себя комплектование групп, подготовку программы, выбор наиболее удобной формы проведения обучения и т. д. и в идеале должен осуществляться параллельно разработке СЭД.
А само обучение проводится непосредственно перед полноценным использованием СЭД в работе, поскольку полученные знания необходимо закреплять сразу после прохождения обучения, что позволит эффективно работать в СЭД не только делопроизводителям, но и всем сотрудникам компании.
Группы пользователей СЭДКак правило, требования к будущим пользователям системы прописываются в техническом задании в разделе с описанием квалификации персонала, но зачастую эти требования весьма общие и не дают детального представления.
Не секрет, что с каждым годом квалификация и компетенции персонала, в т. ч. делопроизводителей и специалистов ИТ-подразделений компании, растут.
Те времена, когда компания просила внедрить СЭД, не имея представления о процессе и функционале системы, остались далеко позади. Сейчас многие делопроизводители имеют богатый опыт работы с различными СЭД и подходят к вопросу внедрения информационной системы профессионально.
В компетенции руководителей производственных подразделений обычно не входит глубокое знание документооборота и делопроизводства, т. к. они отвечают за основную производственную деятельность компании и СЭД для них является не основным, а вспомогательным инструментом.
Поэтому еще на этапе проектирования СЭД для разных групп пользователей разрабатываются различные интерфейсы по работе в системе.
Для делопроизводителей предусматривается расширенный функционал , а для руководителей подразделений и департаментов интерфейс проектируется в зависимости от их компетенций.
А интерфейс для руководителей компаний – отдельная тема, т. к. он требует особого подхода к настройке и разработке: для одних руководителей используется та же система, что и у делопроизводителей, но с другими настройками; для других – разрабатывается мобильное рабочее место с упрощенным интерфейсом для оперативной работы.
В этой связи программы обучения для разных пользователей также будут не одинаковыми .
Когда и кем осуществляется обучениеОбучение может осуществляться как собственными силами компании, так и с привлечением внешних консультантов, а также может использоваться смешанный подход. В любом случае, все работы курируются руководителем службы ДОУ.
Для успешного внедрения СЭД необходимо заранее продумать систему мотивации сотрудников по работе в Системе.
Еще на этапе проектирования СЭД разрабатываются показатели эффективности работы в системе и проектируются отчеты для оценки исполнительской дисциплины сотрудников .
Система мотивации согласовывается с руководством компании и отделом по работе с персоналом.
Организация и подготовка к корпоративному обучению СЭД осуществляется на поздних этапах разработки Системы.
Обучение сотрудников компании стартует на этапе опытной эксплуатации СЭД , а отработка полученных в результате проведенного обучения навыков идет уже на практике, во время промышленной эксплуатации системы.
На этапе промышленной эксплуатации системы в некоторых компаниях также организуют рабочую группу поддержки пользователей , которая проводит индивидуальные консультации пользователей на местах.
Эта поддержка может осуществляться как самостоятельно силами компании, так и с привлечением внешних консультантов.
Наиболее распространены случаи, когда в рабочую группу по внедрению СЭД и обучению сотрудников входят представители ИТ-подразделений, а сотрудник отдела делопроизводства курирует процесс и является консультантом по спорным делопроизводственным вопросам.
Программы обучения СЭДПри разработке программ обучения следует уделить особое внимание формированию учебных групп: их нужно формировать таким образом, чтобы обучающиеся относились к одной горизонтали карьерной лестницы и имели схожие полномочия по работе в СЭД.
В любом случае, если вам предоставили готовый список участников обучения, заранее проверьте состав группы, роли участников в системе и их полномочия. Для каждой группы пользователей должна быть составлена своя программа обучения.
Среди основных групп пользователей СЭД можно выделить сотрудников делопроизводственного подразделения, рядовых сотрудников подразделений, секретарей подразделений и личных секретарей руководителей, руководящий состав компании и ее подразделений.
Приведем примеры состава программ обучения для разных групп пользователей СЭД
| Группа пользователей | Примеры программы обучения |
| Сотрудники канцелярии | · Работа с входящими документами · Поиск документов · Работа со справочниками (номенклатура дел, нумераторы и др.) |
| Сотрудники подразделений | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) |
| Секретари подразделений | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) |
| Личные секретари руководителей | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Замещение руководителя» |
| Руководители | · Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Мониторинг работы секретаря» |
Для администраторов системы формируются отдельные обучающие группы и программа обучения.
Перед началом корпоративного обучения желательно, чтобы перед сотрудниками выступил авторитетный руководитель .
Например, для сотрудников отдела делопроизводства это будет руководитель отдела делопроизводства, при организации обучения для сотрудников отдела продаж –руководитель отдела продаж и т. д.
Руководитель расскажет о том, зачем проводится обучение, какие навыки сотрудники должны приобрести в результате обучения и как эти навыки будут использоваться ими в дальнейшей работе.
Руководитель должен обозначить зоны ответственности сотрудников и их задачи в части применения СЭД в процессе выполнения своих должностных обязанностей.
Небольшое выступление в течение нескольких минут способно не только мотивировать сотрудников активно использовать СЭД, но и повысить качество проведения корпоративного обучения, улучшить и облегчить процесс внедрения СЭД в компании в целом.
Виды и формы обученияСреди вариантов обучения работе в СЭД выделим очное (дневное) и заочное обучение.
Обучение работе в СЭД возможно как на рабочем месте пользователя, так и вне рабочего места, при этом обучение вне рабочего места может проходить как на территории учебного центра компании, так и в форме дистанционного обучения.
Существует своя классификация и для форм обучающих:
- лекция;
- семинар;
- практическое задание;
- тренинг;
- консультация;
- производственная практика;
- самостоятельная работа и др.
При всем многообразии видов организации и проведения обучения на практике при внедрении СЭД используют несколько вариантов:
- очное обучение в группах;
- очное обучение отдельных сотрудников (индивидуальное обучение);
- дистанционное обучение.
Также возможна комбинация нескольких вариантов обучения.
Очное обучение в группахДанный подход используется для массового обучения сотрудников. Формируются общие программы, по которым будут проходить обучение все сотрудники компании.
Очное обучение в группах обычно проводится перед промышленной эксплуатацией системы в тех компаниях, которые:
- имеют 12 и более сотрудников, работающих с СЭД;
- могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;
- могут выделить время для обучения своих сотрудников. Групповое обучение используется:
- при плановом массовом обучении пользователей с отрывом от производства;
- когда общее количество сотрудников для обучения в группах составляет от 8 до 80 человек;
- когда необходимо быстрое, эффективное и массовое обучение для запуска СЭД в эксплуатацию;
- при отсутствии ограничений по бюджету, когда компания готова оплатить очное обучение всех сотрудников;
- когда обучение организуется и проводится самостоятельно или с привлечением внешних консультантов компании, осуществляющей внедрение СЭД.
Основные характеристики очного обучения в группах
Этот подход к обучению является одним из самых популярных при внедрении СЭД.
На практике (при недостатке ресурсов) в качестве компромиссного варианта компании организуют обучение в очной форме хотя бы для одного сотрудника от каждого подразделения, который впоследствии, в свою очередь, сможет передать полученные знания коллегам по подразделению.
В рамках обучения формируются целевые группы, организуется обучающий класс, выделяется отдельное помещение.
Классы должны быть оборудованы компьютерами, чтобы каждый обучающийся мог пошагово выполнить все действия в системе по программе обучения.
Желательно, чтобы класс был также оборудован проектором и доской для записей, т. к. они удобны для демонстрации функционала системы и ответов на вопросы аудитории.
В ходе обучения принято рассматривать реальный процесс по работе с документами, используемый в компании.
Чем реалистичнее будет тестовый пример, тем лучше сотрудники усвоят знания и оценят практическую пользу от внедрения СЭД.
Формы группового обучения
СеминарыПри этой форме обучения все сотрудники сначала прослушивают общий теоретический курс по принципам работы в системе, а затем выполняют практические задания на своих рабочих местах.
Преимущество данного подхода заключается в том, что пользователи изучают только необходимые им в работе возможности системы. В качестве недостатка можно выделить то, что все изучают ограниченную часть функционала системы и не знают о функциональных возможностях других подразделений.
ТренингиВ данном случае роли по работе с документом распределяют между участниками тренинга, и каждый участник выполняет свою часть задач по обработке документа с учетом своих реальных должностных обязанностей.
Из преимуществ такой формы обучения можно выделить возможность проследить пошагово весь процесс работы с документами, изучить более полно возможности системы. Из недостатков – зачастую сотрудники воспринимают такое обучение как время, потраченное впустую, что вызывает негативные реакции при работе в СЭД.
Очное обучение выделенных сотрудников
Очное обучение выделенных сотрудников проводится в компаниях, которые:
- имеют до 8–12 сотрудников, работающих с СЭД;
- могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.
Данный подход используется для обучения ограниченного количества сотрудников, а также руководителей подразделений или ответственных сотрудников подразделения (далее – сотрудники-тренеры), которые в дальнейшем будут обучать остальных сотрудников своих подразделений.
Основные характеристики очного обучения выделенных сотрудников
| Вид обучения | Парное, групповое (в небольших группах); индивидуальное; |
| Метод организации | Вне рабочего места; на рабочем месте |
| Форма преподнесения материала | Углубленный семинар для небольшой группы сотрудников; индивидуальная консультация для каждого сотрудника |
| Место проведения | Обучение пользователей без отрыва или с минимальным отрывом от производства в классе/помещении или на рабочих местах |
| Количество участников | Не более 8–12 человек |
| Время обучения | Не более 1–2 часов |
Очное обучение выделенных сотрудников проводится как на этапе опытной и промышленной эксплуатации СЭД, так и при приеме на работу новых сотрудников компании.
Нюансы мотивации сотрудников в вопросе самостоятельной организации обучения других пользователей необходимо решать еще до начала проекта.
Не заинтересованные сотрудники могут воспринять новые обязанности как дополнительную и ненужную нагрузку, что существенно повлияет как на эффективность их собственного обучения, так и на качество обучения других сотрудников.
Углубленные семинарыОчное обучение отдельных сотрудников обычно проходит в несколько этапов:
обучение сотрудников-тренеров осуществляется с привлечением внешних консультантов, а затем обученные сотрудники-тренеры самостоятельно обучают всех остальных пользователей системы.
В качестве преимуществ данной формы обучения можно отметить углубленное изучение функционала и экономию времени и ресурсов компании.
Из недостатков – не все сотрудники, работающие с системой, знают все функции и возможности системы, а это, в свою очередь, влияет как на эффективность работы самого сотрудника, так и на возврат инвестиций при внедрении СЭД в компании.
Индивидуальные консультацииИндивидуальное обучение на местах чаще всего проводится для руководителей.
Персональные консультации пользователей при работе в системе применяются как на первых этапах работы в системе для адаптации, так и на этапе промышленной эксплуатации.
Из преимуществ такого подхода выделим углубленное изучение необходимого функционала системы и индивидуальный подход к пользователю. Однако по затраченному на обучение времени данный подход уступает очному обучению в группах.
Дистанционное обучение
Дистанционное обучение сотрудников проводится в компаниях, которые:
- имеют более 100 сотрудников, работающих в СЭД;
- не могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;
- не могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.
Данный вид обучения используется для массового обучения сотрудников без отрыва от производства, в удобное для них время.
Инструменты, применяемые для дистанционного обучения, могут быть различными, к ним относятся:
- регламент, инструкция, руководство пользователя;
- обучающая презентация;
- видеоролик по работе с системой;
- электронный курс по работе с систе мой.
Основные характеристики дистанционного обучения
К дистанционному обучению прибегают на этапе промышленной эксплуатации и для обучения новых сотрудников компании.
Основная сложность при организации дистанционного обучения заключается в мотивации сотрудников.
Многие сотрудники не считают обучение работе в системе значимым для своей работы, надеются на своих коллег из соседних подразделений, которые покажут им, как все работает.
Но если не все сотрудники компании, работающие с документами, пройдут курс обучения СЭД, система будет использоваться неэффективно.
В результате понесенные затраты на внедрение системы могут не окупиться и такой проект с уверенностью можно будет назвать провальным.
Поэтому заранее нужно позаботиться о системе мотивации сотрудников и решить вопрос контроля за прохождением обучающего курса СЭД всеми сотрудниками компании.
При самостоятельном дистанционном обучении сотрудникам тяжело будет сосредоточиться на обучающем курсе, поэтому период освоения курса должен быть регламентирован и при необходимости разбит на несколько небольших этапов.
Чем меньше по времени будет обучающий курс, тем легче сотрудникам будет распределить свое время для прохождения обучения работе в СЭД.
Электронный обучающий материалВ качестве дидактического материала для дистанционного обучения могут выступать как регламент, инструкция и руководство пользователя по СЭД, так и специально подготовленные интерактивные материалы: обучающая презентация, видеоролик или электронный курс по работе с системой.
Главный принцип подготовки программы такого обучения заключается в следующем: чем меньше объем материала, тем быстрее сотрудник его изучит.
Не каждый сотрудник может позволить себе сидеть и изучать материалы по СЭД значительное количество времени, когда помимо этого ему необходимо выполнить весь объем своих основных профессиональных задач.
У данной формы подачи материала есть существенное преимущество: любой сотрудник в удобное для себя время сможет изучить возможности СЭД. В качестве недостатка выделим достаточно поверхностное изучение функционала СЭД.
Мотивация персонала
Почему так важна мотивация персонала при обучении работе в СЭД?
Нежелание обучаться работе в СЭД может быть связано как с отсутствием свободного времени, так и с низкой квалификацией сотрудника, с привычкой работать по старой схеме и т. д.
Представим себе ситуацию, когда компания оплатила проектирование и разработку СЭД, обучение сотрудников (а это порядка 30% от бюджета проекта), и наконец, система разработана и настало время обучать пользователей.
Рассмотрим пример неудачного подхода при организации обучения: работодатель издал приказ о проведении обучения, но непосредственный руководитель подразделения не проводил никаких дополнительных бесед со своими сотрудниками. Сотрудников просто уведомили, что им нужно пройти обучение, но не объяснили, зачем это нужно.
В результате будущие пользователи системы не понимают, насколько регламентировано обучение, поддерживает ли его их непосредственный руководитель, зачем им вообще нужно проходить обучение и на что повлияет факт его прохождения. Если ни на что не повлияет – зачем тогда проходить обучение?
Также если с сотрудников никто не снимает их основные производственные задачи на время обучения, то у них появляется дополнительная нагрузка, и помимо прохождения обучения им приходится задерживаться на работе для выполнения своих основных задач, при этом никаких премий, отгулов и других мотиваторов в компании предусмотрено не было.
Можно без труда спрогнозировать, как пройдет внедрение СЭД в такой компании и насколько оно будет успешным.
Все понесенные затраты на внедрение СЭД могут оказаться абсолютно не эффективными из-за невыполнения элементарных правил мотивации персонала, среди которых можно выделить следующие:
- поддержка сотрудников руководством на этапе внедрения и обучения СЭД;
- информирование сотрудников о цели проведения, задачах и результатах прохождения обучения сотрудниками;
- заранее продуманное планирование загрузки сотрудников на время обучения.
Для мотивации сотрудников и повышения эффективности внедрения СЭД, ускорения процессов подготовки и обработки документов используют показатели эффективности по работе в СЭД.
Например, если до внедрения СЭД в компании ежемесячное согласование и подписание договоров осуществлялось с существенной задержкой по времени, то показатель эффективности сотрудника при работе в СЭД можно привязать к количеству фактически согласованных и утвержденных договоров в месяц, а также к премии сотрудника.
Использование показателей эффективности по работе в СЭД дает ряд преимуществ: для сотрудника – повышение мотивации по скорости обработки документа и в целом по работе в СЭД, а для компании – увеличение ее ежемесячной прибыли.
Алгоритм подготовки процесса обучения
При подготовке процесса обучения при внедрении СЭД необходимо предусмотреть следующие этапы и работы:
- Издание приказа по порядку прохождения обучения.
Руководитель компании издает приказ (распоряжение) по порядку прохождения сотрудниками обучения. Данный этап регламентирует порядок прохождения обучения и дальнейшее использование СЭД.
- Формирование рабочей группы для внедрения системы и проведения обучения.
В компаниях издают приказ по формированию и составу рабочей группы для подготовки обучения работе в СЭД. Основная задача на данном этапе – определить ответственных за организацию и проведение обучения сотрудников.
В рабочую группу должны входить наиболее лояльные и активные представители от бизнес-подразделений, представитель отдела делопроизводства и ИТ-специалисты, внедряющие СЭД.
Наполнение тестовым набором данных и настройка справочников могут осуществляться как собственными силами, так и специалистами компании, в которой происходит внедрение СЭД.
Обучающие материалы будут различаться в зависимости от выбранной формы и подхода к организации обучения пользователей СЭД.
- Проведение совещания с рабочей группой по программе обучения, работе в системе, ее настройке и администрированию.
Основная задача на этом этапе заключается в том, чтобы у всех участников рабочей группы было одинаковое понимание последовательности и принципов проведения обучения.
- Подготовка системы к проведению обучения. Заполнение тестового набора данных, настройка справочников.
- Выделение групп пользователей для обучения.
Пользователи, в т. ч. системные администраторы, группируются по ролям работы в системе.
- Формирование списка обучающихся сотрудников.
Подготовка списка обучающихся сотрудников возможна с учетом формирования групп сотрудников по должностям и ролям пользователей в системе.
На этом же этапе осуществляется разработка шаблона ведомости посещения/прохождения курса для контроля организации и фактического проведения обучения сотрудников СЭД.
- Подготовка целевой программы обучения пользователей.
Программа должна содержать общее описание базового функционала внедряемой СЭД (работа с задачами, работа со справочниками, поиск информации, формирование отчетов), а также специализированное описание функционала по модулям и подсистемам.
Также обучающий курс должен содержать список понятий и определений, чтобы все сотрудники однозначно понимали суть обсуждаемого вопроса.
- Выбор формы организации обучения пользователей.
На этом этапе необходимо выбрать, очно или заочно будет проходить обучение сотрудников, в группе или индивидуально, в виде семинара или тренинга и т. д.
- Подготовка детальной программы обучения с тестовыми примерами, обучающих и раздаточных материалов.
- Подготовка плана-графика проведения обучения.
В плане-графике указываются планируемые даты проведения обучения, группы и Ф. И. О. сотрудников, которые будут проходить обучение.
- Проведение корпоративного обучения.
На этом этапе руководитель объясняет основные цели и задачи использования СЭД, сотрудники проходят обучение, изучают возможности системы, выполняют практические задания. При необходимости сотрудники проходят аттестацию по итогам обучения.
- Заполнение итоговых ведомостей.
По результатам прохождения обучения сотрудниками в некоторых компаниях готовят ведомости по курсу обучения. В ведомости указываются:
Ф. И. О. обучающегося, наименование структурного подразделения, должность, наименование курса обучения, дата проведения обучения, присутствие/отсутствие сотрудника, при наличии аттестации указывается полученная оценка.
- Подготовка приказа о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в компании.
После разработки и настройки СЭД в компании и обучения пользователей работе с ней система вводится в промышленную эксплуатацию.
- Использование и эксплуатация СЭД в основной деятельности обучившихся сотрудников.
Обучение может проходить в течение одного-двух месяцев – точный срок зависит от масштаба компании и количества обучающихся сотрудников.
Итак, мы подробно рассмотрели нюансы и алгоритм процесса организации обучения сотрудников работе во внедренной СЭД.
В заключение хочется подчеркнуть, что даже если поначалу СЭД может удовлетворять всем требованиям компании, без активного и полноценного обучения сотрудников она все равно будет использоваться неэффективно или, еще хуже, не использоваться совсем, и все старания и затраченные ресурсы окажутся напрасными.
Поэтому настоятельно рекомендуем вам уделить особое внимание организации обучения сотрудников вашей компании, учитывая при этом все ограничения ресурсов, тщательно продумывая систему мотивации сотрудников и показатели эффективности работы в СЭД.
Связанные статьи
Вы получите практические навыки по настройке и применению электронного документооборота (ЭДО) на примере программы "1С:Бухгалтерия 8" и сервиса "1С-ЭДО".
Основное внимание уделено применению юридически значимого электронного документооборота между контрагентами. Рассмотрены и другие виды электронного документооборота, его законодательные и технологические основы, практика применения в хозяйственной жизни.
Курс будет полезен:
- менеджерам и бухгалтерам, которые уже начали использовать ЭДО и хотят стать уверенными пользователями этого сервиса, встроенного непосредственно в программы 1С;
- пользователям, которые только планируют переходить на обмен электронными документами с контрагентами;
- консультантам, занятым на внедрении ЭДО: они смогут объяснить начинающему пользователю преимущества электронного документооборота над бумажным, вылечат клиента от «ЭДОбоязни» и смогут приучить его пользоваться обменом электронными документами на постоянной основе.
Программа курса
Тема 1. Теоретические основы ЭДО
- Электронные документы
- Электронная подпись
- Обмен электронными документами
Тема 2. Применение ЭДО в хозяйственной жизни компаний
- Преимущества ЭДО
- Учетная политика и ЭДО
- Соглашения об ЭДО
- Принятие к учету ЭД (Подтверждение расходов и вычетов электронными документами)
Тема 3. Демонстрация обмена электронными документами
- Настройка обмена электронными документами
- Применение (обмен электронными документами между контрагентами)
- Типичные ошибки при работе с 1С-ЭДО (Такском)
- Предоставление ЭД в ФНС и другие органы, в т.ч. суды (по форматам ФНС и остальные ЭД)
- Хранение ЭД с ЭП
- Расширение возможностей ЭДО
Тема 4. Внедрение ЭДО в компании (краткий обзор)
- Цели внедрения ЭДО
- Рабочая группа
- Вовлечение контрагентов
Обзорный вебинар по ЭДО
Стоимость: 2 100 рублей.Для сотрудников фирм-франчайзи 945 рублей.
Важность этой части работы любого предприятия переоценить невозможно. От того, насколько точно, своевременно, профессионально и внимательно специалист по ведению электронного документооборота выполняет свои обязанности, зависят и коммерческий успех проекта, и его перспективы. Именно поэтому так важно уделять должное внимание вопросам профессиональной переподготовки офисных сотрудников.
Курсы повышения квалификации «Электронный документооборот»
Российский Фонд Образовательных Программ «Экономика и Управление» приглашает всех, кто может быть заинтересован в сотрудничестве, оценить большой выбор и отличное качество образовательных программ, разнообразие тем, удобный формат занятий. Мы предлагаем семинары и курсы для офис менеджеров, секретарей, а также других сотрудников и администраторов офиса, занимающихся электронным документооборотом. Все программы разработаны при активном участии практикующих экспертов в соответствующей бизнес-сфере, с учетом актуальных нормативных требований и рыночных тенденций.Среди преимуществ наших семинаров и курсов по документообороту:
- работа с грамотными преподавателями - практиками;
- большой выбор тематик;
- качественный подход к обучению, запись видеозанятий для самостоятельного совершенствования знаний, общение с преподавателями по изученным темам.
Темы курсов электронный документооборот
Российский Фонд Образовательных Программ проводит семинары и курсы по офису иэлектронному документообороту на следующие темы:
- Бережливый офис
- Архив кадровых документов
- Организация работы офиса
- Оформление документов
- Первичные документы
- Экспертиза ценности документа
- Аудит кадровых документов