معلومات تثبيت تطبيقات Google في المؤسسة. تجربة باستخدام تطبيقات Google للعمل. ما هي تطبيقات Google للعمل

قبل بضعة أشهر، كتبت لماذا يستحق كل هذا العناء. تتيح لك حزمة الخدمة السحابية هذه إجراء العمليات اللازمة من أي جهاز، أينما كنت، والتي تعمل بشكل كبير على تحسين كفاءة الأعمال وتقليل التكاليف. اليوم سأخبرك كيفية تكوين الوظائف الرئيسية تطبيقات جوجل..

تطبيقات الوصول إلى تطبيقات Google

تحتوي الشركة على وحدة تحكم مسؤول تطبيقات Google. هنا يمكنك إدارة جميع الوصول: المستخدمون، نبذة عن الشركة، الدفع، التقارير المختلفة، المجموعات، إلخ. يرجى ملاحظة أنك ستحتاج إلى تكوين المجالات على حسابك .. جميع بريد الشركات المنشأ سيكون على هذا المجال.

ملف الشركة

ملء ملف تعريف الشركة: الاسم واللغة والوظائف، إلخ. هنا يمكنك وضع الشعار، والاتصال على الفور إعدادات جوجل تحليلات من أجل ربط تحليلات الموقع بهذا الحساب. في قسم "التخصيص"، قم بتنزيل الشعار الخاص بك لتبرز حسابك. من الضروري حتى الآن، إذا كنت تستمتع بالبريد الشخصي، فقد شهدت في هذا الشعار حيث توجد في حساب الشركات أم لا.

إنشاء حسابات الموظفين

لكل مستخدم، ابدأ حساب واحد. اضغط على "إضافة المستخدم" أو المستخدمين المتعددين، وأدخل الاسم واللقب والبريد الإلكتروني. المستوى الخاص بي هو الحرف الأول من الاسم واللقب، لمثل هذا الشكل الذي أبدأ فيه جميع الموظفين.

هناك حاجة إلى أداة "المجموعة" عندما يكون لديك شركة كبيرة وهناك إدارات مختلفة، أي أن لديك هيكل تنظيمي وظيفي. أنا، على سبيل المثال، في معظم الأدوار في العمل، أنا: على جميع المناصب القيادية، كمدير مشروع. هناك قسم التسويق، قسم المبيعات، قسم المنتجات، الإدارة التشغيلية والبنية التحتية. يمكنك أن تبدأ 5 مجموعات منفصلة سيكون فيها الموظفون. هناك حاجة إلى المجموعة بحيث تتفهم Google أن هناك قسم في الشركة، وهناك أشخاص في ذلك. وفقا لهذه المجموعات، يمكنك إصدار الوصول.

كل مجموعة لديها عنوان بريد إلكتروني، دعنا نقول [البريد الإلكتروني المحمي]موقع الكتروني. وفقا لذلك، يمكنك إنشاء عناوين بريد إلكتروني رسمية .. هل. من أجل الحصول على عنوان بريد إلكتروني محدد. التالي إنشاء حسابات شخصية.

أوصي باستخدام كروم المتصفح.نظرا لأن أدوات Google مخيط بالفعل في هذا المستعرض ويمكنك الانتقال إلى قرص Google الخاص بك باستخدام زر "الخدمة"، حدد "المستندات" والسقوط في المستندات. ضغط "البريد" وتجد نفسك تلقائيا في البريد. إذا قمت بتسجيل الدخول في المتصفح ضمن هذا الحساب، فقد يسمح لي تلقائيا بأكمل جميع الأدوات، والموارد التي أحتاجها.

تثبيت تطبيقات الهاتف المحمول

أوصي بتثبيت كل اللازمة تطبيقات الهاتف الجوال لك تليفون محمول أو الجهاز اللوحي. على سبيل المثال، Google Disk، Gmail، متصفح Chrome. سوف يمنح الوصول إلى جميع المستندات، التقاويم من هاتفك المحمول.

الحصول على رسائل شخصية إلى بريد الشركات

يمكنك إضافة حسابات إضافية في إعدادات البريد والتحقق من البريد من عناوين أخرى. املأ البيانات الخاصة بك، وسيتم تحميل الحروف تلقائيا. في صندوق بريد يمكنك تكوين فرز الحروف في المجلدات. على سبيل المثال، لدي العديد من علامات التبويب: فرز - فرز، المهام - المهام، المرجع - للحصول على معلومات، في انتظار - أنا في انتظار إجابة وحروف جديدة. تتمتع المدونة بخطوة بخطوة أكثر تفصيلا والتي ستساعدك على أخذ بريدك تحت السيطرة وإعداد المرشحات واستقبال الحروف التي تحتاجها فقط.

إعداد التقويم

أستطيع أن أرى تقويم الموظفين لمعرفة الوقت الذي لا يمكن للشخص العمل فيه أو لن يكون متاحا. هناك تقويم منفصل للاجتماعات مع العملاء والأحداث والمخططين. يمكنك إنشاء العديد من التقويمات المشتركة حتى يتمكن جميع الموظفين معهم. وبالتالي، سيكون لديك فهم لما يحدث في شركتك وما الوقت.

مثلك إعدادات مريحة و Google Apps؟ هل تستخدمها بالفعل في عملك؟

في المرة القادمة، سأخبرك بكيفية تنظيم عمل الموظفين بشكل صحيح مع تطبيقات Google للعمل، حتى لا تضيع في عدد كبير من المستندات والمجلدات.

هذا ما كان لدينا منذ بعض الوقت - مناصبنا الأولية، حتى أتحدث:

• خوادم البريد والجبيرة الخاصة، تعمل تماما وسلاسة، تعقب المهام Redmine للمطورين، Wiki إلى توثيق التنمية؛
• كل من الموظفين هو حساب Google الشخصي؛
• جميع المديرين والمديرين - مستندات Google، مشترك بطريقة أو بأخرى في الشركة بين الزملاء؛
• الأكثر مسؤولية - التقويم وأمرت جهات اتصال العمل في حساب Google.

لفترة من الوقت، كل هذا الطريق وعملت أن كل ذلك راضي تقريبا. لكن الموظفين أصبحوا أكثر، فإن سير العمل أكثر وأدرمنا أننا نذهب إلى نهايت مسدود - على ثانوي، ودعم العمل الزمني والأعصاب يذهب كثيرا.

في عملنا، نشأت المشاكل النموذجية (من أجل تقليل الأهمية):

1. لا يمكننا العثور على وثيقة، على الرغم من أنها كانت بالضبط؛
2. نكتب النص "من نقطة الصفر"، على الرغم من أن مثل هذا النص قد كتب بالفعل قبل (يتبع من الفقرة 1)؛
3. يجربنا الموظف، وتحتاج إلى قبول مستنداته وإغلاق الوصول إليها. نادرا ما يحدث، ولكن عندما يحدث ذلك - هناك الكثير من المخاوف في وقت واحد؛
4. لديهم تفاصيل الاتصال بالعملاء / الشركاء (بدقة أكثر - بيانات العديد من الموظفين، لأن شركائنا هم في الغالب منظمات كبيرة) بالوصول العام؛
5. تحتاج إلى تقويم الشركات مع جدول الأحداث والاجتماعات وما إلى ذلك، يمكن الوصول إليها للجميع؛
6. وأردت أيضا العمل مع كل هذا مناسب للعمل مع الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

كما يتضح، كانت المشاكل الرئيسية مرتبطة بالتعاون مع الوثائق. لماذا جوجل مستندات، وليس ويكي، - أنت تسأل؟ ثلاث نقاط رئيسية:

• يمكنك تحرير المستند في وقت واحد، ورؤية تحرير بعضها البعض في الوقت الحقيقي؛
• أنها مريحة لتوفير الوصول إلى شخص ليس من الشركة؛
• WYSIWYG وتحويل أكثر فهم في الوثيقة / PDF.

منذ أن عملنا بالفعل بإحكام مع منتجات Google، ثم حل هذه المشكلات، قررنا تجربة تطبيقات Google للأعمال التجارية. لقد سجلنا نطاقنا، بدأت حسابات المجربين المتطوعين وبدأوا في العمل في وضع مجاني لمدة 30 يوما مجانا.
لقد وافقنا على دفع 5 دولارات لكل حساب لكل موظف، ولكن هذا ما اكتشفوه أثناء العمل:

1. تخزين المستندات العامة والملفات. حتى مع وجود وضع يمكن أن تكون المستندات المتاحة لجميع مستخدمي المجال، فإن المستندات غير مستخدمين نطاق غير مرئي في القائمة. بشكل عام، لا توجد "قائمة وثيقة" ببساطة. يمكن العثور على المستند الذي تم إنشاؤه أو للحصول على رابط مباشر أو بحث مباشر (و، ويحدد صراحة أن البحث سيكون داخل المجال). ينطبق كل نفس على الملفات (محرك جوجل). ناقص؛
2. اصدار المحمول. نحسب الدعم الرائع منصات المحمول (أندرويد و iOS)، وهذا هو حقا. جميع العناصر الأساسية ل Google Apps (البريد والمستندات والقرص والقرص، وما إلى ذلك) في شكل تطبيقات على الهاتف المحمول وتنفيذ جميع أو الوظائف بأكملها تقريبا مقارنة بإصدار الويب Desktop. بالإضافة إلى (ومع ذلك، مع P. 1 مشاكل هي نفسها)؛
3. من لوحة الإدارة، يمكنك في عدة نقرات لنقل حقوق الملفات من حساب إلى آخر. في الإصدار المجاني، لا يمكن القيام بذلك فقط من قبل مالك المستند وثيقة واحدة في وقت واحد. زيادة؛
4. العمل مع حسابات متعددة. نظرا لحقيقة أنه لم يكن أحد يخطط لرفض الحسابات الشخصية، فإنه يحتاج إلى دعم للعمل مع العديد من الحسابات. في تطبيقات Android و iOS، يتم تنفيذها ببساطة عن طريق التبديل في قائمة التطبيق (ل Gmail و Drive وغيرها). ولكن كانت هناك صعوبات في التبديل المستمر للحسابات في إصدار سطح المكتب في المتصفح. للعمل في Google Drive، من الضروري الطلاق بالكامل وتسجيل الدخول مرة أخرى. زائد ناقص؛
5. جنرال لواء دفتر العناوينوبعد تظهر قائمة جهات الاتصال فقط المستخدمين الذين سجلناهم في المجال. في الواقع، هذا ليس دفتر عناوين، ولكن قائمة المستخدمين (موظفيك) مع تفاصيل الاتصال. أضف شخصا إليه دون إنشاء حساب في المجال، فمن المستحيل. ناقص زائد؛
6. ومع ذلك، يمكنك تفويض جهات الاتصال الخاصة بك إلى واحد أو عدة مستخدمين من المجال. اتضح أن الموظف لديه اتصالاته، يجب أن يفوضهم لشخص آخر، إلى نفس المندوب كل شيء، على الرغم من أن البعض فقط ضروريين. مربكة جدا. ناقص؛
7. التقويم. أظهرت طريقة عرض سريعة أن كل مستخدم لديه الفرصة لإنشاء التقويمات الشخصية، I.E. لا توجد اختلافات من الإصدار المجاني. (لذلك، نحن لا نقدر).

تزن جميع الايجابيات والسلبيات، أدركنا أن تطبيقات Google للأعمال لا تسمح بأي شيء مفيد لحل مهامنا.

لذلك، فكرنا قليلا وفعل ذلك مثل هذا:

• بدأنا حسابا خاصا في Google لتخزين المستندات وإدارتها. كلمة المرور من الحساب أصدر الموظفين الرئيسيين؛
• أنشأ مجموعة من المستخدمين في مجموعات Google التي تشمل الحسابات الشخصية للمديرين. الآن لدينا إمكانية الوصول الكافي إلى المجموعة ويمكن لجميع المديرين في الحسابات الشخصية تحرير المستندات التي يتم عرضها الآن في علامة التبويب "متوفر i". فتحنا الوصول ليس فقط للملفات، ولكن أيضا للمجلدات - وإطفاء كل شيء منظم؛
• من أجل إنشاء وثيقة مؤسسية جديدة، يكفي إنشاءه في حساب شخصي وجعل مالك المستند الحساب العام؛
• الاتصالات تؤدي إلى حسابهم الشخصي موظفنا المسؤول وتصديرها إلى جميع الموظفين الآخرين ضمن المجموعات اللازمة من الاتصالات؛
• قام حساب الشركة بإنشاء تقويم، والوصول إليه منحناه جميع الأشخاص اللازمين.

وهذا ما حصلوا عليه:

• يمكننا البحث بسرعة عن المستندات باستخدام البحث والعلامة التبويب "متاح لي."
• لم نكتب نصوصا من "صفر" - يتم تنظيم كل شيء في بنية محرك الأقراص للحساب العام؛
• إذا كنت بحاجة إلى إزالة الوصول، فنحن ببساطة حذف المستخدم من المجموعة، وفقد الوصول إلى المستندات؛
• نستخدم التقويم لتنظيم الاجتماعات؛
• في متناول اليد، يحتاج كل موظف إلى قائمة جهات الاتصال؛
• ويمكننا العمل مع كل هذا مع الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

وبالتالي، فإن جميع الوظائف التي تحتاجها، تمكنا من تنفيذ حلول مجانية من Google، دون اللجوء إلى تطبيقات الأعمال التجارية. وإذا قررت استخدام النهج الموصوف، فلا تنس دعم البيانات - Google لا تتحمل أي ضمانات.