Πώς να αποθηκεύσετε ένα οπτικό αρχείο σε ένα Word. Πώς να ανοίξετε ένα σχέδιο του Microsoft Visio που δημιουργήθηκε προηγουμένως. Για να μετατρέψετε διαγράμματα Visio σε αρχεία γραφικών
Τα διαγράμματα που δημιουργείτε στο Visio 2010 μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους:
- Εισαγάγετε στο έγγραφο για μελλοντική εκτύπωση.
- Χρήση ως ηλεκτρονικό έγγραφο.
- Αποθήκευση για μεταφορά σε τρίτους.
- Εκτύπωση σε ξεχωριστό φύλλο.
Ίσως μπορείτε να σκεφτείτε άλλες εργασίες. Ας δούμε πώς λειτουργεί η εργασία με έτοιμα σχήματα.
Εισαγωγή στο έγγραφο
Εξετάστε το ενδεχόμενο να επικολλήσετε ένα διάγραμμα Visio 2010 Έγγραφο του Word 2010 ως η πιο συνηθισμένη περίπτωση χρήσης. Έχοντας κατακτήσει το, μπορείτε εύκολα να αντιμετωπίσετε άλλα προγράμματα του πακέτου. το γραφείο της Microsoft 2010.
Έτσι, έχετε ένα έγγραφο με κείμενο για το οποίο έχετε σχεδιάσει ένα προσαρμοσμένο περίγραμμα. Στο παράθυρο του Visio 2010, μεταβείτε στη σελίδα με το διάγραμμα που θέλετε και κάντε κλικ
Ωστόσο, αυτή δεν είναι μια απλή εικόνα. Κάνοντας διπλό κλικ πάνω του με το ποντίκι θα ανοίξει ο επεξεργαστής Visio απευθείας στο παράθυρο του Word (βλ. Εικόνα 1). Ακόμη και η κορδέλα του Word Tools αντικαθίσταται με την κορδέλα του Visio 2010 και μόνο μια καρτέλα "Αρχείο"με το αντίστοιχο σύνολο εντολών λείπει.
Εικόνα 1 - Επεξεργασία ενός διαγράμματος Visio απευθείας στο παράθυρο του Word
Δεν θα είναι πολύ βολικό να δημιουργήσετε ένα ολόκληρο διάγραμμα εδώ, αλλά αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για γρήγορες επεξεργασίες. Για να επιστρέψετε στην επεξεργασία κειμένου, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε προσβάσιμο τμήμα του παραθύρου του Word 2010.
Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε ολόκληρο το διάγραμμα σε ένα από τα έγγραφα, τότε δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο στο Visio με το επιλεγμένο τμήμα. Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε, αντιγράψτε και επικολλήστε τα στο έγγραφο. Δεν θα χρησιμοποιηθούν όλα τα μη επιλεγμένα στοιχεία εικόνας.
Σχήμα 2 - Υπερβολές του εισαγόμενου κυκλώματος
Όπως είπα, όταν επιλέγετε μερικά από τα στοιχεία, μπορεί να εμφανιστεί περίσσεια (βλ. Εικ. 2). Έτσι, εμφανίστηκαν υπογραφές στους τοίχους. Μπορείτε να τα αποφύγετε χωρίς να δημιουργήσετε ένα νέο σχήμα; Ναι, υπάρχει τρόπος. Μετά την εισαγωγή των στοιχείων, ανοίξτε το Visio 2010 Embedded Editor κάνοντας διπλό κλικ στο ενσωματωμένο αντικείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα συστατικά μέρη του διαγράμματος (
Το Visio 2010 δεν χρειάζεται να εκτελείται για να εισαγάγετε ολόκληρο το διάγραμμα. Στο Word 2010, η καρτέλα "Εισάγετε"κουμπί επιλογής "Ενα αντικείμενο"και καθορίστε τη διαδρομή προς το αποθηκευμένο έγγραφο * .vsd (βλ. Εικ. 3).
Εικόνα 3 - Εισαγωγή διαγράμματος Visio μέσω του μενού "Object".
Το μέγεθος Αρχείο WordΑυτό θα αυξηθεί κατά το μέγεθος του αρχείου Visio. Εάν θέλετε να το αποφύγετε, χρησιμοποιήστε την επιλογή "Σύνδεσμος στο αρχείο"... Ωστόσο, κατά τη μεταφορά ενός εγγράφου του Word ή κατά την αλλαγή της διαδρομής προς το σχήμα, η ενσωματωμένη εικόνα θα χαθεί. Για να διατηρήσετε τη σύνδεση μεταφοράς αρχείων, χρησιμοποιήστε μια σχετική διαδρομή. Για παράδειγμα, το έγγραφό σας αποθηκεύεται σε ένα φάκελο κάτω από το όνομα έγγραφο. docx... Ένα διάγραμμα που ονομάζεται σχήμα. vsd... Τότε η σχετική διαδρομή θα είναι - σχήμα. vsd... Εισαγάγετε το όνομα του αρχείου στην αντίστοιχη γραμμή χωρίς να πατήσετε κανένα κουμπί "ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ",και αποθηκεύστε το αποτέλεσμα. Τώρα, εάν μεταφέρετε ή μετακινήσετε και τα δύο αρχεία, ο σύνδεσμος θα διατηρηθεί.
Οι περιγραφόμενες μέθοδοι λειτουργούν στο PowerPoint, αλλά η γρήγορη επεξεργασία είναι αδύνατη σε αυτό - το διάγραμμα εισάγεται ως bitmap.
Μπορείτε να ενσωματώσετε διαγράμματα του Visio 2010 με αυτόν τον τρόπο απευθείας στο σώμα του μηνύματος. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Outlook 2010, αλλά νομίζω ότι αυτή δεν είναι η καλύτερη επιλογή. Ο προορισμός δεν χρησιμοποιείται πρόγραμμα αλληλογραφίαςΤο Outlook δεν θα λάβει ένα διάγραμμα Visio, αλλά ένα σύνολο αρχείων εικόνα001. emzκαι oledata. mso... Και αν βλέπουν διανυσματική εικόναστη μορφή ΕΜΖδεν είναι δύσκολο, τότε η επεξεργασία του κυκλώματος δεν θα λειτουργήσει. Καλύτερα να επισυνάψετε το διάγραμμα Visio 2010 ως αρχείο VSDγια να το κάνετε επεξεργάσιμο ή να το αποθηκεύσετε ως bitmap. Σχετικά με την αποθήκευση αρχείων σε διάφορες μορφέςκαι θα συζητηθεί στην επόμενη ενότητα.
Αποθήκευση αρχείου για μεταφορά
Ακόμα κι αν οι χρήστες των διαγραμμάτων σας δεν έχουν εγκατεστημένο το Visio 2010, το πιθανότερο είναι ότι θα μπορούν να δουν τα διαγράμματα. Η διανομή του Microsoft Office περιλαμβάνει το πρόγραμμα προβολής διαγραμμάτων Visio από προεπιλογή. Εάν δεν υπάρχει, τότε μπορείτε να το βρείτε στον ιστότοπο της Microsoft:
- Visio Viewer 2007 (7,7 MB) + Service Pack 2 (έως 10 MB)
- Visio 2010 beta Viewer (16,7 MB για 32 bit και 29,5 MB για 64 bit)
Αλλά αυτές οι διανομές είναι αρκετά ογκώδεις και απαιτούν πρόσθετη προσπάθεια για εγκατάσταση. Ο τελικός χρήστης μπορεί να μην θέλει να μετακινήσει ξανά το ποντίκι. Αλλά μπορείτε να εξαγάγετε τα διαγράμματα σας σε πολλές μορφές γραφικών που θα ανοίξουν σε οποιονδήποτε υπολογιστή. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα.
Εικόνα 4 - Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων για αποθήκευση
Σύντομο συμπέρασμα:χρησιμοποιήστε μορφές εικόνα PNGή GIFγια τη μεταφορά σχημάτων που δεν περιέχουν έγχρωμες φωτογραφίες και διαβαθμίσεις. Για διατάξεις με φωτογραφίες και διαβαθμίσεις, λειτουργεί καλύτερα. Jpegμε ρυθμίσεις ποιότητας πάνω από 75%. Άλλες μορφές (εκτός από τις εγγενείς VSD) σπάνια θα χρειαστείτε.
Σημειώστε ότι πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία αποθήκευσης στο μορφή ράστερ(PNG, GIF, JPEG, κ.λπ.) για καθεσελίδες του εγγράφου σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εικόνες που προκύπτουν στο Διαδίκτυο, σε έγγραφα ή με κάποιον άλλο τρόπο. Δεν χρειάζεστε το Visio 2010 ή το πρόγραμμα προβολής αρχείων του για να τα εμφανίσετε.
Εκτύπωση διαγραμμάτων
Ανοίξτε την ενότητα "Σφραγίδα"στην καρτέλα "Αρχείο".Το Visio 2010 δεν προσφέρει τόσες επιλογές όπως το Word 2010. Υπάρχουν μόνο "Σφραγίδα", "Γρήγορη εκτύπωση"και "Προεπισκόπηση".
Κατά την επιλογή "Γρήγορη εκτύπωση"Το Visio 2010 εκτυπώνει το διάγραμμα στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή με τυπικές ρυθμίσεις. Αυτή η επιλογή υπάρχει για εκείνους τους ανθρώπους που δεν θέλουν να καταλάβουν παράθυρα διαλόγου. "Σφραγίδα"θα ανοίξει ένα τυπικό παράθυρο εκτύπωσης όπου μπορείτε να ελέγξετε το πρόγραμμα οδήγησης του εκτυπωτή. Αλλά σχεδιάσαμε μια μάλλον περίπλοκη απεικόνιση και θέλουμε να έχουμε το αναμενόμενο αποτέλεσμα, όχι ένα γουρούνι στο σακί, οπότε θα επιλέξουμε "Προεπισκόπηση"(βλ. εικ. 6).
Εικόνα 6 - Παράθυρο προεπισκόπησης πριν από την εκτύπωση
Το διάγραμμα εμφανίζεται εδώ όπως θα εμφανιζόταν σε ένα φύλλο χαρτιού. Φυσικά, ένας μονόχρωμος εκτυπωτής δεν θα μπορεί να αναπαράγει χρώματα και αυτό πρέπει να το έχετε υπόψη σας.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Κεφαλίδες και υποσέλιδα"για να προσθέσετε πληροφορίες στο επάνω ή στο κάτω μέρος του φύλλου. Στο παράθυρο που ανοίγει, μπορείτε να καθορίσετε έως και έξι τέτοια στοιχεία με διαφορετικές θέσεις. Πατώντας το κουμπί τριγώνου, μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες υπηρεσίας(βλ. εικ. 7).
Εικόνα 7 - Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων
Κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις σελίδας"για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου ρυθμίσεων (βλ. Εικόνα 8).
Εικόνα 8 - Παράθυρο ρυθμίσεων εκτύπωσης
Μόνο μία καρτέλα με αυτονόητο όνομα είναι υπεύθυνη για την εκτύπωση εδώ. "Ρυθμίσεις εκτύπωσης"... Μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθοςχαρτί, προσανατολισμόςαπόσυρση και αλλαγή κλίμακα... Εάν έχετε εκτυπωτή μεγαλύτερο από Α4, τότε μπορείτε να εκτυπώσετε το διάγραμμα στο κατάλληλο φύλλο επιλέγοντάς το στη λίστα "Χαρτί στον εκτυπωτή", αλλά πιθανότατα έχετε έναν τυπικό εκτυπωτή - μορφή A4. Χωρίς πρόσβαση σε εκτυπωτή μεγάλου φορμά, μπορείτε να λάβετε ένα μεγάλο σχήμα καθορίζοντας την τιμή κλίμακαπάνω από 100%, ή αυξάνοντας τον αριθμό των σελίδων σε πλάτος ή ύψος. Έτσι, καθορίζοντας 4 σελίδες σε κάθε κατεύθυνση, μπορείτε να λάβετε ένα διάγραμμα μεγέθους Α0 σε έναν εκτυπωτή Α4. Απλά πρέπει να κόψετε και να κολλήσετε μόνοι σας 16 φύλλα. Αλλά αυτή είναι μια ξεχωριστή ιστορία (βλ. Εικ. 9).
Εικόνα 9 - Το αποτέλεσμα της κόλλησης φύλλων του μεγεθυσμένου σχήματος
Επιλέγοντας μια μεγάλη κλίμακα, θα δείτε μια ήδη μεγεθυμένη εικόνα στο παράθυρο προεπισκόπησης. Για εναλλαγή μεταξύ τμημάτων του κυκλώματος, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Επόμενο / Προηγούμενο Πλακίδιο"(βλ. εικ. 6). Επίσης, αυτά τα κουμπιά είναι υπεύθυνα για την εναλλαγή μεταξύ σελίδων.
Σημειώστε ότι η ποιότητα της διανυσματικής απεικόνισης δεν επηρεάζεται από τη μεγέθυνση. Εάν προσπαθήσετε να μεγεθύνετε μια εικόνα ράστερ με αυτόν τον τρόπο (μια φωτογραφία JPEG, για παράδειγμα), θα έχετε αναπόφευκτα μια θολή εκτύπωση με μεγεθυμένα τεχνουργήματα συμπίεσης (ένα τετράγωνο πλέγμα, ένα φωτοστέφανο σε περιοχές με αντίθεση κ.λπ.).
Μπορείτε να εκτυπώσετε πλέγματεκμηριώστε σημειώνοντας την κατάλληλη επιλογή. Από προεπιλογή, το πλέγμα δεν εμφανίζεται.
συμπέρασμα
Το Visio 2010 είναι αρκετά στενά ενσωματωμένο με τις εφαρμογές του πακέτου Microsoft Office 2010. Αυτό καθιστά δυνατή την άνετη χρήση διαγραμμάτων σε διάφορα είδη εγγράφων (κείμενο, πίνακας, κ.λπ.). Ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να καλέσετε το πρόγραμμα για να κάνετε μικρές επεξεργασίες.
Παρά το γεγονός ότι η σύνθεση σουίτα γραφείουΠεριλαμβάνεται πρόγραμμα προβολής διαγραμμάτων Visio 2010, συχνά θα υπάρχει λόγος να αποθηκεύσετε μια εικόνα σε μορφή bitmap. Χρήση Μορφές GIF, PNG και JPEG για μικρά μεγέθη αρχείων με μεγάλη ευελιξία. Η επακόλουθη επεξεργασία των εξαγόμενων σχηματικών θα είναι δύσκολη, αλλά συχνά περιττή. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να αφήσετε ένα αντίγραφο του διαγράμματος για τον εαυτό σας στην εγγενή μορφή Visio 2010 - VSD.
Τα διαγράμματα χρησιμοποιούνται ευρέως σε μια μεγάλη ποικιλία εγγράφων, αλλά μπορούν επίσης να εκτυπωθούν χωριστά. Το Visio 2010 έχει ενσωματωμένη τη δυνατότητα εκτύπωσης εικόνων τόσο σε τυπική όσο και σε μεγεθυμένη μορφή, η οποία σε ορισμένες περιπτώσεις σας επιτρέπει να κάνετε χωρίς υπηρεσίες εκτύπωσης.
Ilya Vyatkin
Τα διαγράμματα που δημιουργείτε στο Visio 2010 μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους:
- Εισαγάγετε στο έγγραφο για μελλοντική εκτύπωση.
- Χρήση ως ηλεκτρονικό έγγραφο.
- Αποθήκευση για μεταφορά σε τρίτους.
- Εκτύπωση σε ξεχωριστό φύλλο.
Ίσως μπορείτε να σκεφτείτε άλλες εργασίες. Ας δούμε πώς λειτουργεί η εργασία με έτοιμα σχήματα.
Εισαγωγή στο έγγραφο
Ας εξετάσουμε την εισαγωγή ενός διαγράμματος Visio 2010 σε ένα έγγραφο του Word 2010 ως την πιο συνηθισμένη περίπτωση χρήσης. Έχοντας κατακτήσει το, μπορείτε εύκολα να αντιμετωπίσετε άλλα προγράμματα της σουίτας Microsoft Office 2010.
Έτσι, έχετε ένα έγγραφο με κείμενο για το οποίο έχετε σχεδιάσει ένα προσαρμοσμένο περίγραμμα. Στο παράθυρο του Visio 2010, μεταβείτε στη σελίδα με το διάγραμμα που θέλετε και κάντε κλικ
Ωστόσο, αυτή δεν είναι μια απλή εικόνα. Κάνοντας διπλό κλικ πάνω του με το ποντίκι θα ανοίξει ο επεξεργαστής Visio απευθείας στο παράθυρο του Word (βλ. Εικόνα 1). Ακόμη και η κορδέλα του Word Tools αντικαθίσταται με την κορδέλα του Visio 2010 και μόνο μια καρτέλα "Αρχείο"με το αντίστοιχο σύνολο εντολών λείπει.
Μερικές φορές, κατά την προετοιμασία διαγραμμάτων στο Microsoft Visio, οι χρήστες πρέπει να τα μετατρέψουν σε διαφορετικά μορφές γραφικών: BMP, PCX, GIF, κ.λπ. Για να λυθεί αυτό το πρόβλημα τυπικά μέσααδύνατο. Επομένως, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα εργαλεία, για παράδειγμα, με το Universal Document Converter. Αυτό το βοηθητικό πρόγραμμα είναι εικονικός εκτυπωτής, με το οποίο μπορείτε γρήγορα και εύκολα να μετατρέψετε ένα διάγραμμα από το Visio σε αρχείο γραφικώνμία από τις κοινές μορφές.
Για να μετατρέψετε διαγράμματα από το Visio σε αρχεία γραφικών:
«Στο τμήμα μας χρησιμοποιούμε Microsoft Accessκαι το Microsoft Visio. Προηγουμένως, για να προετοιμάσουμε έγγραφα για υποβολή στο αρχείο, έπρεπε πρώτα να τα εκτυπώσουμε σε έναν εκτυπωτή και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσουμε έναν σαρωτή για να λάβουμε Αρχεία TIFF... Αυτήν τη στιγμή χρησιμοποιούμε το Universal Document Converter που εξοικονομεί χρόνο και χρήμα. Είναι πολύ σημαντικό για εμάς το Universal Document Converter να σας επιτρέπει να εξάγετε έγγραφα από διαφορετικές εφαρμογέςσε ένα πολυσέλιδο TIFF."
Μπορείτε να προσθέσετε αυτόματα περιεχόμενο γραφήματος, συμπεριλαμβανομένων σχημάτων και μεταδεδομένων, σε ένα έγγραφο του Word χρησιμοποιώντας το Εξαγωγή στο Word... Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το έγγραφο ως βάση για οδηγίες διαδικασίας και οδηγίες λειτουργίας. Για παράδειγμα:
Ο τεχνικός υποστήριξης διαθέτει ένα διάγραμμα ροής αιτημάτων εξυπηρέτησης με λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τα τμήματα, τους ιδιοκτήτες και τα χρονοδιαγράμματα εργασιών. Δημιουργεί ένα εγχειρίδιο οδηγιών σε ένα έγγραφο του Word.
Ο υπεύθυνος προσλήψεων έχει ένα οργανόγραμμα με μεταδεδομένα σχήματος, όπως τρέχοντες αριθμούς προσωπικού, θέσεις εργασίας και προϋπολογισμούς ομάδων. Στέλνει μια επιχειρησιακή αναφορά χρησιμοποιώντας ένα έγγραφο του Word.
Ο επιχειρηματικός αναλυτής ενημερώνει τη ροή εργασιών με βάση τα εισηγμένα δεδομένα που έχουν KPI, όπως το κόστος, η διάρκεια και η κατάσταση που εμφανίζονται ως γραφικά δεδομένα. Κάθε μήνα στέλνει ένα έγγραφο του Word αποθήκευση στο σύννεφοΤο OneDrive για να παρέχει πρόσβαση στους ενδιαφερόμενους.
Σημείωση:Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο σε χρήστες με Visio Plan 2. Εάν δεν γνωρίζετε την έκδοση του Visio, στην καρτέλα Αρχείοεπιλέγω λογαριασμός > Σχετικά με το Visio... Επαγγελματίες πληροφορικής που διαχειρίζονται τη διαδικασία Ενημερώσεις του Office 365, μπορεί να ελέγξει ποιες ενημερώσεις είναι διαθέσιμες σε κάθε κανάλι, μεταβαίνοντας στη σελίδα εκδόσεων ενημερώσεων του καναλιού.
Εξαγωγή ενός διαγράμματος Visio σε ένα έγγραφο του Word
Αποτελέσματα: Το έγγραφο Word έχει δημιουργηθεί. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Ως ελάχιστος όγκος, συνιστούμε να κάνετε τα εξής:
Θέλετε να αφήσετε μια κριτική ή να αναφέρετε ένα σφάλμα;
Πείτε μας πώς να βελτιωθούμε αυτή τη λειτουργία! Στείλτε μας τα σχόλιά σας σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το Visio μετατρέπει έγγραφα σε Word.