2 namjena i mogućnosti ms access baze podataka. Osnovni objekti MS ACCESS-a. Izračunata polja u upitima

Naziv parametra	Značenje
Tema članka:	Namjena i mogućnosti MS Access DBMS-a
Rubrika (tematska kategorija)	Informatika

MS Access sustav za upravljanje bazom podataka

Predavanje 22

Osnovni tipovi rada s bazama podataka

Nakon izrade strukture baze podataka, gdje je određen broj tablica i njihov sadržaj, kao i veze između njih, počinjemo ispunjavati te tablice informacijama. Podatke možete unijeti izravno u tablice baze podataka. U isto vrijeme, mnogo je prikladnije to učiniti pomoću tzv oblicima . Οʜᴎ predstavljati dijaloški okviri koji sadrži polja za unos, koji služe za prikaz i promjenu podataka u zapisničkim poljima. Osim toga, ovi prozori sadrže razne prekidače, potvrdne okvire i gumbe. Pomoću njih možete kontrolirati proces rada s prozorima. Posebnost rada s obrascima je da oni prikazuju polja samo jednog tekućeg zapisa, dok pri radu s tablicama prikazuju istovremeno polja nekoliko zapisa. Rad s obrascem uvelike pojednostavljuje proces unosa podataka. Pomoću obrazaca ne možete samo unijeti primarne podatke, već ih naknadno mijenjati.

Za dobivanje potrebnih informacija iz baze podataka iznimno je važno organizirati se zahtjev.

Po zahtjevu bazi podataka je rečenica koja sadrži zahtjev za odabirom podataka pohranjenih u tablicama ili zahtjev za izvođenjem određenih radnji nad podacima. Tipično, takav zahtjev uključuje odabir informacija prema određenom kriteriju. Na zahtjev, podaci se mogu dohvatiti iz jedne ili više različitih tablica. Rezultat upita je stožerna tablica, u kojem su prikazani svi podaci od interesa. Takva tablica može sadržavati ne samo vrijednosti atributa, već i izračunata polja.

Informacije dobivene iz baze podataka mogu se prikazati u obrascu dokument spreman za ispis. Ovaj oblik prezentacije informacija obično se naziva izvješće . U izvješću se sve informacije prikazuju grupirane, sortirane i oblikovane na određeni način. Budući da su rezultati upita i izvješća većinom oblikovani u obliku tablica, za razliku od njih, tablice koje sadrže primarne podatke i čine bazu podataka nazivaju se još i tzv. glavne tablice.

Rad s bazom podataka ne uključuje samo dohvaćanje informacija iz nje, već i održavanje baze podataka u ispravnom stanju. Ove se funkcije izvode Administrator baze podataka. Funkcije administratora obično obavlja visokokvalificirani stručnjak u ovom području.

Program MS Access jedan je od najčešćih sustava za upravljanje bazama podataka, dio programskog paketa Microsoft Office.

MS Access DBMS dizajniran je za stvaranje i održavanje baza podataka, dobivanje informacija iz njih u traženom obliku i izradu aplikacija koje automatiziraju rad s bazama podataka.

MS Access baza podataka je zbirka međusobno povezanih komponenti tzv objekti baze podataka . Objekti baze podataka se smatraju:

– podatkovne tablice,

– oblici,

– zahtjevi,

– izvještaji,

– stranice,

– makronaredbe,

– moduli.

Stol - ϶ᴛᴏ oblik prezentacije informacija. O njegovom uređaju je bilo riječi ranije.

Oblik – Ovo je dijaloški okvir koji vam omogućuje unos informacija u tablice, njihovo uređivanje i brisanje, kao i ograničavanje pristupa podacima i njihov prikaz samo u načinu prikaza.

Zahtjev – alat za upravljanje podacima koji vam omogućuje izdvajanje potrebnih informacija iz tablice baze podataka koja zadovoljava zadani kriterij. Koristeći upite, možete automatizirati proces ažuriranja i brisanja zapisa, kao i izvršiti izračune pomoću vrijednosti podataka koji se nalaze u tablicama.

izvješće – Ovo je oblik prezentiranja informacija pripremljenih za ispis u obliku formatiranih podataka, rezultata konačnih izračuna, grafikona, dijagrama, drugim riječima, u obliku pogodnom za percepciju i analizu.

Stranica – Ovo je dokument koji sadrži informacije iz baze podataka i namijenjen je za objavu na internetu (web stranica). Takav dokument igra ulogu svojevrsnog sučelja prema podacima. Pristupom ovim stranicama putem interneta možete pregledavati i unositi podatke u tablice te kreirati izvješća.

Makro I modul – alat za automatizaciju rada s bazama podataka i izradu aplikacija potrebnih za rad s bazama podataka.

MS Access vam omogućuje stvaranje do 32.768 različitih objekata u bazi podataka. Svi objekti baze podataka pohranjeni su u jedna zajednička datoteka baze podataka, koji ima nastavak. mdb. Ovaj program zahtijeva dosta resursa. Dakle, verzija MS Access 2002 zahtijeva 128 MB RAM-a.

Namjena i mogućnosti MS Access DBMS-a - koncept i vrste. Klasifikacija i značajke kategorije "Namjena i mogućnosti MS Access DBMS-a" 2017, 2018.

- Izrada MS Access objekata baze podataka i načina rada s njima

Tablica je objekt koji je definiran i koristi se za pohranu podataka. Svaka tablica pohranjuje podatke o objektu određene vrste. Kao što već znate, tablica sadrži polja (stupce) i zapise (redove). Sa tablicom možete raditi u dva glavna načina: u... načinu.

- Glavni MS ACCESS objekti

Glavni objekti ACCESS-a uključuju: tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module. Tablica je objekt koji je definiran i koristi se za pohranu podataka. Svaka tablica sadrži podatke o objektu određene vrste. Tablica sadrži polja (stupce) i zapise... .

- Pokretanje i gašenje programa MS Access

U svom standardnom obliku program se može pokrenuti na jedan od sljedećih načina: – klikom na prečac MS Access na radnoj površini, – nizom naredbi radne površine Svi programi – Microsoft Access Završetak rada s programom MS Access je obavljen ... .

- DBMS MS Access

Zaključak Baza podataka je zbirka povezanih podataka, organizirana prema određenim pravilima, koja pruža opća načela opisa, pohranjivanja i rukovanja, neovisna o aplikacijskim programima, namijenjena dugotrajnoj pohrani u vanjskoj memoriji... [pročitaj više] .

- Tema 11. Uvod u baze podataka. Osnove izrade relacijskih baza podataka (na primjeru MS Accessa)

Nastava je usmjerena na proučavanje osnova izgradnje relacijskih baza podataka i sustava za njihovo upravljanje: MS ACCESS tablice, MS ACCESS obrasci, MS ACCESS upiti, MS ACCESS izvješća. Praktična nastava uključuje izvođenje praktičnih zadataka za učvršćivanje teorijskog gradiva. ... .

- Glavni prozor MS Accessa

Nakon pokretanja MS Accessa, na ekranu se pojavljuje glavni Access prozor s nazivom Microsoft Access u naslovnoj traci. Ako se otvori postojeća baza podataka, njezino se ime nalazi u naslovnoj traci prozora baze podataka. Ovaj prozor se može proširiti na cijeli zaslon, smanjiti,... .

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja jednostavno je. Koristite obrazac u nastavku

Studenti, diplomanti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam vrlo zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Ministarstvo obrazovanja i znanosti Ruske Federacije

Zavod za računarstvo

Tema “Svrha i značajke Microsoft Accessa”

pristup softveru baze podataka

Uvod

Osnovne informacije

Zahtjevi sustava

Svrha

Značajke rada

Zaključak

Popis izvora

Uvod

Baze podataka (DB) trenutno čine temelj računalne podrške informacijskim procesima uključenim u gotovo sva područja ljudske djelatnosti. S konceptom baze podaci usko povezan koncept sustava upravljanje baza podaci (DBMS). Ovo je skup softverskih alata namijenjenih stvaranju strukture nove baze podataka, njezinom ispunjavanju sadržajem, uređivanju sadržaja i vizualizaciji informacija.

U svijetu postoji mnogo sustava za upravljanje bazama podataka. Iako mogu raditi različito s različitim objektima i pružiti korisniku različite funkcije i značajke, većina DBMS-ova oslanja se na jedan, utvrđen skup temeljnih koncepata. Kao takav objekt odabrat ćemo Microsoft Access DBMS uključen u Microsoft Office paket.

Osnovne informacije

Aplikacija Microsoft Access moćan je i visokoučinkovit 32-bitni sustav za upravljanje relacijskim bazama podataka (u daljnjem tekstu DBMS).

Baza podataka je zbirka strukturiranih i međusobno povezanih podataka i metoda koje omogućuju dodavanje, odabir i prikaz podataka.

Gotovo svi DBMS-ovi omogućuju dodavanje novih podataka u tablice. S ove točke gledišta, DBMS se ne razlikuju od programa za proračunske tablice (Excel), koji mogu oponašati neke funkcije baze podataka. Postoje tri temeljne razlike između DBMS-a i programa za proračunske tablice:

· DBMS-ovi su razvijeni za pružanje učinkovite obrade velikih količina informacija, mnogo većih od onih s kojima se može rukovati proračunskim tablicama.

· DBMS može lako povezati dvije tablice tako da se korisniku prikazuju kao jedna tablica. Implementacija ove značajke u proračunskim tablicama gotovo je nemoguća.

· DBMS minimizira ukupni volumen baze podataka. Da biste to učinili, tablice koje sadrže duplicirane podatke dijele se na nekoliko povezanih tablica.

Access je moćna Windows aplikacija. U isto vrijeme, performanse DBMS-a organski su kombinirane sa svim pogodnostima i prednostima sustava Windows.

Kao relacijski DBMS, Access omogućuje pristup svim vrstama podataka i omogućuje istovremenu upotrebu više tablica baze podataka. Možete koristiti tablice izrađene u Paradoxu ili dBase-u. Radeći u Microsoft Office okruženju korisniku su na raspolaganju tekstualni dokumenti (Word), proračunske tablice (Excel), prezentacije (PowerPoint) koji su u potpunosti kompatibilni s Accessom.Korištenjem novih proširenja za Internet možete izravno komunicirati s podacima iz World Wide Web i emitirati prezentacijske podatke u HTML jeziku, omogućujući rad s aplikacijama kao što su Internet Explorer i Netscape Navigator.

Zahtjevi sustava

Procesor na taktu od 500 MHz ili više.

256 MB RAM-a ili više.

2 GB slobodnog prostora na disku.

Monitor razlučivosti 1024 x 768 ili veće.

Operativni sustavi: Windows XP SP3 (32-bitni), Windows Vista SP1, Windows Server 2003 R2 s instaliranim MSXML 6.0, Windows Server 2008 (32-bitni ili 64-bitni), Windows 7 ili novije verzije.

Svrha

Prije nego počnete raditi s bilo kojim softverskim proizvodom, važno je razumjeti njegove mogućnosti i vrste problema za rješavanje kojih je dizajniran.

Access je višestruk proizvod čija je upotreba ograničena samo maštom korisnika.

Pogledat ćemo mogućnosti Accessa i vrste problema koji se mogu riješiti pomoću ovog DBMS-a. Posebno:

Koristite Access za pohranjivanje i pretraživanje podataka, predstavljanje informacija na prikladan način i automatiziranje zadataka koji se ponavljaju.

Razvoj pomoću Accessa jednostavnih i praktičnih obrazaca za unos podataka, obradu podataka i generiranje složenih izvješća. Korištenje Accessa za postavljanje Access obrazaca kao HTML dokumenata na web stranice i razmjenu podataka s internetskim/intranetskim stranicama. Podrška u Accessu za mehanizam Query by Example (QBE), koji omogućuje uzorkovanje, sortiranje i pretraživanje podataka. Izradite aplikacije bez kodiranja pomoću makronaredbi programa Access.

Access je prije svega sustav za upravljanje bazom podataka (DBMS). Kao i drugi proizvodi u ovoj kategoriji, dizajniran je za pohranjivanje i dohvaćanje podataka, prezentiranje informacija na prikladan način i automatizaciju operacija koje se često ponavljaju. Pomoću Accessa možete razviti jednostavne i praktične obrasce za unos podataka, kao i obrađivati podatke i izdavati složena izvješća.

Access je profesionalna aplikacija za dizajniranje i implementaciju baza podataka, nakon čega slijedi praćenje ključnih informacija, kako s lokalnih računala tako i korištenjem korporativnih mreža, za zajednički tijek rada.

Značajke rada

Access može raditi samo s jednom bazom podataka u isto vrijeme. Ali jedna Access baza podataka može sadržavati mnogo tablica, obrazaca, upita, izvješća, makronaredbi i modula, koji su pohranjeni u jednoj datoteci s ekstenzijom mdb

Razmotrimo glavne mogućnosti ovog DBMS-a i usporedimo ga s drugim sustavima slične klase.

Access vam omogućuje stvaranje strukture tablice u tri načina - u načinu dizajna, korištenjem čarobnjaka i unosom podataka. Razlika podrazumijeva korištenje ovih alata od strane korisnika s različitim razinama obuke, različitim ciljevima i izgledima za korištenje podataka.

Čarobnjak za tablice omogućuje vam stvaranje nove tablice od 33 uzorka poslovne tablice i 20 osobnih uzoraka tablice. Korištenje čarobnjaka za tablice izvrstan je primjer koji vam pomaže razumjeti opći proces rada s čarobnjacima programa Access. Stvaranje tablica iz uzoraka čarobnjaka za tablice ima ograničenu funkcionalnost u stvarnim aplikacijama. Većina tablica stvorena je uvozom ili povezivanjem podataka s drugim bazama podataka ili proračunskim tablicama.

Ako ne možete uvesti ili povezati podatke, najčešće se tablice izrađuju u načinu dizajna, što vam omogućuje da odredite potrebnu strukturu tablice. U modu dizajna tablice možete vidjeti nazive, tipove podataka, opise namjene, kao i neka dodatna svojstva polja tablice. Ono što se pojavljuje na vrhu prozora tablice otvorenog u načinu rada Dizajn naziva se obrazac strukture tablice ili jednostavno obrazac tablice. Na dnu prozora tablice, otvorenog u modu dizajna, prikazana su svojstva polja tablice, kao i kratak opis aktivnog svojstva tablice.

Access vam daje mogućnost stvaranja tablica izravno u prikazu podatkovne tablice. Kada se to dogodi, Access stvara praznu tablicu na temelju zadane tablice sa strukturom koja ima 20 polja i 30 praznih zapisa. Tada možete unijeti podatke izravno u tablicu. Kada se spremi, Access analizira podatke i za svako polje odabire vrstu koja najbolje odgovara unesenim podacima. Stvaranje tablica u prikazu podatkovne tablice ima ograničenu upotrebu. Polja tablice nemaju smislena imena, tako da ćete gotovo uvijek morati urediti strukturu da biste preimenovali polja. Osim toga, iz primjera Access možda neće uvijek ispravno odrediti vrstu podataka. Tablice koje su stvorene u prikazu podatkovne tablice ne mogu uključivati OLE objekte i memo polja. Ako želite imati takva polja, morate promijeniti strukturu tablice. Nema uštede vremena prilikom izrade tablice u prikazu podatkovne tablice u usporedbi s tradicionalnim načinom definiranja polja i postavljanja njihovih svojstava u praznoj strukturi tablice.

Kada dizajnirate strukturu tablice, morate odrediti koje informacije treba sadržavati. Nakon što se odrede informacije koje treba uključiti u tablicu, potrebno ju je rastaviti na polja. Ovaj proces uključuje odabir naziva polja koje mora biti jedinstveno u tablici. Trebali biste uključiti što je više moguće informacija o sadržaju polja u naziv polja, dok u isto vrijeme pokušavate izbjeći duga imena. Tipično, pri razvoju baza podataka, različite tablice mogu sadržavati polja s istim nazivima. Access vam također omogućuje korištenje istih naziva polja u različitim tablicama, ali budući da Access koristi nazive polja pri određivanju cjelovitosti podataka, najbolje je izbjegavati ponavljanje naziva polja.

Prije nego počnete popunjavati tablicu, trebate odrediti odnose ove tablice s drugim tablicama u bazi podataka, definirati ključno polje i stvoriti indekse.

Odnos tablice uspostavlja odnose između podudarnih vrijednosti u ključnim poljima—obično između polja u različitim tablicama. U većini slučajeva ključno polje u jednoj tablici povezujete s odgovarajućim poljem, koje se naziva polje stranog ključa, u drugoj tablici. Tablica koja sadrži ključno polje naziva se glavna tablica , a tablica koja sadrži strani ključ je povezana. Postoje četiri vrste odnosa:

· Jedan na jedan. Kada koristite odnos jedan-na-jedan, zapis u tablici "A" (glavna tablica) može imati najviše jedan povezani zapis u tablici "B" (povezana tablica) i obrnuto. Ova vrsta odnosa se ne koristi često, budući da se takvi podaci mogu smjestiti u jednu tablicu. Odnos jedan-na-jedan koristi se za particioniranje vrlo širokih tablica ili za odvajanje dijela tablice iz sigurnosnih razloga. U tablicama povezanim u odnosu jedan na jedan, ključna polja moraju biti jedinstvena.

· Jedan prema mnogima. Odnos jedan prema više je najčešće korištena vrsta odnosa između tablica. U takvom odnosu svaki zapis u tablici "A" može imati više odgovarajućih zapisa u tablici "B", a zapis u tablici "B" ne može imati više od jednog odgovarajućeg zapisa u tablici "A". U tablici "A" ključno polje mora biti jedinstveno. Odnos jedan-prema-više tablica A i B može se smatrati odnosom više-prema-jedan tablica B i A.

· Mnogi prema jednom. S odnosom više prema jedan, jedan zapis u tablici A može imati odgovarajući zapis u tablici B, a zapis u tablici B može imati više od jednog odgovarajućeg zapisa u tablici A. U tablici "A" ključno polje mora biti jedinstveno.

· Mnogi mnogima. Kada koristite odnos više-prema-više, jedan zapis u tablici "A" može odgovarati nekoliko zapisa u tablici "B", a jedan zapis u tablici "B" može odgovarati nekoliko zapisa u tablici "A". U ovom slučaju, ključna polja tablica "A" i "B" ne moraju biti jedinstvena. Ova vrsta odnosa koristi se za povezivanje tablica koje imaju samo strane ključeve.

Povezana polja ne moraju imati ista imena, ali moraju imati iste tipove podataka. Osim toga, numerička polja koja se povezuju moraju imati iste vrijednosti svojstva Veličina polja. Iznimke od ovog pravila su sekvencijalno numerirana polja brojača, koja se mogu pridružiti numeričkim poljima veličine Long Integer. Moguće je stvoriti odnos između tekstualnih polja različitih duljina, ali to može biti izazovno prilikom izrade upita.

Automatsko osiguravanje referentnog integriteta podataka važna je značajka Accessa. Ako su na odnos između tablica nametnuti uvjeti referentnog integriteta, Access vam ne dopušta dodavanje zapisa u povezanu tablicu za koje ne postoje odgovarajući zapisi u glavnoj tablici i promjenu zapisa u glavnoj tablici na način da nakon toga zapisi će se pojaviti u povezanoj tablici koja nema glavne zapise zapisi; i također izbrisati zapise u glavnoj tablici koji imaju podređene zapise u povezanoj tablici. Uvjeti integriteta podataka definiraju sustav pravila koje Access koristi za održavanje odnosa između zapisa u povezanim tablicama. Ova pravila onemogućuju slučajno brisanje ili promjenu povezanih podataka. Nakon što se nametnu uvjeti integriteta podataka, postavljaju se ograničenja na operacije na povezanim tablicama.

Ne možete unijeti vrijednost u polje stranog ključa povezane tablice koja nije sadržana u polju ključa u glavnoj tablici.

Također morate definirati primarni ključ. Ako se tablica nikada neće koristiti kao glavna tablica, tada nema potrebe za definiranjem ključa za nju. Glavne tablice obično sadrže informacije o stvarnim objektima, sa samo jednim zapisom pridruženim svakom objektu. Definiranje ključa tablice najjednostavniji je način za sprječavanje pojavljivanja dvostrukih unosa u tablici. Glavna tablica poveznica mora imati definiran primarni ključ. Access tablice koje nemaju definiran takav ključ smatra sumnjivima. Kada takve tablice otvorite u prikazu dizajna, pojavit će se dijaloški okvir koji vas obavještava da ključ tablice nije definiran. Ključ se također može definirati u povezanim tablicama, što će pomoći u izbjegavanju duplih podataka. Ključ tablice može se odrediti vrijednošću nekoliko polja. Access automatski indeksira tablicu prema vrijednosti ključa, ali možda ćete morati stvoriti dodatne indekse prema vrijednostima drugih polja. Indeksi vam omogućuju da ubrzate pretragu podataka u onim poljima tablice po kojima su indeksirani. Svaka Access tablica može imati do 32 indeksa, od kojih 5 može biti složeno, a složeni indeks ne može sadržavati više od 10 polja. No, ne treba se zanositi izradom indeksa za svako polje tablice i sve njihove kombinacije, jer to može značajno usporiti proces popunjavanja tablice, kada se zapis promijeni ili doda, svi indeksi se automatski ažuriraju.

Jedno od osnovnih načela dizajna relacijske baze podataka je da svi podaci sadržani u polju tablice moraju biti iste vrste. Za svako polje tablice morate navesti vrstu podataka. Zadana vrsta podataka je "Tekst". Prilikom navođenja vrste podataka polja, također možete navesti veličinu, format i druge parametre koji utječu na prikaz vrijednosti polja i točnost numeričkih podataka. Osnovne vrste podataka:

· Tekst . Tekst ili brojevi, ne zahtijevaju izračune.

· BILJEŠKA . Ova vrsta polja dizajnirana je za pohranu malih tekstualnih podataka (do 64 000 znakova). Polje ove vrste ne može biti ključno ili indeksirano.

· Numerički. Ova vrsta podataka sadrži mnoge podvrste. Točnost izračuna ovisi o izboru podvrste.

· Brojač . Jedinstveni, uzastopno rastući brojevi koji se automatski unose kada se u tablicu doda novi zapis.

Logično . Booleove vrijednosti, kao i polja koja mogu sadržavati jednu od dvije moguće vrijednosti.

· Monetarni. Novčane vrijednosti i numerički podaci koji se koriste u matematičkim izračunima.

· Datum vrijeme . Datum i vrijeme pohranjeni su u posebnom fiksnom formatu.

· Polje OLE objekta. Uključuje zvučne snimke, crteže i druge vrste podataka. Polje ove vrste ne može biti ključno ili indeksirano.

· Hiperveza. Sadrži adrese web stranica.

Upiti se koriste za odabir, ažuriranje i dodavanje novih zapisa u tablice. Upiti su važan alat u svakom sustavu upravljanja bazom podataka. Možete izraditi upit pomoću čarobnjaka i u načinu dizajna. U prvom slučaju, od korisnika se interaktivno traži da odabere naziv tablice i polja za odabir. U drugom slučaju možete odabrati nekoliko tablica ili upita, grafički ih povezati i definirati polja za odabir. Također možete postaviti dodatne uvjete za svako polje i opcije sortiranja.

Postoje četiri vrste upita u Accessu za različite svrhe:

Uzorci zahtjeva prikazati podatke iz jedne ili više tablica u obliku tablice.

Cross-tab upiti prikupljaju podatke iz jedne ili više tablica u formatu sličnom proračunskoj tablici. Ovi se upiti koriste za analizu podataka i izradu grafikona na temelju ukupnih vrijednosti numeričkih vrijednosti iz skupa zapisa.

Zahtjevi za promjenu koriste se za stvaranje novih tablica iz rezultata upita i za izmjene podataka u postojećim tablicama. Mogu se koristiti za dodavanje ili uklanjanje zapisa iz tablice i modificiranje zapisa prema izrazima navedenim u načinu dizajna upita.

Upiti s parametrima -- ovo su upiti čija svojstva mijenja korisnik svaki put kada se pokrenu. Kada pokrenete upit s parametrom, pojavljuje se dijaloški okvir u koji trebate unijeti uvjet odabira. Ova vrsta zahtjeva nije samostalna, tj. parametar se može dodati bilo kojoj vrsti zahtjeva.

Obrasci se stvaraju iz skupa pojedinačnih kontrola: tekstualnih polja za unos i uređivanje podataka, gumba, potvrdnih okvira, radio gumba, popisa, oznaka polja i okvira objekti za prikaz grafike i OLE objekti. Obrazac se sastoji od prozora koji sadrži dvije vrste kontrola: dinamičke kontrole koje prikazuju podatke iz tablica i one koje prikazuju statične podatke kao što su oznake i logotipi.

Obrasci za pristup bogati su značajkama; omogućuju vam izvršavanje zadataka koji se ne mogu dovršiti u prikazu tablice. Obrasci omogućuju provjeru točnosti podataka sadržanih u tablici. Access vam omogućuje stvaranje obrazaca koji uključuju druge obrasce. obrazac unutar obrasca naziva se podforma. Obrasci vam omogućuju izračunavanje vrijednosti i prikaz rezultata.

Aplikacije baze podataka mogu se podijeliti u tri glavne kategorije:

Upravljanje transakcijama . Ovi obrasci rade izravno s tablicama, pod uvjetom da je samo jedna tablica aktivna. Ako koristite jedan obrazac za dodavanje i uređivanje informacija u više od jedne tablice, možete stvoriti upit za ažuriranje koji uključuje sva polja koja su vam potrebna, a zatim stvoriti obrazac na temelju tog upita. Glavni obrazac također može koristiti jednu tablicu kao izvor podataka, ali također uključuje podobrasce koji koriste druge tablice kao izvor podataka. Podobrazac, koji se pojavljuje ispod tekstualnih polja glavnog obrasca, koristi se za pregled i dodavanje podataka u tablicu pridruženu podobrascu.

Pristup podacima. Ovi obrasci služe samo za pregled informacija. Obrasci namijenjeni samo za pristup podacima mogu se izraditi kako za potrebe dugoročnog planiranja djelovanja tako i za donošenje hitnih odluka. Hitna odluka rezultira jednom radnjom, kao što je davanje velikog zajma klijentu. Access aplikacije dopuštaju tri razine ugniježđivanja obrazaca: glavni obrazac, podobrazac i podobrazac ugniježđen unutar prethodnog podobrasca. Obrasci koji sadrže samo podatke često kao izvor podataka koriste upite koji sažimaju podatke u vremenskim razdobljima.

Administracija baze podataka. Aplikacije u ovoj kategoriji obavljaju administrativne funkcije kao što su stvaranje baza podataka ili tablica, određivanje korisničkih prava pristupa objektima baze podataka, pružanje sigurnosti kroz šifriranje, periodično sažimanje baze podataka i operacije sigurnosnog kopiranja. Aplikacije za administraciju baze podataka zahtijevaju puni pristup svim objektima sadržanim u bazi podataka.

Najlakši način za stvaranje glavnih i podobrazaca je korištenje čarobnjaka za obrasce koji vam omogućuje stvaranje obrazaca koji sadrže polja iz jedne ili više tablica ili upita. Čarobnjak za obrazac stvara osnovni izgled obrasca i dodaje tekstualna polja za prikaz i uređivanje vrijednosti polja tablice. Bez obzira jeste li profesionalni programer aplikacija ili korisnik početnik, korištenje čarobnjaka za obrasce olakšava i ubrzava stvaranje jednostavnih obrazaca koje zatim možete poboljšati u prikazu dizajna.

Krajnji proizvod većine aplikacija baze podataka je izvješće. U programu Access izvješće je posebna vrsta kontinuiranog obrasca dizajniranog za ispis. Access kombinira podatke u tablicama, upitima, pa čak i obrascima kako bi stvorio izvješće koje se može ispisati i dijeliti. Tiskana verzija obrasca može poslužiti kao izvješće.

Izvješća programa Access koja izradite podijeljena su u nekoliko glavnih vrsta:

· Izvješća s jednim stupcem jedan su dugi stupac teksta koji sadrži vrijednosti svih polja u svakoj tablici ili zapisu upita. Naslov označava naziv, a desno od njega je navedena vrijednost polja. Novi alat za automatsko izvješće programa Access omogućuje vam stvaranje izvješća u jednom stupcu klikom na gumb alatne trake za automatsko izvješće. Izvješća u jednom stupcu rijetko se koriste jer ovaj format predstavljanja podataka troši papir.

· U izvješćima na vrpci, stupac je dodijeljen svakom polju tablice ili upita, a vrijednosti svih polja svakog zapisa prikazane su u linijama, svaka u svom stupcu. Ako zapis ima više polja nego što može stati na stranicu, ispisat će se dodatne stranice dok se ne ispišu svi podaci; zatim počinje ispis sljedeće grupe zapisa.

· Izvješća s više stupaca stvaraju se iz izvješća s jednim stupcem pomoću stupaca "novine" ili "zmije", kao što se radi u sustavima za stolno izdavaštvo i programima za obradu teksta. Podaci koji ne stanu u prvi stupac premještaju se na početak drugog stupca i tako dalje. Format tablice s više stupaca štedi nešto papira, ali nije primjenjiv u svim slučajevima jer je malo vjerojatno da će poravnanje stupaca ispuniti očekivanja korisnika.

Općenito, izvješća je najlakše izraditi pomoću čarobnjaka za izvješća. Čarobnjak za izvješća iz prvog pokušaja pokušava stvoriti najbolje moguće konačno izvješće. Tipično, čarobnjak je dovoljno blizu da bude dovršen da se mnogo manje vremena troši na uređivanje glavnog izvješća nego što bi bilo potrebno za stvaranje izvješća iz praznog predloška.

Kada radite s bazom podataka, često se nađete u situaciji da uvijek iznova obavljate iste zadatke. Kako biste izbjegli ponavljanje istih radnji, možete koristiti makronaredbe. Baza podataka stalno raste kako se unose novi obrasci, stvaraju upiti i ispisuju nova izvješća. U isto vrijeme razvijaju se i pohranjuju novi objekti za kasniju upotrebu. Morate redovito obavljati neke zadatke. Za obavljanje takvih redovitih zadataka prikladno je koristiti makronaredbe programa Access. Nakon što stvorite te male programe, možete ih pokrenuti automatski kada se dogode određene radnje korisnika, kada se klikne gumb ili kada se otvori određeni obrazac. Access koristi takozvane događaje za automatsko pokretanje makronaredbi. Access makronaredbe omogućuju vam automatsko ponavljanje različitih radnji i time eliminiraju potrebu za pisanjem složenih programa i potprograma. Izvršenje aplikacijskog zadatka može se prikazati kao rezultat sekvencijalnog izvršavanja radnji, od kojih se svaka može napisati odgovarajućom naredbom u Visual Basicu i VBA. Također možete koristiti makro za simulaciju odabira naredbe izbornika ili pomicanja miša. Pristupne makronaredbe obično ne dupliciraju pojedinačne pritiske tipki ili pokrete miša za izvođenje specifičnih, korisnički definiranih zadataka, kao što je otvaranje obrasca ili pokretanje izvješća. Korištenje makronaredbi za izvođenje rutinskih operacija značajno štedi vrijeme i trud. Osim toga, budući da će se isti slijed radnji izvoditi svaki put kada se makronaredba pokrene, makronaredba će učiniti rad s bazom podataka učinkovitijim i preciznijim.

Možete dodijeliti makronaredbe ovisne o događajima pomoću prozora svojstava za obrasce i izvješća. Što se tiče tablica i upita, oni nemaju svojstva događaja. Također možete pokretati makronaredbe kada radite s obrascima pomoću Accessovih alatnih traka, naredbenih gumba i izbornika. Korištenje ovih značajki čini vrlo jednostavnim i učinkovitim korištenje makronaredbi povezanih s događajima.

Makronaredbe se također mogu pokrenuti na razini pojedinačnih kontrola pomoću odgovarajućih događaja. Na primjer, možete provjeriti ispravnost unosa složenih podataka izravno na razini polja, koristeći svojstvo za ovo polje, umjesto svojstava na razini cijelog obrasca.

Svaki makro može se sastojati od jedne ili više makro naredbi. Možete unijeti niz makronaredbi koje će se izvršiti u stupcu.

Makro naredba, a nasuprot svake naredbe u stupcu napomena dati opis odgovarajuće naredbe. Bilješke ne utječu na izvođenje makronaredbe. Na dnu prozora nalazi se područje makro argumenata. . U ovom području možete navesti potrebne argumente za odgovarajuće makronaredbe. Mnoge makronaredbe zahtijevaju unos dodatnih informacija, kao što je na primjer na kojem objektu treba izvršiti navedena radnja.

Nakon izrade makronaredbi, možete kombinirati nekoliko povezanih makronaredbi u jednu.

Do sada ste morali raditi s pojedinačnim Access objektima. I sa svakim od njih morate interaktivno raditi, otvarajući karticu potrebnog objekta u prozoru baze podataka. Ali možete povezati objekte u jednu aplikaciju. U ovom slučaju ne trebate sposobnost stvaranja složenih programa. Zahvaljujući korištenju obrazaca gumba, dijaloških okvira i izbornika, rad s aplikacijom može se automatizirati i pojednostaviti, skrivajući od korisnika trenutno nepotrebne Access objekte.

Obrazac gumba je obrazac s gumbima koji kreira korisnik. Uz njihovu pomoć možete, primjerice, pokrenuti makronaredbe za otvaranje obrazaca i ispis izvješća. Pomoću obrasca gumba možete izvršiti više radnji klikom na jedan gumb. Korištenjem obrasca gumba i drugih objekata, možete kombinirati prethodno stvorene objekte baze podataka u jednoj aplikaciji. U osnovi, oblik gumba se koristi kao glavni izbornik aplikacije. Budući da obrazac gumba služi samo kao izbornik aplikacije, trebao bi koristiti minimalni broj kontrola. Stoga su obično samo gumbi, oznake, okviri objekata, linije i pravokutnici uključeni u obrazac gumba. Druge vrste kontrola, kao što su tekstni okviri, okviri s popisima, kombinirani okviri, grafikoni i podobrasci, obično se ne koriste u ovom obliku. Kada stvarate obrazac gumba, trebali biste na njega postaviti tekst, kao i linije, pravokutnike ili crteže kako biste ga učinili estetski ugodnijim. Gumb je najjednostavnija kontrola obrasca i koristi se za pokretanje makronaredbe. U programu Access možete izvršavati razne zadatke pomoću makronaredbi gumba.

Osim obrasca gumba, Access vam omogućuje stvaranje posebnog izbornika s kojim možete proširiti mogućnosti sustava koji se razvija. U ovaj izbornik možete dodati često korištene naredbe, kao i naredbe koje su već definirane za gumbe obrazaca. Stvoreni izbornik zamijenit će standardni Access izbornik. Poseban izbornik povezan je s obrascem. Možete kreirati jedan izbornik i koristiti ga u nekoliko oblika.

Postoje tri vrste izbornika koje možete stvoriti u Accessu:

· Traka izbornika. Uobičajeni izbornik koji se može nalaziti na vrhu obrasca i imati padajuće podizbornike.

· Alatne trake. Grupe ikona koje se obično nalaze ispod izbornika.

· Traka s prečacima. Izbornici koji se pojavljuju nakon desnog klika miša.

U Accessu korisnik može kontrolirati izvršavanje aplikacije, na primjer, mijenjanjem podataka u tablici ili klikom na naredbeni gumb. Koristeći makronaredbe i procedure u aplikaciji, možete implementirati reakciju korisnika na ove radnje. Da bi se to postiglo, Access pruža karakteristike događaja za svaku kontrolu koja se nalazi na obrascu. Prilaganjem makronaredbe ili procedure određenom kontrolnom događaju, ne morate brinuti o slijedu radnji koje korisnik izvodi na obrascu. Obrada događaja je programski kod koji se izvršava kada se taj događaj dogodi. Kod je izravno priložen obrascu ili izvješću koje sadrži događaj za obradu.

U prethodnim verzijama Access je imao svoj vlastiti Basic jezik koji se zvao Access Basic. U novijim verzijama Accessa zamijenjen je Microsoftovim Visual Basicom za aplikacije (VBA). Unatoč nekim sličnostima, postoje značajne razlike između ovih jezika. VBA postaje zajednički jezik za sve Microsoft Office aplikacije. VBA je moderan strukturirani programski jezik. Dok ste u prozoru Moduli, možete stvarati i uređivati VBA kod i procedure.Visual Basic for Applications igra važnu ulogu u razvoju Access baza podataka. Pomoću VBA možete prilagoditi obrasce i izvješća, pokrenuti makronaredbe i prikazati objekt programa Access u drugim aplikacijama ili dohvatiti podatke. Koristeći Visual Basic za aplikacije, možete prikazati obrasce i izvješća, izvršiti objektne metode te kreirati i uređivati elemente. Osim toga, moguće je izravno raditi s informacijama: možete kreirati skupove podataka, postaviti njihove parametre i mijenjati informacije u njima.

Zaključak

Jednostavno je nemoguće zamisliti moderni život bez moderne tehnologije. Niti jedna tvrtka ne može bez pomoći računala. Pohranjivanje podataka, pisanje dokumenata, crtanje grafikona, tablica, rasporeda, izrada prezentacija, u svemu tome pomaže nam računalo, i to uspješno.

Bacili smo brzi pogled na programski paket Microsoft Office koji vam može pomoći da postignete sve gore navedeno, posebno na jedan od njegovih programa, Access.

Uspjeh vaše tvrtke ovisit će o tome koliko profesionalno obavljate svoj posao.

Popis izvora

1. Akishkin A.M., Fedorova G.V. Osnove programiranja na osobnim računalima. M.: Ekonomsko obrazovanje, 1996. 27 str.

2. Bekarevich Yu., Pushkina N. Priručnik za samoučenje Microsoft Access 2000. St. Petersburg: BHV - St. Petersburg, 2007. 480 str.

3. Glushakov S.V. Microsoft Access 2007: Teorija baze podataka.

4. Gurvits G.A. Microsoft Access 2007 BHV-Petersburg.

5. Mamaev E. Microsoft SQL Server 2000. St. Petersburg: BHV-Petersburg, 2002.

6.Informatika. Osnovni tečaj. 2. izdanje / Ed. S.V. Siminovich. St. Petersburg. Petar, 2004. 640 str. str. 340-366.

7. Materijali sa stranice http://www.microsoft.ru.

Objavljeno na Allbest.ru

...

Slični dokumenti

Microsoft Access kao sustav za upravljanje bazom podataka (DBMS), njegova namjena. Organizirana struktura za pohranu podataka. Vrste podataka u radu s Microsoft Access 2003 i Microsoft Access 2007. Projektiranje baza podataka i izrada ER dijagrama.

test, dodan 10.10.2010

Kratke karakteristike i funkcionalnost MS Accessa. Baze podataka i sustavi za upravljanje bazama podataka. Projektiranje u teoriji i izrada u praksi baze podataka u proizvodu Microsoft Corporation za upravljanje bazama podataka "Microsoft Access".

kolegij, dodan 07.03.2015

Razmatranje interaktivnog sustava za upravljanje relacijskim bazama podataka Microsoft Access. Grafičke mogućnosti programa; stvaranje tablica, upita, obrazaca, izvješća, makronaredbi i modula. Usporedne karakteristike Clipper i Access baza podataka.

kolegij, dodan 22.01.2013

Računalni programi dizajnirani za pohranu i obradu podataka. Načini rada s tablicama u programu Microsoft Word. Microsoft Access sustav za upravljanje bazom podataka. Sposobnost proračunskih tablica da proizvedu automatske izračune brzo i točno.

test, dodan 22.11.2009

Dizajn baze podataka pomoću skupa programskih i jezičnih alata Microsoft Access. Model podataka, pristup njima. Namjena, glavne značajke i verzije Accessa. Pokretanje programa; prozor baze podataka, forme za unos i uređivanje istih.

kolegij, dodan 30.12.2014

Principi rada s relacijskim bazama podataka u Microsoft Access okruženju. Osnove baze podataka Access. Izrada tablica, upita, izvješća, stranica i modula. Osnovne strukture prezentacije baze podataka. Definiranje odnosa između tablica.

test, dodan 03.04.2014

Početak rada u Microsoft Accessu. Glavne točke izrade jednostavne baze podataka: izrada naslovne stranice u dizajnerskom modu, baze podataka, postupak unosa podataka za bazu u prezentacijskom modu. Značajke dizajna izvješća i postavke programa.

predavanje, dodano 07.02.2010

Karakteristike programskog proizvoda Microsoft Outlook 2000. Principi rada s uređivačem proračunskih tablica Microsoft Excel i uređivačem teksta Microsoft Word. Smjernice za rad s Access DBMS-om. Analiza sustava upravljanja bazama podataka.

test, dodan 13.11.2010

Značajke i prednosti Microsoft Office Accessa kao sustava za upravljanje relacijskim bazama podataka. Proces kreiranja nove tablice pomoću dizajnera, izgradnja podatkovne sheme, kreiranje upita pomoću SQL jezika, prikaz informacija u izvješću.

test, dodan 15.12.2014

Osnovni koncepti baza podataka: normalizacija, odnosi i ključevi. Izrada i faze projektiranja baze podataka, rješavanje problema predmetnog područja. Proučavanje Microsoft Access 2003 DBMS: korisničko sučelje, glavni prozor aplikacije, kreiranje tablica.

Relacijski DBMS-ovi su druga generacija DBMS-ova, temeljeni na korištenju relacijskog modela podataka koji je predložio Z. F. Codd 1970. godine. U relacijskom modelu svi su podaci logički strukturirani unutar odnosa (tablica). Svaki odnos ima ime i sastoji se od imenovanih atributa (kolona) podataka. Svaka torka (redak) podataka sadrži jednu vrijednost za svaki atribut. Velika prednost relacijskog modela leži upravo u toj jednostavnosti logičke strukture.

Komercijalni sustavi temeljeni na relacijskom podatkovnom modelu počeli su se pojavljivati krajem 1970-ih i ranih 1980-ih. Trenutačno postoji nekoliko stotina vrsta različitih relacijskih DBMS-ova, kako za mainframe tako i za osobna računala, iako mnogi od njih nisu u potpunosti u skladu s preciznom definicijom relacijskog modela podataka. Primjeri relacijskih DBMS-ova za osobna računala su DBMS Access i FoxPro tvrtke Microsoft, Paradox tvrtke Corel Corporation, InterBase i BDE tvrtke Borland te R: Base tvrtke R: Base Technologies.

Uzimajući u obzir zahtjeve, mogućnosti i resurse izvanrednog stanja “Nal”, odlučeno je da se kao ciljni DBMS izabere Microsoft Access 2000 DBMS.

MS Access je prije svega sustav za upravljanje bazom podataka (DBMS). Kao i drugi proizvodi u ovoj kategoriji, dizajniran je za pohranjivanje i dohvaćanje podataka, prezentiranje informacija na prikladan način i automatizaciju operacija koje se često ponavljaju (kao što su računovodstvo, računovodstvo, planiranje itd.).

Slika 6.1 prikazuje Microsoftov izvorni marketinški koncept za Access. Ova jednostavna grafika ilustrira mogućnosti rada s MS Accessom na svim razinama. Objekti su navedeni na najnižoj razini hijerarhije; oni vam omogućuju jednostavno stvaranje tablica, upita, obrazaca i izvješća. Izrazi (funkcije) mogu se koristiti za izvođenje jednostavne manipulacije podacima kako bi se provjerilo jesu li podaci ispravno uneseni, za podršku poslovnim pravilima ili za prikaz broja sa simbolom valute. Makronaredbe omogućuju automatizaciju bez potrebe za programiranjem, ali treba uzeti u obzir da VBA (Visual Basic for Applications) kod omogućuje korisniku programiranje složenijih procesa. I konačno, koristeći Windows API (Application Programming Interface), koji pristupa funkcijama ili bibliotekama dinamičkih veza (DLL) napisanim na drugim jezicima, kao što su C, Java ili Visual Basic, programer može napisati sučelje za druge programe i izvore podataka.

Nabrojimo glavne prednosti MS Accessa:

1)Vrste podataka. MS Access nudi sve osnovne tipove podataka, od kojih neki, poput brojeva, imaju nekoliko varijanti.
2)Indeksi. Polja se mogu indeksirati, što značajno smanjuje vrijeme traženja potrebnih informacija.
3) Ograničenja. Ograničenja unesenih podataka može se postaviti i na razini tablice (unošenjem izraza kontrole unosa u red svojstva Uvjet vrijednosti) i na razini obrasca (u prozoru svojstava polja obrasca u načinu rada Dizajner obrazaca).

Reprezentacija. Moguće je kreirati, otvoriti i modificirati pogled na isti način kao i kod MS Access upita. Pomoću prikaza možete pronaći informacije pohranjene u tablicama, povezanim tablicama ili čak drugim pogledima.

Pohranjene procedure i okidači. Stvaranje pohranjenih procedura slično je pisanju procedure u Visual Basicu, ali umjesto pisanja Visual Basic koda, koristite SQL naredbe. Okidač je posebna vrsta pohranjene procedure. Koja se izvršava kada korisnik promijeni podatke u tablici. Okidači su moćan alat za održavanje integriteta podataka u cijeloj bazi podataka.

Primarni ključevi. Sustav održava primarne i strane ključeve i provodi integritet podataka na razini kernela, što sprječava nekompatibilne operacije ažuriranja ili brisanja.

Korisnici i uloge. U MS Access DBMS korisnici su označeni kao članovi određene grupe. Postoje dvije zadane grupe: administratori i korisnici, ali mogu se definirati i dodatne grupe. Grupama i korisnicima dodijeljena su prava pristupa koja im omogućuju reguliranje popisa dopuštenih operacija sa svakim objektom baze podataka.

8)Zahtjevi. Jedna od najmoćnijih značajki MS Accessa ujedno je i najvažnija. Možete izraditi upite za bilo koje podatke u tablicama, definirati redoslijed sortiranja, izraditi izračunate izraze i unijeti kriterije za odabir željenih zapisa. Rezultate upita možete prikazati kao tablicu, obrazac ili izvješće. Za uspostavljanje odnosa između tablica možete koristiti Query Builder.
9) SQL.Širok raspon mogućnosti za korištenje SQL jezika za manipuliranje podacima i izradu složenih upita (upiti za spajanje, upiti poslužitelja, kontrolni upiti).

Korisnički definirane funkcije. Korisnik ima goleme mogućnosti kreiranja vlastitih procedura i funkcija korištenjem VBA programskih konstrukcija.

Transakcijska podrška. Sustav MS Access podržava obradu transakcija uz jamstvo njihovog integriteta. Osim toga, osigurana je sigurnost na razini korisnika, koja vam omogućuje kontrolu pristupa podacima za pojedinačne korisnike i cijele grupe.

Referentni sustav. Microsoftov sustav pomoći jedan je od najboljih u industriji. MS Access pruža pomoć osjetljivu na kontekst kojoj možete pristupiti samo klikom , a referentne informacije o pitanju od interesa odmah će se pojaviti na zaslonu. Osim toga, u bilo kojem trenutku možete koristiti usluge Asistenta ili pročitati opis alata.

Uvoz, izvoz i povezivanje vanjskih datoteka. MS Access vam omogućuje uvoz i izvoz datoteka u mnogim dobro poznatim formatima, uključujući dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, mnoge ASCII tekstualne formate (uključujući one s fiksnom duljinom retka ili određenim graničnikom), kao i HTML podaci. Kao rezultat izvoza MS Access tablice, kreira se datoteka u navedenom formatu. Povezivanje znači da možete koristiti vanjske podatke bez stvaranja MS Access tablica. Vrlo moćna značajka je povezivanje MS Access tablica s njihovim vanjskim tablicama i njihovo dijeljenje; ovo se odnosi na MS Access, dBase, FoxPro, SQL Server tablice.

WYSIWING obrasci i izvješća. Prozori dizajnera obrazaca i izvješća imaju isto sučelje i korisniku pružaju mnoge mogućnosti. Obrazac odnosno izvješće izrađeno je po principu WYSIWYG (What You See Is What You Get). Dodavanjem drugog kontrolnog elementa korisnik vidi kako se mijenja kreirani obrazac ili izvješće.

15) Mrežna podrška. Microsoft Access DBMS može se koristiti kao samostalni sustav na jednom osobnom računalu ili kao višekorisnički sustav na mreži. Implementacija klijent/poslužitelj. Microsoft Access 2003 može stvoriti .adp (Access project File) datoteku koja može lokalno pohranjivati obrasce, izvješća, makronaredbe i VBA module te se može povezati s udaljenom bazom podataka SQL Servera koristeći OLE DB tehnologiju za prikaz i rad s tablicama, prikazima, odnosima i pohranjene procedure. Takva implementacija također može koristiti MSDE bazu podataka.

Ovo su samo neke od mogućnosti MS Accessa koje ovaj sustav čine jednim od najboljih DBMS-ova na današnjem tržištu. Ostaje dodati da je ovo jedan od najčešćih DBMS-a, budući da je uključen u standardni paket Microsoft Office.

Snažan arsenal Microsoft Access alata omogućuje uspješno rješavanje problema automatizacije prodajnog računovodstva u privatnom poduzeću "Slast".

Pogledajmo pobliže glavne funkcije MS Accessa kako bismo imali jasniju predodžbu o njegovim mogućnostima.

U programu Access baza podataka odnosi se na datoteku koja sadrži zbirku informacija. Baza podataka u programu Access 2007 može sadržavati sljedeće vrste objekata (vidi sliku 1): tablicu, upit, obrazac, izvješće, stranicu, makronaredbu, modul.

Slika 1. Prozor objekata baze podataka

Access može raditi samo s jednom bazom podataka u isto vrijeme. Ali jedna Access baza podataka može uključivati mnoge tablice, obrasce, upite, izvješća, makronaredbe i module, koji su pohranjeni u jednoj datoteci s ekstenzijom mdb.

Stol je objekt koji odgovara konceptu "tablice" u teoriji relacijskih baza podataka. Za svaku tablicu u Accessu možete definirati primarni ključ i jedan ili više indeksa kako biste povećali brzinu pristupa podacima.

Access vam omogućuje stvaranje strukture tablice u tri načina—način dizajna, pomoću čarobnjaka i unosom podataka. Razlika podrazumijeva korištenje ovih alata od strane korisnika s različitim razinama obuke, različitim ciljevima i izgledima za korištenje podataka. Naravno, moguće je pregledavati, uređivati, brisati i dodavati zapise, pretraživati, zamjenjivati, sortirati podatke i mijenjati prikaz tablice. Odnosi između tablica se određuju pomoću posebnog alata pod nazivom “Data Schema”.

Slika 2. Dijagram podataka

Ovo je zgodan grafički alat koji vam omogućuje stvaranje odnosa između određenih polja tablice, definiranje različitih vrsta odnosa i postavljanje ograničenja referentnog integriteta. U tom slučaju promjene se odmah primjenjuju u bazi podataka (naravno, ako sadržani podaci zadovoljavaju sve uvjete).Rezultirajući dijagram tablica i odnosa može se ispisati, što je nedvojbeno pogodno za programera.

Zahtjev– objekt koji sadrži tekst SQL upita koji ima jedinstveno ime u određenoj bazi podataka. Možete izraditi upit pomoću čarobnjaka i u načinu dizajna. U prvom slučaju, od korisnika se interaktivno traži da odabere naziv tablice i polja za odabir. U drugom slučaju možete odabrati nekoliko tablica ili upita, grafički ih povezati i definirati polja za odabir. Također možete postaviti dodatne uvjete za svako polje i opcije sortiranja.

Slika 3. Query Builder

Drugi način za stvaranje upita koji je ugrađen u konstruktor je ručno pisanje upita u SQL-u. Međutim, uređivač teksta dizajniran za to ima očito slabe mogućnosti u pogledu pogodnosti i jasnoće dizajna koda. Očigledno programeri ovu metodu nisu pozicionirali kao glavnu.

Oblik je poseban objekt spremnik za ostale komponente sučelja, kao što su polja za unos i prikaz podataka, gumbi i sl. Na formu programer postavlja komponente za unos, uređivanje, pregled i grupiranje podataka, ovisno o specifičnostima aplikacije. Također možete stvoriti obrazac na dva načina: u načinu dizajna i pomoću čarobnjaka. U prvom slučaju, programer ima skup komponenti (ako je potrebno, možete registrirati vlastiti ActiveX), koje možete slobodno postaviti na obrazac i postaviti njihove parametre. U načinu čarobnjaka, korisnik jednostavno odabire tablicu, polja i stil dizajna, a obrazac se automatski generira.

izvješće– objekt namijenjen izradi dokumenta koji se naknadno može ispisati ili uključiti u dokument u drugoj aplikaciji. Ovaj dokument sadrži rezultate odabira iz baze podataka u obliku strukturiranih informacija (na primjer, tablica ili popis). MS Access ima bogate mogućnosti za dizajniranje i oblikovanje izvješća. Izvješće također ima ista dva načina izrade. U čarobnjačkom načinu rada korisnik ima mogućnost postavljanja brojnih parametara koji gotovo u potpunosti određuju željeni izgled izvješća. Za izradu nestandardnih izvješća bolje je koristiti dizajner.

Stranice– sredstvo objave podataka na lokalnoj mreži ili internetu. Stvorena stranica dizajnirana je slično obrascu (s određenim razlikama u korištenim komponentama); pri radu s njom možete ne samo pregledavati, već i mijenjati podatke u bazi podataka. Nakon što je stranica spremljena kao objekt u bazi podataka, može se izvesti kao HTML datoteka i koristiti za pristup podacima putem internetskog preglednika.

Makro– ovo je objekt koji je slijed makro naredbi za automatizaciju najčešće izvođenih radnji pri radu s bazom podataka. Makro naredbe se biraju sa zadanog popisa, a parametre postavlja programer. Možete izvršiti makronaredbu klikom na gumb i programski u kodu.

Modul je spremnik programskog koda u VBA. Za njihovo uređivanje i pregled koristi se ljuska Visual Basic Editor. Sav aplikacijski kod sadržan je u skupu modula. Ovdje ima isto semantičko značenje kao u bilo kojem programskom jeziku.

Ovo je potpuni popis objekata koji se mogu pohraniti u MS Access bazi podataka, koji je, međutim, sličan u drugim stolnim DBMS-ovima ove klase, na primjer Paradoxu.

Access nudi sljedeće funkcije.

Unos podataka. Podatke je moguće unijeti na sljedeće načine: ručno izravno u tablicu (to uključuje i lijepljenje sadržaja međuspremnika); ručno u poljima obrasca; izravan uvoz podataka iz drugih izvora (Access baze podataka, tekstualne datoteke, DBF format, proračunske tablice, ODBC izvori podataka); softverska metoda koja može kombinirati sve alate koji se mogu implementirati u VBA. Posljednja metoda ima najveću fleksibilnost i nudi gotovo neograničene mogućnosti, ali je najteža za implementaciju i zahtijeva određenu razinu znanja programiranja.

2. Promjena podataka. Uređivanje je moguće na sljedeće načine: ručno izravno u tablici; u poljima obrasca; u prozoru preglednika u koji se učitava web stranica iz baze podataka; softverskom metodom.

3. Izlaz podataka. Ovdje Access pruža sljedeće mogućnosti: prikaz na zaslonu monitora u obliku tablice, polja obrazaca ili izvješća; izvoz u druge formate podataka (isto kao kod uvoza); tiskanje, uglavnom u obliku izvješća; izlaz podataka u internetski preglednik korištenjem objekta stranice unutar određene mreže; softverski izvoz i izlaz informacija.

4. Interakcija s drugim izvorima i potrošačima informacija. U tom pogledu Access može djelovati kao poslužitelj ili klijent za automatizaciju. Veze s drugim Microsoft Office proizvodima posebno su transparentne. Na primjer, možete imati Microsoft Word dokument koji sadrži polja iz baze podataka programa Access; promjene podataka u bazi podataka automatski se odražavaju u dokumentu. To vam omogućuje stvaranje fleksibilnih rješenja koja integriraju podatke preko uredskih alata. 5. Korištenje MS Access baze podataka od strane drugih aplikacija. Ova opcija koristi MDB datoteku kao pohranu podataka. Program koji pristupa podacima može biti napisan na bilo kojem jeziku visoke razine. U ovom slučaju koriste se tablice i upiti. Jezgra baze podataka prati održavanje referentnog integriteta i relevantnosti podataka. Interakcija se odvija putem Microsoft Jet Engine ODBC upravljačkog programa.

6. Alati za izradu aplikacija. Stvaranje aplikacija u Accessu slično je svim ostalim alatima za automatizaciju sustava Microsoft Office. Ovdje se koristi interpretirani jezik Visual Basic for Applications, što dovodi, kao i kod svakog interpretiranog jezika, do određenog povećanja CPU vremena i smanjenja brzine programa i obrade podataka. Za uspješan razvoj potrebno je poznavati objektni model samog Accessa i značajke njegove uporabe.

7. Upravljanje podacima u višekorisničkom načinu rada. Pri radu s bazama podataka u višekorisničkom načinu rada dolazi do situacija kada je potrebno ograničiti broj korisnika koji pristupaju podacima. Ovo se radi kako bi se spriječilo istovremeno ažuriranje istog zapisa, tijekom globalnog ažuriranja podataka ili tijekom održavanja same baze podataka.

Motor baze podataka Access nudi tri razine zaključavanja:

Zaključavanje baze podataka. Na ovoj razini zaključavanja samo jedan korisnik može pristupiti bazi podataka. Ova razina zaključavanja koristi se za globalne promjene ili ažuriranje podataka ili tijekom održavanja baze podataka - kompresija.

Zaključavanje stola. Na ovoj razini zaključavanja samo jedan korisnik može pristupiti tablici. Ova razina zaključavanja koristi se u slučajevima kada je potrebno obraditi nekoliko zapisa tablice odjednom.

Zaključavanje stranice. Na ovoj razini samo jedan korisnik može pristupiti blokiranoj stranici. Ovo je najniža razina blokiranja. Microsoft Jet procesor automatski postavlja zaključavanje stranice i vaš program ga ne može kontrolirati. Podatkovna stranica može sadržavati nekoliko zapisa, veličine je 26 kb. Blokiranje stranice znači blokiranje svih unosa na toj stranici. Ako je duljina zapisa 512 bajtova, tada će biti blokirana 4 zapisa, a ako je 50 bajtova, tada će biti blokirano 40 zapisa. Točan broj rekorda nije moguće unaprijed odrediti niti postaviti jer tablica može sadržavati izbrisane zapise (koji se brišu samo tijekom sažimanja).

Zaključavanje razine tablice ima dva načina - pesimistički i optimistični. Zadano je pesimističko zaključavanje.

8. administracija. Prednost ekskluzivnog načina rada zapravo je dovela do degeneracije funkcija administracije baze podataka i, s tim u vezi, nepostojanja alata za administraciju u uobičajenom smislu riječi u MS Accessu. Dostupni alati omogućuju vam sljedeće: Microsoft Access bazu podataka moguće je podijeliti u dvije datoteke od kojih jedna sadrži tablice, a druga sadrži upite, obrasce, izvješća, makronaredbe, module i prečace do stranica za pristup podacima. Ovo korisnicima omogućuje pristup zajedničkom izvoru podataka dok stvaraju vlastite obrasce, izvješća i druge objekte, te smanjuje mrežni promet; Moguće je povezati tablice iz drugih Microsoft Access baza podataka ili drugih izvora. Na primjer, možda biste željeli upotrijebiti tablicu iz druge Microsoft Access baze podataka koju dijelite na mreži. Ovo je posebno korisno ako želite pohraniti sve svoje tablice u jednu bazu podataka na mrežnom poslužitelju, pohranjujući obrasce, izvješća i druge objekte u zasebnu bazu podataka, čije su kopije dostupne svim korisnicima zajedničke baze podataka; Microsoft Access alati za replikaciju, dostupni u bazi podataka (.mdb) iu projektu (.adp), omogućuju vam stvaranje replika i njihovu sinkronizaciju na zahtjev kada radite u Microsoft Accessu; sredstva zaštite i kontrole pristupa. Najjednostavniji način zaštite je postavljanje lozinke za otvaranje baze podataka. Baza podataka može biti šifrirana. Kada šifrirate bazu podataka, datoteka baze podataka je komprimirana i ne mogu je čitati uslužni programi ili uređivači teksta. Dešifriranje baze podataka poništava rezultate operacije šifriranja. Najfleksibilniji i najčešći način zaštite baze podataka naziva se zaštita na razini korisnika. Ova sigurnosna metoda slična je onima koje se koriste u većini mrežnih sustava. Međutim, kao što je već navedeno, pogađanje administratorske lozinke nije teško za stručnjaka za hakiranje; moguće je pretvoriti bazu podataka u format starije verzije MS Accessa kako bi se u nekim slučajevima osigurala kompatibilnost; i konačno, alat za kompresiju baze podataka koji briše podatke o izbrisanim redcima i smanjuje veličinu MDB datoteke na disku. To rezultira boljom izvedbom i u nekim slučajevima može vratiti bazu podataka (na primjer, nakon neočekivanog nestanka struje).

Također je vrijedno spomenuti da Access dolazi sa standardnim predlošcima baza podataka za automatizaciju najčešćih zadataka.

Slika 4. Predlošci baze podataka

Korisnik u interaktivnom Wizard modu odabire podatke koje želi imati u svojoj bazi u skladu s potrebama poduzeća, a MS Access automatski kreira sve potrebne objekte. U budućnosti se ova baza podataka može doraditi i proširiti.

Polja s više vrijednosti za složene podatke

Možete stvoriti polje koje sadrži više vrijednosti, također poznato kao složeni podaci. Recimo da trebate dodijeliti zadatak jednom od svojih zaposlenika ili izvođača, ali biste željeli dodijeliti taj zadatak većem broju ljudi. U većini sustava za upravljanje bazom podataka i ranijim verzijama Accessa to bi zahtijevalo odnos više-prema-više da bi se izbjegle pogreške.

U Office Accessu 2007 najteži dio posla obavlja se automatski kada odaberete polje za unos više vrijednosti. Polja s više vrijednosti posebno su korisna kada koristite Office Access 2007 za rad s popisom sustava SharePoint koji sadrži jednu od vrsta polja s više vrijednosti koja se koriste u Windows SharePoint Services. Office Access 2007 kompatibilan je s ovim vrstama podataka.

Nova vrsta podataka Attachment omogućuje pohranjivanje svih vrsta dokumenata i binarnih datoteka u bazu podataka bez nepotrebnog povećanja veličine baze podataka. Office Access 2007 automatski sažima privitke kad god je to moguće kako bi uštedio što više slobodnog prostora. Morate priložiti dokument Microsoft Office Word 2007 unosu ili pohraniti nekoliko digitalnih fotografija u bazu podataka. Korištenje privitaka znatno olakšava ove zadatke. Možete čak dodati više privitaka u jednu objavu.

MEMO polja sada pohranjuju obogaćeni tekst i podržavaju povijest izmjena.

Office Access 2007 sada podržava obogaćeni tekst, koji možete koristiti u svojim postovima uz običan tekst. Tekst se može oblikovati s različitim opcijama (kao što su podebljani i kurziv, fontovi, boje i druge uobičajene opcije oblikovanja) i pohraniti u bazu podataka. Obogaćeni tekst pohranjuje se u polju MEMO u formatu temeljenom na HTML-u koji je kompatibilan s vrstom podataka obogaćenog teksta u Windows SharePoint Services. Svojstvo TextFormat postavite na RichText ili PlainText i podaci u tekstualnim poljima i prikazu podatkovne tablice bit će oblikovani prema očekivanjima.

MEMO polja su zgodna za korištenje za pohranjivanje velikih količina podataka. Uz Office Access 2007 možete postaviti svojstvo Samo dodavanje da biste vodili evidenciju svih promjena u polju MEMO. Tada možete vidjeti zapisnik tih promjena. Ova značajka također podržava značajku praćenja u Windows SharePoint Services. Stoga možete koristiti i Access za pregled povijesti sadržaja popisa SharePoint.

Pogledajmo pobliže glavne funkcije MS Accessa kako bismo imali jasniju predodžbu o njegovim mogućnostima.

Slika 1. Prozor objekata baze podataka

Slika 2. Dijagram podataka

Slika 3. Query Builder

Ovo je potpuni popis objekata koji se mogu pohraniti u MS Access bazi podataka, koji je, međutim, sličan u drugim stolnim DBMS-ovima ove klase, na primjer Paradoxu.

Access nudi sljedeće funkcije.

1. Unos podataka. Podatke je moguće unijeti na sljedeće načine: ručno izravno u tablicu (to uključuje i lijepljenje sadržaja međuspremnika); ručno u poljima obrasca; izravan uvoz podataka iz drugih izvora (Access baze podataka, tekstualne datoteke, DBF format, proračunske tablice, ODBC izvori podataka); softverska metoda koja može kombinirati sve alate koji se mogu implementirati u VBA. Posljednja metoda ima najveću fleksibilnost i nudi gotovo neograničene mogućnosti, ali je najteža za implementaciju i zahtijeva određenu razinu znanja programiranja.

Motor baze podataka Access nudi tri razine zaključavanja:

Zaključavanje razine tablice ima dva načina - pesimistički i optimistični. Zadano je pesimističko zaključavanje.

Također je vrijedno spomenuti da Access dolazi sa standardnim predlošcima baza podataka za automatizaciju najčešćih zadataka.

Slika 4. Predlošci baze podataka

Polja s više vrijednosti za složene podatke

MEMO polja sada pohranjuju obogaćeni tekst i podržavaju povijest izmjena.