Набор значений в ячейке excel. Защита ячейки Excel от неверно вводимых данных. Ограничение ввода данных

Выделите ячейку или целую область, которую Excel должен проверить при вводе данных. Теперь перейдите к ленте меню «Данные | Работа с данными | Проверка данных». В следующем окне установите условия проверки. В поле «Тип данных» выберите между такими опциями, как «Целое число», «Действительное», «Список», «Дата», «Время», «Длина текста» или «Другой».

При определении условия допустим любой тип данных. Если выбрать опцию «Другой», то можно еще более точно установить значения. Так, например, выставить дату только от 01.01.2017 до 31.12.2017. Если нужно установить точные данные, выберите опцию «Список» и введите данные, разделяя их точкой и с запятой.

Подготовьте данные заранее, внеся их в таблицу Excel. Нажмите на кнопку в поле «Источник» и перейдите к соответствующему листу книги Excel. Выделите область и подтвердите выбор нажатием на клавишу .

Теперь рядом с указанным полем при проверке данных появилось развертывающееся меню, из которого можно выбирать необходимое значение. Если требуется удалить данные для проверки, выделите ячейки, которые Excel больше не должен проверять. Теперь перейдите к ленте меню «Данные | Работа с данными | Проверка данных» и нажмите на «Очистить все».


Вы также можете дать информацию по ожидаемому формату данных или по некорректным данным всем коллегам, которые имеют доступ к данному файлу. Для этого задайте для любой проверки данных подходящий текст, сообщающий эту информацию. В окне «Проверка вводимых значений» рядом с вкладкой «Параметры» найдите вкладки «Сообщение для ввода» и «Сообщение об ошибке». Поставьте флажок в чекбоксе «Отображать подсказку, если ячейка является текущей».

Теперь вы можете задать заголовок и ввести текст сообщения. Как только курсор будет подведен к заданной ячейке, эта информация появится как всплывающая подсказка. В такой же форме можно подготовить и сообщение об ошибке. Если пользователь введет некорректные данные, то появится созданное вами сообщение, Excel не пропустит ошибочные значения и пользователю придется ввести корректную информацию. Только тогда исчезнет сообщение об ошибке.

Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.

Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.

Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».

В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток времени\даты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.

В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.

На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:

Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.

Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.

А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.

В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.

Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.

И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».

Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.

При вводе большого количества информации в ячейки таблицы легко допустить ошибку. В EXCEL существует инструмент для проверки введенных данных сразу после нажатия клавиши ENTER – Проверка данных.

Инструмент Проверка данных () не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.

A. Проверка введенных значений

Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.

Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:

  • Целое число . В ячейку разрешен ввод только целых чисел, причем принадлежащих определенному диапазону;
  • Действительное . В ячейку разрешен ввод только чисел, в том числе с десятичной частью (нельзя ввести текст, дату ввести можно);
  • Дата. Предполагается, что в ячейку будут вводиться даты начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999. Подробнее о формате Дата - в статье
  • Время . Предполагается, что в ячейку с Проверкой данный этого типа будет вводиться время. Например, на рисунке ниже приведено условие, когда в ячейку разрешено вводить время принадлежащее только второй половине дня, т.е. от 12:00:00 до 23:59:59. Вместо утомительного ввода значения 12:00:00 можно использовать его числовой эквивалент 0,5. Возможность ввода чисел вместо времени следует из того, что любой дате в EXCEL сопоставлено положительное целое число, а следовательно времени (т.к. это часть суток), соответствует дробная часть числа (например, 0,5 – это полдень). Числовым эквивалентом для 23:59:59 будет 0,99999.

  • Длина текста . В ячейку разрешен ввод только определенного количества символов. При этом ограничении можно вводить и числа и даты, главное, чтобы количество введенных символов не противоречило ограничению по длине текста. Например, при ограничении количества символов менее 5, нельзя ввести дату позднее 13/10/2173, т.к. ей соответствует число 99999, а 14/10/2173 - это уже 100000, т.е. 6 символов. Интересно, что при ограничении, например, менее 5 символов, вы не сможете ввести в ячейку формулу =КОРЕНЬ(2) , т.к. результат =1,4142135623731 (в зависимости от заданной в EXCEL точности), а вот =КОРЕНЬ(4) – сможете, ведь результат =2, а это только 1 символ.
  • Список . Наверное, самый интересный тип данных. В этом случае ввод значений в ячейку можно ограничить ранее определенным списком. Например, если в качестве источника указать через точку с запятой единицы измерения товара шт;кг;кв.м;куб.м , то ничего другого, кроме этих 4-х значений из списка вам выбрать не удастся. В источнике можно указать диапазон ячеек, содержащий заранее сформированный список или ссылку на . Пример приведен в статье
  • Другой . В ячейку разрешен ввод значений удовлетворяющих более сложным критериям. Для задания критериев необходимо использовать формулу. Рассмотрим это условие подробнее.

При выбранном типе Другой, в поле Формула нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется Проверка данных или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,

Чтобы

Введите формулу

Пояснение

Ячейка B2 содержала только текст

ЕТЕКСТ(B2)

В Типе данных нет возможности выбрать тип Текст , поэтому приходится этого добиваться косвенно. Вы можете Проверку данных применить прямо к ячейке B2

Допустить ввод значения в ячейку B1 только в случае, если после ввода значение в ячейке D1 будет больше 100, в D2 меньше, чем 400

И(D1>100;D2<400)

Проверку данных применяем к ячейке B1 . При этом в ячейке D1 введена формула =B1*2 , а в D2 – формула =B1*3 . Хотя эта формула эквивалентна ограничению Действительное с диапазоном от 50 до 133,33, но при более сложных связях ячеек, этот прием может быть полезен

Значение в ячейке, содержащей возраст работника (С1 ), всегда должно быть больше числа полных лет работы (D1 ) плюс 18 (минимальный возраст приема на работу)

=ЕСЛИ(C1>D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)

При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек (C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)

Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали значения

=СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$20;A1)=1

=ПОИСКПОЗ(A1;$A:$A;0)=СТРОКА(A1)

Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А

Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта (B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков.

=И(ЛЕВСИМВ(B5;3)="ID-"; ДЛСТР(B5)>9)

Проверку данных вводим для ячейки B5

При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).

При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы (123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать .

В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.

Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.

В отличие от обычного примечания (Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.

С. Вывод подробного сообщения об ошибке.

После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .

D. Создание связанных диапазонов (списков)

Е. Использование в правилах ссылок на другие листы

В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование .

Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .

В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.

F. Как срабатывает Проверка данных

Проверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.

Если значения вставляются через Буфер обмена (Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .

Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк - ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.

Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER - появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.

Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).

G. Поиск ячеек с Проверкой данных

Если на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).

Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

    Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).

    Выберите в меню Вставка - Имя – Присвоить и введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов!) для выделенного диапазона (например Товары ). Нажмите ОК .

    Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню Данные – Проверка . На первой вкладке Параметры из выпадающего списка Тип данных выберите вариант Список и введите в строчку Источник знак равно и имя диапазона (т.е. =Товары ).

Нажмите ОК .

Ограничение и запрет ввода данных в ячейку

Самый интересный тип проверки – Другой . Здесь нам предоставляется возможность более широко контролировать ввод данных. Для заполнения есть только одно поле – Формула . В него необходимо записать формулу, и при каждом вводе значений в ячейку Excel проверит введенное выражение на ИСТИНУ (если быть точнее, он сопоставит введенные данные с формулой) . Например, в ячейку А1 введем число 1. Выделим ячейку В1 и назначим проверку данных – Другой . В поле Формула впишем: =B1=A1 . Теперь в ячейку В1 можно будет внести только значение, которое полностью идентично значению в ячейке А1 .

Если значение в ячейке при сопоставлении с формулой проверки является ИСТИНОЙ, то оно введется, а если ЛОЖЬ, то будет выдано окно с сообщением об ошибке:

Вкладка Сообщение для ввода .Здесь можно написать текст, который будет отображаться при активации ячейки с проверкой данных (подсказка для тех ячеек, в которых нужно контролировать ввод данных):

Вкладка Сообщение об ошибке . Здесь можно указать действия при ошибке:

Вид Останов – при попытке ввода неверного значения программа не даст его ввести и покажет сообщение об ошибке.

Вид Сообщение – программа позволит вводить неверные данные, но сообщит об этом.

Вид Предупреждение – в ячейку можно ввести любое значение, но при вводе значения, противоречащего проверке, появится предупреждающее сообщение с подтверждением ввода данных.

Приложение 2

Просмотр и ввод данных через форму

Пользователь всегда может внести новую информацию в список, просто перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это сделать с помощью формы.

Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню Данные - Форма . На экране появится форма:

В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна выводится информация об общем количестве строк в списке и номере строки, отображаемой в данный момент. По умолчанию отображается содержимое первой строки списка. Перемещение по списку производится полосой прокрутки в центральной части окна или кнопками Назад и Далее .

Для добавления новой записи пользователь должен щелкнуть по кнопке Добавить . Excel выведет пустую форму, в строки которой нужно ввести новые значения и после окончания ввода нажать кнопку Закрыть . Excel автоматически расширит список вниз, дописав введенные данные после последней строки.

Кнопка Критерии выведет пустую форму, с помощью которой можно искать записи по введенным критериям.

Кнопка Удалить удалит текущую запись (строку).

Рассмотрим, как защитить отдельные ячейки в Excel . Есть несколько способов. Можно вставить в ячейку выпадающий список. Пользователь будет выбирать нужное слово из появившегося списка. Какими способами сделать раскрывающийся список, смотрите в статье "Выпадающий список в Excel" .
Второй способ, чтобы защитить ячейки Excel от ввода неверных данных - это функциия «Проверка данных». Это нужно для правильного заполнения анкеты, заявки, для работы с таблицей, где сотрудника постоянно отвлекают, др.
Сначала отмечаем ячейку или диапазон ячеек, куда нужно установить ограничения по вводу данных. Как выделить диапазон ячеек по его имени, смотрите в статье « Диапазон в Excel ».
Теперь заходим на закладку «Данные» в раздел "Работа с данными", нажимаем на кнопку «Проверка данных». Выйдет окно «Проверка вводимых значений». На вкладке " Параметры " в строке «Тип данных» будет стоять тип - «Любое значение».
Нам нужно здесь установить свое значение. Мы установили функцию «Целое число». Указали самое маленькое и самое большое числа, которые можно вводить.
Например, в анкете написано «возраст». Нужно указать полное количество лет, а пишут дату рождения.
Заполнили диалоговое окно так.
Нажимаем "ОК". Теперь проверяем, вводим разные цифры, а когда ввели цифру 1234 (это больше 100) и нажали «Enter», появилось такое окно предупреждения.

Нажимаем кнопку "Повторить" или "Отмена" и пишем правильную цифру.
На вкладке «Сообщение для ввода» диалогового окна «Проверка вводимых значений» можно написать объяснение, что конкретно нужно здесь написать. И, при наведении курсора на эту ячейку, будет появляться это сообщение. Например.В окне «Проверка вводимых значений» на третьей вкладе "Сообщение об ошибке" можно написать текст сообщения, которое будет показано, если цифра введена не верно.

Чтобы убрать из ячейки эту настройку, заходим в функцию «Проверка данных» и нажимаем кнопку «Очистить все», затем - «ОК».
Можно настроить ячейки таблицы, бланка для заполнения так., чтобы не могли написать только дату рабочего дня. подробнее о такой настройки ячеек, смотрите в статье "Проверка даты в Excel" .
Можно настроить таблицу так, чтобы нельзя было ввести одно название. слово, код, значение дважды. Об этом читайте "Запретить вводить повторяющиеся значения в Excel".
Для контроля за сроками реализации продуктов, за сроками оплаты счетов, за разницей в сумме, т.д., можно установить функцию "Условное форматирование". Например, если сумма в ячейке будет больше 6000 рублей, то ячейка окрасится цветом.
Смотрите, как установить эту функцию, в статье "