Informații pentru instalarea aplicațiilor Google în întreprindere. Experiență în utilizarea Google Apps for Business. Ce este Google Apps for Work

Acum câteva luni am scris despre de ce merită. Această suită de servicii cloud vă permite să efectuați operațiunile necesare de pe orice dispozitiv, oriunde vă aflați, ceea ce crește semnificativ eficiența afacerii și reduce costurile. Astăzi voi explica mai detaliat cum să configurați funcțiile de bază. aplicatii Google.

Controlul accesului la Google Apps

În companie, managerul are o Consolă de administrare Google Apps. Aici puteți gestiona toate accesările: utilizatori, profilul companiei, plăți, diverse rapoarte, grupuri etc. Vă rugăm să rețineți că va trebui să configurați domenii pentru contul dvs. Toate mesajele corporative pe care le creați vor fi pe acest domeniu.

Poate fi la fel de simplu ca adăugarea utilizatorilor în contul dvs., activarea e-mailului și lăsarea acestora să înceapă să utilizeze serviciile. De asemenea, puteți utiliza Consola de administrare pentru a gestiona parolele, serviciile pentru utilizatori și alte aspecte ale contului dvs. De asemenea, este recomandat să urmați cele mai bune practici de securitate pentru a adăuga straturi de securitate. Controlează accesul utilizatorilor la funcții și servicii. La început, majoritatea serviciilor sunt afișate tuturor utilizatorilor dvs.

Cu toate acestea, puteți utiliza Consola de administrare pentru a dezactiva serviciile pe care nu doriți să le utilizați sau pentru a le adapta. Cu toate acestea, dacă utilizați această adresă în vechea dvs. program de mail, decideți când se face schimbarea. Folosiți resursele noastre pentru instruire și implementare. Vizitați site-ul nostru web pentru a programa o implementare pentru a consulta planurile de implementare, ghidurile tehnice și șabloanele pentru crearea propriului centru de instruire. Indiferent de dimensiunea organizației dvs., vă recomandăm să împărtășiți responsabilitatea pentru gestionarea utilizatorilor și a serviciilor dvs. unui anumit set de utilizatori de încredere.

Profilul Companiei


Completați profilul companiei dvs.: nume, limbă, caracteristici etc. Aici puteți plasa un logo, conectați imediat setări google Analize pentru ca analiza site-ului să fie conectată la acest cont. În secțiunea Personalizare, încărcați-vă sigla pentru a vă evidenția contul. Acest lucru este necesar pentru ca ulterior, dacă utilizați poșta personală, să vedeți din această siglă unde vă aflați - în contul dvs. corporativ sau nu.

Pentru a face acest lucru, el acordă drepturi de administrator acestor utilizatori. În schimb, utilizatorii care nu sunt administratori nu vor vedea Consola de administrare atunci când se conectează, dar vor avea acces direct la lista lor de servicii gestionate. Lansați funcțiile de gestionare pentru utilizatorii dvs. Cu toate acestea, puteți urmări cu ușurință următoarele lansări prin calendarul de lansare sau blogul nostru.

De asemenea, puteți controla disponibilitatea noilor funcții. Telecomandă parc mobil. Utilizați Consola de administrare pentru. O aplicație de calendar care vă permite să gestionați sarcini și evenimente pe Internet. Vă permite să delegați și să autorizați gestionarea calendarelor pentru subordonați și colegi, precum și să gestionați calendarele saloanelor și evenimentelor corporative.

Crearea conturilor angajaților

Creați un cont pentru fiecare utilizator. Faceți clic pe „Adăugați utilizator” sau mai mulți utilizatori, introduceți prenumele, prenumele și adresa de e-mail. Standardul meu este prima literă a numelui și prenumelui, după acest format caut pe toți angajații.

Instrumentul „Grupuri” este necesar atunci când aveți o companie mare și aveți departamente diferite, adică aveți o structură organizațională și funcțională. Pentru mine, de exemplu, sunt în cele mai multe roluri în afaceri: în toate funcțiile de conducere, în rolul de manager de proiect. Există un departament de marketing, un departament de vânzări, un departament de produse, un departament de operațiuni și un departament de infrastructură. Puteți crea 5 grupuri separate în care vor exista angajați. Grupul este necesar pentru ca Google să înțeleagă că există un departament în companie și că există oameni în el. Potrivit acestor grupuri, va fi posibil să eliberați permisiuni.

Acest lucru facilitează schimbul de chat mai eficient și mai eficient între domeniu și conturile terților. Acest lucru permite comunicarea în timp real pentru a îmbunătăți productivitatea și productivitatea grupului de lucru. Documentele, foile de calcul, prezentările și formularele sunt partajate pe web, astfel încât utilizatorii să poată edita fișiere în același timp și să aibă întotdeauna ultima versiuneși, de asemenea, primiți o versiune istorică în orice moment.

Este o aplicație cu un depozit local pentru a partaja orice doriți. Este o aplicație care vă permite să creați cu ușurință site-uri web publice sau interne care sunt gestionate în siguranță fără a fi nevoie de abilități de limbaj de programare. Este folosit pentru a face schimb de informații despre proiectele interne și ale clienților, precum și pentru a crea site-uri web interne pentru a transfera toate procesele și documentele de lucru ale departamentelor companiei.

Fiecare grup are o adresă de e-mail, să zicem [e-mail protejat] site-ul web. În consecință, puteți crea adrese de e-mail de serviciu .. e. astfel încât să aveți o anumită adresă de e-mail. Apoi, creați conturi personale.

Recomandați utilizarea Browser Chrome, deoarece instrumentele Google sunt deja încorporate în acest browser și puteți accesa Discul Google folosind butonul „Serviciu”, selectați „Documente” și intrați în documente. Ați făcut clic pe „E-mail” și sunteți automat în e-mail. Dacă m-am conectat la browser în acest cont, atunci îmi permite automat să accesez toate instrumentele și resursele de care am nevoie.

Vă permite să creați poștale personalizate Conturiîn domeniul hub și are o filtrare puternică a spamului. Într-un mod intuitiv, puteți crea diferite pagini organizate într-un meniu lateral sau mai mare. Toate aceste aplicații pot fi personalizate cu sigla școlii.

Cel mai simplu și decizie rapidă este un check-in online, deoarece conturile sunt furnizate și aplicațiile sunt integrate imediat. Pentru a face acest lucru, nu ne trebuie decât propriul domeniu și să completăm formularul de înregistrare. Posibilitatea de a obține conturi gratuite corespondență corporativă un centru educațional care oferă o imagine bună în străinătate. Nu este nevoie să instalați niciun hardware sau software la orice echipament al centrului sau schimbați ceva pe serverele lor. colaborarea dintre profesori, între cursanți și între profesori și elevi, facilitând comunicarea cu familiile și cu lumea exterioară, oferind vizibilitate pe site-urile create pentru toate activitățile desfășurate de centru. diverse aplicații care nu depind de cele utilizate sistem de operareși integrare cu dispozitive mobile... Experiența noastră.

Instalarea aplicațiilor mobile

Vă recomand să instalați toate cele necesare aplicatii mobile pentru dumneavoastră telefon mobil sau tabletă. De exemplu, Google Disk, Gmail, browserul Chrome. Acest lucru vă va oferi acces la toate documentele, calendarele de pe telefonul dvs. mobil.

Primirea scrisorilor personale către poșta corporativă


Unele dintre acțiunile întreprinse și planificate. Vă permite să căutați pe Internet mai rapid, mai ușor și mai eficient. Pe lângă crearea de funcții deja cunoscute, aplicația oferă și alte instrumente unice. De asemenea, oferă istoricul căutărilor pentru a vă optimiza timpul. Un alt punct interesant este că programul a fost reproiectat pentru a fi din ce în ce mai rapid.

Cu acest serviciu, sistemul încearcă să prezică informațiile de care ați putea avea nevoie și este disponibil automat, cum ar fi informații despre trafic, filme și vreme. Faceți cunoștință cu căutarea vocală, o funcție modernă de economisire a timpului și de tastare pentru utilizator. Cu el, căutați ceea ce doriți fără să tastați nimic. Doar faceți clic pe pictograma microfonului, spuneți-mi ce doriți să găsiți și ați terminat! Programul vă captează vocea și efectuează o căutare.

În setările de e-mail, puteți adăuga conturi suplimentare și puteți verifica e-mailurile de la alte adrese. Completați datele dvs., iar literele vor fi încărcate automat. ÎN cutie poștală puteți configura sortarea literelor după foldere. De exemplu, am mai multe file: Sortare - sortare, Sarcini - sarcini, Referință - pentru informații, În așteptare - Aștept un răspuns și litere noi. Blogul are un pas cu pas mai detaliat care vă va ajuta să vă controlați e-mailul, să configurați filtre și să primiți doar scrisorile de care aveți cu adevărat nevoie.

Cu aceasta, faceți cercetări mult mai rapid și mai eficient. Nu mai trebuie să vă deschideți browserul pentru a găsi ceea ce aveți nevoie. Într-un mod simplu veți putea utiliza aplicația și puteți economisi timp. Ca de obicei, interfața sa este excelentă: pe lângă faptul că este simplă și curată, este foarte practic și ușor de navigat. De exemplu, într-un singur pachet pe care îl aveți E-mail, calendar și rețea socială... Face viața mult mai ușoară și mai rapidă.

Sistem căutare vocală este, de asemenea, foarte eficient. Aplicația poate prelua de fapt ceea ce spunem și poate căuta fără nicio problemă. Cu toate acestea, aplicația lasă de dorit într-un singur aspect. Ușor de deplasat Sistem de voce și imagine încorporat rapid. ... Dar, înainte de a începe să vă speriați, puteți recâștiga controlul asupra datelor dvs., puteți dezactiva istoricul de navigare sau cel puțin să le faceți invizibile pentru ceilalți utilizatori.

Configurarea calendarului


Pot vedea calendarul angajaților, astfel încât să știu când o persoană nu poate lucra sau va fi indisponibilă. Există un calendar separat de întâlniri cu clienții, evenimente, planificarea întâlnirilor. Puteți crea mai multe calendare comune, astfel încât toată lumea să le poată accesa. În acest fel, veți avea o înțelegere a ceea ce se întâmplă în compania dvs. și la ce oră.

În cinci pași, puteți naviga în setările de securitate, locație sau în istoricul căutărilor browserului. Identificarea nu complet corectă a centrelor de interes. Golful, îngrijirea părului și reggaetonul, de exemplu, sunt în interesul Boris, editorul site-ului web. Domenii foarte variate, care chiar nu se potrivesc cu subiectele sale preferate.

Conturile dvs. sunt conectări universale

În cazul unei anomalii sau a unei conexiuni suspecte, puteți lua măsurile necesare schimbându-vă parola. Acesta este un mic cutremur în lumea cloud și instrumentele de birou. Creșterea a fost de peste 300%. Studiul arată, de asemenea, că aproape fiecare dintre cele două companii utilizează acum o soluție online. Același lucru este valabil și pentru companiile cu mai mult de 500 de angajați: 24% în urmă cu un an, în creștere față de 44% în acest an.

Ce mai faci? setări convenabileși funcțiile Google Apps? Le folosiți deja în afacerea dvs.?

Data viitoare vă voi spune cum să organizați în mod competent munca angajaților cu Google Apps for Work, pentru a nu vă pierde într-un număr mare de documente și foldere.


Iată ce am avut acum ceva timp - pozițiile noastre de plecare, ca să spunem așa:

  • Proprie servere de mail și jabber care funcționează perfect și fără probleme, Task Tracker Redmine pentru dezvoltatori, wiki pentru documentarea dezvoltării;
  • Fiecare angajat are un cont Google personal;
  • Toți managerii și directorii au o grămadă de documente Google, cumva partajate în cadrul companiei între colegi;
  • Cei mai responsabili au, de asemenea, un calendar și contacte de lucru organizate în contul lor Google.
O vreme, totul a funcționat în acest fel, ceea ce se potrivea aproape tuturor. Dar au existat mai mulți angajați, mai multe procese de lucru și ne-am dat seama că eram într-un punct mort - este nevoie de prea mult timp și nervi pentru a susține munca.

În munca noastră au apărut probleme tipice (în ordinea unei importanțe descrescătoare):

  1. Nu putem găsi documentul, deși cu siguranță a existat;
  2. Scriem textul „de la zero”, deși un astfel de text a fost deja scris anterior (urmează de la punctul 1);
  3. Un angajat ne părăsește și trebuie să îi acceptăm documentele și să îi închidem accesul. Se întâmplă rar, dar când se întâmplă, atunci există multe griji simultan;
  4. Aveți detaliile de contact ale clienților / partenerilor (mai precis, datele numeroșilor angajați ai acestora, deoarece partenerii noștri sunt în mare parte organizații mari) în domeniul public;
  5. Aveți nevoie de un calendar corporativ cu un program de evenimente, întâlniri etc., disponibil tuturor;
  6. Și am vrut, de asemenea, să lucrez convenabil cu toate acestea de pe smartphone-uri și tablete.
După cum puteți vedea, principalele probleme au fost asociate cu lucrul în comun cu documentele. De ce Google Docs și nu un wiki, întrebați? Trei puncte principale:
  • puteți edita simultan documentul, văzând reciproc modificările în timp real;
  • puteți oferi în mod convenabil accesul unei persoane din afara companiei;
  • WYSIWYG și o conversie doc / pdf mai clară.
Deoarece am lucrat deja îndeaproape cu produsele Google, am decis să încercăm Google Apps pentru afaceri pentru a rezolva aceste probleme. Ne-am înregistrat domeniul, am creat conturi pentru experți voluntari și am început să lucrăm într-un mod gratuit de 30 de zile.
Am convenit să plătim 5 USD pentru contul fiecărui angajat, dar iată ce am aflat în acest proces:
  1. Stocare partajată de documente și fișiere. Chiar și în modul în care documentele sunt disponibile pentru toți utilizatorii de domeniu, documentele altor utilizatori de domeniu nu sunt vizibile în listă. În general, nici o „listă de documente” pur și simplu nu există. Documentul creat poate fi găsit fie prin link direct, fie prin căutare (în plus, indicând în mod explicit că căutarea se va face în cadrul domeniului). La fel se aplică fișierelor (Google Drive). Minus;
  2. Versiune mobila. Am mizat pe un mare sprijin platforme mobile(Android și iOS), și chiar este. Toate elementele principale ale Google Apps (Mail, Docs, Drive, Calendar etc.) sunt disponibile sub formă de aplicații pe mobil și implementează toate sau aproape toate funcționalitățile în comparație cu versiunea web desktop. Plus (cu toate acestea, la articolul 1 problemele sunt aceleași);
  3. Din panoul de administrare, puteți transfera proprietatea asupra fișierelor dintr-un cont în altul în câteva clicuri. În versiunea gratuită, numai proprietarul documentului putea face acest lucru și câte un document odată. Un plus;
  4. Lucrul cu mai multe conturi. Datorită faptului că nimeni nu a planificat să abandoneze conturile personale, au avut nevoie de asistență pentru a lucra cu mai multe conturi. În aplicațiile pentru Android și iOS, acest lucru se face prin simpla comutare în meniul aplicației (pentru Gmail, Drive și altele). Dar au existat dificultăți cu schimbarea constantă a conturilor în versiunea desktop în browser. Pentru a lucra în Google Drive, trebuie să vă deconectați complet și să vă conectați din nou. Plus sau minus;
  5. General Agenda de adrese... Lista de contacte arată numai acei utilizatori pe care i-am înregistrat în domeniu. De fapt, aceasta nu este o agendă, ci o listă de utilizatori (angajații dvs.) cu informații de contact. Nu puteți adăuga o persoană la aceasta fără a crea un cont pe domeniu. Minus plus;
  6. Cu toate acestea, vă puteți delega persoanele de contact unuia sau mai multor utilizatori din domeniu. S-a dovedit că angajatul are propriile sale contacte, el trebuie să le delege altcuiva, în plus, să delege totul, deși doar unele sunt necesare. Foarte confuz. Minus;
  7. Calendarul. O privire rapidă a arătat că fiecare utilizator are capacitatea de a crea calendare personale, adică nu există diferențe față de versiunea gratuită. (deci nu evaluăm).
Cântărind toate avantajele și dezavantajele, ne-am dat seama că Google Apps pentru afaceri nu oferă aproape nimic util pentru rezolvarea problemelor noastre.

Prin urmare, ne-am gândit puțin și am făcut acest lucru:

  • Am creat un cont Google special pentru stocarea și gestionarea documentelor. Parola contului a fost dată angajaților cheie;
  • Am creat un grup de utilizatori în Grupurile Google, care a inclus conturi personale ale administratorilor. Acum este suficient pentru noi să oferim acces grupului și toți managerii din conturile personale pot edita documentele, care sunt acum afișate în fila „Partajat cu mine”. Am deschis accesul nu numai pentru fișiere, ci și pentru foldere - și totul sa dovedit structurat;
  • Pentru a crea un nou document corporativ, este suficient să îl creați în cont personalși faceți proprietarul documentului un cont comun;
  • Contactele sunt păstrate în contul lor personal de către angajatul nostru responsabil și exportate către toți ceilalți angajați din cadrul grupurilor de contact solicitate.;
  • Am creat un calendar sub contul corporativ și i-am dat acces tuturor oamenilor de care aveam nevoie.
Și asta avem:
  • Putem căuta rapid documente folosind căutarea și în fila „Disponibil pentru mine”.
  • Nu mai scriem texte de la zero - totul este organizat în structura Drive a unui cont comun;
  • Dacă este necesar să eliminați accesul, eliminăm pur și simplu utilizatorul din grup și acesta pierde accesul la documente;
  • Folosim calendarul pentru a organiza întâlniri;
  • Fiecare angajat are la îndemână lista contactelor de care are nevoie;
  • Și putem lucra cu toate acestea de pe smartphone-uri și tablete.
Astfel, am reușit să implementăm toate funcționalitățile de care aveam nevoie folosind soluții gratuite de la Google, fără a recurge la aplicații pentru afaceri. Și dacă decideți să utilizați abordarea descrisă, atunci nu uitați de rezervă date - Google nu oferă garanții.