«Тема 3 Операции редактирования Редактирование – это изменение содержания документа. К операциям редактирования относятся: удаление, ...»

Операции редактирования

Редактирование – это изменение содержания документа. К операциям редактирования относятся: удаление, добавление, копирование и перемещение.

3.1 Операция удаления

Символы или выделенный фрагмент удаляются клавишами BackSpace

3.2 Операция добавления

Может выполняться в режиме вставки или замещения символов. В режиме вставки новые символы вставляются с текст, а в режиме замены новые символы набираются поверх старых, стирая их. Текущий режим отображается в строке состояния (режим ЗАМ). Переключение режимов выполняется клавишей Insert (Ins) или двойным щелчком по режиму ЗАМ.

3.3 Операции перемещения и копирования

Для выполнения операций можно использовать два подхода:

1) Копировать/перемещать непосредственно в тексте документа.

2) Копировать/перемещать с использованием буфера обмена.

3.3.1 Копирование и перемещение непосредственно в документе Способы Выполнение

Для перемещения: Для копирования:

1) Выделить фрагмент. 1) Выделить фрагмент.

2) Установить курсор внутрь фраг- 2) Удерживая клавишу Ctrl, перемещать Левой мента, и, зацепив его левой кноп- фрагмент. При достижении курсором нужкнопкой кой мыши, потащить на новое ме- ного места сначала отпустить кнопку мысто. Новое положение фрагмента ши, а затем Ctrl. Указатель при копиромыши определяется указателем вивании имеет вид:

1) Выделить фрагмент.

Правой 2) Установить курсор внутрь фрагмента, и, зацепив его правой кнопкой мыши, кнопкой потащить на новое место.

3) Отпустить кнопку мыши и выбрать из появившегося контекстного меню нужмыши ную операцию: «Переместить» или «Копировать»

3.3.2 Копирование и перемещение через буфер обмена Буфер обмена – это участок памяти, в который временно помещается информация.

Содержимое буфера может быть вставлено в любую другую программу.

При помещении в буфер нового участка информации старое содержимое стирается. Информация из буфера может быть вставлена сколько угодно раз.

Порядок работы с буфером обмена

1) Выделить фрагмент и поместить его в буфер (скопировать или вырезать).

2) Установить курсор в нужное место и выполнить вставку из буфера.

Описанные действия можно выполнить различными способами:

Кнопка панели Действие Меню Клавиши «Стандартная»

ПРАВКА - ВЫРЕЗАТЬ Удалить в буфер Shift Delete

ПРАВКА - КОПИРОВАТЬ

Копировать в буфер Ctrl Insert ПРАВКА - ВСТАВИТЬ Вставить из буфера Shift Insert Эти же команды можно выполнить, используя контекстным меню.

3.3.3 Область задач «Буфер обмена»

В Microsoft Office версии 2003, существует возможность накопления и вставки до 24 фрагментов, помещаемых в буфер обмена. Для работы с этими фрагментами нужно вывести буфер обмена в области задач: меню ПРАВКА БУФЕР ОБМЕНА OFFICE.

Возможные операции:

Вставить любой из фрагментов, находящихся на панели (щелчок мыши);

Вставить все фрагменты (кнопка «Вставить все»);

Удалить все фрагменты (кнопка «Очистить все»);

Удалить отдельный фрагмент (щелкнуть нужный фрагмент и выбрать из списка команду «Удалить»).

Для настройки работы панели буфера обмена нужно использовать список «Параметры».

3.3.4 Копилка В Word существует возможность накопления нескольких фрагментов текста или объектов из разных частей документов или нескольких документов и вставки их единой группой в нужное место документа. Эта возможность реализована с помощью «Копилки». В отличие от панели «Буфер обмена» копилка сохраняется вместе с документом.

Собирание копилки

1. Выделить первый фрагмент и поместить в копилку, нажав Ctrl F3.

Фрагмент будет вырезан в копилку, если его нужно оставить в тексте, то выполнить команду «Отменить». Повторить это действие для каждого фрагмента, который следует поместить в копилку.

2. Установить курсор в то место, куда следует вставить содержимое копилки и нажать Ctrl Shift F3 (при этом копилка очистится).

3. Для многократной вставки содержимого копилки выполнить команду ВСТАВКА - АВТОТЕКСТ – КОПИЛКА.

Замечание: Несколько отдельно стоящих фрагментов можно выделить, удерживая клавишу Ctrl.

3.4 Поиск и замена В Word существует возможность поиска и замены текста, форматирования, спец. символов (например, маркеров абзаца, разрывов страниц), полей и т.д. Для расширения поиска можно использовать подстановочные знаки и коды ("*", "?").

Выполняется командой меню ПРАВКА - НАЙТИ (ЗАМЕНИТЬ).

В окне диалога в поле «Найти» («Заменить») требуется ввести текст для поиска/замены. При необходимости дополнительно (кнопка «Больше») можно задать особое форматирование (кнопка «Формат») или спецсимвол (кнопка «Специальный»). Можно также выбрать из списка направление поиска и уточняющие характеристики, установив нужный флажок.

Найденные элементы можно просматривать по кнопке «Найти далее»

или одновременно выделить их все, включив флажок и нажав кнопку «Найти все».

При выполнении замены по кнопке «Заменить» заменяется очередной найденный элемент, а по кнопке «Заменить все» - все элементы, найденные в документе.

Например, в тексте имеются заголовки, отделенные от основного текста пустыми строками и отформатированные шрифтом Arial. Требуется отформатировать такие заголовки стандартным стилем «Заголовок 1» (для последующего создания оглавления) и удалить пустые строки.

Порядок выполнения:

1) Команда ПРАВКА – ЗАМЕНИТЬ; кнопка «Больше»;

Установить курсор в поле «Найти», нажать кнопку «Формат», выбрать «Шрифт» и установить шрифт «Arial».

Установить курсор в поле «Заменить», нажать кнопку «Формат», выбрать «Стиль» и установить стиль «Заголовок 1».

Нажать кнопку «Заменить все».

2) В полях «Найти» и «Заменить» нужно снять форматирование путем нажатия одноименной кнопки.

Для поиска пустых строки нужно найти два подряд идущих маркера абзаца.

В поле «Найти» нажать кнопку «Специальный» и выбрать «Знак абзаца». Повторить действие;

В поле «Заменить» установить один знак абзаца.

нажать кнопку «Заменить все».

Поиск с помощью подстановочных знаков В окне «Найти»/ «Заменить» нажать кнопку «Больше» и установить флажок «Подстановочные знаки».

Подстановочные знаки для элементов:

Знак? - один любой символ. Например, если ввести «г?д», то будут найдены слова «гад», «гид» и «год».

Знак * - любая последовательность знаков. Например, если ввести «г*д», то будут найдены слова «год», «город» и «град».

Замечание: Для быстрого поиска элементов, таких как графические элементы или примечания, на вертикальной полосе прокрутки нажмите кнопку «Выбор объекта перехода», а затем выберите нужный элемент. Для поиска следующего или предыдущего элемента такого же типа можно использовать кнопки «Следующий» и «Предыдущий».

Лабораторная работа "Операции редактирования" Задание 1 Использование копирования

1.1 Установить размер бумаги A4, поля – по 2 см.

1.2 Включить отображение непечатаемых символов и набрать фрагмент текста, в соответствии с Наименование оборудования образцом (маркерами и обо- Элементы памяти значены конец абзаца и конец Double Interface Memory Module 1 Mb-70 строки абзаца, текст границами не обрамлять):

1.3 Скопировать текст строки «Double Interface Memory Modal 1 Mb-70» Наименование оборудования в буфер обмена. Выполнить Элементы памяти вставку из буфера в пустые стро- Double Interface Memory Module 1 Mb-70 ки абзаца. Double Interface Memory Module 8 Mb-70

1.4 Перейти в режим замены и Double Interface Memory Module 16Mb-70 исправить размер памяти. Double Interface Memory Module 32Mb-70 Вернуться к режиму вставки.

Задание 2 Форматирование фрагмента

2.1 Для заголовка «Наименование оборудования» установить:

центрирование по горизонтали, шрифт – Impact, размер – 16 пт, подчеркивание двойной линией.

2.2 Для следующего абзаца «Элементы памяти…» установить параметры абзаца:

выравнивание – слева; выступ первой строки – 1 см, отступ слева см, интервал перед абзацем – 6 пт, межстрочный интервал – полуторный, границу слева - двойную, ширина линии 1.5 пт, цвет – серый.

2.3 Для строки «Элементы памяти» установить параметры шрифта:

фон – темно-серый, шрифт – Arial Narrow, размер – 12 пт, ширина символов (масштаб) интервал - разреженный на 3 пт, цвет символов – белый, начертание – полужирное.

2.4 Установить для чисел обрамление слова - пунктирной линией.

Фрагмент должен принять вид:

Наименование оборудования Элементы памяти Double Interface Memory Module 1 Mb-70 Double Interface Memory Module 8 Mb-70 Double Interface Memory Module 16Mb-70 Double Interface Memory Module 32Mb-70

–  –  –

4.13 * Ниже набрать текст в рамке и скопировать матрицу из предыдущего задания. Изменить обрамление на двойные линии. Сохранить файл под тем же именем.

Для вычисления перемещения узлов используется определитель матрицы, вычисляемый как:

b1 d1 d1 d1 e1 f1 d1 f1 e1 b2 d2 d2 d2 e2 f2 d2 f2 e2 b3 d3 d3 d3 e3 f3 d3 f3 e3 Задание 5 Использование буфера обмена Сформировать приказ выхода студентов 1-го курса специальности ПГС на общегородской субботник.

5.1 Открыть документ СПИСКИ.DOC 1

5.2 Вывести в область задач «Буфер обмена». (При необходимости очистить ее полностью)

5.3 В группе ПГС-11 скопировать в буфер обмена пять первых человек.

В группе ПГС-12 скопировать в буфер обмена пять человек - с 6 по 10. В группе ПГС-13 скопировать в буфер обмена пять последних человек. Проследить, чтобы копируемые фрагменты появлялись в области задач «Буфер обмена».

5.4 Открыть документ с проектом приказа ПРИКАЗ.DOC.

5.5 Вызвать диалоговое окно для сохранения документа под новым именем. Сохранить документ в своей папке под именем «ЛР4 - СУББОТНИК».

5.6 При необходимости вывести в область задач «Буфер обмена» и в нужные места приказа вставить фрагменты из буфера.

Задание 6 Использование буфера обмена Сформировать приказ об объявлении благодарности студентам, принявшим участие в общегородском субботнике.

6.1 Создать новый документ.

6.2 Набрать текст приказа:

По результатам проведения общегородского субботника объявить благодарность следующим студентам:

6.3 После текста вставить все фрагменты из буфера.

Путь доступа к файлу: !PUBLIC:\-ЗАДАНИЯ-\1 КУРС\СПИСКИ.DOC

6.4 Перед текстом скопировать из предыдущего документа шапку приказа.

Контрольные вопросы.

1. Что такое редактирование? Какие операции относятся к редактированию?

2. Операция удаления (отдельных символов, фрагмента).

3. Операция добавления. Понятие режима вставки/замены символов при наборе.

Переключение режимов.

4. Два подхода при копировании и перемещении данных.

5. Операции копирования и перемещение без использования буфера обмена.

6. Операции копирования и перемещение с использованием буфера обмена.

7. Работа с «Буфером обмена» в области задач.

8. Назначение «копилки» в Word. Порядок работы с копилкой.

9. Выполнения операции поиска текста. Замена повторяющихся фрагментов тек-

Похожие работы:

«1 ПОЛОВОЙ ДИМОРФИЗМ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ МОЗГА ПРИ ОБРАБОТКЕ РЕЧЕВОЙ ИННФОРМАЦИИ Вольф Н.В., Разумникова О.М. Государственное учреждение НИИ физиологии Сибирского отделения РАМН Методические достижения последних десятилетий, позволившие проводить прижизненные исследования, как с...»

«Верхнемодулярные элементы реш тки многообразий полугрупп. II е Б. М. ВЕРНИКОВ Уральский государственный университет e-mail: [email protected] УДК 512.532 Ключевые слова: полугруппа, многообразие, решётка, верхне...» структура приспосабливается к инверсии или субверсии своих терминов -но не к их реверсии Ж. Бодрийяр Знаменитая радикальная фемини...» ИНСТРУКЦИЯ Метрология Установка для поверки бытовых счетчиков газа УПГС-07 МЕТ...»

«Трудоемкость дисциплины по стандарту (учебному плану), час 90 В том числе: лекции 16 лабораторные занятия практические занятия 18 курсовые проекты (работы) 40 самостоятельная работа 56 контрольные мероприятия: зачет нет эк...»

2017 www.сайт - «Бесплатная электронная библиотека - различные документы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам , мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.

| Планирование уроков на учебный год | Автоматизация редактирования

Урок 25
Автоматизация редактирования

Изучив эту тему, вы узнаете:

Чем отличаются операции редактирования и форматирования документа;
- какие инструменты автоматизированной обработки текстовых документ предлагает среда Word;
- возможности среды Word по автоматизации операций редактирования документа.

Редактирование и форматирование документа

Все действия, которые выполняет пользователь над документом, можно разделить на две большие группы: редактирование и форматирование.

Редактирование - это изменение содержания документа.

К операциям редактирования относятся следующие действия:

♦ набор текста;
♦ исправление опечаток;
♦ копирование, перестановка, удаление частей текста;
♦ вставка рисунков, таблиц и других информационных объектов.

Форматирование - это изменение внешнего вида документа и его отдельных частей с целью повышения их удобочитаемости.

К операциям форматирования относятся различные способы выделения текста, а именно:

♦ изменение свойств символов;
♦ изменение свойств абзацев;
♦ оформление заголовков и подзаголовков;
♦ преобразование текста в список;
♦ преобразование текста в табличный вид;
♦ вставка колонтитулов, номеров страниц и пр.

При работе над текстовым документом пользователю приходится выполнять вручную очень много работы. Пожалуй, самой длительной ручной работой при редактировании документа является набор текста. Автору не всегда с первого раза нравится содержание текста. Текст обязательно приходится многократно перечитывать, как для того, чтобы исправить слова, предложения, так и для того, чтобы выявить непременно вкравшиеся опечатки. Таким образом, качество содержания документа целиком зависит от его создателя - пользователя текстового редактора.

При форматировании документа пользователь сначала решает, какие части текста и как он будет выделять, а затем вновь перечитывает текст, но уже для того, чтобы его оформить. Очень часто случается так, что выполненное форматирование пользователю не нравится. Например, неудачно выбраны значения параметров символа или абзаца, маркер списка не подходит по смыслу к тексту и пр. Тогда процесс форматирования приходится полностью или частично выполнять заново. Очень многие пользователи выполняют форматирование вручную, используя основной прием форматирования «выдели объект и установи для него новые значения параметров». Это занимает много времени, особенно если документ большой и в нем присутствует много элементов форматирования. И здесь большую роль играет человеческий фактор.

Однако среда Word является мощной автоматизированной системой, в которой предусмотрены инструменты автоматизации обработки документа, которые позволяют сэкономить время работы и улучшить качество подготовки документа. В частности, для многих действий по форматированию, которые можно выполнить вручную, есть соответствующие инструменты автоматизации.

Некоторые возможности автоматизации достаточно включить в среде, и тогда они будут работать автоматически без участия пользователя.

Другие инструменты применяются пользователем только тогда, когда он сочтет необходимым.

В соответствии с двумя видами работ над документами инструменты автоматизации можно разделить на инструменты автоматизации редактирования и инструменты автоматизации форматирования (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Инструменты автоматизации обработки текста

Проверка орфографии

Одним из важных качеств текста является отсутствие грамматических ошибок. Грамматические ошибки в тексте могут возникнуть, во-первых, по незнанию человека, во-вторых, в результате опечатки при наборе текста. Для устранения грамматических ошибок в среду Word встроена автоматизированная система проверки правописания. Основу этой системы составляет база данных - вариантов написания русских и английских слов, и база знаний - правил грамматики. Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных, а также анализирует правильность написания словосочетаний и предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и т. д.). При обнаружении ошибок система выдает подсказку и в некоторых случаях - варианты исправления ошибок. Эта система является примером системы искусственного интеллекта.

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки - зеленой волнистой линией. Система проверки орфографии по умолчанию включена всегда.

Исправлять ошибки можно по мере ввода текста, а можно провести проверку сразу во всем тексте по окончании ввода.

Для исправления ошибки по мере ввода щелкните правой кнопкой мыши на тексте, подчеркнутом волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду в контекстном меню.

При исправлении орфографической ошибки в контекстном меню часто предлагаются слова, близкие по написанию (рис. 3.2).

Но лучше осуществить проверку правописания сразу во всем тексте по окончании ввода. Это существенно сэкономит время.

Рис. 3.2. Варианты исправления ошибки

Следует заметить, что не всегда слово, подчеркнутое красной линией, написано неправильно. Вполне возможно, что это какой-нибудь специальный термин, которого нет в словаре. Очень часто подчеркиваются имена собственные, а также составные слова (например, «автотекст», «автозамена» и пр.), которые также отсутствуют в базе данных приложения.

Если слово написано правильно, но подчеркнуто красной линией, можно добавить его в пользовательский словарь, и больше оно не будет выделяться подчеркиванием. 

Если в результате опечатки получается слово, имеющееся в словаре, то программа проверки орфографии его не пометит, например, если вместо слова «кот» написано слово «кто» или вместо слова «парта» написано слово «пара». Чтобы устранить такие ситуации, следует внимательно перечитать текст самому или, что еще лучше, попросить об этом другого человека.

Контрольные вопросы и задания

1. Опишите, как обеспечить, чтобы в документе во всех местах после закрывающейся скобки стоял пробел.

2. Перечислите наиболее характерные ошибки при вводе текста. Как наиболее эффективно их исправлять?

3. Можно ли в задании 3.3 выполнить два условия поиска и замены в другой последовательности?

4. В документе в каждом абзаце вместо отступа первой строки введено по пять символов пробела. Опишите, как удалить эти символы.

Ключевые слова:

• электронные таблицы
• табличный процессор
• столбец
• строка
• ячейка
• диапазон ячеек
• книга

Сотни лет в деловой сфере при выполнении громоздких однотипных расчётов используются таблицы. С их помощью рассчитывается заработная плата, ведутся различные системы учёта материальных ценностей, просчитывается стоимость новых товаров и услуг, прогнозируется размер прибыли и т. д. Такие расчёты многие специалисты до конца прошлого века выполняли с помощью калькуляторов, вручную занося полученные результаты в соответствующие графы таблиц. Такая работа требовала больших временных затрат; на исправление незначительной ошибки, допущенной расчётчиком, уходили недели и даже месяцы.

Ситуация кардинально изменилась с появлением электронных таблиц, позволивших за счёт изменения исходных данных быстро решать большое количество типовых расчётных задач.

В наши дни электронные таблицы являются одним из программных продуктов, наиболее широко используемых на практике. С их помощью пользователи, не обладая специальными знаниями в области программирования, имеют возможность определять последовательность вычислительных операций, выполнять различные преобразования исходных данных, представлять полученные результаты в графической форме.

5.1.1. Интерфейс электронных таблиц

Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc. При запуске любого из них на экран выводится окно, многие элементы которого вам хорошо известны по опыту работы с другими программами (рис. 5.1).

Рис. 5.1.
Интерфейс табличного процессора OpenOffice.org Calc

Строка заголовка содержит название документа, название программы и кнопки управления окном.

Строка меню содержит названия групп команд управления электронной таблицей, объединённых по функциональному признаку.

Панели инструментов содержат пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.

Рабочей областью табличного процессора является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трёхбуквенные имена (А, В, С и т. д.; после 26-го столбца начинаются двухбуквенные сочетания АА, АВ и т. д.). Строки нумеруются сверху вниз. Число строк и столбцов у разных табличных процессоров различно.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции. Ячейка - наименьшая структурная единица электронной таблицы. Каждая ячейка электронной таблицы имеет имя, составленное из буквенного имени столбца и номера строки, на пересечении которых она располагается. Возможны следующие имена ячеек: El, К12, АВ125 1 . Таким образом, имя ячейки определяет её адрес в таблице.

1 В современных версиях в Microsoft Excel положение ячейки может обозначаться буквой R, за которой следует номер строки, и буквой С, за которой следует номер столбца, например R1C1.

Ячейка - наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.

Табличный курсор - выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка таблицы, которую в данный момент занимает курсор, называется текущей ячейкой. Вводить или редактировать данные можно только в текущей ячейке. На рис. 5.1 текущей является ячейка С4.

Адрес текущей ячейки и вводимые в неё данные отражаются в строке ввода. В строке ввода можно редактировать информацию, хранящуюся в текущей ячейке.

Идущие подряд ячейки в строке, столбце или прямоугольнике образуют диапазон. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне - ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший - одна ячейка. Примеры диапазонов: А1:А10, В2:С2, B2:D10.

Рабочая область табличного процессора иначе называется листом. Создаваемый и сохраняемый в табличном процессоре документ называется книгой; он может состоять из нескольких листов. Аналогично листам бухгалтерской книги, их можно перелистывать, щёлкая на ярлыках, расположенных внизу окна. Каждому листу книги пользователь может задать имя, исходя из содержимого этого листа.

В строке состояния выводятся сообщения о текущем режиме работы таблицы и возможных действиях пользователя.

5.1.2. Данные в ячейках таблицы

Содержимым ячейки может быть:

• текст;
• число;
• формула.

Текст - это последовательность любых символов из компьютерного алфавита. Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы, в текстовой форме могут быть представлены характеристики рассматриваемых объектов. Изменить содержимое ячейки с текстом можно только путём редактирования ячейки. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю - по аналогии со способом письма слева направо.

С помощью чисел задаются количественные характеристики рассматриваемых объектов. При этом используются различные числовые форматы (табл. 5.1). По умолчанию используется числовой формат с двумя десятичными знаками после запятой. Для записи чисел, содержащих большое количество разрядов, не умещающихся в ячейке, применяется экспоненциальный (научный) формат.

Таблица 5.1
Некоторые числовые форматы

Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. Изменить числовые данные можно путём их редактирования. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю, что обеспечивает выравнивание всех чисел столбца по разрядам (единицы размещаются под единицами, десятки - под десятками и т. д.).

Целая и дробная части вещественного числа разделяются в электронных таблицах запятой. При употреблении в записи числа точки (в качестве разделителя его целой и дробной частей) число интерпретируется как дата. Например, 9.05 воспринимается как 9 мая, а 5.25 - как май 2025 года.

Формула - это выражение (арифметическое, логическое), задающее некоторую последовательность действий по преобразованию данных. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и может включать в себя ссылки (имена ячеек), знаки операций (табл. 5.2), функции и числа.

Таблица 5.2
Арифметические операции,
применяемые в формулах

При записи формул действуют правила, аналогичные тем, что приняты в языках программирования. Примеры формул:

Для ввода в формулу имени ячейки достаточно поместить табличный курсор в соответствующую ячейку.

В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке ввода. После завершения ввода (нажатие клавиши Enter) в ячейке отображается результат вычислений по этой формуле (рис. 5.2). Для просмотра и редактирования конкретной формулы достаточно выделить соответствующую ячейку и провести её редактирование в строке ввода.

Рис. 5.2.
Вычисления по формуле

При изменении исходных данных в ячейках, имена которых входят в формулу, значение выражения немедленно пересчитывается, полученный результат отображается в ячейке с этой формулой.

5.1.3. Основные режимы работы электронных таблиц

Можно выделить следующие режимы работы электронных таблиц:

• режимы формирования таблицы;
• режимы отображения таблицы;
• режимы выполнения вычислений.

Режимы формирования электронной таблицы . При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Содержимое ячеек может быть оформлено с помощью стандартных средств оформления текстов: изменения рисунка шрифта, его размеров, начертания и выравнивания относительно ячейки, направления написания. Помимо этого, пользователю доступны средства оформления самой таблицы: объединение ячеек, различные способы прорисовки границ между ячейками для печати.

Данные, формат данных и параметры оформления ячеек (шрифт, цвет заливки, тип границы и пр.) можно копировать из одних ячеек (диапазонов ячеек) в другие ячейки (диапазоны ячеек) электронной таблицы.

Режимы отображения таблицы . Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений. По умолчанию включён режим отображения значений, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого ячеек. Можно специально задать режим отображения формул, при котором в ячейках вместо результатов вычислений будут отображены сами формулы (рис. 5.3).

Рис. 5.3.
Фрагмент таблицы в режиме отображения формул

Чтобы в OpenOffice.org Calc установить режим отображения формул, следует:

1. выполнить команду Сервис-Параметры-OpenOffice.org Calc-Вид;
2. в области Показать установить флажок Формулы и нажать кнопку ОК.

Самостоятельно выясните, как устанавливается режим отображения формул в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.

Режимы выполнения вычислений . Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке; если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено.

При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново - выполняется автоматический пересчёт тех формул, в которые входят новые данные. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчёта: таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

В OpenOffice.org Calc выбор режима вычислений осуществляется с помощью команды Сервис-Содержимое ячеек-Пересчитать-Вычислить автоматически.

Самостоятельно выясните, как устанавливается режим вычислений в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.

Самое главное

Электронные таблицы (табличный процессор) - прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.

Ячейка - наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.

Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. В ячейках с формулами отображаются результаты вычислений.

Формирование электронных таблиц предполагает заполнение, редактирование и форматирование документа.

При вводе в ячейку нового значения пересчёт документа осуществляется автоматически, но может быть установлен и режим ручного пересчёта.

Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений.

Вопросы и задания

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, - а также оставаться пустой. Программа Excel при сохра­нении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все запол­ненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В против­ном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосред­ственно под панелями инструментов (см. рис. 12.2). Место ввода отмечается тексто­вым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения и вос­становить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию вырав­ниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной еди­ницы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав­нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в электронных таблицах

Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функ­ции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изме­нять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует,