Insertion de texte automatique de mot. Créez des extraits de texte réutilisables. Insérer du texte automatique dans un document

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Lorsque vous travaillez dans Word, il est souvent nécessaire d'insérer dans des documents texte modifiables "Les préposés" phrases, adresses, ensembles de termes, noms et blocs de texte similaires. Les saisir manuellement à chaque fois, c'est perdre un temps précieux, insérer à partir d'un fichier préalablement préparé selon la méthode standard copier coller - c'est déjà mieux, mais encore une fois, vous devez ouvrir ce fichier, y trouver l'élément souhaité, le copier, revenir à Word et ensuite seulement le coller.

En général, encore une fois, tout se résume à une perte de temps.

Heureusement, Word dispose d'une fonctionnalité qui vous permet d'insérer des blocs de texte dans votre document rapidement et sans tracas. On l'appelle. L'essence de son travail est la suivante. Les fragments de texte sélectionnés dans Word sont enregistrés dans un fichier spécial Normal.dotm, qui sert de modèle, que l'utilisateur appelle lorsqu'il est nécessaire d'insérer du texte en appuyant sur un seul bouton. Imaginons maintenant que vous ayez du texte et que vous deviez l'ajouter au modèle. .

Sélectionnez la zone de texte souhaitée dans le document, passez à l'onglet "Insérer" et dans le bloc "Texte" cliquez sur l'icône en haut au milieu "Blocs express"... Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez -> "Enregistrer la sélection dans la collection d'insertion automatique".

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, attribuez-lui (si tu veux) un nom approprié et enregistrez-le en cliquant "D'accord". Aucun autre paramètre n'a besoin d'être modifié.

Vous pouvez désormais coller le texte enregistré dans les documents où vous le souhaitez, tandis que la mise en forme du modèle d'origine sera conservée. Et pour vous éviter d'avoir à basculer sur l'onglet à chaque fois "Voir" et appelez-le, ajoutez-le à la barre d'outils d'accès rapide de Word pour laquelle cliquez avec le bouton droit sur l'élément de menu et sélectionnez l'option appropriée dans le menu contextuel.

Il est probable qu'avec le temps, vous aurez beaucoup de modèles de texte et que vous souhaiterez supprimer ceux qui ne sont pas nécessaires. Cela se fait aussi très simplement. Appelez le modèle à partir de, cliquez avec le bouton droit sur l'entrée dont vous n'avez plus besoin et sélectionnez l'élément "Commander et supprimer...".

La commande Insertion automatique vous permet d'automatiser l'insertion de mots, d'expressions ou de graphiques fréquemment utilisés dans les documents. Les adresses postales, les clauses standard du contrat, les noms de marchandises ou d'images, les adresses e-mail et une liste de données personnelles du carnet d'adresses Outlook sont utilisés comme élément de texte automatique. Chaque texte ou élément graphique enregistré en tant qu'élément d'insertion automatique se voit attribuer un nom unique. La saisie du nom de l'élément permet l'insertion de texte automatique dans le document.

Word suggère les premiers mots de la sélection comme nom d'élément. Vous pouvez saisir un nom différent pour l'élément. Pour conserver l'élément ainsi que sa mise en forme, incluez un caractère de paragraphe dans la sélection.

Riz. 5.4... Boîte de dialogue utilisée pour créer un élément de texte automatique

Word contient un ensemble prêt à l'emploi d'éléments de texte automatique : mots et expressions du type En réponse à, des informations de référence sur un fichier ouvert : date de création, nom de fichier, nom de fichier complet, etc. Pour insérer un élément d'insertion automatique, entrez les premiers caractères de son nom dans le document. Une info-bulle avec un élément de texte automatique sera affichée. Appuyez sur la touche Entrer ou F3 pour accepter l'offre ou continuer à taper.

L'insertion automatique est facilitée par la barre d'outils Texte automatique(AutoTexte) (fig. 5.6). Il peut être affiché des manières suivantes :

Sélectionnez dans le menu Voir(Voir) les commandes Barres d'outils(barres d'outils), Texte automatique(Texte automatique).
appuie sur le bouton Panneau(Afficher la barre d'outils) dans la boîte de dialogue Correction automatique(Correction automatique) sur l'onglet Texte automatique(AutoText) (voir fig.5.5).

Riz. 5.5... Boîte de dialogue pour insérer des mots et expressions fréquemment utilisés

Essayez de ne pas parcourir le texte fréquemment utilisé dans les documents avec l'insertion automatique et la correction automatique.

L'insertion automatique traite de gros morceaux de texte et est enregistrée avec le modèle Word.

La correction automatique peut remplacer plusieurs caractères jusqu'à 255 caractères en texte intégral et sera également disponible dans toutes les applications Office.

Créer et utiliser un élément de texte automatique

Sélectionnez le texte de votre document que vous souhaitez convertir en un morceau réutilisable.

Appuyez sur Alt + F3.

Entrez les informations requises dans la boîte de dialogue Création d'un nouveau bloc de construction... La plupart des valeurs par défaut sont correctes, mais l'inclusion d'un nom et d'une description uniques facilite la recherche et l'utilisation de l'insertion automatique.

Utilisation de l'insertion automatique

Pour utiliser du texte, allez dans l'onglet insérer> Blocs express, > Texte automatique et sélectionnez l'article que vous voulez.

Configuration et utilisation de l'élément Correction automatique

Sélectionnez jusqu'à 255 caractères dans votre document à convertir en bloc réutilisable.

Aller à chapitre> Paramètres> Orthographe et appuyez sur le bouton Options de correction automatique.

Dans l'onglet Correction automatique cochez la case Remplacer au fur et à mesure que vous tapez s'il n'est pas déjà installé.

Au chapitre remplacer entrez les caractères que vous souhaitez déclencher pour la saisie automatique de texte. Le texte surligné dans le document doit apparaître dans la case sur le.

Cliquez sur le bouton Ajouter, une puis - le bouton OK et appuyez à nouveau bouton OK .

Pour utiliser du texte, saisissez les caractères saisis dans la case remplacer... Appuyez sur la barre d'espacement ou sur Entrée pour remplacer les caractères saisis par un passage réutilisable.

L'insertion automatique n'est pas disponible dans l'application Web et cette fonction de correction automatique ne prend pas en charge les entrées de remplacement de texte.

Pour cela, appuyez sur le bouton Ouvrir dans Word et modifiez le texte.

Noter: Cette page a été traduite automatiquement et peut contenir des inexactitudes et des erreurs grammaticales. Il est important pour nous que cet article vous soit utile. Les informations vous ont-elles été utiles ? Pour plus de commodité aussi (en anglais).

Essayez de ne pas parcourir le texte fréquemment utilisé dans les documents avec l'insertion automatique et la correction automatique.

L'insertion automatique traite de gros morceaux de texte et est enregistrée avec le modèle Word.

La correction automatique peut remplacer plusieurs caractères jusqu'à 255 caractères en texte intégral et sera également disponible dans toutes les applications Office.

Créer et utiliser un élément de texte automatique

Sélectionnez le texte de votre document que vous souhaitez convertir en un morceau réutilisable.

Appuyez sur Alt + F3.

Utilisation de l'insertion automatique

Pour utiliser du texte, allez dans l'onglet insérer> Blocs express, > Texte automatique et sélectionnez l'article que vous voulez.

Configuration et utilisation de l'élément Correction automatique

Sélectionnez jusqu'à 255 caractères dans votre document à convertir en bloc réutilisable.

Aller à chapitre> Paramètres> Orthographe et appuyez sur le bouton Options de correction automatique.

Dans l'onglet Correction automatique cochez la case Remplacer au fur et à mesure que vous tapez s'il n'est pas déjà installé.

Au chapitre remplacer entrez les caractères que vous souhaitez déclencher pour la saisie automatique de texte. Le texte surligné dans le document doit apparaître dans la case sur le.

Cliquez sur le bouton Ajouter, une puis - le bouton OK et appuyez à nouveau bouton OK .

L'insertion automatique n'est pas disponible dans l'application Web et cette fonction de correction automatique ne prend pas en charge les entrées de remplacement de texte.

Pour cela, appuyez sur le bouton Ouvrir dans Word et modifiez le texte.

Pour accélérer la saisie de texte dans Word, il existe des outils d'automatisation spéciaux - la saisie semi-automatique et la correction automatique.

Nous le trierons dans l'ordre lorsque nous en aurons besoin. Correction automatique dans Word 2007, 2010 et texte de saisie semi-automatique.

L'auto-complétion du texte consiste en ce que lorsque vous entrez plusieurs caractères d'un mot - le programme "devine" ce qui doit être entré et propose automatiquement une option de saisie. Dans les versions antérieures à Word 2007, vous pouviez accepter en appuyant sur la touche ENTRER ou rejeter - pour cela, il vous suffit de continuer à taper.

L'auto-complétion a été implémentée en tant qu'outil spécial - et Word 2010, on peut dire que cette fonction est absente, car la procédure d'insertion automatique coûte plus de temps que de l'économiser par la création de nouveaux blocs de construction, car il n'y a pas de boîte de dialogue contextuelle avec des options possibles - comme dans Word 2003, (ci-dessous, nous verrons comment utiliser les blocs de construction).

Comment, alors, utiliser la saisie semi-automatique du type de texte dans Word 2007 de manière rationnelle et gagner du temps, nous analyserons dans l'exemple ci-dessous, donc :

Configuration de la saisie semi-automatique dans Word 2007.

La saisie semi-automatique est configurée dans l'onglet Insertion automatique de la boîte de dialogue Menu > Options de mots. Par exemple, cet article répète souvent l'expression "boîte de dialogue" et il est logique d'automatiser sa saisie. Procédez comme suit.

1. Ouvrez la boîte de dialogue Correction automatique (Menu > Options de mots).

2. Ouvrez l'onglet Paramètres de mots et plus loin sur les nombres numérotés, comme dans la figure ci-dessous, nous effectuons séquentiellement des actions qui activeront la fonction de saisie semi-automatique du texte - corrigeant les fautes d'orthographe.

3. Cochez la case - Corrigez automatiquement les fautes d'orthographe.

4. Dans le champ de saisie de l'élément, saisissez votre texte, par exemple cadranà gauche, et fenêtre de dialogue sur le côté droit, comme dans l'image ci-dessous. Ainsi, lors de la saisie du texte « composer », appuyez sur ENTRÉE et Word ajoutera automatiquement cette phrase pour vous dans son intégralité.

5. Cliquez sur le bouton Ajouter.

6. Fermez la fenêtre de correction automatique en cliquant sur le bouton OK.

Pour utiliser l'outil de saisie semi-automatique de manière encore plus approfondie, vous pouvez utiliser la barre d'outils d'insertion automatique. Comme les autres barres d'outils, elle s'ouvre avec la commande Insérer > Texte> Blocs express> Enregistrer la sélection.

Dans le sous-menu suivant de l'image ci-dessous, dans la colonne "Collection", sélectionnez Autotexte, puis Ok. Ainsi, nous avons enregistré le mot "bonjour" précédemment sélectionné dans la collection de texte automatique et, si nécessaire, appelons le menu "Texte automatique" et sélectionnez le mot ou la combinaison de mots requis, sans ainsi le saisir manuellement.

Pour simplifier le travail, vous pouvez afficher le bouton Texte automatique dans le panneau de lancement rapide, pour ce faire, appuyez sur : Menu> Options Word> Paramètres> dans la colonne du menu de gauche, sélectionnez> Toutes les commandes> recherchez Texte automatique, sélectionnez et ajoutez, regardez le panneau de lancement rapide, le bouton Autotext est apparu.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Texte automatique qui apparaît, une liste déroulante apparaît qui vous permet de sélectionner les mots et expressions nécessaires (préalablement entrés par vous). Et enfin, il dispose d'un bouton Enregistrer le fragment sélectionné pour créer rapidement de nouveaux éléments (mots et phrases) du texte automatique.

À première vue, cela n'a pas beaucoup de sens de choisir des mots ou des groupes de mots à partir de blancs. Toute personne maîtrisant bien le clavier saisira le texte souhaité plus rapidement que de le sélectionner avec la souris. C'est vrai, mais pas entièrement. Pour ceux qui travaillent avec des textes depuis longtemps, non seulement la vitesse est importante, mais aussi le confort. L'entrée automatique ne fatigue pas, mais permet de se détendre, et donc son utilisation a un effet positif au final.

Correction automatique dans Word 2007, Word 2010.

Pour l'anglais qui n'a pas de fin de casse, la saisie semi-automatique au fur et à mesure que vous tapez est une fonctionnalité très pratique. Malheureusement, la situation avec la langue russe est un peu plus compliquée. Même si on met en place la saisie automatique des mots "boîte de dialogue", on ne va pas faciliter la saisie des expressions "boîtes de dialogue", "boîtes de dialogue", etc. Mettre les mots "boîte de dialogue" partout puis éditer manuellement les terminaisons n'est pas très pratique pour la réception. Il vaut mieux taper le texte d'un coup sans aucune automatisation !

Un autre outil pratique vient à la rescousse - la correction automatique. Son essence est qu'au lieu de l'expression souhaitée, vous pouvez taper une séquence donnée de caractères, et elle se transformera automatiquement en ce qui est requis. Par exemple, je préfère commencer des séquences comme celle-ci avec un point :

.do - - boîte de dialogue ;
.da- - boîte de dialogue ;
.дн - - boîtes de dialogue ;
.win - Windows ;
.os - - Système d'exploitation Windows.

La sélection des points est pratique car ce signe est toujours « à portée de main ». Un programme peut facilement distinguer un point fictif d'un point réel, car après le point réel, il doit toujours y avoir un espace ou la fin d'un paragraphe, et il n'y a pas d'espace dans notre enregistrement.

1. Ouvrez la boîte de dialogue Correction automatique (nous avons expliqué comment ouvrir le menu Correction automatique ci-dessus au paragraphe - Personnalisation de la saisie semi-automatique dans Word 2007 ).

2. Sous l'onglet Correction automatique, cochez la case Remplacer au fur et à mesure de la frappe.

3. Dans le champ Remplacer, saisissez une combinaison de caractères, par exemple, à.

4. Dans le champ - à droite, saisissez un texte alternatif, par exemple une boîte de dialogue.

5. Sélectionnez et supprimez les combinaisons inutiles à l'aide du bouton Supprimer.

6. Fermez la boîte de dialogue Correction automatique et utilisez une technique pratique.

Recherche et remplacement automatiques dans Word.

Cet outil est utilisé lors de l'édition de textes. Il est lancé par la commande Ctrl + F... Dans sa forme la plus simple, travailler avec est très simple.

Vous devez saisir le texte à remplacer dans le champ Rechercher et le texte de remplacement dans le champ Remplacer par. Cependant, celles-ci sont loin de toutes les options disponibles.

Vous pouvez créer des combinaisons de recherche très complexes si vous ouvrez le panneau supplémentaire à l'aide du bouton Plus. Il a des boutons Format et Spécial. Le bouton Format vous permet de prendre en compte non seulement le code des caractères que vous recherchez, mais aussi leur police et leur style, par exemple, italique ou gras. Le bouton Spécial vous permet de rechercher ou d'insérer des caractères spéciaux, par exemple, "fin de paragraphe", "tiret cadratin", etc.

Regardons un exemple assez complexe. Par exemple, l'auteur d'un livre, qui ne connaît pas les règles d'utilisation des caractères spéciaux, a utilisé le tiret au lieu du tiret. Vous ne pouvez pas remplacer automatiquement tous les tirets par des tirets, car certains tirets peuvent être corrects. Cependant, nous pouvons profiter du fait qu'il y a toujours un espace ou un caractère de fin de paragraphe avant un tiret, et il ne peut pas y avoir de tiret avant.

Dans ce cas, vous devez effectuer une recherche et un remplacement deux fois. Dans le premier cas, on cherche un espace + un tiret, et dans le second cas, la fin d'un paragraphe + un tiret. Dans le premier cas, nous les changeons en espace + tiret, et dans le second cas, en fin de paragraphe + tiret.

Les caractères supplémentaires "fin de paragraphe" sont supprimés de la même manière.

Des opérations de recherche et de remplacement plus complexes peuvent être effectuées avec une transformation intermédiaire du document - en plusieurs étapes. Par exemple, à la première étape, différentes combinaisons de caractères sont converties en un caractère rare, disons, "#" ou "&", puis à la deuxième étape, ce caractère est recherché et remplacé par une combinaison de caractères corrects.