2 scopul și capacitățile bazei de date ms access. Obiecte de bază ale MS ACCESS. Câmpuri calculate în interogări
| Numele parametrului | Sens |
| Subiect articol: | Scopul și capacitățile SGBD-ului MS Access |
| Rubrica (categoria tematica) | Informatică |
Sistem de gestionare a bazelor de date MS Access
Cursul 22
Tipuri de bază de lucru cu baze de date
După elaborarea structurii bazei de date, unde se determină numărul de tabele și conținutul acestora, precum și conexiunile dintre ele, începem să umplem aceste tabele cu informații. Puteți introduce date direct în tabelele bazei de date. În același timp, este mult mai convenabil să faci acest lucru folosind așa-numitul forme . Οʜᴎ reprezintă casete de dialog conținând câmpuri de intrare, care servesc la afișarea și modificarea datelor în câmpurile de înregistrare. În plus, aceste ferestre conțin diverse comutatoare, casete de selectare și butoane. Folosindu-le puteți controla procesul de lucru cu Windows. O caracteristică distinctivă a lucrului cu formulare este că acestea se afișează câmpuri dintr-o singură înregistrare curentă, în timp ce atunci când lucrați cu tabele, acestea se afișează simultan câmpuri ale mai multor înregistrări. Lucrul cu formularul simplifică foarte mult procesul de introducere a datelor. Folosind formulare, puteți nu numai să introduceți informații primare, ci și să le modificați ulterior.
Pentru a obține informațiile necesare din baza de date este extrem de important să te organizezi cerere.
La cerere la o bază de date este o propoziție care conține o cerință de a selecta datele stocate în tabele sau o cerință de a efectua anumite acțiuni asupra datelor. De obicei, o astfel de cerință implică selectarea informațiilor în funcție de un anumit criteriu. La cerere, datele pot fi preluate din unul sau mai multe tabele diferite. Rezultatul interogării este masă rotativă, în care sunt prezentate toate datele de interes. Un astfel de tabel poate conține nu numai valori de atribute, ci și câmpuri calculate.
Informațiile obținute din baza de date pot fi prezentate în formular document gata pentru tipărire. Această formă de prezentare a informațiilor este de obicei numită raport . În raport, toate informațiile sunt prezentate grupate, sortate și formatate într-un anumit mod. Deoarece rezultatele interogărilor și rapoartelor sunt formatate în mare parte sub formă de tabele, atunci, spre deosebire de acestea, tabelele care conțin informații primare și care alcătuiesc baza de date sunt numite și mesele principale.
Operarea unei baze de date presupune nu numai preluarea de informații din aceasta, ci și menținerea bazei de date în stare de funcționare. Aceste funcții sunt îndeplinite administratorul bazei de date. Funcțiile de administrator sunt de obicei îndeplinite de un specialist înalt calificat în acest domeniu.
Programul MS Access este unul dintre cele mai comune sisteme de gestionare a bazelor de date, parte a pachetului software Microsoft Office.
MS Access DBMS este conceput pentru a crea și întreține baze de date, pentru a obține informații de la acestea în forma necesară și pentru a crea aplicații care automatizează lucrul cu bazele de date.
Baza de date MS Access este o colecție de componente interconectate numite obiectele bazei de date . Obiectele bazei de date sunt considerate:
– tabele de date,
– forme,
– cereri,
– rapoarte,
– pagini,
– macro-uri,
– module.
Masa - forma ϶ᴛᴏ de prezentare a informațiilor. Dispozitivul său a fost discutat mai devreme.
Formă – Aceasta este o casetă de dialog care vă permite să introduceți informații în tabele, să le editați și să le ștergeți și, de asemenea, să limitați accesul la date și să le afișați numai în modul de vizualizare.
Cerere – un instrument de gestionare a datelor care vă permite să extrageți informațiile necesare dintr-un tabel de bază de date care îndeplinește un anumit criteriu. Folosind interogări, puteți automatiza procesul de actualizare și ștergere a înregistrărilor și, de asemenea, puteți efectua calcule folosind valorile datelor situate în tabele.
Raport – Aceasta este o formă de prezentare a informațiilor pregătite pentru tipărire sub formă de date formatate, rezultate ale calculelor finale, grafice, diagrame, cu alte cuvinte, într-o formă convenabilă pentru percepție și analiză.
Pagină – Acesta este un document care conține informații dintr-o bază de date și este destinat postării pe Internet (pagina web). Un astfel de document joacă rolul unui fel de interfață cu datele. Accesând aceste pagini prin Internet, puteți vizualiza și introduce informații în tabele și puteți crea rapoarte.
Macro Și modul – un instrument pentru automatizarea lucrului cu bazele de date și crearea aplicațiilor necesare pentru lucrul cu bazele de date.
MS Access vă permite să creați până la 32.768 de obiecte diferite în baza de date. Toate obiectele bazei de date sunt stocate în un fișier comun de bază de date, care are o extensie. mdb. Acest program necesită destul de mult resurse. Deci, versiunea de MS Access 2002 necesită 128 MB de RAM.
Scopul și capabilitățile DBMS MS Access - concept și tipuri. Clasificarea și caracteristicile categoriei „Scopul și capabilitățile DBMS MS Access” 2017, 2018.
Un tabel este un obiect care este definit și utilizat pentru a stoca date. Fiecare tabel stochează informații despre un obiect de un anumit tip. După cum știți deja, un tabel conține câmpuri (coloane) și înregistrări (rânduri). Puteți lucra cu tabelul în două moduri principale: în modul....
Obiectele principale ale ACCESS includ: tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module. Un tabel este un obiect care este definit și utilizat pentru a stoca date. Fiecare tabel include informații despre un obiect de un anumit tip. Tabelul conține câmpuri (coloane) și înregistrări... .
În forma sa standard, programul poate fi lansat într-unul din următoarele moduri: – făcând clic pe comanda rapidă MS Access de pe desktop, – folosind o secvență de comenzi desktop Toate programele – Microsoft Access Finalizarea lucrărilor cu programul MS Access este finalizată ... .
Concluzie O bază de date este o colecție de date conexe, organizate după anumite reguli, care oferă principii generale de descriere, stocare și manipulare, independentă de programele de aplicație, destinată stocării pe termen lung în memoria externă... [citește mai mult] .
Cursurile de curs au ca scop studierea elementelor de bază ale construirii bazelor de date relaționale și ale sistemelor de management ale acestora: tabele MS ACCESS, formulare MS ACCESS, interogări MS ACCESS, rapoarte MS ACCESS. Orele practice includ realizarea de sarcini practice pentru consolidarea materialului teoretic. ... .
După lansarea MS Access, pe ecran apare fereastra principală Access cu numele Microsoft Access în bara de titlu. Dacă o bază de date existentă este deschisă, numele acesteia este plasat în bara de titlu a ferestrei bazei de date. Această fereastră poate fi extinsă la dimensiunea întregului ecran, redusă,... .
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
postat pe http://www.allbest.ru/
Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse
Departamentul de Informatică
Subiect „Scopul și caracteristicile Microsoft Access”
acces la software-ul bazei de date
Introducere
Informatii de baza
Cerințe de sistem
Scop
Caracteristicile muncii
Concluzie
Lista surselor
Introducere
Baze de date (DB) în prezent stau la baza suportului informatic pentru procesele informaţionale cuprinse în aproape toate domeniile activităţii umane. Cu conceptul bazele date concept strâns legat sisteme management baza date (DBMS). Acesta este un set de instrumente software concepute pentru a crea structura unei noi baze de date, a o completa cu conținut, a edita conținutul și a vizualiza informații.
Există multe sisteme de gestionare a bazelor de date în lume. Deși pot funcționa diferit cu diferite obiecte și oferă utilizatorului diferite funcții și caracteristici, majoritatea SGBD-urilor se bazează pe un singur set stabilit de concepte de bază. Ca atare obiect vom selecta DBMS-ul Microsoft Access inclus în pachetul Microsoft Office.
Informatii de baza
Aplicația Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale pe 32 de biți puternic și de înaltă performanță (denumit în continuare DBMS).
O bază de date este o colecție de date și metode structurate și interconectate care permit adăugarea, selectarea și afișarea datelor.
Aproape toate SGBD-urile vă permit să adăugați date noi la tabele. Din acest punct de vedere, SGBD-urile nu sunt diferite de programele de foi de calcul (Excel), care pot emula unele funcții ale bazei de date. Există trei diferențe fundamentale între un SGBD și programele de foi de calcul:
· SGBD-urile sunt dezvoltate pentru a asigura procesarea eficientă a unor volume mari de informații, mult mai mari decât cele care pot fi gestionate de foile de calcul.
· Un SGBD poate lega cu ușurință două tabele, astfel încât acestea să apară utilizatorului ca un singur tabel. Implementarea acestei caracteristici în foile de calcul este aproape imposibilă.
· DBMS minimizează volumul total al bazei de date. Pentru a face acest lucru, tabelele care conțin date duplicat sunt împărțite în mai multe tabele înrudite.
Access este o aplicație Windows puternică. În același timp, performanța DBMS este combinată organic cu toate facilitățile și avantajele Windows.
Ca SGBD relațional, Access oferă acces la toate tipurile de date și permite utilizarea simultană a mai multor tabele de baze de date. Puteți utiliza tabele create în Paradox sau dBase. Lucrând în mediul Microsoft Office, utilizatorul are la dispoziție documente text (Word), foi de calcul (Excel), prezentări (PowerPoint) care sunt pe deplin compatibile cu Access. Folosind noi extensii pentru Internet, puteți interacționa direct cu datele din World Wide Web și difuzează datele prezentării în limbaj HTML, permițând lucrul cu aplicații precum Internet Explorer și Netscape Navigator.
Cerințe de sistem
Procesor tactat la 500 MHz sau mai mare.
256 MB RAM sau mai mult.
2 GB de spațiu liber pe disc.
Monitor cu o rezoluție de 1024 x 768 sau mai mare.
Sisteme de operare: Windows XP SP3 (32 de biți), Windows Vista SP1, Windows Server 2003 R2 cu MSXML 6.0 instalat, Windows Server 2008 (32 de biți sau 64 de biți), Windows 7 sau versiuni ulterioare.
Scop
Înainte de a începe să lucrați cu orice produs software, este important să înțelegeți capacitățile acestuia și tipurile de probleme pe care este proiectat să le rezolve.
Accesul este un produs cu multiple fațete a cărui utilizare este limitată doar de imaginația utilizatorului.
Ne vom uita la capacitățile Access și tipurile de probleme care pot fi rezolvate folosind acest DBMS. În special:
Utilizați Access pentru a stoca și căuta date, prezentați informații într-un mod convenabil și automatizați sarcini repetitive.
Dezvoltare folosind Accesul de formulare simple și convenabile pentru introducerea datelor, procesarea datelor și generarea de rapoarte complexe. Utilizarea Access pentru a plasa formulare Access ca documente HTML pe paginile Web și pentru a face schimb de date cu site-uri Internet/Intranet. Suport în acces pentru mecanismul de interogare prin exemplu (QBE), care asigură eșantionarea, sortarea și căutarea datelor. Creați aplicații fără codare folosind macrocomenzile Access.
Accesul este, în primul rând, un sistem de management al bazelor de date (DBMS). Ca și alte produse din această categorie, este conceput pentru a stoca și a prelua date, a prezenta informații într-un mod convenabil și pentru a automatiza operațiunile repetate frecvent. Folosind Access, puteți dezvolta formulare simple și convenabile de introducere a datelor, precum și să procesați datele și să emiteți rapoarte complexe.
Access este o aplicație profesională pentru proiectarea și implementarea bazelor de date, urmată de urmărirea informațiilor cheie, atât de pe computerele locale, cât și prin utilizarea rețelelor corporative, pentru un flux de lucru colectiv.
Caracteristicile muncii
Accesul poate funcționa doar cu o singură bază de date la un moment dat. Dar o bază de date Access poate include multe tabele, formulare, interogări, rapoarte, macrocomenzi și module, care sunt stocate într-un singur fișier cu extensia mdb
Să luăm în considerare principalele capabilități ale acestui DBMS și să-l comparăm cu alte sisteme dintr-o clasă similară.
Access vă permite să creați o structură de tabel în trei moduri - în modul proiectare, folosind un expert și prin introducerea datelor. Diferența implică utilizarea acestor instrumente de către utilizatori cu niveluri diferite de pregătire, obiective și perspective diferite de utilizare a datelor.
Table Wizard vă permite să creați un nou tabel din 33 de mostre de tabel de afaceri și 20 de mostre de tabel personale. Utilizarea Expertului tabel este un exemplu excelent pentru a vă ajuta să înțelegeți procesul general de lucru cu vrăjitorii Access. Crearea tabelelor din exemplele Table Wizard are o funcționalitate limitată în aplicațiile reale. Majoritatea tabelelor sunt create prin importul sau conectarea datelor la alte baze de date sau foi de calcul.
Dacă nu puteți importa sau lega date, atunci cel mai adesea tabelele sunt create în modul de proiectare, ceea ce vă permite să determinați structura necesară a tabelului. În modul de proiectare a tabelului, puteți vedea numele, tipurile de date, descrierile scopului, precum și unele proprietăți suplimentare ale câmpurilor tabelului. Ceea ce apare în partea de sus a unei ferestre de tabel deschisă în modul Design se numește șablon de structură de tabel sau pur și simplu șablon de tabel. În partea de jos a ferestrei tabelului, deschisă în modul proiectare, sunt afișate proprietățile câmpurilor tabelului, precum și o scurtă descriere a proprietății active a tabelului.
Access vă oferă posibilitatea de a crea tabele direct în vizualizarea Foaie de date. Când se întâmplă acest lucru, Access creează un tabel gol pe baza tabelului implicit cu o structură care are 20 de câmpuri și 30 de înregistrări goale. Apoi puteți introduce date direct în tabel. Când este salvat, Access analizează datele și selectează tipul pentru fiecare câmp care se potrivește cel mai bine cu datele introduse. Crearea tabelelor în vizualizarea Foaie de date este de utilizare limitată. Câmpurile de tabel nu au nume semnificative, așa că aproape întotdeauna va trebui să editați structura pentru a redenumi câmpurile. În plus, din exemplu, este posibil ca Access să nu determine întotdeauna corect tipul de date. Tabelele care sunt create în vizualizarea Foaie de date nu pot include obiecte OLE și câmpuri de memorare. Dacă doriți să aveți astfel de câmpuri, trebuie să modificați structura tabelului. Nu există economii de timp atunci când creați un tabel în vizualizarea Foaie de date în comparație cu modul tradițional de definire a câmpurilor și de setare a proprietăților acestora într-o structură de tabel goală.
Când proiectați o structură de tabel, trebuie să specificați ce informații ar trebui să conțină. Odată ce informațiile care ar trebui incluse în tabel au fost determinate, acestea trebuie împărțite în câmpuri. Acest proces presupune selectarea unui nume de câmp, care trebuie să fie unic în tabel. Ar trebui să includeți cât mai multe informații despre conținutul câmpului în numele câmpului, încercând în același timp să evitați numele lungi. De obicei, atunci când se dezvoltă baze de date, tabele diferite pot conține câmpuri cu aceleași nume. Access vă permite, de asemenea, să utilizați aceleași nume de câmpuri în tabele diferite, dar deoarece Access utilizează nume de câmpuri atunci când determină integritatea datelor, cel mai bine este să evitați repetarea numelor de câmp.
Înainte de a începe să populați un tabel, trebuie să determinați relațiile acestui tabel cu alte tabele din baza de date, să definiți un câmp cheie și să creați indecși.
O relație de tabel stabilește relații între valorile care se potrivesc în câmpurile cheie - de obicei între câmpurile din tabele diferite. În cele mai multe cazuri, asociați un câmp cheie dintr-un tabel cu un câmp corespunzător, numit câmp cheie străină, într-un al doilea tabel. Tabelul care conține câmpul cheie se numește tabel principal , iar tabelul care conține cheia externă este legat. Există patru tipuri de relații:
· Unu la unu. Când se utilizează o relație unu-la-unu, o înregistrare din tabelul „A” (tabelul principal) poate avea cel mult o înregistrare înrudită în tabelul „B” (tabelul aferent) și invers. Acest tip de relație nu este folosit foarte des, deoarece astfel de date pot fi plasate într-un singur tabel. O relație unu-la-unu este folosită pentru a partiționa tabele foarte largi sau pentru a separa o parte a unui tabel din motive de securitate. În tabelele legate într-o relație unu-la-unu, câmpurile cheie trebuie să fie unice.
· Unu la mulți. O relație unu-la-mulți este cel mai des utilizat tip de relație între tabele. Într-o astfel de relație, fiecare înregistrare din tabelul „A” poate avea mai multe înregistrări corespunzătoare în tabelul „B”, iar o înregistrare din tabelul „B” nu poate avea mai mult de o înregistrare corespunzătoare în tabelul „A”. În tabelul „A” câmpul cheie trebuie să fie unic. Relația unu-la-mulți a tabelelor A și B poate fi gândită ca relația multi-la-unu a tabelelor B și A.
· Multi la unu. Cu o relație multi-la-unu, o înregistrare din tabelul A poate avea o înregistrare corespunzătoare în tabelul B, iar o înregistrare din tabelul B poate avea mai mult de o înregistrare corespunzătoare în tabelul A. În tabelul „A” câmpul cheie trebuie să fie unic.
· Mulți la mulți. Când se folosește o relație multi-la-mulți, o înregistrare din tabelul „A” poate corespunde mai multor înregistrări din tabelul „B”, iar o înregistrare din tabelul „B” poate corespunde mai multor înregistrări din tabelul „A”. În acest caz, câmpurile cheie ale tabelelor „A” și „B” nu trebuie să fie unice. Acest tip de relație este folosit pentru a lega tabele care au doar chei străine.
Câmpurile înrudite nu trebuie să aibă aceleași nume, dar trebuie să aibă aceleași tipuri de date. În plus, câmpurile numerice care sunt legate trebuie să aibă aceleași valori ale proprietăților Field Size. Excepții de la această regulă sunt câmpurile de contor numerotate secvențial, care pot fi asociate cu câmpuri numerice cu dimensiunea întregului lung. Este posibil să se creeze o relație între câmpuri de text de diferite lungimi, dar acest lucru poate fi o provocare atunci când se creează interogări.
Asigurarea automată a integrității referențiale a datelor este o caracteristică importantă a Access. Dacă asupra relației dintre tabele sunt impuse condiții de integritate referențială, atunci Access nu vă permite să adăugați înregistrări la tabelul aferent pentru care nu există înregistrări corespunzătoare în tabelul principal și să modificați înregistrările din tabelul principal în așa fel încât după aceasta vor apărea în tabelul aferent înregistrările care nu au înregistrări principale. și, de asemenea, ștergeți înregistrările din tabelul principal care au înregistrări subordonate în tabelul aferent. Condițiile de integritate a datelor definesc sistemul de reguli pe care Access îl utilizează pentru a menține relațiile dintre înregistrările din tabelele aferente. Aceste reguli fac imposibilă ștergerea sau modificarea accidentală a datelor asociate. Odată ce sunt impuse condițiile de integritate a datelor, sunt impuse restricții asupra operațiunilor pe tabelele aferente.
Nu puteți introduce o valoare într-un câmp cheie străină al unui tabel legat care nu este conținută într-un câmp cheie din tabelul principal.
De asemenea, trebuie să definiți o cheie primară. Dacă tabelul nu va fi niciodată folosit ca tabel principal, atunci nu este nevoie să definiți o cheie pentru el. Tabelele principale conțin de obicei informații despre obiecte reale, cu o singură înregistrare asociată fiecărui obiect. Definirea unei chei de tabel este cea mai simplă modalitate de a preveni apariția intrărilor duplicate într-un tabel. Tabelul de legături principal trebuie să aibă o cheie primară definită. Access consideră tabelele care nu au o astfel de cheie definită ca suspecte. Când deschideți astfel de tabele în vizualizarea Design, apare o casetă de dialog care vă informează că cheia tabelului nu este definită. Cheia poate fi definită și în tabele aferente, ceea ce va ajuta la evitarea datelor duplicate. Cheia tabelului poate fi specificată prin valoarea mai multor câmpuri. Access indexează automat tabelul pe valoarea cheii, dar poate fi necesar să creați indecși suplimentari pe valorile altor câmpuri. Indecșii vă permit să accelerați căutarea datelor în acele câmpuri ale tabelului după care acestea sunt indexate. Fiecare tabel Access poate avea până la 32 de indici, dintre care 5 pot fi compusi, iar un index compus nu poate conține mai mult de 10 câmpuri. Cu toate acestea, nu ar trebui să vă lăsați dus cu crearea de indici pentru fiecare câmp de tabel și pentru toate combinațiile acestora, deoarece acest lucru poate încetini semnificativ procesul de completare a tabelului; atunci când o înregistrare este modificată sau adăugată, toți indecșii sunt actualizați automat.
Unul dintre principiile de bază ale proiectării bazelor de date relaționale este că toate datele conținute într-un câmp de tabel trebuie să fie de același tip. Pentru fiecare câmp de tabel, trebuie să specificați un tip de date. Tipul de date implicit este „Text”. Când specificați tipul de date al unui câmp, puteți specifica, de asemenea, dimensiunea, formatul și alți parametri care afectează afișarea valorii câmpului și acuratețea datelor numerice. Tipuri de date de bază:
· Text . Text sau numere, nu necesitând calcule.
· NOTIFICARE . Acest tip de câmp este conceput pentru a stoca date text mici (până la 64.000 de caractere). Un câmp de acest tip nu poate fi cheie sau indexat.
· Numeric. Acest tip de date conține multe subtipuri. Precizia calculelor depinde de alegerea subtipului.
· Tejghea . Numere unice, crescătoare secvenţial, care sunt introduse automat atunci când o înregistrare nouă este adăugată la tabel.
Logic . Valori booleene, precum și câmpuri care pot conține una dintre cele două valori posibile.
· Monetar. Valori monetare și date numerice utilizate în calculele matematice.
· Data Ora . Data și ora sunt stocate într-un format fix special.
· Câmp obiect OLE. Include înregistrarea sunetului, desenul și alte tipuri de date. Un câmp de acest tip nu poate fi cheie sau indexat.
· Hyperlink. Conține adrese de pagini web.
Interogările sunt folosite pentru a selecta, actualiza și adăuga noi înregistrări în tabele Interogările sunt un instrument important în orice sistem de gestionare a bazelor de date. Puteți crea o interogare folosind expertul și în modul de proiectare. În primul caz, utilizatorului i se cere interactiv să selecteze numele tabelului și câmpurile de selectat. În al doilea caz, puteți selecta mai multe tabele sau interogări, le puteți lega grafic și puteți defini câmpuri de selecție. De asemenea, puteți seta condiții suplimentare pentru fiecare câmp și opțiuni de sortare.
Există patru tipuri de interogări în Access pentru diferite scopuri:
Cereri de mostre afișați datele dintr-unul sau mai multe tabele sub formă de tabel.
Interogările încrucișate colectează date dintr-unul sau mai multe tabele într-un format similar cu cel al unei foi de calcul. Aceste interogări sunt folosite pentru a analiza datele și a crea diagrame bazate pe valorile totale ale valorilor numerice dintr-un set de înregistrări.
Cereri de schimbare sunt folosite pentru a crea tabele noi din rezultatele interogării și pentru a face modificări datelor din tabelele existente. Acestea pot fi utilizate pentru a adăuga sau elimina înregistrări dintr-un tabel și pentru a modifica înregistrări conform expresiilor specificate în modul de proiectare a interogării.
Interogări cu parametri -- acestea sunt interogări ale căror proprietăți sunt modificate de utilizator de fiecare dată când sunt lansate. Când executați o interogare cu un parametru, apare o casetă de dialog în care trebuie să introduceți o condiție de selecție. Acest tip de solicitare nu este independent, adică parametrul poate fi adăugat la orice tip de solicitare.
Formularele sunt create dintr-un set de comenzi individuale: câmpuri de text pentru introducerea și editarea datelor, butoane, casete de selectare, butoane radio, liste, etichete de câmp și cadre obiecte pentru afișarea graficelor și obiecte OLE. Formularul constă dintr-o fereastră care găzduiește două tipuri de controale: controale dinamice care afișează date din tabele și cele care afișează date statice, cum ar fi etichete și logo-uri.
Formularele de acces sunt bogate în caracteristici; acestea vă permit să efectuați sarcini care nu pot fi finalizate în vizualizarea tabelului. Formularele vă permit să verificați corectitudinea datelor conținute în tabel. Access vă permite să creați formulare care includ alte formulare. un formular din cadrul unui formular se numește subform. Formularele vă permit să calculați valori și să afișați rezultatul.
Aplicațiile de baze de date pot fi împărțite în trei categorii principale:
Managementul tranzacțiilor . Aceste formulare funcționează direct cu tabele, cu condiția ca un singur tabel să fie activ. Dacă utilizați un singur formular pentru a adăuga și edita informații în mai multe tabele, puteți crea o interogare de actualizare care include toate câmpurile de care aveți nevoie și apoi creați un formular pe baza acelei interogări. Formularul principal poate folosi, de asemenea, un singur tabel ca sursă de date, dar include și subformulare care folosesc alte tabele ca sursă de date. Subformularul, care apare sub câmpurile de text ale formularului principal, este utilizat pentru a vizualiza și adăuga date la tabelul asociat subformularului.
Acces la date. Aceste formulare sunt doar pentru vizualizarea informațiilor. Formularele destinate doar accesului la date pot fi dezvoltate atât în scopul planificării acțiunilor pe termen lung, cât și pentru luarea unor decizii de urgență. O decizie de urgență are ca rezultat o singură acțiune, cum ar fi acordarea unui împrumut mare unui client. Aplicațiile de acces permit trei niveluri de imbricare a formularelor: un formular principal, un subformular și un subformular imbricat într-un subformular anterior. Formularele numai pentru date folosesc adesea interogări care rezumă datele pe perioade de timp ca sursă de date.
Administrarea bazei de date. Aplicațiile din această categorie îndeplinesc funcții administrative, cum ar fi crearea de baze de date sau tabele, delimitarea drepturilor de acces utilizator la obiectele bazei de date, oferind securitate prin criptare, compactare periodică a bazei de date și operațiuni de backup. Aplicațiile de administrare a bazei de date necesită acces complet la toate obiectele conținute în baza de date.
Cel mai simplu mod de a crea formulare principale și subformulare este să utilizați Expertul formular, care vă permite să creați formulare care conțin câmpuri dintr-unul sau mai multe tabele sau interogări. Form Wizard creează aspectul de bază al formularului și adaugă câmpuri de text pentru a afișa și edita valorile câmpurilor din tabel. Indiferent dacă sunteți un dezvoltator profesionist de aplicații sau un utilizator începător, utilizarea Form Wizard face mult mai ușor și mai rapid crearea de formulare simple pe care apoi le puteți îmbunătăți în vizualizarea Design.
Produsul final al majorității aplicațiilor de baze de date este un raport. În Access, un raport este un tip special de formular continuu conceput pentru a fi tipărit. Access combină datele din tabele, interogări și chiar formulare pentru a crea un raport care poate fi tipărit și partajat. O versiune tipărită a formularului poate servi drept raport.
Rapoartele de acces pe care le creați sunt împărțite în mai multe tipuri principale:
· Rapoartele cu o singură coloană sunt o coloană lungă de text care conține valorile tuturor câmpurilor din fiecare tabel sau înregistrare de interogare. Legenda indică numele, iar în dreapta acestuia este indicată valoarea câmpului. Noul instrument Access Auto Report vă permite să creați un raport cu o singură coloană făcând clic pe butonul din bara de instrumente Auto Report. Rapoartele cu o singură coloană sunt rareori folosite deoarece acest format de prezentare a datelor risipă hârtie.
· În rapoartele pe bandă, pentru fiecare câmp al unui tabel sau interogare este alocată o coloană, iar valorile tuturor câmpurilor fiecărei înregistrări sunt afișate pe linii, fiecare în propria sa coloană. Dacă o înregistrare are mai multe câmpuri decât pot încăpea pe o pagină, paginile suplimentare vor fi tipărite până când toate datele sunt tipărite; apoi începe tipărirea următorului grup de înregistrări.
· Rapoartele pe mai multe coloane sunt create din rapoarte cu o singură coloană folosind coloane „ziar” sau „șarpe”, așa cum se face în sistemele de publicare desktop și procesoarele de text. Informațiile care nu se încadrează în prima coloană sunt mutate la începutul celei de-a doua coloane și așa mai departe. Formatul tabelului cu mai multe coloane economisește hârtie, dar nu este aplicabil în toate cazurile, deoarece alinierea coloanelor este puțin probabil să răspundă așteptărilor utilizatorilor.
În general, rapoartele sunt cel mai ușor de creat folosind expertul pentru rapoarte. Expertul de raportare încearcă să creeze cel mai bun raport final posibil la prima încercare. De obicei, vrăjitorul este suficient de aproape de a fi complet, încât se petrece mult mai puțin timp pentru editarea raportului de bază al masterului decât ar fi necesar pentru a crea un raport dintr-un șablon gol.
Atunci când lucrați cu o bază de date, de multe ori vă treziți să efectuați aceleași sarcini din nou și din nou. Pentru a evita repetarea acelorași acțiuni, puteți utiliza macrocomenzi. Baza de date crește constant pe măsură ce sunt introduse noi formulare, sunt create interogări și sunt tipărite noi rapoarte. În același timp, noi obiecte sunt dezvoltate și stocate pentru utilizare ulterioară. Trebuie să îndepliniți anumite sarcini în mod regulat. Pentru a efectua astfel de sarcini obișnuite, este convenabil să utilizați macrocomenzile Access. Odată ce creați aceste mici programe, le puteți rula automat atunci când au loc anumite acțiuni ale utilizatorului, când se face clic pe un buton sau când este deschis un anumit formular. Access folosește așa-numitele evenimente pentru a rula automat macrocomenzi. Macro-urile de acces vă permit să repetați automat diverse acțiuni și, prin urmare, elimină necesitatea de a scrie programe și subrutine complexe. Execuția unei sarcini de aplicație poate fi reprezentată ca rezultat al execuției secvențiale a acțiunilor, fiecare dintre acestea putând fi scrisă prin comanda corespunzătoare în Visual Basic și VBA. De asemenea, puteți utiliza o macrocomandă pentru a simula selectarea unei comenzi de meniu sau mutarea mouse-ului. De obicei, macrocomenzile de acces nu duplică tastele individuale sau mișcările mouse-ului pentru a efectua sarcini specifice, definite de utilizator, cum ar fi deschiderea unui formular sau rularea unui raport. Utilizarea macrocomenzilor pentru a efectua operațiuni de rutină economisește semnificativ timp și efort. În plus, deoarece aceeași secvență de acțiuni va fi efectuată de fiecare dată când macro-ul este rulat, macro-ul va face lucrul cu baza de date mai eficientă și mai precisă.
Puteți atribui macrocomenzi dependente de evenimente utilizând fereastra de proprietăți pentru formulare și rapoarte. În ceea ce privește tabelele și interogările, acestea nu au proprietăți de eveniment. De asemenea, puteți rula macrocomenzi atunci când lucrați cu formulare folosind barele de instrumente, butoanele de comandă și meniurile Access. Folosirea acestor funcții face foarte ușor și eficient utilizarea macrocomenzilor legate de evenimente.
Macro-urile pot fi rulate și la nivelul controalelor individuale folosind evenimentele corespunzătoare. De exemplu, puteți verifica corectitudinea intrării de date complexe direct la nivel de câmp, folosind o proprietate pentru acest câmp, mai degrabă decât proprietăți la nivelul întregului formular.
Orice macrocomandă poate consta dintr-una sau mai multe comenzi macro. Puteți introduce o secvență de comenzi macro care să fie executate într-o coloană.
Comanda macro și vizavi de fiecare comandă din coloana de note oferă o descriere a comenzii corespunzătoare. Notele nu afectează execuția macro-ului. În partea de jos a ferestrei este zona Macro Arguments. . În această zonă puteți specifica argumentele necesare pentru comenzile macro corespunzătoare. Multe comenzi macro necesită informații suplimentare pentru a fi introduse, cum ar fi obiectul pe care trebuie efectuată acțiunea specificată.
După crearea macrocomenzilor, puteți combina mai multe macrocomenzi înrudite într-una singură.
Până acum, ați avut de-a face cu obiecte Access individuale. Și trebuie să lucrați cu fiecare dintre ele în mod interactiv, deschizând fila obiectului necesar în fereastra bazei de date. Dar puteți lega obiecte într-o singură aplicație. În acest caz, nu aveți nevoie de capacitatea de a crea programe complexe. Datorită utilizării formularelor de butoane, casetelor de dialog și meniurilor, lucrul cu aplicația poate fi automatizat și simplificat, ascunzând obiectele Access care nu sunt necesare în prezent de utilizator.
Un formular cu butoane este un formular creat de utilizator cu butoane. Cu ajutorul lor, puteți, de exemplu, să rulați macrocomenzi pentru deschiderea formularelor și tipărirea rapoartelor. Cu un formular de buton, puteți efectua mai multe acțiuni făcând clic pe un singur buton. Folosind un formular de buton și alte obiecte, puteți combina obiecte de bază de date create anterior într-o singură aplicație. Practic, un formular de buton este folosit ca meniu principal al unei aplicații. Deoarece un formular de buton servește doar ca meniu de aplicație, ar trebui să utilizeze un număr minim de controale. Prin urmare, de obicei, doar butoanele, etichetele, ramele de obiecte, liniile și dreptunghiurile sunt incluse într-o formă de buton. Alte tipuri de controale, cum ar fi casetele text, casetele cu listă, casetele combinate, diagramele și subformularele, nu sunt utilizate de obicei în acest formular. Când creați un formular de buton, ar trebui să plasați text pe acesta, precum și linii, dreptunghiuri sau desene pentru a-l face mai plăcut din punct de vedere estetic. Un buton este cel mai simplu control al formularului și este folosit pentru a rula o macrocomandă. În Access, puteți efectua o varietate de sarcini folosind macrocomenzi de butoane.
Pe lângă formularul de buton, Access vă permite să creați un meniu special cu ajutorul căruia puteți extinde capacitățile sistemului în curs de dezvoltare. Puteți adăuga comenzi utilizate frecvent la acest meniu, precum și comenzi care sunt deja definite pentru butoanele de formular. Meniul creat va înlocui meniul standard de Acces. Meniul special este asociat cu formularul. Puteți crea un meniu și îl puteți utiliza în mai multe forme.
Există trei tipuri de meniuri pe care le puteți crea în Access:
· Bară de meniu. Un meniu obișnuit care poate fi situat în partea de sus a formularului și are submeniuri derulante.
· Bare de instrumente. Grupuri de pictograme, de obicei situate sub meniu.
· Bară de comenzi rapide. Meniuri care apar după ce faceți clic dreapta pe mouse.
În Access, utilizatorul poate controla execuția unei aplicații, de exemplu, modificarea informațiilor dintr-un tabel sau făcând clic pe un buton de comandă. Folosind macrocomenzi și proceduri din aplicație, puteți implementa reacția utilizatorului la aceste acțiuni. Pentru a realiza acest lucru, Access oferă caracteristici de eveniment pentru fiecare control care este plasat pe un formular. Atașând o macrocomandă sau o procedură la un anumit eveniment de control, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la succesiunea de acțiuni pe care utilizatorul le efectuează pe formular. Procesarea evenimentului este codul programului care este executat atunci când are loc acel eveniment. Codul este atașat direct formularului sau raportului care conține evenimentul de procesat.
În versiunile anterioare, Access avea propriul său limbaj de bază numit Access Basic. În versiunile recente de Access, acesta a fost înlocuit cu Visual Basic pentru aplicații (VBA) de la Microsoft. În ciuda unor asemănări, există diferențe semnificative între aceste limbi. VBA devine limbajul comun pentru toate aplicațiile Microsoft Office. VBA este un limbaj de programare structurat modern. În fereastra Module, puteți crea și edita cod și proceduri VBA.Visual Basic pentru aplicații joacă un rol important în dezvoltarea bazelor de date Access. Cu VBA, puteți personaliza formulare și rapoarte, puteți rula macrocomenzi și puteți afișa un obiect Access în alte aplicații sau puteți prelua date. Folosind Visual Basic pentru aplicații, puteți afișa formulare și rapoarte, puteți executa metode obiect și puteți crea și edita elemente. În plus, este posibil să lucrați direct cu informații: puteți crea seturi de date, puteți seta parametrii acestora și puteți modifica informațiile din ele.
Concluzie
Este pur și simplu imposibil să ne imaginăm viața modernă fără tehnologie modernă. Nicio companie nu se poate descurca fără ajutorul computerelor. Stocarea datelor, redactarea documentelor, intocmirea graficelor, tabelelor, orarelor, realizarea prezentarilor, calculatorul ne ajuta cu toate acestea, si ne ajuta cu succes.
Am aruncat o privire rapidă asupra pachetului software Microsoft Office care vă poate ajuta să realizați toate cele de mai sus, în special unul dintre programele sale, Access.
Succesul companiei tale va depinde de cât de profesional este îndeplinită munca ta.
Lista surselor
1. Akishkin A.M., Fedorova G.V. Bazele programării pe computere personale. M.: Educaţie economică, 1996. 27 p.
2. Bekarevich Yu., Pushkina N. Manual de autoinstruire Microsoft Access 2000. Sankt Petersburg: BHV - Sankt Petersburg, 2007. 480 p.
3. Glushakov S.V. Microsoft Access 2007: Teoria bazelor de date.
4. Gurvits G.A. Microsoft Access 2007 BHV-Petersburg.
5. Mamaev E. Microsoft SQL Server 2000. Sankt Petersburg: BHV-Petersburg, 2002.
6.Informatica. Curs de bază. Ediția a II-a / Ed. S.V. Siminovici. St.Petersburg. Peter, 2004. 640 p. pp. 340-366.
7. Materiale de pe site-ul http://www.microsoft.ru.
Postat pe Allbest.ru
...Documente similare
Microsoft Access ca sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), scopul său. O structură organizată pentru stocarea datelor. Tipuri de date atunci când lucrați cu Microsoft Access 2003 și Microsoft Access 2007. Proiectarea bazelor de date și construirea unei diagrame ER.
test, adaugat 10.10.2010
Scurte caracteristici și funcționalități ale MS Access. Baze de date și sisteme de gestionare a bazelor de date. Proiectarea în teorie și realizarea în practică a unei baze de date în produsul Microsoft Corporation pentru managementul bazei de date „Microsoft Access”.
lucrare de curs, adăugată 03.07.2015
Luarea în considerare a sistemului interactiv de gestionare a bazelor de date relaționale Microsoft Access. Capacitățile grafice ale programului; crearea de tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module. Caracteristici comparative ale bazelor de date Clipper și Access.
lucrare de curs, adăugată 22.01.2013
Programe de calculator concepute pentru stocarea și prelucrarea datelor. Modalități de a lucra cu tabele în Microsoft Word. Sistem de gestionare a bazelor de date Microsoft Access. Capacitatea foilor de calcul de a produce calcule automate rapid și precis.
test, adaugat 22.11.2009
Proiectarea bazei de date folosind un set de software și instrumente lingvistice Microsoft Access. Model de date, acces la acestea. Scop, caracteristici principale și versiuni ale Access. Lansarea programului; fereastra bazei de date, formulare pentru introducerea și editarea acestora.
lucrare curs, adaugat 30.12.2014
Principii de lucru cu baze de date relaționale în mediul Microsoft Access. Accesați elementele fundamentale ale bazei de date. Crearea de tabele, interogări, rapoarte, pagini și module. Structuri de bază de prezentare a bazei de date. Definirea relatiilor dintre tabele.
test, adaugat 04.03.2014
Noțiuni introductive în Microsoft Access. Principalele puncte ale creării unei baze de date simple: crearea unei pagini de titlu în modul design, baze de date, procedura de introducere a datelor pentru baza de date în modul prezentare. Caracteristici ale designului rapoartelor și setărilor programului.
prelegere, adăugată 02/07/2010
Caracteristicile produsului software Microsoft Outlook 2000. Principii de lucru cu editorul de foi de calcul Microsoft Excel și editorul de text Microsoft Word. Instrucțiuni pentru lucrul cu Access DBMS. Analiza sistemului de management al bazelor de date.
test, adaugat 13.11.2010
Caracteristicile și avantajele Microsoft Office Access ca sistem de gestionare a bazelor de date relaționale. Procesul de creare a unui nou tabel folosind proiectantul, construirea unei scheme de date, crearea unei interogări folosind limbajul SQL, afișarea informațiilor într-un raport.
test, adaugat 15.12.2014
Concepte de bază ale bazei de date: normalizare, relații și chei. Crearea și etapele de proiectare a bazei de date, rezolvarea unei probleme legate de domeniul de studiu. Studierea SGBD-ului Microsoft Access 2003: interfața utilizator, fereastra principală a aplicației, crearea de tabele.
SGBD-urile relaționale sunt a doua generație de SGBD-uri, bazate pe utilizarea modelului de date relaționale propus de Z. F. Codd în 1970. În modelul relațional, toate datele sunt structurate logic în cadrul relațiilor (tabele). Fiecare relație are un nume și constă din atribute denumite (coloane) de date. Fiecare tuplu (rând) de date conține o valoare pentru fiecare atribut. Marele avantaj al modelului relațional constă tocmai în această simplitate a structurii logice.
Sistemele comerciale bazate pe modelul de date relaționale au început să apară la sfârșitul anilor 1970 și începutul anilor 1980. În prezent, există câteva sute de tipuri diferite de SGBD-uri relaționale, atât pentru mainframe, cât și pentru computere personale, deși multe dintre ele nu corespund pe deplin definiției precise a unui model de date relaționale. Exemple de SGBD-uri relaționale pentru computere personale sunt DBMS Access și FoxPro de la Microsoft, Paradox de la Corel Corporation, InterBase și BDE de la Borland și R: Base de la R: Base Technologies.
Luând în considerare cerințele, capacitățile și resursele stării de urgență „Nal”, s-a decis alegerea SGBD-ul Microsoft Access 2000 ca SGBD țintă.
MS Access este, în primul rând, un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS). Ca și alte produse din această categorie, este conceput pentru stocarea și preluarea datelor, prezentarea informațiilor într-un mod convenabil și automatizarea operațiunilor repetate frecvent (cum ar fi contabilitate, contabilitate, planificare etc.).
Figura 6.1 prezintă conceptul de marketing original al Microsoft pentru Access. Acest grafic simplu ilustrează capacitățile de lucru cu MS Access la toate nivelurile. Obiectele sunt listate la nivelul de jos al ierarhiei; acestea vă permit să creați cu ușurință tabele, interogări, formulare și rapoarte. Expresiile (funcțiile) pot fi folosite pentru a efectua manipularea simplă a datelor pentru a verifica dacă datele au fost introduse corect, pentru a sprijini regulile de afaceri sau pentru a afișa un număr cu un simbol valutar. Macro-urile permit automatizarea fără a fi nevoie de programare, dar trebuie avut în vedere faptul că codul VBA (Visual Basic for Applications) permite utilizatorului să programeze procese mai complexe. Și în sfârșit, folosind API-ul Windows (Application Programming Interface), care accesează funcții sau Dynamic Link Libraries (DLL) scrise în alte limbi, precum C, Java sau Visual Basic, programatorul poate scrie o interfață pentru alte programe și surse de date.
Să enumerăm principalele avantaje ale MS Access:
- 1)Tipuri de date. MS Access oferă toate tipurile de date de bază, dintre care unele, cum ar fi numerele, au mai multe varietăți.
- 2)Indici. Câmpurile pot fi indexate, ceea ce reduce semnificativ timpul petrecut căutând informațiile de care aveți nevoie.
- 3) Restricții. Restricții privind datele introduse poate fi setat atât la nivel de tabel (prin introducerea unei expresii de control de intrare în linia de proprietate Value Condition), cât și la nivel de formular (în fereastra de proprietăți a câmpului de formular în modul Form Designer).
Reprezentare. Este posibil să creați, să deschideți și să modificați o vizualizare în același mod ca și în cazul interogărilor MS Access. Folosind vizualizări, puteți găsi informații stocate în tabele, tabele asociate sau chiar în alte vizualizări.
Proceduri stocate și declanșatoare. Crearea de proceduri stocate seamănă cu scrierea unei proceduri în Visual Basic, dar în loc să scrieți cod Visual Basic, utilizați instrucțiuni SQL. Un declanșator este un tip special de procedură stocată. Care se execută atunci când utilizatorul modifică datele din tabel. Declanșatorii sunt un instrument puternic pentru menținerea integrității datelor în întreaga bază de date.
Chei primare. Sistemul menține cheile primare și externe și impune integritatea datelor la nivel de kernel, ceea ce previne operațiunile de actualizare sau ștergere incompatibile.
Utilizatori și roluri.În MS Access DBMS, utilizatorii sunt desemnați ca membri ai unui anumit grup. Există două grupuri implicite: administratori și utilizatori, dar pot fi definite grupuri suplimentare. Grupurilor și utilizatorilor li se acordă drepturi de acces care le permit să reglementeze lista de operațiuni permise pentru fiecare obiect al bazei de date.
- 8)Cereri. Una dintre cele mai puternice caracteristici ale MS Access este, de asemenea, cea mai importantă. Puteți crea interogări pe orice date din tabele, puteți defini ordinea de sortare, puteți crea expresii calculate și puteți introduce criterii pentru selectarea înregistrărilor dorite. Puteți afișa rezultatele unei interogări ca tabel, formular sau raport. Pentru a stabili relații între tabele, puteți utiliza Generatorul de interogări.
- 9) SQL. Gamă largă de posibilități de utilizare a limbajului SQL pentru a manipula date și a construi interogări complexe (interogări de alăturare, interogări de server, interogări de control).
Funcții definite de utilizator. Utilizatorul are oportunități enorme de a-și crea propriile proceduri și funcții folosind constructe de programare VBA.
Suport pentru tranzacții. Sistemul MS Access acceptă procesarea tranzacțiilor cu o garanție a integrității acestora. În plus, este asigurată securitatea la nivel de utilizator, care vă permite să controlați accesul la date pentru utilizatori individuali și grupuri întregi.
Sistem de referință. Sistemul de ajutor Microsoft este unul dintre cele mai bune din industrie. MS Access oferă ajutor sensibil la context, pe care îl puteți accesa doar făcând clic
Importați, exportați și conectați fișiere externe. MS Access vă permite să importați și să exportați fișiere în multe formate cunoscute, inclusiv dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, multe formate de text ASCII (inclusiv cele cu o lungime fixă a liniei sau un delimitator specificat), precum și date HTML. Ca rezultat al exportului unui tabel MS Access, un fișier este creat în formatul specificat. Conectarea înseamnă că puteți utiliza date externe fără a crea tabele MS Access. O caracteristică foarte puternică este conectarea tabelelor MS Access cu tabelele lor externe și apoi partajarea acestora; acest lucru se aplică tabelelor MS Access, dBase, FoxPro, SQL Server.
formulare și rapoarte WYSIWING. Ferestrele de proiectare de formulare și rapoarte au aceeași interfață și oferă utilizatorului multe opțiuni. Formularul sau raportul este conceput conform principiului WYSIWYG (What You See Is What You Get). Prin adăugarea unui alt element de control, utilizatorul vede cum se modifică formularul sau raportul creat.
15) Suport de rețea. Microsoft Access DBMS poate fi utilizat ca sistem de sine stătător pe un singur computer personal sau ca sistem multi-utilizator într-o rețea. Implementarea client/server. Microsoft Access 2003 poate crea un fișier .adp (Fișier proiect de acces) care poate stoca formulare, rapoarte, macrocomenzi și module VBA la nivel local și se poate conecta la o bază de date SQL Server la distanță folosind tehnologia OLE DB pentru afișare și operare cu tabele, vizualizări, relații și procedurile stocate. O astfel de implementare poate folosi, de asemenea, motorul bazei de date MSDE.
Acestea sunt doar câteva dintre capacitățile MS Access care fac din acest sistem unul dintre cele mai bune SGBD-uri de pe piață astăzi. Rămâne de adăugat că acesta este unul dintre cele mai comune SGBD, deoarece este inclus în pachetul standard Microsoft Office.
Un arsenal puternic de instrumente Microsoft Access face posibilă rezolvarea cu succes a problemei automatizării contabilității vânzărilor în întreprinderea privată „Slast”.
Să aruncăm o privire mai atentă la principalele funcții ale MS Access pentru a avea o idee mai clară despre capacitățile sale.
În Access, o bază de date se referă la un fișier care conține o colecție de informații. O bază de date din Access 2007 poate conține următoarele tipuri de obiecte (vezi Fig. 1): tabel, interogare, formular, raport, pagină, macro, modul.
Figura 1. Fereastra obiecte bază de date
Accesul poate funcționa doar cu o singură bază de date la un moment dat. Dar o bază de date Access poate include multe tabele, formulare, interogări, rapoarte, macrocomenzi și module, care sunt stocate într-un singur fișier cu extensia mdb.
Masa este un obiect corespunzător conceptului de „tabel” din teoria bazelor de date relaționale. Pentru fiecare tabel din Access, puteți defini o cheie primară și unul sau mai mulți indecși pentru a crește viteza de acces la date.
Access vă permite să creați o structură de tabel în trei moduri — modul proiectare, folosind un expert și prin introducerea de date. Diferența implică utilizarea acestor instrumente de către utilizatori cu niveluri diferite de pregătire, obiective și perspective diferite de utilizare a datelor. Desigur, este posibil să vizualizați, editați, ștergeți și adăugați înregistrări, căutați, înlocuiți, sortați datele și modificați vizualizarea tabelului. Relațiile dintre tabele sunt determinate de un instrument special numit „Schema de date”.
Figura 2. Diagrama de date
Acesta este un instrument grafic convenabil care vă permite să creați relații între anumite câmpuri de tabel, să definiți diferite tipuri de relații și să setați constrângeri de integritate referențială. În acest caz, modificările sunt aplicate imediat în baza de date (desigur, dacă datele conținute îndeplinesc toate condițiile).Diagrama rezultată de tabele și relații poate fi tipărită, ceea ce este, fără îndoială, convenabil pentru dezvoltator.
Cerere– un obiect care conține textul unei interogări SQL care are un nume unic într-o anumită bază de date. Puteți crea o interogare folosind expertul și în modul de proiectare. În primul caz, utilizatorului i se cere interactiv să selecteze numele tabelului și câmpurile de selectat. În al doilea caz, puteți selecta mai multe tabele sau interogări, le puteți lega grafic și puteți defini câmpuri de selecție. De asemenea, puteți seta condiții suplimentare pentru fiecare câmp și opțiuni de sortare.
Figura 3. Generatorul de interogări
O altă modalitate de a crea o interogare care este încorporată în constructor este să scrieți manual interogarea în SQL. Cu toate acestea, editorul de text conceput pentru acest lucru are capabilități clar slabe în ceea ce privește comoditatea și claritatea designului codului. Se pare că această metodă nu a fost poziționată de dezvoltatori ca fiind cea principală.
Formă este un obiect container special pentru alte componente de interfață, cum ar fi câmpurile de introducere și afișare a datelor, butoane etc. Pe formular, dezvoltatorul plasează componente pentru introducerea, editarea, vizualizarea și gruparea datelor, în funcție de specificul aplicației. De asemenea, puteți crea un formular în două moduri: în modul proiectare și folosind vrăjitorul. În primul caz, dezvoltatorul are un set de componente (dacă este necesar, vă puteți înregistra propriul ActiveX), pe care le puteți plasa liber în formular și le puteți stabili parametrii. În modul Expert, utilizatorul selectează pur și simplu un tabel, câmpuri și un stil de design, iar formularul este generat automat.
Raport– un obiect destinat creării unui document care poate fi ulterior tipărit sau inclus într-un document într-o altă aplicație. Acest document conține rezultatele unei selecții dintr-o bază de date sub formă de informații structurate (de exemplu, un tabel sau o listă). MS Access are capabilități bogate pentru proiectarea și formatarea rapoartelor. Raportul are și aceleași două moduri de creare. În modul Wizard, utilizatorul are posibilitatea de a seta mulți parametri care determină aproape complet aspectul dorit al raportului. Pentru a crea rapoarte non-standard, este mai bine să utilizați designerul.
Pagini– un mijloc de publicare a datelor într-o rețea locală sau pe Internet. Pagina creată este proiectată similar unui formular (cu unele diferențe în componentele utilizate); atunci când lucrați cu ea, puteți nu numai să vizualizați, ci și să modificați datele din baza de date. Odată ce pagina este salvată ca obiect în baza de date, aceasta poate fi exportată ca fișier HTML și utilizată pentru a accesa date printr-un browser de Internet.
Macro– acesta este un obiect care este o secvență de macrocomenzi pentru automatizarea acțiunilor efectuate cel mai frecvent atunci când se lucrează cu baza de date. Comenzile macro sunt selectate dintr-o listă dată, iar parametrii sunt stabiliți de dezvoltator. Puteți executa o macrocomandă făcând clic pe un buton și în mod programatic în cod.
Un modul este un container de cod de program în VBA. Pentru a le edita și vizualiza, se folosește shell-ul Visual Basic Editor. Tot codul aplicației este conținut într-un set de module. Aici are același sens semantic ca în orice limbaj de programare.
Aceasta este o listă completă de obiecte care pot fi stocate într-o bază de date MS Access, care, totuși, este similară în alte SGBD-uri desktop din această clasă, de exemplu Paradox.
Acces oferă următoarele funcționalități.
Introducere a datelor. Datele pot fi introduse în următoarele moduri: manual direct în tabel (aceasta include și lipirea conținutului clipboard-ului); manual în câmpurile de formular; import direct de date din alte surse (Acces baze de date, fișiere text, format DBF, foi de calcul, surse de date ODBC); o metodă software care poate combina orice instrumente care pot fi implementate în VBA. Ultima metodă are cea mai mare flexibilitate și oferă posibilități aproape nelimitate, dar este cea mai dificil de implementat și necesită un anumit nivel de cunoștințe de programare.
2. Schimbarea datelor. Editarea este posibilă în următoarele moduri: manual direct în tabel; în câmpurile de formular; într-o fereastră de browser în care este încărcată o pagină web din baza de date; prin metoda software.
3. Ieșire de date. Aici Access oferă următoarele capabilități: afișarea pe ecranul monitorului sub formă de tabel, câmpuri de formular sau rapoarte; exportați în alte formate de date (la fel ca la import); tipărire, în principal sub formă de rapoarte; ieșirea datelor către un browser de Internet utilizând un obiect Page într-o anumită rețea; exportul software și producția de informații.
4. Interacțiunea cu alte surse și consumatori de informații.În acest sens, Access poate acționa ca un server de automatizare sau client. Conexiunile cu alte produse Microsoft Office sunt deosebit de transparente. De exemplu, puteți avea un document Microsoft Word care conține câmpuri dintr-o bază de date Access; modificările datelor din baza de date sunt reflectate automat în document. Acest lucru vă permite să creați soluții flexibile care integrează datele în instrumentele de birou. 5. Utilizarea bazei de date MS Access de către alte aplicații. Această opțiune folosește fișierul MDB ca depozit de date. Programul care accesează datele poate fi scris în orice limbaj de nivel înalt. În acest caz, sunt folosite tabele și interogări. Nucleul bazei de date monitorizează menținerea integrității referențiale și a relevanței datelor. Interacțiunea are loc prin driverul ODBC Microsoft Jet Engine.
6. Instrumente de creare a aplicațiilor. Crearea de aplicații în Access este la fel ca toate celelalte instrumente de automatizare Microsoft Office. Aici se folosește limbajul interpretat Visual Basic for Applications, ceea ce duce, ca în orice limbaj interpretat, la o anumită creștere a timpului CPU și o scădere a vitezei programelor și procesării datelor. Pentru o dezvoltare cu succes, trebuie să cunoașteți modelul obiect al Access în sine și caracteristicile utilizării acestuia.
7. Gestionarea datelor în modul multi-utilizator. Când lucrați cu Baze de date în modul multi-utilizator, apar situații când este necesară limitarea numărului de utilizatori care accesează datele. Acest lucru se face pentru a preveni actualizarea simultană a aceleiași înregistrări, în timpul unei actualizări globale a datelor sau în timpul întreținerii bazei de date în sine.
Motorul bazei de date Access oferă trei niveluri de blocare:
Blocarea bazei de date. La acest nivel de blocare, un singur utilizator poate accesa baza de date. Acest nivel de blocare este utilizat pentru modificări globale sau actualizări ale datelor sau în timpul întreținerii bazei de date - compresie.
Încuie masa. La acest nivel de blocare, un singur utilizator poate accesa tabelul. Acest nivel de blocare este utilizat în cazurile în care este necesară procesarea mai multor înregistrări de tabel simultan.
Blocarea paginii. La acest nivel, un singur utilizator poate accesa o pagină blocată. Acesta este cel mai scăzut nivel de blocare. Procesorul Microsoft Jet setează automat o blocare a paginii și nu poate fi controlat de programul dvs. O pagină de date poate conține mai multe înregistrări, dimensiunea ei este de 26 kb. Blocarea unei pagini înseamnă blocarea tuturor intrărilor de pe pagina respectivă. Dacă lungimea înregistrării este de 512 octeți, atunci 4 înregistrări vor fi blocate, iar dacă este de 50 octeți, atunci 40 de înregistrări vor fi blocate. Numărul exact de înregistrări nu poate fi determinat sau stabilit în prealabil, deoarece tabelul poate conține înregistrări șterse (care sunt șterse doar în timpul compactării).
Blocarea la nivel de masă are două moduri - pesimist și optimist. Valoarea implicită este blocarea pesimistă.
8. Administrare. Avantajul modului de operare exclusiv a dus de fapt la degenerarea funcțiilor de administrare a bazelor de date și, în legătură cu aceasta, la absența instrumentelor de administrare în sensul obișnuit al cuvântului în MS Access. Instrumentele disponibile vă permit să faceți următoarele: este posibil să împărțiți baza de date Microsoft Access în două fișiere, dintre care unul conține tabele, iar celălalt conține interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi, module și comenzi rapide către paginile de acces la date. Acest lucru permite utilizatorilor să acceseze o sursă comună de date în timp ce își creează propriile formulare, rapoarte și alte obiecte și reduce traficul de rețea; Este posibil să legați tabele din alte baze de date Microsoft Access sau din alte surse. De exemplu, este posibil să doriți să utilizați un tabel dintr-o altă bază de date Microsoft Access pe care o partajați online. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să stocați toate tabelele într-o singură bază de date pe un server de rețea, stocând formulare, rapoarte și alte obiecte într-o bază de date separată, copii ale cărora sunt disponibile pentru toți utilizatorii bazei de date partajate; Instrumentele de replicare Microsoft Access, disponibile în baza de date (.mdb) și în proiect (.adp), vă permit să creați replici și să le sincronizați la cerere atunci când lucrați în Microsoft Access; mijloace de protectie si control acces. Cea mai simplă metodă de protecție este să setați o parolă pentru a deschide baza de date. Baza de date poate fi criptată. Când criptați o bază de date, fișierul bazei de date este comprimat și nu poate fi citit de utilitare sau editori de text. Decriptarea unei baze de date inversează rezultatele operației de criptare. Cea mai flexibilă și comună metodă de protejare a unei baze de date se numește protecție la nivel de utilizator. Această metodă de securitate este similară cu cele utilizate în majoritatea sistemelor de rețea. Cu toate acestea, după cum sa menționat deja, ghicirea parolei de administrator nu este dificilă pentru un specialist în hacking; este posibilă convertirea bazei de date în formatul unei versiuni anterioare de MS Access pentru a asigura compatibilitatea în unele cazuri; și, în sfârșit, un instrument de compresie a bazei de date care șterge informații despre rândurile șterse și reduce dimensiunea fișierului MDB de pe disc. Acest lucru are ca rezultat o performanță mai bună și, în unele cazuri, poate restabili baza de date (de exemplu, după o întrerupere neașteptată a curentului).
De asemenea, merită menționat faptul că Access vine cu șabloane standard de baze de date pentru a automatiza cele mai comune sarcini.
Figura 4. Șabloane de baze de date
Utilizatorul, în modul Wizard interactiv, selectează datele pe care dorește să le aibă în baza sa de date în conformitate cu nevoile întreprinderii, iar MS Access creează automat toate obiectele necesare. În viitor, această bază de date poate fi rafinată și extinsă.
Câmpuri cu valori multiple pentru date complexe
Puteți crea un câmp care conține mai multe valori, cunoscute și ca date complexe. Să presupunem că trebuie să atribuiți o sarcină unuia dintre angajații sau antreprenorii dvs., dar doriți să atribuiți acea sarcină mai multor persoane. În majoritatea sistemelor de gestionare a bazelor de date și în versiunile anterioare ale Access, aceasta ar necesita o relație multi-la-mulți pentru a evita erorile.
În Office Access 2007, cea mai grea parte a muncii este efectuată automat atunci când selectați un câmp pentru a introduce mai multe valori. Câmpurile cu valori multiple sunt utile în special atunci când utilizați Office Access 2007 pentru a lucra cu o listă SharePoint care conține unul dintre tipurile de câmpuri cu valori multiple utilizate în Windows SharePoint Services. Office Access 2007 este compatibil cu aceste tipuri de date.
Noul tip de date Atașament vă permite să stocați toate tipurile de documente și fișiere binare în baza de date fără a crește în mod inutil dimensiunea bazei de date. Office Access 2007 comprimă automat atașamentele ori de câte ori este posibil pentru a economisi cât mai mult spațiu liber. Trebuie să atașați un document Microsoft Office Word 2007 la o intrare sau să stocați mai multe fotografii digitale într-o bază de date. Utilizarea atașamentelor face aceste sarcini mult mai ușoare. Puteți chiar să adăugați mai multe atașamente la o singură postare.
Câmpurile MEMO stochează acum text îmbogățit și acceptă un istoric al revizuirilor.
Office Access 2007 acceptă acum text îmbogățit, pe care îl puteți utiliza în postările dvs. alături de text simplu. Textul poate fi formatat cu o varietate de opțiuni (cum ar fi aldine și cursive, fonturi, culori și alte opțiuni comune de formatare) și stocat într-o bază de date. Textul îmbogățit este stocat în câmpul MEMO într-un format bazat pe HTML, care este compatibil cu tipul de date Text îmbogățit din Windows SharePoint Services. Setați proprietatea TextFormat la RichText sau PlainText, iar datele din câmpurile de text și din vizualizarea Datasheet vor fi formatate conform așteptărilor.
Câmpurile MEMO sunt convenabile de utilizat pentru stocarea unor cantități mari de date. Cu Office Access 2007, puteți seta proprietatea Append Only pentru a păstra o evidență a tuturor modificărilor din câmpul MEMO. Apoi puteți vizualiza un jurnal al acestor modificări. Această caracteristică acceptă și caracteristica de urmărire în Windows SharePoint Services. Prin urmare, puteți utiliza și Access pentru a vizualiza un istoric al conținutului unei liste SharePoint.
Să aruncăm o privire mai atentă la principalele funcții ale MS Access pentru a avea o idee mai clară despre capacitățile sale.
În Access, o bază de date se referă la un fișier care conține o colecție de informații. O bază de date din Access 2007 poate conține următoarele tipuri de obiecte (vezi Fig. 1): tabel, interogare, formular, raport, pagină, macro, modul.
Figura 1. Fereastra obiecte bază de date
Accesul poate funcționa doar cu o singură bază de date la un moment dat. Dar o bază de date Access poate include multe tabele, formulare, interogări, rapoarte, macrocomenzi și module, care sunt stocate într-un singur fișier cu extensia mdb.
Masa este un obiect corespunzător conceptului de „tabel” din teoria bazelor de date relaționale. Pentru fiecare tabel din Access, puteți defini o cheie primară și unul sau mai mulți indecși pentru a crește viteza de acces la date.
Access vă permite să creați o structură de tabel în trei moduri — modul proiectare, folosind un expert și prin introducerea de date. Diferența implică utilizarea acestor instrumente de către utilizatori cu niveluri diferite de pregătire, obiective și perspective diferite de utilizare a datelor. Desigur, este posibil să vizualizați, editați, ștergeți și adăugați înregistrări, căutați, înlocuiți, sortați datele și modificați vizualizarea tabelului. Relațiile dintre tabele sunt determinate de un instrument special numit „Schema de date”.
Figura 2. Diagrama de date
Acesta este un instrument grafic convenabil care vă permite să creați relații între anumite câmpuri de tabel, să definiți diferite tipuri de relații și să setați constrângeri de integritate referențială. În acest caz, modificările sunt aplicate imediat în baza de date (desigur, dacă datele conținute îndeplinesc toate condițiile).Diagrama rezultată de tabele și relații poate fi tipărită, ceea ce este, fără îndoială, convenabil pentru dezvoltator.
Cerere– un obiect care conține textul unei interogări SQL care are un nume unic într-o anumită bază de date. Puteți crea o interogare folosind expertul și în modul de proiectare. În primul caz, utilizatorului i se cere interactiv să selecteze numele tabelului și câmpurile de selectat. În al doilea caz, puteți selecta mai multe tabele sau interogări, le puteți lega grafic și puteți defini câmpuri de selecție. De asemenea, puteți seta condiții suplimentare pentru fiecare câmp și opțiuni de sortare.
Figura 3. Generatorul de interogări
O altă modalitate de a crea o interogare care este încorporată în constructor este să scrieți manual interogarea în SQL. Cu toate acestea, editorul de text conceput pentru acest lucru are capabilități clar slabe în ceea ce privește comoditatea și claritatea designului codului. Se pare că această metodă nu a fost poziționată de dezvoltatori ca fiind cea principală.
Formă este un obiect container special pentru alte componente de interfață, cum ar fi câmpurile de introducere și afișare a datelor, butoane etc. Pe formular, dezvoltatorul plasează componente pentru introducerea, editarea, vizualizarea și gruparea datelor, în funcție de specificul aplicației. De asemenea, puteți crea un formular în două moduri: în modul proiectare și folosind vrăjitorul. În primul caz, dezvoltatorul are un set de componente (dacă este necesar, vă puteți înregistra propriul ActiveX), pe care le puteți plasa liber în formular și le puteți stabili parametrii. În modul Expert, utilizatorul selectează pur și simplu un tabel, câmpuri și un stil de design, iar formularul este generat automat.
Raport– un obiect destinat creării unui document care poate fi ulterior tipărit sau inclus într-un document într-o altă aplicație. Acest document conține rezultatele unei selecții dintr-o bază de date sub formă de informații structurate (de exemplu, un tabel sau o listă). MS Access are capabilități bogate pentru proiectarea și formatarea rapoartelor. Raportul are și aceleași două moduri de creare. În modul Wizard, utilizatorul are posibilitatea de a seta mulți parametri care determină aproape complet aspectul dorit al raportului. Pentru a crea rapoarte non-standard, este mai bine să utilizați designerul.
Pagini– un mijloc de publicare a datelor într-o rețea locală sau pe Internet. Pagina creată este proiectată similar unui formular (cu unele diferențe în componentele utilizate); atunci când lucrați cu ea, puteți nu numai să vizualizați, ci și să modificați datele din baza de date. Odată ce pagina este salvată ca obiect în baza de date, aceasta poate fi exportată ca fișier HTML și utilizată pentru a accesa date printr-un browser de Internet.
Macro– acesta este un obiect care este o secvență de macrocomenzi pentru automatizarea acțiunilor efectuate cel mai frecvent atunci când se lucrează cu baza de date. Comenzile macro sunt selectate dintr-o listă dată, iar parametrii sunt stabiliți de dezvoltator. Puteți executa o macrocomandă făcând clic pe un buton și în mod programatic în cod.
Un modul este un container de cod de program în VBA. Pentru a le edita și vizualiza, se folosește shell-ul Visual Basic Editor. Tot codul aplicației este conținut într-un set de module. Aici are același sens semantic ca în orice limbaj de programare.
Aceasta este o listă completă de obiecte care pot fi stocate într-o bază de date MS Access, care, totuși, este similară în alte SGBD-uri desktop din această clasă, de exemplu Paradox.
Acces oferă următoarele funcționalități.
1. Introducerea datelor. Datele pot fi introduse în următoarele moduri: manual direct în tabel (aceasta include și lipirea conținutului clipboard-ului); manual în câmpurile de formular; import direct de date din alte surse (Acces baze de date, fișiere text, format DBF, foi de calcul, surse de date ODBC); o metodă software care poate combina orice instrumente care pot fi implementate în VBA. Ultima metodă are cea mai mare flexibilitate și oferă posibilități aproape nelimitate, dar este cea mai dificil de implementat și necesită un anumit nivel de cunoștințe de programare.
2. Schimbarea datelor. Editarea este posibilă în următoarele moduri: manual direct în tabel; în câmpurile de formular; într-o fereastră de browser în care este încărcată o pagină web din baza de date; prin metoda software.
3. Ieșire de date. Aici Access oferă următoarele capabilități: afișarea pe ecranul monitorului sub formă de tabel, câmpuri de formular sau rapoarte; exportați în alte formate de date (la fel ca la import); tipărire, în principal sub formă de rapoarte; ieșirea datelor către un browser de Internet utilizând un obiect Page într-o anumită rețea; exportul software și producția de informații.
4. Interacțiunea cu alte surse și consumatori de informații.În acest sens, Access poate acționa ca un server de automatizare sau client. Conexiunile cu alte produse Microsoft Office sunt deosebit de transparente. De exemplu, puteți avea un document Microsoft Word care conține câmpuri dintr-o bază de date Access; modificările datelor din baza de date sunt reflectate automat în document. Acest lucru vă permite să creați soluții flexibile care integrează datele în instrumentele de birou. 5. Utilizarea bazei de date MS Access de către alte aplicații. Această opțiune folosește fișierul MDB ca depozit de date. Programul care accesează datele poate fi scris în orice limbaj de nivel înalt. În acest caz, sunt folosite tabele și interogări. Nucleul bazei de date monitorizează menținerea integrității referențiale și a relevanței datelor. Interacțiunea are loc prin driverul ODBC Microsoft Jet Engine.
6. Instrumente de creare a aplicațiilor. Crearea de aplicații în Access este la fel ca toate celelalte instrumente de automatizare Microsoft Office. Aici se folosește limbajul interpretat Visual Basic for Applications, ceea ce duce, ca în orice limbaj interpretat, la o anumită creștere a timpului CPU și o scădere a vitezei programelor și procesării datelor. Pentru o dezvoltare cu succes, trebuie să cunoașteți modelul obiect al Access în sine și caracteristicile utilizării acestuia.
7. Gestionarea datelor în modul multi-utilizator. Când lucrați cu Baze de date în modul multi-utilizator, apar situații când este necesară limitarea numărului de utilizatori care accesează datele. Acest lucru se face pentru a preveni actualizarea simultană a aceleiași înregistrări, în timpul unei actualizări globale a datelor sau în timpul întreținerii bazei de date în sine.
Motorul bazei de date Access oferă trei niveluri de blocare:
Blocarea bazei de date. La acest nivel de blocare, un singur utilizator poate accesa baza de date. Acest nivel de blocare este utilizat pentru modificări globale sau actualizări ale datelor sau în timpul întreținerii bazei de date - compresie.
Încuie masa. La acest nivel de blocare, un singur utilizator poate accesa tabelul. Acest nivel de blocare este utilizat în cazurile în care este necesară procesarea mai multor înregistrări de tabel simultan.
Blocarea paginii. La acest nivel, un singur utilizator poate accesa o pagină blocată. Acesta este cel mai scăzut nivel de blocare. Procesorul Microsoft Jet setează automat o blocare a paginii și nu poate fi controlat de programul dvs. O pagină de date poate conține mai multe înregistrări, dimensiunea ei este de 26 kb. Blocarea unei pagini înseamnă blocarea tuturor intrărilor de pe pagina respectivă. Dacă lungimea înregistrării este de 512 octeți, atunci 4 înregistrări vor fi blocate, iar dacă este de 50 octeți, atunci 40 de înregistrări vor fi blocate. Numărul exact de înregistrări nu poate fi determinat sau stabilit în prealabil, deoarece tabelul poate conține înregistrări șterse (care sunt șterse doar în timpul compactării).
Blocarea la nivel de masă are două moduri - pesimist și optimist. Valoarea implicită este blocarea pesimistă.
8. Administrare. Avantajul modului de operare exclusiv a dus de fapt la degenerarea funcțiilor de administrare a bazelor de date și, în legătură cu aceasta, la absența instrumentelor de administrare în sensul obișnuit al cuvântului în MS Access. Instrumentele disponibile vă permit să faceți următoarele: este posibil să împărțiți baza de date Microsoft Access în două fișiere, dintre care unul conține tabele, iar celălalt conține interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi, module și comenzi rapide către paginile de acces la date. Acest lucru permite utilizatorilor să acceseze o sursă comună de date în timp ce își creează propriile formulare, rapoarte și alte obiecte și reduce traficul de rețea; Este posibil să legați tabele din alte baze de date Microsoft Access sau din alte surse. De exemplu, este posibil să doriți să utilizați un tabel dintr-o altă bază de date Microsoft Access pe care o partajați online. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să stocați toate tabelele într-o singură bază de date pe un server de rețea, stocând formulare, rapoarte și alte obiecte într-o bază de date separată, copii ale cărora sunt disponibile pentru toți utilizatorii bazei de date partajate; Instrumentele de replicare Microsoft Access, disponibile în baza de date (.mdb) și în proiect (.adp), vă permit să creați replici și să le sincronizați la cerere atunci când lucrați în Microsoft Access; mijloace de protectie si control acces. Cea mai simplă metodă de protecție este să setați o parolă pentru a deschide baza de date. Baza de date poate fi criptată. Când criptați o bază de date, fișierul bazei de date este comprimat și nu poate fi citit de utilitare sau editori de text. Decriptarea unei baze de date inversează rezultatele operației de criptare. Cea mai flexibilă și comună metodă de protejare a unei baze de date se numește protecție la nivel de utilizator. Această metodă de securitate este similară cu cele utilizate în majoritatea sistemelor de rețea. Cu toate acestea, după cum sa menționat deja, ghicirea parolei de administrator nu este dificilă pentru un specialist în hacking; este posibilă convertirea bazei de date în formatul unei versiuni anterioare de MS Access pentru a asigura compatibilitatea în unele cazuri; și, în sfârșit, un instrument de compresie a bazei de date care șterge informații despre rândurile șterse și reduce dimensiunea fișierului MDB de pe disc. Acest lucru are ca rezultat o performanță mai bună și, în unele cazuri, poate restabili baza de date (de exemplu, după o întrerupere neașteptată a curentului).
De asemenea, merită menționat faptul că Access vine cu șabloane standard de baze de date pentru a automatiza cele mai comune sarcini.
Figura 4. Șabloane de baze de date
Utilizatorul, în modul Wizard interactiv, selectează datele pe care dorește să le aibă în baza sa de date în conformitate cu nevoile întreprinderii, iar MS Access creează automat toate obiectele necesare. În viitor, această bază de date poate fi rafinată și extinsă.
Câmpuri cu valori multiple pentru date complexe
Puteți crea un câmp care conține mai multe valori, cunoscute și ca date complexe. Să presupunem că trebuie să atribuiți o sarcină unuia dintre angajații sau antreprenorii dvs., dar doriți să atribuiți acea sarcină mai multor persoane. În majoritatea sistemelor de gestionare a bazelor de date și în versiunile anterioare ale Access, aceasta ar necesita o relație multi-la-mulți pentru a evita erorile.
În Office Access 2007, cea mai grea parte a muncii este efectuată automat atunci când selectați un câmp pentru a introduce mai multe valori. Câmpurile cu valori multiple sunt utile în special atunci când utilizați Office Access 2007 pentru a lucra cu o listă SharePoint care conține unul dintre tipurile de câmpuri cu valori multiple utilizate în Windows SharePoint Services. Office Access 2007 este compatibil cu aceste tipuri de date.
Noul tip de date Atașament vă permite să stocați toate tipurile de documente și fișiere binare în baza de date fără a crește în mod inutil dimensiunea bazei de date. Office Access 2007 comprimă automat atașamentele ori de câte ori este posibil pentru a economisi cât mai mult spațiu liber. Trebuie să atașați un document Microsoft Office Word 2007 la o intrare sau să stocați mai multe fotografii digitale într-o bază de date. Utilizarea atașamentelor face aceste sarcini mult mai ușoare. Puteți chiar să adăugați mai multe atașamente la o singură postare.
Câmpurile MEMO stochează acum text îmbogățit și acceptă un istoric al revizuirilor.
Office Access 2007 acceptă acum text îmbogățit, pe care îl puteți utiliza în postările dvs. alături de text simplu. Textul poate fi formatat cu o varietate de opțiuni (cum ar fi aldine și cursive, fonturi, culori și alte opțiuni comune de formatare) și stocat într-o bază de date. Textul îmbogățit este stocat în câmpul MEMO într-un format bazat pe HTML, care este compatibil cu tipul de date Text îmbogățit din Windows SharePoint Services. Setați proprietatea TextFormat la RichText sau PlainText, iar datele din câmpurile de text și din vizualizarea Datasheet vor fi formatate conform așteptărilor.
Câmpurile MEMO sunt convenabile de utilizat pentru stocarea unor cantități mari de date. Cu Office Access 2007, puteți seta proprietatea Append Only pentru a păstra o evidență a tuturor modificărilor din câmpul MEMO. Apoi puteți vizualiza un jurnal al acestor modificări. Această caracteristică acceptă și caracteristica de urmărire în Windows SharePoint Services. Prin urmare, puteți utiliza și Access pentru a vizualiza un istoric al conținutului unei liste SharePoint.