Instruire in sistemul electronic de management al documentelor. EDO: deveniți un utilizator încrezător. Recunoașterea optică a textului
Suport de documentare pentru management. Protocol de afaceri
- Funcțiile instituțiilor de învățământ preșcolar din întreprindere. Suport organizatoric și informațional pentru activitățile managerului.
- Forme și structuri organizatorice standard ale instituțiilor de învățământ preșcolar
- Documentație. Conceptul de documente, metode de documentare, medii de stocare și funcții ale documentului.
- Caracteristicile și structura documentului.
- Clasificarea documentelor.
- Lingvistică documentară.
- Unificarea si standardizarea documentelor. Sisteme de documentare unificate.
- Crearea documentelor: reguli de redactare și formatare. Exemplu de formular, detalii și formulare.
- Dreptul de semnătură și împuternicire.
- Workshop: Crearea unui formular de document (schiță de document).
- Documente organizatorice si administrative. Reguli de întocmire a principalelor tipuri de documente organizatorice și administrative
- Acte organizatorice si juridice
- Documente administrative
- Informații și documente de referință.
- Documentatie speciala
- Documentatia personalului.
- Documentație științifică și tehnică
- Documentatie financiara
- Documentatia contractuala
- Proceduri confidențiale
- Mijloace de informare: hârtie, electronică.
- Semnatura electronica.
- Sisteme de informare.
- Utilizarea, depozitarea și distrugerea documentelor.
- Reglementarea legală a muncii cu documente.
- Organizarea de intalniri de afaceri si negocieri. Scopurile și obiectivele evenimentelor.
- Tipuri și format de evenimente. Lucrul cu mass-media.
- Evenimente de protocol: recepții, vizite, prezentări, conferințe, întâlniri.
- Planificarea, organizarea si pregatirea intalnirilor de afaceri.
- Caracteristicile comunicării de afaceri cu parteneri străini.
- Întocmirea unui program de ședere. Evenimente culturale în program. Accesorii și cadouri de afaceri.
- Selectarea unei camere și amenajarea unei mese pentru negocieri și întâlniri de afaceri.
- Cod vestimentar pentru evenimente formale.
Fluxul documentelor în structura suportului documentației pentru management. Arhivă modernă
- Principii de bază ale organizării muncii de birou și fluxului de documente
- Fluxuri de documente
- Fluxul de documente intern al organizației și fluxul de documente între organizații.
- Recepția, luarea în considerare și înregistrarea documentelor
- Recepția documentelor primite, organizarea livrării documentelor
- Înregistrarea documentelor
- Organizarea revizuirii documentelor
- Lucrări de informare și referință
- Termenele limită și controlul execuției documentelor
- Organizarea trimiterii documentelor de ieșire.
- Organizarea stocării operaționale a documentelor
- Cerințe pentru organizarea depozitării documentelor executate în munca de birou. Nomenclatorul cazurilor
- Cerințe pentru formarea cazurilor în munca de birou
- Workshop: Întocmirea clasificatoarelor și a nomenclaturii de cazuri.
- Examinarea valorii documentelor
- Pregătirea fișierelor pentru stocarea arhivă
- Organizarea muncii cu documente care au restricții de acces.
- Distrugerea documentelor.
- Gestionarea electronică a documentelor. Beneficii și riscuri.
- Opțiuni pentru fluxul mixt de documente. Principiile raportului optim.
- Reglementarea legală a securității documentelor.
- Arhiva în structura organizatorică a întreprinderii. Principalele sarcini, domenii de activitate și funcții ale arhivei.
- Acte juridice de reglementare care reglementează munca cu documente de arhivă.
- Perioadele de păstrare a documentelor. Tipuri și tipuri de liste de stocare.
- Procedura de transfer a documentelor pentru stocare în arhiva organizației.
- Procedura de distrugere a documentelor cu diferite perioade de stocare:
- Cerințe pentru spații pentru a asigura siguranța documentelor.
- Reguli pentru lucrul cu fonduri de arhivă:
- Atelier: Întocmirea certificatelor de arhivă.
- Arhiva electronică: posibilități și limitări.
- Interacțiunea dintre arhiva organizației și autoritățile de reglementare.
- Externalizarea arhivelor: avantaje și dezavantaje
- Opțiuni mixte de stocare a documentelor.
Orice proiect de implementare a unui sistem informatic, inclusiv a unui EDMS, constă în mai multe etape. Acestea sunt etapele de proiectare, dezvoltare, implementare efectivă, operare pilot și industrială a sistemului.
Dar nu trebuie să uităm că, după implementarea EDMS, viitorii utilizatori trebuie să fie instruiți să lucreze în sistem. Acest articol va discuta principalele metode de organizare a instruirii, exemple de programe pentru diferite grupuri de angajați și aspecte legate de motivația acestora.
Pregătirea pentru implementarea eficientă a EDMS începe în avans, chiar și în etapa de proiectare a sistemului, ceea ce afectează semnificativ rentabilitatea investiției din întreg proiectul.
În același timp, este important procesul de pregătire și organizare a instruirii, care include recrutarea grupurilor, pregătirea unui program, alegerea celei mai convenabile forme de formare etc. și, în mod ideal, ar trebui să fie realizat în paralel cu dezvoltarea unui EDMS.
Iar instruirea în sine este efectuată imediat înainte de utilizarea completă a EDMS în muncă, deoarece cunoștințele dobândite trebuie consolidate imediat după finalizarea formării, ceea ce va permite nu numai funcționarilor, ci și tuturor angajaților companiei să lucreze eficient în EDMS.
grupuri de utilizatori EDMSDe regulă, cerințele pentru viitorii utilizatori ai sistemului sunt prescrise în specificațiile tehnice din secțiunea care descrie calificările personalului, dar adesea aceste cerințe sunt foarte generale și nu oferă o imagine detaliată.
Nu este un secret pentru nimeni că în fiecare an calificările și competențele personalului, inclusiv funcționarilor și specialiștilor din departamentele IT ale companiei, cresc.
Acele vremuri în care o companie a cerut să implementeze un EDMS fără să aibă idee despre procesul și funcționalitatea sistemului sunt cu mult în urmă. În zilele noastre, mulți funcționari au o vastă experiență de lucru cu diverse EDMS și abordează problema implementării unui sistem informațional în mod profesionist.
Competența șefilor departamentelor de producție nu include de obicei cunoștințe aprofundate despre fluxul de documente și munca de birou, deoarece aceștia sunt responsabili pentru principalele activități de producție ale companiei, iar EDMS pentru acestea nu este principalul, ci un instrument auxiliar.
Prin urmare, chiar și în etapa de proiectare EDMS, sunt dezvoltate diferite interfețe pentru lucrul în sistem pentru diferite grupuri de utilizatori.
Funcționalitate extinsă este oferită pentru funcționari, iar pentru șefii de divizii și departamente, interfața este concepută în funcție de competențele acestora.
A interfață pentru directorii companiei– o temă separată, deoarece necesită o abordare specială a setarii și dezvoltării: unii manageri folosesc același sistem ca și funcționarii, dar cu setări diferite; pentru alții, se dezvoltă un loc de muncă mobil cu o interfață simplificată pentru munca operațională.
În această privință programele de instruire pentru utilizatori diferiți nu vor fi, de asemenea, aceleași.
Când și de către cine este oferită formarea?Instruirea se poate desfășura fie la nivel intern, fie cu asistența consultanților externi și poate fi, de asemenea, utilizată o abordare mixtă. În orice caz, toată munca este supravegheată de șeful serviciului instituției de învățământ preșcolar.
Pentru implementarea cu succes a EDMS, este necesar să ne gândim în avans la sistemul de motivare a angajaților să lucreze în Sistem.
Chiar și în faza de proiectare EDMS, indicatorii de performanță din sistem sunt dezvoltați și rapoartele sunt concepute pentru a evalua disciplina de performanță a angajaților.
Sistemul de motivare este coordonat cu conducerea companiei și departamentul HR.
Organizarea și pregătirea pentru instruirea corporativă EDMS se realizează în etapele ulterioare ale dezvoltării sistemului.
Instruirea angajaților companiei începe în etapa de funcționare de probă a EDMS, iar abilitățile dobândite în urma pregătirii sunt exersate în practică, în timpul funcționării industriale a sistemului.
În etapa de exploatare industrială a sistemului, unele companii organizează și un grup de lucru de asistență pentru utilizatori, care oferă consultații individuale utilizatorilor la fața locului.
Acest sprijin poate fi oferit fie independent de către companie, fie cu implicarea consultanților externi.
Cele mai frecvente cazuri sunt atunci când grupul de lucru pentru implementarea EDMS și instruirea angajaților include reprezentanți ai departamentelor IT, iar un angajat al departamentului de gestionare a înregistrărilor supraveghează procesul și acționează ca consultant pe probleme controversate de management al înregistrărilor.
Programe de instruire EDMSLa elaborarea programelor de formare, o atenție deosebită trebuie acordată formării grupurilor de formare: acestea trebuie să fie formate astfel încât studenții să aparțină aceleiași scări orizontale ale carierei și să aibă puteri similare pentru a lucra în EDMS.
În orice caz, dacă vi s-a oferit o listă gata făcută de participanți la formare, verificați în prealabil componența grupului, rolurile participanților în sistem și puterile acestora. Fiecare grup de utilizatori ar trebui să aibă propriul program de instruire.
Printre principalele grupuri de utilizatori EDMS se numără angajații departamentului de birou, angajații obișnuiți ai departamentelor, secretarii de departamente și secretarii personali ai managerilor, conducerea companiei și diviziile acesteia.
Dăm exemple de compoziția programelor de formare pentru diferite grupuri de utilizatori EDMS
| Grup de utilizatori | Exemple de programe de formare |
| Angajati de birou | · Lucrați cu documentele primite· Căutare document· Lucrați cu cărți de referință (listă de cazuri, numere etc.) |
| Angajații departamentului | · Lucrați cu documentele trimise· Lucru cu documente interne· Lucru cu comenzi, executarea comenzilor· Căutare document· Rapoarte (fiecare grup are propria sa listă de rapoarte necesare) |
| Secretari de departament | · Lucrați cu documentele trimise· Lucru cu documente interne· Impunerea rezoluțiilor, formarea instrucțiunilor· Monitorizarea executării comenzilor· Lucru cu comenzi, executarea comenzilor· Căutare document· Lucrul cu cărți de referință· Rapoarte (fiecare grup are propria sa listă de rapoarte necesare) |
| Secretare personale pentru manageri | · Lucrați cu documentele trimise· Lucru cu documente interne· Impunerea rezoluțiilor, formarea instrucțiunilor· Monitorizarea executării comenzilor· Lucru cu comenzi, executarea comenzilor· Căutare document· Lucrul cu cărți de referință· Rapoarte (fiecare grup are propria sa listă de rapoarte necesare)· Lucrați în modul „Manager de înlocuire”. |
| Managerii | · Lucrați cu documentele trimise· Lucru cu documente interne· Impunerea rezoluțiilor, formarea instrucțiunilor· Monitorizarea executării comenzilor· Lucru cu comenzi, executarea comenzilor· Căutare document· Rapoarte (fiecare grup are propria sa listă de rapoarte necesare)· Lucrați în modul „Monitorizarea activității secretarului”. |
Pentru administratorii de sistem se formează grupuri de instruire separate și un program de instruire.
Înainte de a începe instruirea corporativă, este recomandabil ca un lider autorizat să vorbească cu angajații.
De exemplu, pentru angajații departamentului de lucru de birou acesta va fi șeful departamentului de lucru de birou, atunci când se organizează instruire pentru angajații departamentului de vânzări, acesta va fi șeful departamentului de vânzări etc.
Managerul va vorbi despre motivul pentru care se desfășoară instruirea, ce abilități ar trebui să dobândească angajații ca urmare a instruirii și cum vor fi utilizate aceste abilități de către aceștia în activitatea lor viitoare.
Managerul trebuie să desemneze zonele de responsabilitate ale angajaților și sarcinile acestora în ceea ce privește utilizarea EDS în procesul de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu.
Un scurt discurs de câteva minute poate motiva nu numai angajații să folosească activ EDMS, ci și să îmbunătățească calitatea instruirii corporative, să îmbunătățească și să faciliteze procesul de introducere a EDMS în companie în ansamblu.
Tipuri și forme de antrenamentPrintre opțiunile de formare pentru a lucra în EDMS, evidențiem formarea full-time (full-time) și formarea prin corespondență.
Instruirea pentru a lucra în EDMS este posibilă atât la locul de muncă al utilizatorului, cât și în afara locului de muncă, în timp ce formarea în afara locului de muncă poate avea loc atât pe teritoriul centrului de formare al companiei, cât și sub formă de învățământ la distanță.
Există, de asemenea, o clasificare pentru formele de predare:
- lectura;
- seminar;
- sarcina practică;
- Instruire;
- consultare;
- Stagiu;
- munca independentă etc.
Cu toată varietatea de tipuri de organizare și implementare a instruirii în practică, se folosesc mai multe opțiuni la implementarea EDS:
- instruire față în față în grup;
- formare cu normă întreagă pentru angajați individuali (instruire individuală);
- învățământ la distanță.
De asemenea, este posibilă o combinație de mai multe opțiuni de antrenament.
Instruire față în față în grupAceastă abordare este utilizată pentru formarea în masă a angajaților. Se formează programe generale în cadrul cărora toți angajații companiei vor urma cursuri de formare.
Instruirea față în față în grupuri este de obicei efectuată înainte de operarea industrială a sistemului în acele companii care:
- au 12 sau mai mulți angajați care lucrează cu EDMS;
- poate oferi săli de clasă/facilități pentru instruire;
- își pot face timp pentru a-și instrui angajații. Se folosește antrenamentul de grup:
- cu instruire planificată în masă a utilizatorilor departe de producție;
- când numărul total de angajați pentru formarea de grup este de la 8 la 80 de persoane;
- când este nevoie de un antrenament rapid, eficient și în masă pentru a pune în funcțiune EDMS;
- în absența restricțiilor bugetare, când compania este pregătită să plătească pentru formarea cu normă întreagă pentru toți angajații;
- atunci când instruirea este organizată și desfășurată independent sau cu implicarea consultanților externi ai companiei care implementează EDMS.
Principalele caracteristici ale învățării în grup cu normă întreagă
Această abordare a instruirii este una dintre cele mai populare atunci când se implementează EDMS.
În practică (cu lipsă de resurse), ca compromis, companiile organizează training full-time pentru cel puțin un angajat din fiecare departament, care ulterior, la rândul său, va putea transfera cunoștințele dobândite colegilor din departament.
Ca parte a instruirii, se formează grupuri țintă, se organizează o clasă de formare și este alocată o sală separată.
Clasele trebuie dotate cu calculatoare pentru ca fiecare elev să poată efectua pas cu pas toate acțiunile din sistem conform programului de instruire.
Este recomandabil ca sala de clasă să fie echipată și cu un proiector și o tablă albă, deoarece acestea sunt convenabile pentru demonstrarea funcționalității sistemului și pentru a răspunde la întrebările publicului.
În timpul instruirii, se obișnuiește să se ia în considerare procesul real de lucru cu documentele utilizate în companie.
Cu cât exemplul testului este mai realist, cu atât angajații vor învăța și vor aprecia mai bine beneficiile practice ale implementării unui EDMS.
Forme de antrenament de grup
SeminariiCu această formă de formare, toți angajații urmează mai întâi un curs teoretic general cu privire la principiile de lucru în sistem, apoi efectuează sarcini practice la locurile lor de muncă.
Avantajul acestei abordări este că utilizatorii învață doar capacitățile sistemului de care au nevoie în munca lor. Dezavantajul este că toată lumea studiază o parte limitată a funcționalității sistemului și nu știe despre funcționalitatea altor departamente.
AntrenamenteÎn acest caz, rolurile pentru lucrul cu documentul sunt distribuite între participanții la instruire, iar fiecare participant își îndeplinește partea sa din sarcinile de procesare a documentelor, ținând cont de responsabilitățile lor reale de muncă.
Printre avantajele acestei forme de instruire se numără posibilitatea de a urmări pas cu pas întregul proces de lucru cu documente și de a studia mai pe deplin capacitățile sistemului. Printre dezavantaje, angajații percep adesea o astfel de formare ca timp pierdut, ceea ce provoacă reacții negative atunci când lucrează în EDMS.
Instruire personală pentru angajați dedicați
Formarea cu normă întreagă pentru angajații dedicați se desfășoară în companii care:
- au până la 8–12 angajați care lucrează cu EDMS;
- pot aloca o perioadă minimă de timp pentru a-și instrui angajații EDS.
Această abordare este utilizată pentru instruirea unui număr limitat de angajați, precum și a șefilor de departamente sau a angajaților responsabili ai departamentului (denumit în continuare angajați-instructori), care vor instrui ulterior și restul angajaților departamentelor lor.
Principalele caracteristici ale formării cu normă întreagă pentru angajații dedicați
| Tipul de antrenament | Perechi, grup (în grupuri mici); individual; |
| Modul de organizare | În afara locului de muncă; la locul de muncă |
| Forma de prezentare a materialului | Seminar aprofundat pentru un grup restrâns de angajați; consultanta individuala pentru fiecare angajat |
| Locație | Instruire la locul de muncă sau pentru utilizatori cu timp minim în sala de clasă/sala sau la locul de muncă |
| Numărul de participanți | Nu mai mult de 8-12 persoane |
| Timpul de studiu | Nu mai mult de 1-2 ore |
Instruirea cu normă întreagă a angajaților dedicați se realizează atât în etapa de exploatare pilot și industrială a EDMS, cât și la angajarea de noi angajați ai companiei.
Nuanțele de motivare a angajaților să organizeze în mod independent cursuri pentru alți utilizatori trebuie rezolvate înainte de începerea proiectului.
Angajații dezactivați pot percepe noile responsabilități ca pe o povară suplimentară și inutilă, care va afecta semnificativ atât eficacitatea propriei pregătiri, cât și calitatea formării celorlalți angajați.
Seminarii aprofundateFormarea cu normă întreagă pentru angajații individuali are loc de obicei în mai multe etape:
instruirea angajaților-instructori se realizează cu implicarea consultanților externi, iar apoi angajații-instructori instruiți în mod independent antrenează toți ceilalți utilizatori ai sistemului.
Avantajele acestei forme de instruire includ un studiu aprofundat al funcționalității și economisirea de timp și resurse pentru companie.
Printre dezavantaje, nu toți angajații care lucrează cu sistemul cunosc toate funcțiile și capacitățile sistemului, iar acest lucru, la rândul său, afectează atât eficiența angajatului însuși, cât și rentabilitatea investiției la implementarea unui EDMS în companie.
Consultatii individualeInstruirea individuală la fața locului este oferită cel mai adesea managerilor.
Consultațiile personale pentru utilizatori atunci când lucrează în sistem sunt utilizate atât în primele etape de lucru în sistem pentru adaptare, cât și în etapa de exploatare industrială.
Printre avantajele acestei abordări, evidențiem un studiu aprofundat al funcționalității necesare a sistemului și o abordare individuală a utilizatorului. Cu toate acestea, din punct de vedere al timpului petrecut pe antrenament, această abordare este inferioară pregătirii cu normă întreagă în grupuri.
Învățământ la distanță
Formarea la distanță pentru angajați se efectuează în companii care:
- au peste 100 de angajați care lucrează în EDMS;
- nu poate oferi săli de clasă/facilități pentru instruire;
- nu pot aloca timp minim pentru instruirea angajaților lor cu privire la EDMS.
Acest tip de instruire este folosit pentru instruirea în masă a angajaților la locul de muncă, la un moment convenabil pentru aceștia.
Instrumentele utilizate pentru învățarea la distanță pot fi diferite, inclusiv:
- regulamente, instructiuni, manual de utilizare;
- prezentare educațională;
- video despre lucrul cu sistemul;
- curs electronic despre lucrul cu sisteme Ale mele.
Principalele caracteristici ale învățământului la distanță
Învățământul la distanță este utilizat în etapa de exploatare industrială și pentru pregătirea noilor angajați ai companiei.
Principala dificultate în organizarea învățământului la distanță este motivarea angajaților.
Mulți angajați nu consideră că pregătirea pentru a lucra în sistem este semnificativă pentru munca lor; se bazează pe colegii lor din departamentele învecinate pentru a le arăta cum funcționează totul.
Dar dacă nu toți angajații companiei care lucrează cu documente finalizează cursul de formare EDMS, sistemul va fi folosit ineficient.
Ca urmare, costurile suportate pentru implementarea sistemului pot să nu fie recuperate și un astfel de proiect poate fi numit cu încredere un eșec.
Prin urmare, trebuie să aveți grijă în avans de sistemul de motivare a angajaților și să rezolvați problema monitorizării finalizării cursului de formare EDMS de către toți angajații companiei.
Cu învățământul independent la distanță, angajaților le va fi dificil să se concentreze asupra cursului de formare, așa că perioada de stăpânire a cursului ar trebui să fie reglementată și, dacă este necesar, împărțită în mai multe etape mici.
Cu cât cursul de formare este mai scurt, cu atât va fi mai ușor pentru angajați să-și aloce timpul pentru a urma cursurile de formare pentru a lucra în EDMS.
Material electronic de învățareMaterialul didactic pentru învățământul la distanță poate include atât reglementări, instrucțiuni și manuale de utilizare pentru EDMS, cât și materiale interactive special pregătite: o prezentare de instruire, un videoclip sau un curs electronic despre lucrul cu sistemul.
Principiul principal al pregătirii unui program pentru o astfel de instruire este următorul: cu cât volumul de material este mai mic, cu atât angajatul îl va învăța mai repede.
Nu orice angajat își poate permite să stea și să studieze materiale pe EDMS pentru o perioadă semnificativă de timp, atunci când, în plus, trebuie să îndeplinească întreaga sferă a principalelor sale sarcini profesionale.
Această formă de prezentare a materialului are un avantaj semnificativ: orice angajat va putea studia capacitățile EDMS la un moment convenabil. Ca dezavantaj, evidențiem un studiu destul de superficial al funcționalității EDMS.
Motivarea personalului
De ce este atât de importantă motivația personalului atunci când se formează pentru a lucra în EDMS?
Reticența de a învăța cum să lucrezi într-un sistem de control electronic se poate datora lipsei de timp liber, calificărilor scăzute ale angajatului, obiceiului de a lucra după vechea schemă etc.
Să ne imaginăm o situație în care o companie a plătit pentru proiectarea și dezvoltarea unui EDMS, instruirea angajaților (care reprezintă aproximativ 30% din bugetul proiectului) și, în sfârșit, sistemul este dezvoltat și este timpul să instruim utilizatorii.
Să luăm în considerare un exemplu de abordare nereușită a organizării formării: angajatorul a emis un ordin de desfășurare a instruirii, dar șeful imediat al departamentului nu a purtat nicio conversație suplimentară cu angajații săi. Angajații au fost pur și simplu informați că trebuie să urmeze formare, dar nu li sa explicat de ce este necesar.
În consecință, viitorii utilizatori ai sistemului nu înțeleg cât de reglementat este instruirea, dacă supervizorul lor direct o susține, de ce trebuie să urmeze cursuri și care va fi impactul finalizării acestuia. Dacă nu afectează nimic, atunci de ce să te antrenezi?
De asemenea, dacă nimeni nu îi scutește pe angajați de principalele sarcini de producție în timpul formării, atunci aceștia au o povară suplimentară și, pe lângă pregătire, trebuie să rămână până târziu la serviciu pentru a-și îndeplini sarcinile principale, în timp ce compania nu oferă bonusuri. , concediu sau alte motive de motivare.
Puteți prezice cu ușurință cum va decurge implementarea EDMS într-o astfel de companie și cât de succes va avea.
Toate costurile suportate pentru implementarea EDS se pot dovedi a fi complet ineficiente din cauza nerespectării regulilor de bază de motivare a personalului, dintre care se pot distinge următoarele:
- sprijinirea angajaților de către conducere în etapa de implementare și instruire a EDMS;
- informarea angajaților despre scopul, obiectivele și rezultatele formării angajaților;
- planificarea pre-planificată a volumului de muncă al angajaților în timpul instruirii.
Pentru a motiva angajații și a crește eficiența implementării EDS, accelerarea proceselor de pregătire și prelucrare a documentelor utilizați indicatori de performanță pentru munca în EDMS.
De exemplu, dacă înainte de implementarea EDMS în companie, aprobarea și semnarea lunară a contractelor au fost efectuate cu o întârziere semnificativă, atunci indicatorul de performanță al angajatului atunci când lucrează în EDMS poate fi legat de numărul de efectiv agreat. si contractele aprobate pe luna, precum si la bonusul angajatului.
Utilizarea indicatorilor de performanță pentru munca în EDMS oferă o serie de avantaje: pentru angajat - motivație crescută pentru viteza de procesare a documentelor și, în general, pentru munca în EDMS, iar pentru companie - creșterea profitului său lunar.
Algoritm pentru pregătirea procesului de învățare
La pregătirea procesului de instruire pentru implementarea EDMS, este necesar să se prevadă următoarele etape și lucrări:
- Emiterea unui ordin privind procedura de finalizare a instruirii.
Șeful companiei emite un ordin (instrucțiune) cu privire la ordinea în care angajații urmează instruirea. Această etapă reglementează procedura de finalizare a instruirii și de utilizare ulterioară a EDMS.
- Formarea unui grup de lucru pentru implementarea sistemului și efectuarea instruirii.
Companiile emit ordine privind formarea și componența unui grup de lucru pentru pregătirea pregătirii pentru a lucra în EDMS. Sarcina principală în această etapă este de a determina responsabilii cu organizarea și desfășurarea formării angajaților.
Grupul de lucru ar trebui să includă cei mai loiali și activi reprezentanți ai unităților de afaceri, un reprezentant al departamentului de management al biroului și specialiști IT care implementează EDMS.
Completarea cu un set de date de testare și crearea directoarelor pot fi efectuate fie în interior, fie de către specialiști ai companiei în care este implementat EDMS.
Materialele de instruire vor varia în funcție de forma aleasă și de abordarea organizării instruirii pentru utilizatorii EDMS.
- Realizarea unei întâlniri cu grupul de lucru privind programul de instruire, lucrul în sistem, configurarea și administrarea acestuia.
Sarcina principală în această etapă este să se asigure că toți membrii grupului de lucru au aceeași înțelegere a secvenței și a principiilor instruirii.
- Pregătirea sistemului pentru antrenament. Completarea unui set de date de testare, configurarea directoarelor.
- Alocarea grupurilor de utilizatori pentru instruire.
Utilizatorii, inclusiv administratorii de sistem, sunt grupați pe roluri în sistem.
- Întocmirea unei liste a angajaților de instruire.
Întocmirea unei liste de instruire a angajaților este posibilă ținând cont de formarea grupurilor de angajați pe posturi și roluri de utilizator în sistem.
În aceeași etapă, este dezvoltat un șablon pentru un certificat de participare/finalizare a cursului pentru a monitoriza organizarea și desfășurarea efectivă a instruirii pentru angajații EDMS.
- Pregătirea unui program de instruire a utilizatorilor.
Programul trebuie să conțină o descriere generală a funcționalității de bază a EDMS implementat (lucrare cu sarcini, lucru cu directoare, căutare de informații, generare de rapoarte), precum și o descriere de specialitate a funcționalității pe module și subsisteme.
De asemenea, cursul de formare ar trebui să conțină o listă de concepte și definiții, astfel încât toți angajații să înțeleagă clar esența problemei discutate.
- Alegerea unui formular pentru organizarea instruirii utilizatorilor.
În această etapă, este necesar să alegeți dacă angajații vor fi instruiți personal sau de la distanță, în grup sau individual, sub forma unui seminar sau training etc.
- Pregătirea unui program de instruire detaliat cu exemple de testare, instruire și fișe.
- Întocmirea unui program de antrenament.
Programul indică datele planificate pentru instruire, grupurile și numele complete ale angajaților care vor urma cursuri.
- Efectuarea instruirii corporative.
În această etapă, managerul explică principalele scopuri și obiective ale utilizării EDMS, angajații urmează cursuri de formare, studiază capacitățile sistemului și efectuează sarcini practice. Dacă este necesar, angajații sunt supuși unei certificări bazate pe rezultatele formării.
- Completarea declarațiilor finale.
Pe baza rezultatelor instruirii angajaților, unele companii pregătesc certificate de pregătire. Declarația indică:
Numele complet al studentului, denumirea unității structurale, funcția, denumirea cursului de formare, data pregătirii, prezența/absența salariatului, dacă există certificare, se indică nota primită.
- Intocmirea unei comenzi de punere in operare comerciala a EDMS in companie.
După dezvoltarea și configurarea EDMS în companie și instruirea utilizatorilor pentru a lucra cu acesta, sistemul este pus în funcțiune comercială.
- Utilizarea și funcționarea EDMS în principalele activități ale angajaților instruiți.
Instruirea se poate desfășura pe o perioadă de una până la două luni – perioada exactă depinde de mărimea companiei și de numărul de angajați care sunt formați.
Deci, am examinat în detaliu nuanțele și algoritmul procesului de organizare a instruirii angajaților pentru a lucra în EDMS implementat.
În concluzie, aș dori să subliniez că, chiar dacă la început EDMS poate satisface toate cerințele companiei, fără o pregătire activă și temeinică a angajaților, va fi folosit în continuare ineficient sau, și mai rău, deloc, și toate eforturile și cheltuiți. resursele vor fi zadarnice.
Prin urmare, vă recomandăm insistent să acordați o atenție deosebită organizării de instruire pentru angajații companiei dumneavoastră, ținând cont de toate limitările de resurse, luând în considerare cu atenție sistemul de motivare a angajaților și indicatorii de performanță din EDMS.
Articole similare
Veți dobândi abilități practice în configurarea și utilizarea managementului electronic al documentelor (EDF) folosind exemplul programului 1C: Contabilitate 8 și serviciului 1C-EDF.
O atenție principală este acordată utilizării fluxului de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic între contrapărți. Sunt luate în considerare și alte tipuri de management electronic al documentelor, fundamentele lor legislative și tehnologice, precum și practica aplicării în viața economică.
Cursul va fi util:
- manageri și contabili care au început deja să folosească EDI și doresc să devină utilizatori încrezători ai acestui serviciu, integrat direct în programele 1C;
- utilizatorii care doar intenționează să treacă la schimbul de documente electronice cu contrapărțile;
- consultanți implicați în implementarea EDI: vor putea explica unui utilizator începător avantajele managementului documentelor electronice față de cele pe hârtie, vor putea vindeca clientul de „frica EDF” și îl vor putea obișnui să folosească schimbul de documente electronice intr-un mod continuu.
Programul cursului
Tema 1. Bazele teoretice ale EDI
- Documente electronice
- Semnatura electronica
- Schimb de documente electronice
Tema 2. Aplicarea EDI în viața economică a companiilor
- Avantajele EDI
- Politica contabila si fluxul documentelor electronice
- acorduri FED
- Acceptarea ED pentru contabilitate (Confirmarea cheltuielilor si deducerilor cu documente electronice)
Tema 3. Demonstrarea schimbului electronic de documente
- Configurarea schimbului electronic de documente
- Aplicație (schimb de documente electronice între contrapărți)
- Greșeli tipice când lucrați cu 1C-EDO (Taxcom)
- Furnizarea de ED Serviciului Federal de Taxe și altor autorități, inclusiv. tribunale (în conformitate cu formatele Serviciului Federal de Taxe și alte ED)
- Stocarea ED cu EP
- Extinderea capabilităților EDI
Subiectul 4. Implementarea EDI într-o companie (scurtă prezentare)
- Obiectivele implementării EDI
- Grup de lucru
- Implicarea contrapartidelor
Consultați webinarul despre EDI
Preț: 2 100 rublePentru angajații companiilor francizate945 ruble
Importanța acestei părți a muncii oricărei întreprinderi nu poate fi supraestimată. Succesul comercial al proiectului și perspectivele acestuia depind de cât de precis, oportun, profesional și atent își îndeplinește sarcinile specialistul în managementul documentelor electronice. De aceea este atât de important să acordăm atenția cuvenită problemelor de recalificare profesională a angajaților de birou.
Cursuri de formare avansată „Gestionarea electronică a documentelor”
Fundația Rusă pentru Programe Educaționale „Economie și Management” invită toți cei care ar putea fi interesați de cooperare să evalueze selecția mare și calitatea excelentă a programelor educaționale, varietatea de subiecte, formatul convenabil al cursurilor. Oferim seminarii și cursuri pentru managerii de birou, secretare, precum și pentru alți angajați de birou și administratori implicați în gestionarea electronică a documentelor. Toate programele sunt dezvoltate cu participarea activă a experților practicanți în domeniul de afaceri relevant, ținând cont de cerințele actuale de reglementare și de tendințele pieței.Printre avantajele seminariilor și cursurilor noastre despre managementul documentelor:
- lucrul cu profesori – practicieni competenti;
- selecție mare de subiecte;
- abordare de înaltă calitate a învățării, înregistrarea lecțiilor video pentru îmbunătățirea independentă a cunoștințelor, comunicarea cu profesorii pe temele studiate.
Subiecte de curs: managementul documentelor electronice
Fundația Rusă pentru Programe Educaționale organizează seminarii și cursuri la birou șimanagementul documentelor electronice pe următoarele subiecte:
- Birou Lean
- Arhiva actelor de personal
- Organizarea muncii de birou
- Hârtii
- Documente sursă
- Examinarea valorii documentului
- Auditul documentelor de personal