Word inserează text automat. Creați fragmente de text reutilizabile. Inserați text automat într-un document
Când lucrați în Word, este adesea necesar să introduceți documente text editabile "Insotitorii" fraze, adrese, seturi de termeni, nume și blocuri similare de text. Introducerea lor manuală de fiecare dată înseamnă pierderea de timp prețios, inserarea dintr-un fișier pregătit anterior folosind metoda standard copiaza si lipeste
- acest lucru este deja mai bun, dar din nou trebuie să deschideți acest fișier, să găsiți elementul dorit în el, să îl copiați, să reveniți la Word și abia apoi să-l lipiți.
În general, din nou totul se rezumă la o pierdere de timp.
Din fericire, Word are o caracteristică care vă permite să inserați blocuri de text în documentul dvs. rapid și fără bătăi de cap. Se numeste. Esența muncii ei este următoarea. Fragmentele de text selectate în Word sunt salvate într-un fișier special Normal.dotm, care servește ca șablon, pe care utilizatorul îl apelează atunci când este necesar să introducă text prin apăsarea unui singur buton. Acum să ne imaginăm că aveți ceva text și trebuie să îl adăugați la șablon. .
Selectați zona de text dorită din document, comutați la filă "Introduce" iar în bloc "Text" faceți clic pe pictograma din mijloc sus „Blocuri expres”... În meniul care se deschide, selectați -> „Salvați selecția în colecția AutoText”.
În caseta de dialog care apare, atribuiți-o (dacă dorești) un nume potrivit și salvați-l făcând clic "O.K". Nu trebuie modificați alți parametri.
Acum puteți lipi textul salvat în documente oriunde doriți, în timp ce formatarea originală a șablonului va fi păstrată. Și pentru a vă feri de a fi nevoit să comutați la filă de fiecare dată "Vedere"și apelați-l, adăugați-l în bara de instrumente de acces rapid Word pentru care faceți clic dreapta pe elementul de meniu și selectați opțiunea corespunzătoare în meniul contextual.
Este posibil ca în timp să aveți o mulțime de șabloane de text și să doriți să le ștergeți pe cele inutile. Acest lucru se face, de asemenea, foarte simplu. Apelați șablonul de la, faceți clic dreapta pe intrarea de care nu mai aveți nevoie și selectați elementul „Comandați și ștergeți...”.
Comanda AutoText vă permite să automatizați inserarea cuvintelor, expresiilor sau graficelor utilizate frecvent în documente. Adresele poștale, clauzele standard ale contractului, numele bunurilor sau imaginile, adresele de e-mail și o listă de date personale din agenda Outlook sunt utilizate ca element de text automat. Fiecărui element text sau grafic salvat ca element AutoText i se atribuie un nume unic. Introducerea numelui elementului permite inserarea textului automat în document.
Word sugerează primele cuvinte ale selecției ca nume de element. Puteți introduce un alt nume pentru articol. Pentru a păstra elementul împreună cu formatarea acestuia, includeți un caracter de paragraf în selecție.
Orez. 5.4... Casetă de dialog folosită pentru a crea un element text automat
Word conține un set gata făcut de elemente de text automat: cuvinte și expresii de tipul Ca răspuns la informații de referință despre un fișier deschis: Data creării, Numele fișierului, Numele complet al fișierului etc. Pentru a insera un element AutoText, introduceți primele caractere ale numelui său în document. Va fi afișat un sfat cu un element de text automat. Apăsați tasta introduce sau F3 pentru a accepta oferta sau pentru a continua să tastați.
Lucrul cu AutoText este simplificat de bara de instrumente Text automat(AutoText) (fig. 5.6). Poate fi afișat în următoarele moduri:
- Selectați din meniu Vedere(Vizualizare) comenzi Bare de instrumente(barele de instrumente), Text automat(Text automat).
- apasa butonul Panou(Afișați bara de instrumente) în caseta de dialog Corectare automată(Corectare automată) pe filă Text automat(AutoText) (vezi fig.5.5).
Orez. 5.5... Casetă de dialog pentru inserarea cuvintelor și expresiilor frecvent utilizate
Încercați să nu repetați textul folosit frecvent în documentele cu AutoText și AutoCorrect.
Textul automat procesează bucăți mari de text și este salvat cu șablonul Word.
Corectarea automată poate înlocui mai multe caractere de până la 255 de caractere în text complet și va fi disponibilă și în toate aplicațiile Office.
Creați și utilizați un element de text automat
Selectați textul din document pe care doriți să îl convertiți într-o bucată reutilizabilă.
Apăsați Alt + F3.
Introduceți informațiile necesare în caseta de dialog Crearea unui nou bloc de construcție... Majoritatea setărilor implicite sunt în regulă, dar includerea unui nume și a unei descriere unice face AutoText ușor de găsit și de utilizat.
Folosind AutoText
Pentru a utiliza text, accesați fila introduce> Blocuri expres, > Text automatși selectați elementul dorit.
Configurarea și utilizarea elementului de corecție automată
Selectați până la 255 de caractere din documentul dvs. pentru a le converti în bucăți reutilizabile.
Mergi la capitol> Parametrii> Ortografieși apăsați butonul Opțiuni de corecție automată.
În fila Corectare automată bifeaza casuta Înlocuiește pe măsură ce tastați dacă nu este deja instalat.
În capitolul a inlocui introduceți caracterele pe care doriți să le declanșați pentru introducerea automată a textului. Textul evidențiat în document ar trebui să apară în casetă pe.
Faceți clic pe butonul Adăuga, A apoi - butonul OK și apăsați din nou butonul OK .
Pentru a utiliza text, introduceți caracterele introduse în casetă a inlocui... Apăsați bara de spațiu sau Enter pentru a înlocui caracterele introduse cu un pasaj reutilizabil.
Textul automat nu este disponibil în aplicația web și această funcție de corecție automată nu acceptă intrările de înlocuire a textului.
Pentru a face acest lucru, apăsați butonul Deschideți în Wordși schimbați textul.
Notă: Această pagină a fost tradusă automat și poate conține inexactități și erori gramaticale. Pentru noi este important ca acest articol să vă fie util. Au fost de ajutor informațiile? De asemenea, pentru comoditate (în engleză).
Încercați să nu repetați textul folosit frecvent în documentele cu AutoText și AutoCorrect.
Textul automat procesează bucăți mari de text și este salvat cu șablonul Word.
Corectarea automată poate înlocui mai multe caractere de până la 255 de caractere în text complet și va fi disponibilă și în toate aplicațiile Office.
Creați și utilizați un element de text automat
Selectați textul din document pe care doriți să îl convertiți într-o bucată reutilizabilă.
Apăsați Alt + F3.
Introduceți informațiile necesare în caseta de dialog Crearea unui nou bloc de construcție... Majoritatea setărilor implicite sunt în regulă, dar includerea unui nume și a unei descriere unice face AutoText ușor de găsit și de utilizat.
Folosind AutoText
Pentru a utiliza text, accesați fila introduce> Blocuri expres, > Text automatși selectați elementul dorit.
Configurarea și utilizarea elementului de corecție automată
Selectați până la 255 de caractere din documentul dvs. pentru a le converti în bucăți reutilizabile.
Mergi la capitol> Parametrii> Ortografieși apăsați butonul Opțiuni de corecție automată.
În fila Corectare automată bifeaza casuta Înlocuiește pe măsură ce tastați dacă nu este deja instalat.
În capitolul a inlocui introduceți caracterele pe care doriți să le declanșați pentru introducerea automată a textului. Textul evidențiat în document ar trebui să apară în casetă pe.
Faceți clic pe butonul Adăuga, A apoi - butonul OK și apăsați din nou butonul OK .
Pentru a utiliza text, introduceți caracterele introduse în casetă a inlocui... Apăsați bara de spațiu sau Enter pentru a înlocui caracterele introduse cu un pasaj reutilizabil.
Textul automat nu este disponibil în aplicația web și această funcție de corecție automată nu acceptă intrările de înlocuire a textului.
Pentru a face acest lucru, apăsați butonul Deschideți în Wordși schimbați textul.
Notă: Această pagină a fost tradusă automat și poate conține inexactități și erori gramaticale. Pentru noi este important ca acest articol să vă fie util. Au fost de ajutor informațiile? De asemenea, pentru comoditate (în engleză).
Pentru a accelera introducerea textului în Word, există instrumente speciale de automatizare - completare automată și corectare automată.
O vom sorta în ordine când avem nevoie. Corectare automată în Word 2007, 2010și text de completare automată.
Completarea automată a textului constă în faptul că atunci când introduceți mai multe caractere ale unui cuvânt - programul „ghiceste” ce trebuie introdus și oferă automat o opțiune de introducere. În versiunile anterioare anterioare Word 2007, puteți accepta apăsând tasta INTRODUCE sau respingeți - pentru aceasta trebuie doar să continuați să tastați.
Completarea automată a fost implementată ca instrument special - și Word 2010, se poate spune că această funcție este absentă, deoarece procedura Autotext aduce mai multe costuri de timp decât economisirea acesteia prin crearea de noi blocuri de construcție, deoarece nu există o casetă de dialog pop-up cu opțiuni posibile - ca în Word 2003, (mai jos vom analiza cum să folosim blocurile de construcție).
Cum, atunci, să folosim rațional completarea automată a tipului de text în Word 2007 și să economisim timp, vom analiza în exemplul de mai jos, deci:
Configurarea completării automate în Word 2007.
Completarea automată este configurată în fila AutoText din caseta de dialog Meniu > Opțiuni pentru cuvinte. De exemplu, acest articol repetă adesea expresia „caseta de dialog” și are sens să automatizezi introducerea acesteia. Procedați după cum urmează.
1. Deschideți caseta de dialog AutoCorrect (Meniu > Opțiuni Word).
2. Deschideți fila Parametrii cuvântului și mai departe numerele numerotate, ca în figura de mai jos, efectuăm secvențial acțiuni care vor activa funcția de completare automată a textului - corectarea erorilor de ortografie.
3. Bifați caseta - Corectați automat erorile de ortografie.
4. În câmpul de introducere a elementului, introduceți textul dvs., de exemplu formațiîn stânga, și fereastra de dialogîn partea dreaptă, ca în poza de mai jos. Astfel, atunci când introduceți textul „dial”, apăsați ENTER și Word va adăuga automat această frază în întregime.
5. Faceți clic pe butonul Adăugare.
6. Închideți fereastra AutoCorrect făcând clic pe butonul OK.
Pentru a utiliza instrumentul de completare automată și mai bine, puteți utiliza bara de instrumente AutoText. Ca și alte bare de instrumente, se deschide cu comanda Inserare > Text> Blocuri expres> Salvare selecție.
În următorul submeniu din imaginea de mai jos, în coloana „Colecție”, selectați Autotext, apoi Ok. Astfel, am salvat cuvântul „bună ziua” selectat anterior în colecția Autotext și, dacă este necesar, apelăm meniul „Autotext” și selectăm cuvântul sau combinația de cuvinte dorită, fără a o introduce manual.
Pentru a simplifica munca, puteți afișa butonul Autotext în panoul de lansare rapidă, pentru a face acest lucru, apăsați: Meniu> Opțiuni Word> Setări> în coloana din meniul din stânga, selectați> Toate comenzile> găsiți Autotext, selectați și adăugați, uitați-vă la panoul de lansare rapidă, a apărut butonul Autotext.
Când faceți clic pe butonul Autotext care apare, apare o listă derulantă care vă permite să selectați cuvintele și expresiile necesare (introduse anterior de dvs.). Și, în sfârșit, are un buton Salvare fragment selectat pentru a crea rapid elemente noi (cuvinte și fraze) ale textului automat.
La prima vedere, nu are prea mult sens să alegi cuvinte sau grupuri de cuvinte din spații libere. Oricine are o comandă bună a tastaturii va introduce textul dorit mai repede decât îl va selecta cu mouse-ul. Acest lucru este adevărat, dar nu în totalitate. Pentru cei care lucrează mult timp cu texte, contează nu doar viteza, ci și confortul. Intrarea automată nu obosește, dar vă permite să vă relaxați și, prin urmare, utilizarea sa are un efect pozitiv în cele din urmă.
Corectare automată în Word 2007, Word 2010.
Pentru limba engleză care nu are terminații cu majuscule, completarea automată pe măsură ce tastați este o caracteristică foarte utilă. Din păcate, situația cu limba rusă este ceva mai complicată. Chiar dacă am setat tastarea automată a cuvintelor „caseta de dialog”, nu vom ușura introducerea expresiilor „casete de dialog”, „casete de dialog”, etc. Punerea cuvintelor „caseta de dialog” peste tot și apoi editarea manuală. finalurile nu este recepția foarte convenabilă. Este mai bine să tastați textul imediat, fără nicio automatizare!
Un alt instrument convenabil vine în ajutor - AutoCorrect. Esența sa este că, în loc de expresia dorită, puteți tasta o anumită secvență de caractere și se va transforma automat în ceea ce este necesar. De exemplu, prefer să încep secvențe ca aceasta cu un punct:
.do - - caseta de dialog;
.da- - caseta de dialog;
.дн - - casete de dialog;
.win - Windows;
.os - - Sistem de operare Windows.
Selectarea punctelor este convenabilă, deoarece acest semn este întotdeauna „la îndemână”. Un program poate distinge cu ușurință un punct fictiv de unul real, deoarece după punctul real trebuie să existe întotdeauna fie un spațiu, fie sfârșitul unui paragraf și nu există spațiu în înregistrarea noastră.
1. Deschideți caseta de dialog AutoCorrect (am discutat despre cum să deschideți meniul AutoCorrect mai sus în paragraful - Personalizarea completării automate în Word 2007 ).
2. În fila AutoCorrecție, bifați caseta de validare Înlocuire pe măsură ce tastați.
3. În câmpul Înlocuire, tastați o combinație de caractere, de exemplu, pentru.
4. În câmpul - din dreapta, introduceți text alternativ, de exemplu, o casetă de dialog.
5. Selectați și ștergeți combinațiile inutile folosind butonul Ștergere.
6. Închideți caseta de dialog AutoCorrect și utilizați o tehnică convenabilă.
Căutare și înlocuire automată în Word.
Acest instrument este utilizat la editarea textelor. Este pornit de la comandă Ctrl + F... În forma sa cea mai simplă, lucrul cu acesta este foarte simplu.
Trebuie să introduceți textul de înlocuit în câmpul Găsiți și textul de înlocuire în câmpul Înlocuire cu. Cu toate acestea, acestea sunt departe de toate opțiunile disponibile.
Puteți crea combinații de căutare foarte complexe dacă deschideți panoul suplimentar folosind butonul Mai multe. Are butoanele Format și Special. Butonul Format vă permite să țineți cont nu doar de codul caracterelor pe care le căutați, ci și de fontul și stilul acestora, de exemplu, cursiv sau aldine. Butonul Special vă permite să căutați sau să introduceți caractere speciale, de exemplu, „sfârșitul paragrafului”, „liniuța” etc.
Să ne uităm la un exemplu destul de complex. De exemplu, autorul unei cărți, care nu cunoaște regulile de utilizare a caracterelor speciale, a folosit cratima în loc de liniuță. Nu puteți înlocui automat toate cratimele cu liniuțe, deoarece unele cratime pot fi corecte. Cu toate acestea, putem profita de faptul că există întotdeauna fie un spațiu, fie un caracter de sfârșit de paragraf înaintea unei liniuțe și nu poate exista o cratimă înaintea acesteia.
În acest caz, trebuie să efectuați căutarea și înlocuirea de două ori. În primul caz, căutăm un spațiu + o cratimă, iar în al doilea caz, sfârșitul unui paragraf + o cratimă. În primul caz, le schimbăm în spațiu + liniuță, iar în al doilea caz, la sfârșitul paragrafului + liniuță.
Caracterele suplimentare „sfârșitul paragrafului” sunt șterse în același mod.
Operațiuni mai complexe de căutare și înlocuire pot fi efectuate cu o transformare intermediară a documentului - în mai multe etape. De exemplu, în prima etapă, diferite combinații de caractere sunt convertite într-un caracter rar, de exemplu, „#” sau „&”, iar apoi, în a doua etapă, acest caracter este căutat și înlocuit cu o combinație de caractere corecte.