Какой формат имеет текстовый документ. Новые форматы электронных документов. Базы и банки данных

Электронные документы стали такой же важной частью архивов, как и принтер на столе секретаря. Тексты, фотографии, чертежи, базы данных, аудио- и видеофайлы стремительно уходят в «цифру», вызывая к жизни дискуссии о том, какие форматы наиболее пригодны для постоянного хранения электронных документов. К счастью, российским архивистам есть к кому обратиться за помощью.

Об электронных документах говорят все чаще и громче. В США архивисты посвятили этому направлению работы полноценный профессиональный праздник - День электронного документа (Electronic Records Day), который отмечается 10 октября. В этот день ученые и практики собираются вместе для обсуждения актуальных вопросов сохранности электронных документов.

Российское научное сообщество также не остается в стороне от решения практических задач, пусть и не приуроченных к красным дням календаря. В прошлом году ученые из Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) провели масштабное исследование разных форматов файлов электронных документов с детальным описанием нюансов каждого из них.

Выводы, основные тенденции представлены в научном докладе РГГУ «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения».1 Это одна из первых подобного рода научно-исследовательских работ в России, позволяющая архивистам федеральных органов исполнительной власти, государственных и негосударственных организаций, а также государственных и муниципальных архивов объективно подойти к вопросу выбора наиболее оптимального формата постоянного (долговременного) хранения электронных документов.

Некоторые требования к хранению электронных документов

Уже на этапе проектирования СЭД система выстраивается таким образом, чтобы в течение всего срока хранения обеспечивать аутентичность, надежность и пригодность документа независимо от изменений в системе2 . Такие изменения в числе прочих могут быть вызваны конвертированием форматов, миграцией3 между техническим оборудованием, операционными системами или программными приложениями. При этом следует отметить, что при конверсии форматов сведения о совершенном конвертировании должны быть сохранены в составе контрольной информации4 . Важно также знать, что, помимо оригинала электронного документа, на протяжении всего срока хранения необходимо сохранять документ метаданных (описание документа)5 , который содержит все метаданные об электронном документе. Если срок хранения электронного документа превышает ожидаемый срок существования систем хранения данных, необходимо задокументировать планы миграции в новые системы6 .

Читабельность – неотъемлемая характеристика электронного документа. Она обеспечивается соответствием технических характеристик документа и программного обеспечения, доступного работникам архива. Формат файла, определенный для постоянного (долговременного) хранения, должен соответствовать техническим возможностям органов государственного власти, государственных и муниципальных архивов, негосударственных организаций и др. по воспроизведению информации в долговременной перспективе7 . Более того, законодательно закреплено, что электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и комплекта сопроводительной документации8 .

В отношении форматов файлов, отображение которых должно поддерживаться системами электронного документооборота, нет точного единообразия. Имеющиеся на сегодняшний день нормативно-правовые акты несколько разнятся в своем видении финального списка. Например, согласно Рекомендациям по подготовке федеральными органами власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 года № 32), присутствие в СЭД ФОИВ электронных документов рекомендательно осуществляется в форматах PDF, DOC, RTF, TXT, XML.

В соответствии с Требованиями к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. Приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 года № 221), обязательными являются следующие четыре формата: PDF, RTF, DOC, TIFF. Другие нормативные документы допускают возможность присутствия в электронных системах органов государственной власти иных форматов файлов электронных документов.

В сентябре 2014 года экспертный совет при Минкомсвязи использовать PDF/A в качестве формата межведомственного взаимодействия в СЭД и долговременного хранения электронных документов. Наряду с PDF/A предлагается передавать XML-файл с реквизитами электронного документа. Известно, что совместно с ФСО будет подготовлен соответствующий приказ с требованиями к документообороту.

Рекомендации по выбору хранения формата электронных документов

Выбор оптимального формата хранения определяется видом информации, характеристиками технических средств хранения (магнитных, оптических, твердотельных носителей электронных данных), особенностями доступа пользователей к данным и программным средствам. В связи с удешевлением носителей информации и повышением их емкости, доступность ПО и считываемость формата файла в долговременной перспективе признаются главными факторами при выборе способа кодирования. В сравнительном анализе форматов электронных документов (текстовых, графических, аудио- и видеофайлов, баз данных, презентаций), проведенном сотрудниками РГГГУ, учитывались следующие критерии:

• разработчик и права собственности;
• год разработки формата файлов;
• год его последней модернизации;
• частота обновлений программного кода;
• наличие версий;
• открытый или закрытый программный код;
• описание и сравнение математических алгоритмов сжатия;
• предназначение формата файлов;
• наличие и доступность конвертеров;
• устойчивость при множественных репликациях 9 .

Текстовые форматы

Текст – основной массив хранимой в архивах информации. К нему относятся как тексты на языках человеческого общения (за исключением иероглифической письменности, близкой к графической форме), так и языках программирования. Нередко текстовые файлы включают фрагменты графической информации. В отличие от иллюстраций, аудио- и видеозаписей текстовые данные поддаются значительному сжатию при помощи специальных архиваторных программ.

Согласно рекомендациям РГГУ, архивирование файлов лучше производить в незашифрованном виде с помощью ZIP (*.zip), а текстовую информацию целесообразнее записывать в следующих форматах: XML (includes XSD/XSL/ XHTML), PDF/A-1 (ISO 19005-1) (*.pdf), PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) (*.pdf). С некоторыми условиями могут быть использованы текстовые форматы: Plain text (ISO 8859-1encoding), PDF (*.pdf) (embedded fonts), Rich Text Format 1.x (*.rtf), HTML (include a DOCTYPE declaration), SGML (*.sgml), Open Office (*.sxw/*.odt), OOXML (ISO/IEC DIS 29500) (*.docx), EPUB (unencrypted) (*.epub). Наибольшую стабильность при миграции из одного формата в выбранном программном обеспечении в другой ведут себя форматы *.doc и *.xml. В таблице 1 представлены результаты изменений объемов информации при миграции.

Таблица 1. Матрица изменения объемов информации при миграции (во сколько раз)

Отметим, что офисный пакет OpenOffice, получивший распространение благодаря свободной лицензии, имеет ряд ограничений, например, по сравнению с Microsoft Word 2007. Так, для создания файла в формате XML в OpenOffice 4 (Writer) потребуются дополнительные технические настройки системы (наличие установленного окружения Java (JRE). Родной же формат XML OpenOffice 4 *.stw пока еще не получил значимой поддержки и описания. Microsoft Word 2007 не отображает информацию в таком формате, открывая его как пустой документ.

Графические форматы

Графическая информация с высоким разрешением, особенно полихромные и полутоновые изображения, практически не поддается архивному сжатию. Как правило, для ее хранения применяются растровые форматы, которые обеспечивают хранение реалистичных сцен с большой глубиной цвета. По итогам сравнительного анализа только три формата оказались наиболее пригодными для долговременного хранения растровых изображений: TIFF (uncompressed), JPEG2000 (lossless) (*.jp2), PNG (*.png).

Для векторных изображений рекомендуемым форматом является SVG (no Java script binding) (*.svg). Чертежи, структурные схемы, графически представленные алгоритмы, состоящие из графических примитивов (отрезков и ломаных линий, многоугольников, окружностей и эллипсов), наиболее эффективно реализуются в таких векторных форматах, как SWG, WMF, CGM и им подобных. Однако нельзя забывать о том, что векторные форматы обычно приводят к искажению цветовой схемы сложного изображения.

Для кодирования 3D-изображений (виртуальных форматов данных) приемлемо использование формата X3D (*.x3d).

Аудио- и видеоформаты

Как и графическая информация, аудио- и видеоинформация почти не поддается эффективному архивированию: в среднем их сжатие не превышает 5%. Выбор различных видов кодирования таких данных существенно влияет на объем хранимого файла, поэтому от требуемого качества воспроизведения и, как следствие, доступного объема архивного хранилища зависит предпочтение того или иного формата. Рекомендованные форматы хранения аудиоинформации: AIFF (PCM) (*.aif, *.aiff), WAV (PCM) (*.wav), AES3 (LPCM) (*.aes). Лучшие результаты по итогам сравнения для сохранности видеоданных показали форматы: Motion JPEG 2000 (ISO/IEC 15444-4)(*.mj2), AVI (uncompressed, motion JPEG) (*.avi), QuickTime Movie (uncompressed, motion JPEG) (*.mov).

Базы и банки данных

Выбор формата хранения базы зависит в основном от ее структуры. Если база представляет собой один файл, то целесообразно хранить ее в кодировке, соответствующей этому типу файла. При хранении базы, записи которой состоят из полей разной структуры, наиболее часто применяются кодировки RTF и PDF, но в том лишь случае, если в базе нет аудио- и видеофрагментов. Наиболее универсальными форматами для долговременного хранения баз данных являются Comma Separated Values (*.csv), Delimited Text (*.txt), SQL DDL. В редких случаях могут быть использованы форматы: DBF (*.dbf), OpenOffice (*.sxc/*.ods), OOXML (ISO/IEC 29500)(*.xlsx).

Презентации

Ни один из существующих форматов не обеспечивает высокую степень надежности сохранности презентации. С некоторыми оговорками можно рекомендовать форматы OpenOffice (*.sxi/*.odp) и OOXML (ISO/IEC DIS 29500) (*.pptx). Формат PowerPoint (*.ppt) и другие форматы презентационных файлов не отвечают требованиям долговременного хранения.

Гибридная информация

Для хранения комплексных документов, в структуру которых входят фрагменты различной природы (текст, фотография, чертеж и т.д.), наиболее пригодны современные текстовые форматы типа MS WORD, RTF. Они позволяют включать графические изображения в растровых кодировках. Если иллюстраций много, то такой документ рекомендуется хранить в виде единого изображения – в этом случае предпочтительными являются графические форматы.

Примечания:

1. Научно-исследовательская работа проводилась в рамках государственного контракта № 016-3 от 31 мая 2013 года «Исследование современных процессов документационного обеспечения управления и развития электронного документооборота. «Научный доклад «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения» (в рамках реализации мероприятий федеральной целевой программы «Культура России» (2012-2018 годы).
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 года № 28-ст).
3. Миграция электронных документов – действие по перемещению записей из одной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании.
4. Структура описания документа состоит из описания его физической или технической структуры и его логической структуры, то есть отношений между элементами данных, составляющих документ. Подробнее о создании, управлении и использовании метаданных см. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (утв. Приказом Ростехрегулирования от 13.11.2008 года № 310-ст).
5. ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».
6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19).
7. См. там же п 4.4.3.
8. Репликация – это метод сохранения цифровой информации путем создания одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Екатерина Колесникова, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса.

Специально для компании «Такском».

Электронные форматы счетов-фактур, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов к ним известны нам с того момента, как вышел Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который применялся с 23.05.2012 и утратил силу 13.04.2015 в связи с изданием Приказа ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Форматы первичных документов представлены нам с 21.03.2012 , в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ (изменён в редакции от 02.02.2015). Этим приказом были утверждены форматы электронных товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приёмки-сдачи работ (услуг). Однако, небезызвестно, что с 2013 года Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ определение названия и состава показателей первичных учётных документов, а также форм их представления возложено на руководителя экономического субъекта. В связи с изменениями законодательства утверждение ФНС России форматов и форм первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, стало не актуальным.

На законодательном уровне уже давно велась работа по приведению форматов электронных документов в соответствие с современными требованиями. «Модернизированные» форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ представлены нам в конце 2015 года в соответствии с Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Как заявили в ФНС России старые форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ будут действительны на протяжении всего 2016 года. Таким образом, у участников электронного документооборота хватит времени на освоение новых форматов и перенастройку информационных систем компаний для работы с ними.

Новые форматы представления документов о передаче товаров, работ, услуг, действующие с 01.01.2016

Приказы ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, утвердившие новые форматы документов (далее - новые форматы), призваны расширить сферу применения электронного документооборота. Теперь перечень документов, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ могут представлять в налоговые органы по ТКС в рамках процедур истребования или вместе с налоговой декларацией, значительно увеличен.

Формат, утверждённый Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, описывает требования к xml-файлам передачи по ТКС первичного учётного документа, оформляющего приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений, регулируемых главой 30 ГК РФ «Купля-продажа». Такой электронной «накладной» можно оформлять передачу любых видов ценностей одного хозяйствующего субъекта другому. Документ о передаче товара представляет собой два файла. Один содержит сведения продавца о сделке и электронную подпись уполномоченного лица. Второй - идентификационные сведения о первом файле, информацию о сделке со стороны покупателя, а также электронную подпись уполномоченного лица.

В свою очередь, формат, утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, описывает требования к хml-файлам передачи по ТКС первичного документа в электронной форме, оформляющего приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг). Он тоже состоит из двух файлов. В одном содержится информация исполнителя: сведения передающей стороны о сделке и электронная подпись. В другом - идентификационные сведения о файле исполнителя, данные о сделке со стороны заказчика и его электронная подпись. При этом новым форматом предусмотрена ситуация, в которой возникает необходимость исходя из условий сделки, либо по причине разбирательств с контрагентом в формировании одностороннего акта. В этом случае в электронном документе будет только один файл с квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны.

Новые форматы содержат реквизиты, которые были и в ранее рекомендованных форматах, и отвечают требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ к первичным документам. При этом новые форматы отличаются гибкостью в своём использовании за счёт наличия в них свободных информационных полей, которые организация может заполнять по собственному усмотрению.

Так называемые свободные поля могут заполняться организациями любыми дополнительными реквизитами (50 символов), позволяющими учитывать специфику оформляемой операции, а также значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, позволяющего отразить в документе более полную информацию о факте хозяйственной жизни.

Кроме того, в новых форматах можно формировать различные версии документа с учетом сделанных исправлений. И ещё один плюс новых форм - это возможность изменять наименование типа электронного документа. Например, вместо «Акта выполненных работ» можно написать тип документа «Акт приёма-передачи результата работ», форма которого разработана в организации.

Как и прежние форматы, установленные для первичных документов (накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ), новые форматы лишь рекомендованы нам к применению в работе, а их утверждение не требует их обязательного использования. Иначе говоря, организации могут обмениваться документами в любых форматах, в том числе и разработанных самостоятельно. Но, ещё раз хочу отметить, что будет целесообразнее использовать рекомендованные ФНС России форматы, поскольку такие электронные документы можно будет передавать в налоговую инспекцию по требованию о представлении документов без лишних трудозатрат.

Новый формат первичного документа, включающего в себя счёт-фактуру

Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.

При этом, утверждённый формат имеет различные варианты документального оформления факта финансово-хозяйственной жизни организации:

Вариант № 1.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, представляет собой файл обмена от продавца и содержит сведения, предусмотренные для счетов-фактур соответствующими нормативно-правовыми документами. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Вариант № 2.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

• файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя счёт-фактуру, применяемый при расчётах по налогу на добавленную стоимость, а также дополнительные сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны передающего субъекта;
• файл обмена для представления дополнительной к счёту-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны принимающего субъекта.

Вариант № 3.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

• файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки в структуре файла обмена счёта-фактуры (информации продавца). Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;
• файл обмена для представления дополнительной к информации продавца информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта. Данный файл может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством составление двустороннего документа не требуется.

Следовательно, в зависимости от своего назначения набор обязательных реквизитов xml-файла документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) будет разным.

Для составления счёта-фактуры это будет файл обмена со сведениями, предусмотренными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 и ст. 169 НК РФ, подписанный уполномоченным лицом. При этом ощутимых отличий с действующим в соответствии с Приказом ФНС России от 04.03.2015г. № ММВ-7-6/93@ форматом счёта-фактуры в электронном виде нет.

Для составления первичного документа файл будет содержать реквизиты, заданные требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и состоять из двух файлов обмена с информацией об экономических субъектах, участвующих в ней, и о предмете сделки. Один титул будет подписываться ответственным лицом за оформление факта хозяйственной деятельности с отправляющей стороны, другой - ответственным с принимающей.

Для составления подобного универсального документа, который объединяет в себе функции счёта-фактуры и первичного документа, файл должен состоять из двух файлов обмена и содержать обязательные реквизиты обоих документов.

Таким образом, к настоящему моменту у организации имеется полный набор форматов документов для оформления в электронном виде любой ситуации её финансово-хозяйственной деятельности, связанной с передачей товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому. Форматы разработаны для всех документов, которые наиболее часто запрашиваются налоговыми органами у налогоплательщиков, что в конечном итоге приводит к оптимизации процесса работы между ними.

Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными. Их удобно хранить, искать и представлять по требованию ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.