التدريب على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. EDO: كن مستخدمًا واثقًا. التعرف البصري على النص
دعم التوثيق للإدارة. بروتوكول الأعمال
- وظائف المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة في المؤسسة. الدعم التنظيمي والمعلوماتي لأنشطة المدير.
- النماذج والهياكل التنظيمية القياسية للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة
- توثيق. مفهوم الوثائق وطرق التوثيق ووسائط التخزين ووظائف الوثائق.
- ميزات وهيكل الوثيقة.
- تصنيف الوثائق.
- اللغويات الوثائقية.
- توحيد وتوحيد الوثائق. أنظمة التوثيق الموحدة.
- إنشاء المستندات: قواعد الصياغة والتنسيق. نموذج العينة والتفاصيل والنماذج.
- الحق في التوقيع والتوكيل.
- ورشة عمل: إنشاء نموذج وثيقة (مسودة وثيقة).
- الوثائق التنظيمية والإدارية. قواعد إعداد الأنواع الرئيسية للوثائق التنظيمية والإدارية
- الوثائق التنظيمية والقانونية
- الوثائق الإدارية
- المعلومات والوثائق المرجعية.
- وثائق خاصة
- وثائق شؤون الموظفين.
- التوثيق العلمي والتقني
- الوثائق المالية
- توثيق العقد
- إجراءات سرية
- وسائل الإعلام: ورقية، إلكترونية.
- التوقيع الإلكتروني.
- نظم المعلومات.
- استخدام وتخزين وتدمير الوثائق.
- التنظيم القانوني للعمل مع الوثائق.
- تنظيم اجتماعات العمل والمفاوضات. أهداف وغايات الفعاليات.
- أنواع وشكل الأحداث. العمل مع وسائل الإعلام.
- فعاليات البروتوكول: حفلات الاستقبال، الزيارات، العروض التقديمية، المؤتمرات، الاجتماعات.
- تخطيط وتنظيم وإعداد اجتماعات العمل.
- ميزات التواصل التجاري مع الشركاء الأجانب.
- إعداد برنامج الإقامة. الفعاليات الثقافية في البرنامج. اكسسوارات الأعمال والهدايا.
- اختيار الغرفة وإعداد طاولة المفاوضات واجتماعات العمل.
- قواعد اللباس للمناسبات الرسمية.
تدفق المستندات في هيكل دعم التوثيق للإدارة. الأرشيف الحديث
- المبادئ الأساسية لتنظيم العمل المكتبي وتدفق المستندات
- تدفقات الوثيقة
- تدفق المستندات الداخلية للمنظمة وتدفق المستندات بين المنظمات.
- استقبال ودراسة وتسجيل الوثائق
- استقبال المستندات الواردة وتنظيم تسليم المستندات
- تسجيل الوثائق
- تنظيم مراجعة الوثائق
- المعلومات والعمل المرجعي
- المواعيد النهائية ومراقبة تنفيذ الوثيقة
- تنظيم إرسال المستندات الصادرة.
- تنظيم التخزين التشغيلي للوثائق
- متطلبات تنظيم تخزين المستندات المنفذة في العمل المكتبي. تسميات الحالات
- متطلبات تشكيل القضايا في العمل المكتبي
- ورشة عمل: إعداد المصنفات وتسميات الحالات.
- فحص قيمة الوثائق
- تحضير الملفات للتخزين الأرشيفي
- تنظيم العمل مع المستندات التي لها قيود على الوصول.
- تدمير الوثائق.
- إدارة الوثائق الإلكترونية. الفوائد والمخاطر.
- خيارات لتدفق المستندات المختلطة. مبادئ النسبة المثلى.
- التنظيم القانوني لأمن الوثائق.
- الأرشفة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة. المهام الرئيسية ومجالات النشاط ووظائف الأرشيف.
- الإجراءات القانونية التنظيمية التي تنظم العمل مع الوثائق الأرشيفية.
- فترات تخزين المستندات. أنواع وأنواع قوائم التخزين.
- إجراءات نقل المستندات للتخزين إلى أرشيف المنظمة.
- الإجراء الخاص بتدمير المستندات ذات فترات التخزين المختلفة:
- متطلبات المباني لضمان سلامة الوثائق.
- قواعد العمل مع صناديق الأرشيف:
- ورشة عمل: إعداد الشهادات الأرشيفية.
- الأرشيف الإلكتروني: الإمكانيات والقيود.
- التفاعل بين أرشيف المنظمة والسلطات التنظيمية.
- الاستعانة بمصادر خارجية للأرشيف: المزايا والعيوب
- خيارات تخزين المستندات المختلطة.
أي مشروع لتنفيذ نظام المعلومات، بما في ذلك نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، يتكون من عدة مراحل. هذه هي مراحل التصميم والتطوير والتنفيذ الفعلي والتشغيل التجريبي والصناعي للنظام.
ولكن يجب ألا ننسى أنه بعد تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يجب تدريب المستخدمين المستقبليين على العمل في النظام. ستناقش هذه المقالة الطرق الرئيسية لتنظيم التدريب، وأمثلة على البرامج لمجموعات مختلفة من الموظفين، وقضايا تحفيزهم.
يبدأ الإعداد للتنفيذ الفعال لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مسبقًا، حتى في مرحلة تصميم النظام، مما يؤثر بشكل كبير على عائد الاستثمار من المشروع بأكمله.
في الوقت نفسه، تعتبر عملية إعداد وتنظيم التدريب أمرًا مهمًا، والذي يتضمن تجنيد المجموعات، وإعداد البرنامج، واختيار الشكل الأكثر ملاءمة للتدريب، وما إلى ذلك، ومن الأفضل أن يتم تنفيذها بالتوازي مع تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
ويتم التدريب نفسه مباشرة قبل الاستخدام الكامل لنظام EDMS في العمل، حيث يجب دمج المعرفة المكتسبة مباشرة بعد الانتهاء من التدريب، الأمر الذي سيسمح ليس فقط للكتبة، ولكن أيضًا لجميع موظفي الشركة بالعمل بفعالية في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
مجموعات مستخدمي EDMSكقاعدة عامة، يتم توضيح متطلبات المستخدمين المستقبليين للنظام في المواصفات الفنية في القسم الذي يصف مؤهلات الموظفين، ولكن غالبًا ما تكون هذه المتطلبات عامة جدًا ولا تقدم صورة مفصلة.
ليس سرا أن مؤهلات وكفاءات الموظفين، بما في ذلك الكتبة والمتخصصين من أقسام تكنولوجيا المعلومات في الشركة، تتزايد كل عام.
تلك الأوقات التي طلبت فيها إحدى الشركات تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) دون أن يكون لديها أي فكرة عن عملية النظام ووظائفه، قد أصبحت وراءنا كثيرًا. في الوقت الحاضر، يتمتع العديد من الكتبة بخبرة واسعة في العمل مع مختلف أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية ويتعاملون مع مسألة تنفيذ نظام المعلومات بشكل احترافي.
عادة لا تشمل كفاءة رؤساء أقسام الإنتاج معرفة متعمقة بتدفق المستندات والعمل المكتبي، لأنهم مسؤولون عن أنشطة الإنتاج الرئيسية للشركة ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية بالنسبة لهم ليس الأداة الرئيسية، بل هي أداة مساعدة.
لذلك، حتى في مرحلة تصميم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يتم تطوير واجهات مختلفة للعمل في النظام لمجموعات مختلفة من المستخدمين.
يتم توفير وظائف موسعة للكتبةوبالنسبة لرؤساء الأقسام والأقسام، يتم تصميم الواجهة حسب اختصاصاتهم.
أ واجهة للمديرين التنفيذيين للشركة- موضوع منفصل، لأنه يتطلب نهجا خاصا للإعداد والتطوير: يستخدم بعض المديرين نفس النظام مثل الكتبة، ولكن مع إعدادات مختلفة؛ وبالنسبة للآخرين، يجري تطوير مكان عمل متنقل بواجهة مبسطة للعمل التشغيلي.
في هذا الصدد كما أن البرامج التدريبية لمستخدمين مختلفين لن تكون هي نفسها.
متى يتم التدريب وعلى يد من؟ويمكن إجراء التدريب إما داخليًا أو بمساعدة استشاريين خارجيين، ويمكن أيضًا استخدام نهج مختلط. على أي حال، يتم الإشراف على جميع الأعمال من قبل رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.
للتنفيذ الناجح لنظام EDMS، من الضروري التفكير مسبقًا في نظام تحفيز الموظفين للعمل في النظام.
حتى في مرحلة تصميم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، يتم تطوير مؤشرات الأداء في النظام وتصميم التقارير لتقييم انضباط أداء الموظفين.
يتم تنسيق نظام التحفيز مع إدارة الشركة وقسم الموارد البشرية.
يتم التنظيم والتحضير لتدريب EDMS للشركات في المراحل اللاحقة من تطوير النظام.
يبدأ تدريب موظفي الشركة في مرحلة التشغيل التجريبي لنظام EDMS، ويتم ممارسة المهارات المكتسبة نتيجة التدريب عمليًا أثناء التشغيل الصناعي للنظام.
في مرحلة التشغيل الصناعي للنظام، تقوم بعض الشركات أيضًا بتنظيم مجموعة عمل لدعم المستخدم، والتي تقدم استشارات فردية للمستخدمين في الموقع.
يمكن تقديم هذا الدعم إما بشكل مستقل من قبل الشركة أو بمشاركة مستشارين خارجيين.
الحالات الأكثر شيوعًا هي عندما تضم مجموعة العمل المعنية بتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وتدريب الموظفين ممثلين عن أقسام تكنولوجيا المعلومات، ويشرف أحد موظفي قسم إدارة السجلات على العملية ويعمل كمستشار في قضايا إدارة السجلات المثيرة للجدل.
برامج التدريب على نظام EDMSعند تطوير برامج التدريب، يجب إيلاء اهتمام خاص لتشكيل مجموعات التدريب: يجب تشكيلها بطريقة تجعل الطلاب ينتمون إلى نفس السلم الوظيفي الأفقي ويتمتعون بصلاحيات مماثلة للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
على أية حال، إذا تم تزويدك بقائمة جاهزة للمشاركين في التدريب، فتحقق مسبقًا من تكوين المجموعة وأدوار المشاركين في النظام وصلاحياتهم. يجب أن يكون لكل مجموعة مستخدمين برنامج تدريبي خاص بها.
من بين المجموعات الرئيسية لمستخدمي EDMS موظفو الإدارة الكتابية، وموظفو الإدارات العاديون، وأمناء الإدارات والسكرتيرون الشخصيون للمديرين، وإدارة الشركة وأقسامها.
نعطي أمثلة على تكوين البرامج التدريبية لمجموعات مختلفة من مستخدمي EDMS
| مجموعة المستخدمين | أمثلة على البرامج التدريبية |
| موظفي المكاتب | · العمل مع الوثائق الواردة· وثيقة البحث· العمل مع الكتب المرجعية (قائمة الحالات، الأرقام، الخ) |
| موظفي القسم | · العمل مع الوثائق الصادرة· العمل مع الوثائق الداخلية· العمل بالأوامر وتنفيذ الأوامر· وثيقة البحث· التقارير (لكل مجموعة قائمة خاصة بها من التقارير المطلوبة) |
| أمناء القسم | · العمل مع الوثائق الصادرة· العمل مع الوثائق الداخلية· فرض القرارات وإصدار التعليمات· مراقبة تنفيذ الأوامر· العمل بالأوامر وتنفيذ الأوامر· وثيقة البحث· العمل مع الكتب المرجعية· التقارير (لكل مجموعة قائمة خاصة بها من التقارير المطلوبة) |
| السكرتيرات الشخصية للمديرين | · العمل مع الوثائق الصادرة· العمل مع الوثائق الداخلية· فرض القرارات وإصدار التعليمات· مراقبة تنفيذ الأوامر· العمل بالأوامر وتنفيذ الأوامر· وثيقة البحث· العمل مع الكتب المرجعية· التقارير (لكل مجموعة قائمة خاصة بها من التقارير المطلوبة)· العمل في وضع "مدير الاستبدال". |
| المديرين | · العمل مع الوثائق الصادرة· العمل مع الوثائق الداخلية· فرض القرارات وإصدار التعليمات· مراقبة تنفيذ الأوامر· العمل بالأوامر وتنفيذ الأوامر· وثيقة البحث· التقارير (لكل مجموعة قائمة خاصة بها من التقارير المطلوبة)· العمل في وضع "مراقبة عمل السكرتير". |
يتم تشكيل مجموعات تدريب منفصلة وبرنامج تدريبي لمسؤولي النظام.
قبل البدء بالتدريب في الشركات، من المستحسن أن يتحدث القائد الرسمي إلى الموظفين.
على سبيل المثال، بالنسبة لموظفي قسم العمل المكتبي، سيكون هذا هو رئيس قسم العمل المكتبي، وعند تنظيم التدريب لموظفي قسم المبيعات، سيكون هذا رئيس قسم المبيعات، وما إلى ذلك.
سيتحدث المدير عن سبب إجراء التدريب، وما هي المهارات التي يجب أن يكتسبها الموظفون نتيجة للتدريب، وكيف سيتم استخدام هذه المهارات من قبلهم في عملهم المستقبلي.
يجب على المدير تحديد مجالات مسؤولية الموظفين ومهامهم فيما يتعلق باستخدام EDS في عملية أداء واجباتهم الوظيفية.
لا يمكن لخطاب قصير لبضع دقائق أن يحفز الموظفين على استخدام نظام EDMS بشكل فعال فحسب، بل يمكنه أيضًا تحسين جودة التدريب المؤسسي وتحسين وتسهيل عملية إدخال نظام EDMS في الشركة ككل.
أنواع وأشكال التدريبمن بين خيارات التدريب على العمل في EDMS، نسلط الضوء على التدريب بدوام كامل (بدوام كامل) والمراسلة.
يمكن التدريب على العمل في نظام EDMS في مكان عمل المستخدم وخارج مكان العمل، في حين يمكن أن يتم التدريب خارج مكان العمل على أراضي مركز التدريب التابع للشركة وفي شكل التعلم عن بعد.
ويوجد أيضًا تصنيف لأشكال التدريس:
- محاضرة؛
- ندوة؛
- مهمة عملية؛
- تمرين؛
- التشاور؛
- التدريب الداخلي؛
- العمل المستقل، الخ.
مع تنوع أنواع التنظيم وتنفيذ التدريب في الممارسة العملية، يتم استخدام عدة خيارات عند تنفيذ EDS:
- التدريب وجهاً لوجه في مجموعات؛
- التدريب بدوام كامل للموظفين الأفراد (التدريب الفردي)؛
- الدراسة عن بعد.
من الممكن أيضًا الجمع بين العديد من خيارات التدريب.
التدريب وجهاً لوجه في مجموعاتيستخدم هذا النهج للتدريب الجماعي للموظفين. يتم تشكيل برامج عامة يتم بموجبها تدريب جميع موظفي الشركة.
عادةً ما يتم التدريب وجهاً لوجه في مجموعات قبل التشغيل الصناعي للنظام في تلك الشركات التي:
- لديك 12 موظفًا أو أكثر يعملون مع EDMS؛
- يمكنه توفير قاعات دراسية/مرافق للتدريب؛
- يمكن أن تأخذ الوقت الكافي لتدريب موظفيها. يستخدم التدريب الجماعي:
- مع التدريب الشامل المخطط للمستخدمين بعيدًا عن الإنتاج؛
- عندما يكون العدد الإجمالي للموظفين للتدريب الجماعي من 8 إلى 80 شخصا؛
- عندما تكون هناك حاجة إلى تدريب سريع وفعال وشامل لتشغيل نظام EDMS؛
- في غياب قيود الميزانية، عندما تكون الشركة مستعدة لدفع تكاليف التدريب بدوام كامل لجميع الموظفين؛
- عندما يتم تنظيم التدريب وإجراؤه بشكل مستقل أو بمشاركة مستشارين خارجيين للشركة التي تنفذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
الخصائص الرئيسية للتعلم الجماعي بدوام كامل
يعد هذا النهج في التدريب أحد أكثر الأساليب شيوعًا عند تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
من الناحية العملية (مع نقص الموارد)، كحل وسط، تنظم الشركات تدريبًا بدوام كامل لموظف واحد على الأقل من كل قسم، والذي سيكون بدوره قادرًا على نقل المعرفة المكتسبة إلى زملائه في القسم.
كجزء من التدريب، يتم تشكيل المجموعات المستهدفة، وتنظيم فصل تدريبي، وتخصيص غرفة منفصلة.
يجب أن تكون الفصول مجهزة بأجهزة كمبيوتر حتى يتمكن كل طالب من تنفيذ جميع الإجراءات في النظام خطوة بخطوة وفقًا للبرنامج التدريبي.
ومن المستحسن أن يتم تجهيز الفصل الدراسي أيضًا بجهاز عرض ولوحة بيضاء، حيث أنهما مناسبان لإظهار وظائف النظام والإجابة على أسئلة الجمهور.
أثناء التدريب، من المعتاد النظر في العملية الفعلية للعمل مع المستندات المستخدمة في الشركة.
كلما كان مثال الاختبار أكثر واقعية، كلما تعلم الموظفون بشكل أفضل ويقدرون الفوائد العملية لتطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
أشكال التدريب الجماعي
ندواتمع هذا النوع من التدريب، يتلقى جميع الموظفين أولاً دورة نظرية عامة حول مبادئ العمل في النظام، ثم يقومون بمهام عملية في أماكن عملهم.
وتتمثل ميزة هذا النهج في أن المستخدمين يتعلمون فقط إمكانات النظام التي يحتاجونها في عملهم. العيب هو أن الجميع يدرسون جزءًا محدودًا من وظائف النظام ولا يعرفون وظائف الأقسام الأخرى.
التدريباتوفي هذه الحالة يتم توزيع الأدوار الخاصة بالعمل مع الوثيقة بين المشاركين في التدريب، ويقوم كل مشارك بالجزء الخاص به من مهام معالجة الوثيقة، مع الأخذ بعين الاعتبار مسؤولياته الوظيفية الفعلية.
من بين مزايا هذا النوع من التدريب فرصة متابعة عملية العمل مع المستندات بأكملها خطوة بخطوة ودراسة قدرات النظام بشكل أكمل. من بين العيوب، غالبا ما ينظر الموظفون إلى هذا التدريب على أنه وقت ضائع، مما يسبب ردود فعل سلبية عند العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
التدريب الشخصي للموظفين المتفانين
يتم التدريب بدوام كامل للموظفين المتفانين في الشركات التي:
- أن يكون لديك ما يصل إلى 8-12 موظفًا يعملون مع EDMS؛
- يمكنهم تخصيص الحد الأدنى من الوقت لتدريب موظفي EDS لديهم.
يستخدم هذا النهج لتدريب عدد محدود من الموظفين، وكذلك رؤساء الأقسام أو الموظفين المسؤولين في القسم (المشار إليهم فيما بعد بمدربي الموظفين)، الذين سيقومون لاحقًا بتدريب بقية موظفي أقسامهم.
الخصائص الرئيسية للتدريب بدوام كامل للموظفين المتفانين
| نوع من التدريب | أزواج، مجموعة (في مجموعات صغيرة)؛ فردي؛ |
| طريقة التنظيم | خارج مكان العمل؛ في العمل |
| نموذج تقديم المواد | ندوة متعمقة لمجموعة صغيرة من الموظفين؛ الاستشارة الفردية لكل موظف |
| موقع | تدريب المستخدم أثناء العمل أو في الحد الأدنى من الوقت في الفصل الدراسي/الغرفة أو مكان العمل |
| عدد المشاركين | لا يزيد عن 8-12 شخصًا |
| وقت الدراسه | لا يزيد عن 1-2 ساعات |
يتم التدريب بدوام كامل للموظفين المتفانين في مرحلة التشغيل التجريبي والصناعي لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، وعند تعيين موظفين جدد في الشركة.
يجب حل الفروق الدقيقة في تحفيز الموظفين على تنظيم التدريب بشكل مستقل للمستخدمين الآخرين قبل بدء المشروع.
قد ينظر الموظفون غير المندمجين إلى المسؤوليات الجديدة باعتبارها عبئًا إضافيًا وغير ضروري، مما سيؤثر بشكل كبير على فعالية تدريبهم وجودة تدريب الموظفين الآخرين.
ندوات متعمقةعادةً ما يتم التدريب بدوام كامل للموظفين الأفراد على عدة مراحل:
يتم تدريب مدربي الموظفين بمشاركة استشاريين خارجيين، ثم يقوم مدربو الموظفين المدربين بتدريب جميع المستخدمين الآخرين للنظام بشكل مستقل.
تشمل مزايا هذا النوع من التدريب دراسة متعمقة للوظائف وتوفير الوقت والموارد للشركة.
ومن بين العيوب أنه ليس كل الموظفين الذين يعملون مع النظام يعرفون جميع وظائف وإمكانيات النظام، وهذا بدوره يؤثر على كفاءة الموظف نفسه وعائد الاستثمار عند تنفيذ نظام EDMS في الشركة.
المشاورات الفرديةغالبًا ما يتم توفير التدريب الفردي في الموقع للمديرين.
يتم استخدام الاستشارات الشخصية للمستخدمين عند العمل في النظام في المراحل الأولى من العمل في نظام التكيف وفي مرحلة التشغيل الصناعي.
ومن بين مزايا هذا النهج، نسلط الضوء على دراسة متعمقة للوظائف الضرورية للنظام والنهج الفردي للمستخدم. ومع ذلك، من حيث الوقت الذي يقضيه في التدريب، فإن هذا النهج أدنى من التدريب بدوام كامل في مجموعات.
الدراسة عن بعد
يتم التدريب عن بعد للموظفين في الشركات التي:
- لدينا أكثر من 100 موظف يعملون في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
- لا يمكنها توفير قاعات دراسية/مرافق للتدريب؛
- لا يمكنهم تخصيص الحد الأدنى من الوقت لتدريب موظفيهم على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
يستخدم هذا النوع من التدريب للتدريب الشامل للموظفين أثناء العمل، في الوقت المناسب لهم.
يمكن أن تختلف الأدوات المستخدمة للتعلم عن بعد، بما في ذلك:
- اللوائح والتعليمات ودليل المستخدم؛
- عرض تعليمي؛
- فيديو عن العمل مع النظام؛
- دورة إلكترونية في العمل مع الأنظمةلي.
الخصائص الرئيسية للتعلم عن بعد
يستخدم التعلم عن بعد في مرحلة التشغيل الصناعي ولتدريب موظفي الشركة الجدد.
الصعوبة الرئيسية في تنظيم التعلم عن بعد هي تحفيز الموظفين.
لا يعتبر العديد من الموظفين أن التدريب على العمل في النظام مهم بالنسبة لعملهم، فهم يعتمدون على زملائهم من الأقسام المجاورة ليوضحوا لهم كيفية عمل كل شيء.
ولكن إذا لم يكمل جميع موظفي الشركة الذين يعملون مع المستندات الدورة التدريبية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، فسيتم استخدام النظام بشكل غير فعال.
ونتيجة لذلك، قد لا يتم استرداد التكاليف المتكبدة لتنفيذ النظام ويمكن وصف هذا المشروع بثقة بالفشل.
لذلك، تحتاج إلى الاهتمام بنظام تحفيز الموظفين مسبقًا وحل مشكلة مراقبة إكمال الدورة التدريبية لنظام EDMS من قبل جميع موظفي الشركة.
مع التعلم المستقل عن بعد، سيكون من الصعب على الموظفين التركيز على الدورة التدريبية، لذلك يجب تنظيم فترة إتقان الدورة، وإذا لزم الأمر، مقسمة إلى عدة مراحل صغيرة.
كلما كانت الدورة التدريبية أقصر، كلما كان من الأسهل على الموظفين تخصيص وقتهم للخضوع للتدريب للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
المواد التعليمية الإلكترونيةيمكن أن تشمل المواد التعليمية للتعلم عن بعد كلاً من اللوائح والتعليمات وأدلة المستخدم لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، بالإضافة إلى مواد تفاعلية معدة خصيصًا: عرض تقديمي تدريبي أو فيديو أو دورة إلكترونية حول العمل مع النظام.
المبدأ الرئيسي لإعداد برنامج لمثل هذا التدريب هو كما يلي: كلما كان حجم المادة أصغر، كلما تعلمها الموظف بشكل أسرع.
لا يستطيع كل موظف الجلوس ودراسة المواد على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) لفترة طويلة من الوقت، بالإضافة إلى أنه يحتاج إلى إكمال النطاق الكامل لمهامه المهنية الرئيسية.
يتمتع هذا النوع من تقديم المواد بميزة كبيرة: حيث سيتمكن أي موظف من دراسة إمكانيات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في وقت مناسب. كعيب، نسلط الضوء على دراسة سطحية إلى حد ما لوظيفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
تحفيز الموظفين
لماذا يعد تحفيز الموظفين مهمًا جدًا عند التدريب على العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؟
قد يكون الإحجام عن تعلم كيفية العمل في نظام التحكم الإلكتروني بسبب نقص وقت الفراغ، وانخفاض مؤهلات الموظف، وعادة العمل وفقا للمخطط القديم، وما إلى ذلك.
دعونا نتخيل موقفًا دفعت فيه شركة ما مقابل تصميم وتطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، وتدريب الموظفين (وهو حوالي 30% من ميزانية المشروع)، وأخيرًا، تم تطوير النظام وحان الوقت لتدريب المستخدمين.
لنفكر في مثال على النهج غير الناجح لتنظيم التدريب: أصدر صاحب العمل أمرا بإجراء التدريب، لكن الرئيس المباشر للقسم لم يقم بإجراء أي محادثات إضافية مع موظفيه. تم إبلاغ الموظفين ببساطة أنهم بحاجة إلى الخضوع للتدريب، ولكن لم يتم توضيح سبب ضرورة ذلك.
ونتيجة لذلك، لا يفهم مستخدمو النظام في المستقبل مدى تنظيم التدريب، وما إذا كان مشرفهم المباشر يدعمه، ولماذا يحتاجون إلى الخضوع للتدريب على الإطلاق، وما هو تأثير إكماله. إذا كان لا يؤثر على أي شيء، فلماذا الخضوع للتدريب؟
كما أنه إذا لم يعفي أحد الموظفين من مهامهم الإنتاجية الرئيسية أثناء التدريب، فإنهم يتحملون عبئًا إضافيًا، وبالإضافة إلى خضوعهم للتدريب، عليهم البقاء لوقت متأخر في العمل لاستكمال مهامهم الرئيسية، بينما لا تقدم الشركة أي مكافآت أو إجازة أو محفزات أخرى.
يمكنك بسهولة التنبؤ بكيفية تنفيذ نظام EDMS في مثل هذه الشركة ومدى نجاحه.
قد تكون جميع التكاليف المتكبدة لتنفيذ EDS غير فعالة تمامًا بسبب عدم الامتثال للقواعد الأساسية لتحفيز الموظفين، ومن بينها ما يلي:
- دعم الموظفين من قبل الإدارة في مرحلة تنفيذ وتدريب نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
- إعلام الموظفين بالغرض والأهداف ونتائج تدريب الموظفين؛
- التخطيط المسبق لحجم عمل الموظف أثناء التدريب.
لتحفيز الموظفين وزيادة كفاءة تنفيذ EDS، وتسريع عمليات إعداد ومعالجة الوثائق استخدام مؤشرات الأداء للعمل في نظام EDMS.
على سبيل المثال، إذا تم تنفيذ الموافقة الشهرية وتوقيع العقود قبل تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في الشركة مع تأخير زمني كبير، فيمكن ربط مؤشر أداء الموظف عند العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بالعدد المتفق عليه فعلياً والعقود المعتمدة شهرياً، بالإضافة إلى مكافأة الموظف.
يوفر استخدام مؤشرات الأداء للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية عددًا من المزايا:للموظف - زيادة الدافع لسرعة معالجة المستندات وبشكل عام للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وللشركة - زيادة في أرباحها الشهرية.
خوارزمية إعداد عملية التعلم
عند إعداد العملية التدريبية لتطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) لا بد من توفير المراحل والعمل التالي:
- إصدار أمر بشأن إجراءات استكمال التدريب.
يصدر رئيس الشركة أمرًا (تعليمات) بشأن الترتيب الذي يخضع به الموظفون للتدريب. تنظم هذه المرحلة إجراءات استكمال التدريب والاستخدام الإضافي لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- تشكيل فريق عمل لتطبيق النظام وإجراء التدريب.
تصدر الشركات أوامرها بتشكيل وتكوين فريق عمل لإعداد التدريب للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). المهمة الرئيسية في هذه المرحلة هي تحديد المسؤولين عن تنظيم وإجراء تدريب الموظفين.
يجب أن تضم مجموعة العمل الممثلين الأكثر ولاءً ونشاطًا من وحدات الأعمال، وممثلًا عن قسم إدارة المكاتب ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات الذين يقومون بتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
يمكن إجراء عملية ملء مجموعة بيانات الاختبار وإعداد الأدلة إما داخليًا أو بواسطة متخصصين من الشركة التي يتم فيها تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
ستختلف المواد التدريبية وفقًا للشكل والنهج المختار لتنظيم التدريب لمستخدمي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- عقد اجتماع مع فريق العمل الخاص بالبرنامج التدريبي والعمل بالنظام وتكوينه وإدارته.
تتمثل المهمة الرئيسية في هذه المرحلة في التأكد من أن جميع أعضاء مجموعة العمل لديهم نفس الفهم لتسلسل التدريب ومبادئه.
- إعداد النظام للتدريب. ملء مجموعة بيانات الاختبار، وإعداد الدلائل.
- تخصيص مجموعات المستخدمين للتدريب.
يتم تجميع المستخدمين، بما في ذلك مسؤولي النظام، حسب الأدوار في النظام.
- تشكيل قائمة الموظفين التدريبيين.
من الممكن إعداد قائمة تدريب الموظفين مع الأخذ في الاعتبار تشكيل مجموعات من الموظفين حسب المناصب وأدوار المستخدمين في النظام.
وفي نفس المرحلة، يتم تطوير نموذج لشهادة الحضور/إكمال الدورة لمراقبة التنظيم والتنفيذ الفعلي للتدريب لموظفي EDMS.
- إعداد برنامج تدريبي مستهدف للمستخدمين.
يجب أن يحتوي البرنامج على وصف عام للوظيفة الأساسية لنظام EDMS المطبق (التعامل مع المهام، العمل مع الدلائل، البحث عن المعلومات، إنشاء التقارير)، بالإضافة إلى وصف متخصص للوظيفة حسب الوحدات والأنظمة الفرعية.
كما يجب أن تحتوي الدورة التدريبية على قائمة بالمفاهيم والتعاريف حتى يفهم جميع الموظفين بوضوح جوهر القضية التي تتم مناقشتها.
- اختيار نموذج لتنظيم تدريب المستخدمين.
في هذه المرحلة، من الضروري اختيار ما إذا كان سيتم تدريب الموظفين شخصيًا أو عن بعد، في مجموعة أو بشكل فردي، على شكل ندوة أو تدريب، إلخ.
- إعداد برنامج تدريبي مفصل مع أمثلة الاختبار والتدريب والنشرات.
- إعداد جدول التدريب.
يشير الجدول إلى المواعيد المخططة للتدريب والمجموعات والأسماء الكاملة للموظفين الذين سيخضعون للتدريب.
- إجراء التدريب المؤسسي.
في هذه المرحلة، يقوم المدير بشرح الأهداف والغايات الرئيسية لاستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، ويخضع الموظفون للتدريب، ودراسة قدرات النظام، وتنفيذ المهام العملية. إذا لزم الأمر، يخضع الموظفون لشهادة بناءً على نتائج التدريب.
- تعبئة البيانات النهائية.
وبناء على نتائج تدريب الموظفين، تقوم بعض الشركات بإعداد شهادات التدريب. ويشير البيان إلى:
اسم الطالب بالكامل، اسم الوحدة الهيكلية، الوظيفة، اسم الدورة التدريبية، تاريخ التدريب، حضور/غياب الموظف، في حالة وجود شهادة يتم الإشارة إلى الدرجة التي حصل عليها.
- إعداد أمر لوضع نظام EDMS قيد التشغيل التجاري في الشركة.
بعد تطوير وتكوين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في الشركة وتدريب المستخدمين على العمل معه، يتم وضع النظام موضع التشغيل التجاري.
- استخدام وتشغيل نظام EDMS في الأنشطة الرئيسية للموظفين المدربين.
يمكن أن يتم التدريب على مدى شهر أو شهرين - وتعتمد الفترة المحددة على حجم الشركة وعدد الموظفين الذين يتم تدريبهم.
لذلك، قمنا بفحص الفروق الدقيقة والخوارزمية بالتفصيل في عملية تنظيم تدريب الموظفين للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) المطبق.
في الختام، أود التأكيد على أنه حتى لو كان نظام EDMS قد يلبي جميع متطلبات الشركة في البداية، فإنه بدون تدريب نشط وشامل للموظفين، سيظل يستخدم بشكل غير فعال، أو الأسوأ من ذلك، لن يستخدم على الإطلاق، وستضيع كل الجهود والمجهودات. الموارد سوف تذهب سدى.
لذلك، نوصي بشدة بإيلاء اهتمام خاص لتنظيم التدريب لموظفي شركتك، مع مراعاة جميع قيود الموارد، والنظر بعناية في نظام تحفيز الموظفين ومؤشرات الأداء في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
مقالات ذات صلة
سوف تكتسب مهارات عملية في إعداد واستخدام إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) باستخدام مثال برنامج 1C: Accounting 8 وخدمة 1C-EDF.
يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي لاستخدام تدفق المستندات الإلكترونية ذات الأهمية القانونية بين الأطراف المقابلة. كما يتم النظر في الأنواع الأخرى لإدارة المستندات الإلكترونية وأسسها التشريعية والتكنولوجية وممارسة التطبيق في الحياة الاقتصادية.
الدورة ستكون مفيدة:
- المديرين والمحاسبين الذين بدأوا بالفعل في استخدام EDI ويريدون أن يصبحوا مستخدمين واثقين لهذه الخدمة، المضمنة مباشرة في برامج 1C؛
- المستخدمون الذين يخططون للتو للتحول إلى تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة؛
- الاستشاريون المشاركون في تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات: سيكونون قادرين على أن يشرحوا للمستخدم المبتدئ مزايا إدارة المستندات الإلكترونية على الورق، ومعالجة العميل من "خوف EDF" وسيكونون قادرين على تعويده على استخدام تبادل المستندات الإلكترونية على أساس مستمر.
برنامج الدورة
الموضوع 1. الأسس النظرية للتبادل الإلكتروني للبيانات
- الوثائق الإلكترونية
- التوقيع الإلكتروني
- تبادل الوثائق الإلكترونية
الموضوع 2. تطبيق تبادل البيانات الإلكترونية في الحياة الاقتصادية للشركات
- مزايا التبادل الإلكتروني للبيانات
- السياسة المحاسبية وتدفق المستندات الإلكترونية
- اتفاقيات EDF
- قبول ED للمحاسبة (تأكيد النفقات والخصومات بالمستندات الإلكترونية)
الموضوع 3. عرض تبادل المستندات الإلكترونية
- إعداد تبادل المستندات الإلكترونية
- التطبيق (تبادل المستندات الإلكترونية بين الأطراف المقابلة)
- الأخطاء النموذجية عند العمل مع 1C-EDO (Taxcom)
- توفير ED إلى دائرة الضرائب الفيدرالية والسلطات الأخرى، بما في ذلك. المحاكم (وفقًا لتنسيقات دائرة الضرائب الفيدرالية وغيرها من إدارات الضرائب)
- تخزين الضعف الجنسي مع EP
- توسيع قدرات EDI
الموضوع 4. تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات في الشركة (نظرة عامة مختصرة)
- أهداف تنفيذ EDI
- فريق العمل
- إشراك الأطراف المقابلة
مراجعة الندوة عبر الإنترنت حول EDI
سعر: 2 100 روبلللعاملين في الشركات الحاصلة على الامتياز945 روبل
لا يمكن المبالغة في تقدير أهمية هذا الجزء من عمل أي مؤسسة. يعتمد النجاح التجاري للمشروع وآفاقه على مدى دقة ودقة التوقيت والمهنية والعناية التي يؤديها أخصائي إدارة المستندات الإلكترونية لواجباته. ولهذا السبب من المهم جدًا إيلاء الاهتمام الواجب لقضايا إعادة التدريب المهني لموظفي المكاتب.
الدورات التدريبية المتقدمة “إدارة الوثائق الإلكترونية”
تدعو المؤسسة الروسية للبرامج التعليمية "الاقتصاد والإدارة" كل من قد يكون مهتمًا بالتعاون لتقييم المجموعة الكبيرة والجودة الممتازة للبرامج التعليمية، ومجموعة متنوعة من المواضيع، والشكل المناسب للفصول الدراسية. نحن نقدم ندوات ودورات لمديري المكاتب والسكرتيرات، بالإضافة إلى موظفي المكاتب والإداريين الآخرين المشاركين في إدارة المستندات الإلكترونية. يتم تطوير جميع البرامج بمشاركة نشطة من الخبراء الممارسين في مجال الأعمال ذي الصلة، مع الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات التنظيمية الحالية واتجاهات السوق.ومن مميزات ندواتنا ودوراتنا حول إدارة الوثائق:
- العمل مع المعلمين والممارسين الأكفاء؛
- مجموعة كبيرة من المواضيع؛
- نهج عالي الجودة للتعلم، وتسجيل دروس الفيديو لتحسين المعرفة بشكل مستقل، والتواصل مع المعلمين حول المواضيع التي تمت دراستها.
موضوعات الدورة: إدارة الوثائق الإلكترونية
تجري المؤسسة الروسية للبرامج التعليمية ندوات ودورات حول المكتب وإدارة الوثائق الإلكترونية في المواضيع التالية:
- مكتب العجاف
- أرشيف وثائق الموظفين
- تنظيم العمل المكتبي
- ورقة العمل
- وثائق المصدر
- فحص قيمة الوثيقة
- تدقيق وثائق الموظفين