چه فرمت دارای یک سند متنی است. فرمت های جدید اسناد الکترونیکی. پایگاه های داده و بانک های داده

اسناد الکترونیکی به عنوان بخش مهمی از آرشیو ها به عنوان چاپگر در جدول دبیر تبدیل شده اند. متون، عکس ها، نقشه ها، پایگاه های داده، فایل های صوتی و تصویری به سرعت به "رقم" می روند، باعث بحث در مورد فرمت های مناسب برای ذخیره سازی ثابت می شود. اسناد الکترونیکی. خوشبختانه، آرشیوهای روسی دارای کسی هستند که به دنبال کمک هستند.

درباره اسناد الکترونیکی به طور فزاینده ای گفته می شود و بلندتر می شود. در ایالات متحده، ArchiVatsts اختصاص داده شده به این منطقه از کار یک تعطیلات حرفه ای کامل - یک روز سند الکترونیکی (روز رکورد الکترونیکی)، که در 10 اکتبر جشن گرفته شده است. در این روز، دانشمندان و شیوه ها با هم جمع آوری می شوند تا مسائل مربوط به حفظ اسناد الکترونیکی را مورد بحث قرار دهند.

جامعه علمی روسیه نیز از حل مشکلات عملی کنار نمی آید، هرچند به روزهای قرمز تقویم اختصاص ندارد. سال گذشته، دانشمندان دانشگاه بشردوستانه دولت روسیه (RGGU) مطالعهی گسترده ای از فرمت های مختلف فایل های سند الکترونیکی را انجام دادند توصیف همراه با جزئیات تفاوت های هر یک از آنها.

نتیجه گیری، روند اصلی در گزارش علمی RGGU "تجزیه و تحلیل مقایسه ای از فرمت های فایل اسناد الکترونیکی ذخیره سازی دائمی (درازمدت) ارائه شده است .11 این یکی از اولین نوع کار تحقیقاتی در روسیه است که اجازه می دهد تا آرشیو سازمان های اجرایی فدرال، سازمان های دولتی و غیر دولتی، و همچنین بایگانی های دولتی و شهرداری به طور عینی به مسئله انتخاب فرمت بهینه ترین ذخیره دائمی (بلند مدت) اسناد الکترونیکی می پردازند.

برخی از الزامات برای ذخیره اسناد الکترونیکی

در حال حاضر در مرحله طراحی، سیستم دریایی به گونه ای ساخته شده است که در طول کل دوره ذخیره سازی برای اطمینان از صحت، قابلیت اطمینان و مناسب بودن سند، صرف نظر از تغییرات سیستم 2 ساخته شده است. چنین تغییراتی در تعداد دیگران ممکن است ناشی از تبدیل فرمت ها، مهاجرت 3 بین تجهیزات فنی باشد سیستم های عامل یا برنامه های کاربردی نرم افزار. در این مورد، باید توجه داشت که هنگام تبدیل فرمت ها، اطلاعات مربوط به تبدیل کامل باید به عنوان بخشی از اطلاعات کنترل 4 ذخیره شود. همچنین مهم است بدانید که علاوه بر سند اصلی الکترونیکی، در طول دوره ذخیره سازی، لازم است سند متادیتا را حفظ کنید (توضیحات سند) 5، که شامل تمام ابردادها در مورد سند الکترونیکی است. اگر دوره ذخیره سازی سند الکترونیکی بیش از دوره مورد انتظار وجود سیستم های ذخیره سازی داده ها باشد، لازم است که برنامه های مهاجرت به سیستم های جدید 6 را ثبت کنیم.

خوانایی یک توصیف جدایی ناپذیر از سند الکترونیکی است. تضمین شده است مشخصات فنی سند و نرم افزار موجود برای کارکنان بایگانی. فرمت فایل تعریف شده برای ذخیره دائمی (درازمدت) باید با قابلیت های فنی سازمان های دولتی، آرشیو های دولتی و شهرداری، سازمان های غیر دولتی و غیره مطابقت داشته باشد تا اطلاعات را در یک دیدگاه بلند مدت تولید کند. علاوه بر این، توصیه می شود که اسناد الکترونیکی بر روی ذخیره سازی همراه با ابزارهای نرم افزاری که به آنها اجازه می دهد تا تولید کنند، و کیت مستندات همراه با اسناد و مدارک همراه.

با توجه به فرمت های فایل، نمایش آن باید توسط سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی پشتیبانی شود، یکنواختی دقیق وجود ندارد. امروزه اقدامات قانونی قانونی در دیدگاه خود از لیست نهایی تا حدودی متفاوت است. به عنوان مثال، بر اساس توصیه های آماده سازی مقامات فدرال لیستی از اسناد، ایجاد، ذخیره سازی و استفاده از آن باید به صورت اسناد الکترونیکی در سازمان فعالیت های داخلی انجام شود (تصویب شده توسط سفارش Rosarhiva تاریخ 29 آوریل 2011، شماره 32)، حضور اسناد الکترونیکی در EDS در فرمت های PDF، DOC، RTF، TXT، XML.

مطابق با الزامات سیستم های اطلاعاتی مدیریت اسناد الکترونیکی اجرایی اجرایی فدرال، با توجه به نیاز به پردازش از طریق اطلاعات سیستم های اطلاعات خدمات توزیع محدود (تصویب شده توسط دستور وزارت ارتباطات فدراسیون روسیه 02.09. 2011 شماره 221)، چهار فرمت زیر اجباری هستند: PDF، RTF، DOC، TIFF. سایر اسناد نظارتی امکان حضور در آن را فراهم می کند سیستم های الکترونیکی مقامات دولتی از فرمت های دیگر فایل های اسناد الکترونیکی.

در سپتامبر 2014، شورای کارشناس وزارت بازرگانی از PDF / A به عنوان فرمت تعامل بین اداری در SED استفاده می کند ذخیره سازی طولانی مدت اسناد الکترونیکی همراه با PDF / A، پیشنهاد شده است تا فایل XML را با جزئیات یک سند الکترونیکی انتقال دهد. شناخته شده است که همراه با FSO یک سفارش متناظر با الزامات جریان سند آماده می شود.

توصیه هایی برای انتخاب فرمت سند الکترونیکی

انتخاب فرمت ذخیره سازی بهینه توسط نوع اطلاعات، ویژگی ها تعیین می شود. ابزار فنی ذخیره سازی (Magnetic، Optical، Optical، Emails Emails Emails)، ویژگی های دسترسی کاربر به داده ها و نرم افزار. با توجه به کاهش حامل های رسانه ای و افزایش ظرفیت آنها، دسترسی به نرم افزار و قابلیت خواندن فرمت فایل در مدت زمان طولانی توسط عوامل اصلی در انتخاب روش کدگذاری به رسمیت شناخته شده است. در تجزیه و تحلیل تطبیقی \u200b\u200bفرمت های سند الکترونیکی (فایل های متنی، گرافیک، صوتی و تصویری، پایگاه های داده، ارائه ها)، معیارهای زیر مورد توجه قرار گرفتند: معیارهای زیر مورد توجه قرار گرفتند:

• توسعه دهنده و مالکیت؛
• سال توسعه فرمت فایل؛
• سال آخرین مدرنسازی او؛
• فرکانس به روز رسانی نرم افزار؛
• در دسترس بودن نسخه؛
• کد برنامه باز یا بسته؛
• شرح و مقایسه الگوریتم های فشرده سازی ریاضی؛
• فرمت فایل مقصد؛
• حضور و دسترسی به مبدل؛
• پایداری با تکرار چندگانه 9.

فرمت های متن

متن آرایه اصلی ذخیره شده در آرشیو اطلاعات است. این به عنوان متون در زبان های ارتباطی انسانی (به استثنای نوشتن هیروگلیفیک، نزدیک به فرم گرافیکی) و زبان های برنامه نویسی درمان می شود. غالبا فایل های متنی شامل قطعات اطلاعات گرافیکی است. بر خلاف تصاویر، سوابق صوتی و تصویری، داده های متنی به فشرده سازی قابل توجه با استفاده از برنامه های آرشیو ویژه قابل توجه است.

با توجه به توصیه های RGU، بایگانی فایل ها بهتر است در یک فرم رمزگذاری شده با استفاده از ZIP (* .zip) تولید شود، و اطلاعات متن بیشتر برای ضبط بیشتر است فرمت های بعدی: XML (شامل XSD / XSL / XHTML)، PDF / A-1 (ISO 19005-1) (* .pdf)، PDF / A-2 (ISO 19005-2: 2011) (* .pdf). با برخی از شرایط می تواند مورد استفاده قرار گیرد فرمت های متن: متن ساده (ISO 8859-1NCoding)، PDF (* .pdf) (فونت های جاسازی شده)، فرمت متن غنی 1.x (* .rtf)، HTML، SGML (* .sgml)، دفتر باز (* .sxw / * . ooxml)، ooxml (ISO / IEC DIS 29500) (* .docx)، ePub (رمزگذاری نشده) (* .epub). بزرگترین ثبات زمانی که مهاجرت از یک فرمت در انتخاب شده است نرم افزار فرمت های دیگر * .doc و * .xml رفتار. جدول 1 نتایج تغییرات در مقدار اطلاعات را در طی مهاجرت ارائه می دهد.

جدول 1. ماتریس تغییر در مقدار اطلاعات در طی مهاجرت (چند بار)

فرمت فایل منبع / فرمت های فایل های مهاجرت	* .doc مایکروسافت ورد 97-2003	* .odt	* .xml	* .rtf	* .pdf	* .pdf (PDF / a)
* .doc مایکروسافت ورد 97-2003	منبع	<3,3	>2,2	>2,7	>3,2	>3,7
* .odt	>3,4	منبع	>8,4	>7,7	>10	>18,4
* .xml	<2,2	<8,2	منبع	>1,04	>1,4	>2,6

توجه داشته باشید که بسته دفتر OpenOffice، که به دلیل مجوز رایگان توزیع شده است، تعداد محدودی از محدودیت ها را در مقایسه با مایکروسافت ورد 2007 ارائه می دهد. بنابراین، برای ایجاد یک فایل در فرمت XML در OpenOffice 4 (Writer)، تنظیمات فنی اضافی سیستم خواهد بود لازم است (حضور محیط جاوا نصب شده (JRE). فرمت XML XML OpenOffice 4 * .stw هنوز پشتیبانی و توضیحات قابل توجهی را دریافت نکرده است. مایکروسافت ورد 2007 اطلاعاتی را در چنین فرمت نمایش نمی دهد، آن را به عنوان خالی باز می کند سند

فرمت های گرافیکی

اطلاعات گرافیک S. کیفیت بالابه خصوص تصاویر Polychrome و Halftone عملا قادر به فشرده سازی بایگانی نیستند. به عنوان یک قاعده، آن را برای ذخیره سازی استفاده می شود فرمت های شطرنجیکه ذخیره سازی صحنه های واقع بینانه را با عمق رنگ بزرگ فراهم می کند. با توجه به نتایج تجزیه و تحلیل تطبیقی، تنها سه فرمت برای ذخیره سازی طولانی مدت تصاویر Raster مناسب بود: TIFF (Uncompressed)، JPEG2000 (Lossless) (* .jp2)، PNG (* .png).

برای تصاویر بردار فرمت توصیه شده SVG (* .svg) است. نقشه ها، طرح های ساختاری، الگوریتم های گرافیکی نشان داده شده از ابتدای گرافیکی (بخش ها و خطوط شکسته، چند ضلعی، حلقه ها و بیضی ها) به طور موثرتر در چنین فرمت های بردار به عنوان SWG، WMF، CGM و غیره اجرا می شوند. با این حال، ما نباید فراموش کنیم فرمت های بردار معمولا منجر به تحریف طرح رنگ یک تصویر پیچیده می شود.

برای کدگذاری تصاویر 3D (فرمت های داده مجازی) قابل قبول است برای استفاده از فرمت X3D (* .x3d) قابل قبول است.

فرمت های صوتی و تصویری

مانند اطلاعات گرافیکی، اطلاعات صوتی و تصویری تقریبا قادر به آرشیو به طور موثر نیست: به طور متوسط، فشرده سازی آنها بیش از 5٪ نیست. انتخاب انواع مختلف رمزگذاری این داده ها به طور قابل توجهی بر حجم فایل ذخیره شده تاثیر می گذارد، بنابراین از کیفیت پخش مورد نیاز و به عنوان یک نتیجه، اولویت این یا آن فرمت بستگی به حجم مورد نیاز ذخیره سازی بایگانی دارد. فرمت های ذخیره سازی صوتی توصیه شده: AIFF (PCM) (* .aif، * .aiff)، WAV (PCM) (* .wav)، AES3 (LPCM) (* .aes). بهترین نتایج بر نتایج مقایسه ای برای ایمنی داده های ویدئویی نشان داد: Motion JPEG 2000 (ISO / IEC 15444-4) (*. MJ2)، AVI (Uncomptered، Motion JPEG) (* .avi)، فیلم QuickTime ( Uncompressioned، Motion JPEG) (* .mov).

پایگاه های داده و بانک های داده

انتخاب فرمت ذخیره سازی پایگاه داده به طور عمده بر ساختار آن بستگی دارد. اگر پایه یک فایل باشد، توصیه می شود آن را در کدگذاری مربوط به این نوع فایل ذخیره کنید. هنگام ذخیره پایه ای که سوابق آنها از زمینه های ساختارهای مختلف تشکیل شده است، کدگذاری های RTF و PDF اغلب مورد استفاده قرار می گیرند، اما در موارد احتمالی، اگر عبارات صوتی و تصویری در پایگاه داده وجود نداشته باشند. فرمت های متنوع ترین برای پایگاه های ذخیره سازی درازمدت، مقادیر جدا شده کاما (* .csv)، متن تعریف شده (* .txt)، SQL DDL است. در موارد نادر، فرمت ها می توانند مورد استفاده قرار گیرند: DBF (* .DBF)، OpenOffice (* .SXC / * ODS)، OOXML (ISO / IEC 29500) (*. XLSX).

ارائه

هیچ یک از فرمت های موجود این میزان قابل توجهی از قابلیت اطمینان از حفظ ارائه را فراهم نمی کند. با برخی از رزرو، شما می توانید فرمت های OpenOffice (* .sxi / *. ODP) و OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .pptx) را توصیه کنید. فرمت پاورپوینت (* .ppt) و سایر فرمت های فایل های ارائه، الزامات ذخیره سازی درازمدت را برآورده نمی کنند.

اطلاعات هیبریدی

برای ذخیره اسناد جامع، ساختار که شامل قطعاتی از ماهیت های مختلف (متن، عکاسی، نقاشی، و غیره)، فرمت های متن مدرن مانند MS Word، RTF مناسب ترین هستند. آنها اجازه می دهند شامل تصاویر گرافیک در کدهای شيفات. اگر تصاویر زیادی وجود داشته باشد، این سند توصیه می شود به عنوان یک تصویر واحد ذخیره شود - در این مورد، فرمت های گرافیکی ترجیح داده می شود.

یادداشت:

1. کار پژوهشی در چارچوب قرارداد دولتی شماره 016-3 از تاریخ 31 مه 2013 انجام شد "مطالعه فرایندهای مدرن مدیریت سند و مدیریت اسناد الکترونیکی. "گزارش علمی" تجزیه و تحلیل مقایسه ای از فرمت های فایل اسناد الکترونیکی ذخیره دائمی (بلند مدت) "(به عنوان بخشی از اجرای فعالیت های برنامه هدف فدرال" فرهنگ روسیه "(2012-2018).
2. GOST R ISO 15489-1-2007 "استاندارد ملی فدراسیون روسیه. سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و نشر. مدیریت اسناد. الزامات عمومی "(تایید شده توسط دستور Rostechregulation تاریخ 12.03.2007 شماره 28-ST).
3. مهاجرت اسناد الکترونیکی یک عمل در مورد سوابق متحرک از یک سیستم به سیستم دیگر است، در حالی که حفظ صحت، یکپارچگی، قابلیت اطمینان و سهولت استفاده.
4. ساختار توصیف سند شامل شرح فیزیکی آن یا ساختار فنی و ساختار منطقی آن، یعنی روابط بین عناصر داده ای که سند را تشکیل می دهند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ایجاد، مدیریت و استفاده از متادیتا، GOST R ISO 23081-1-2008 را ببینید. سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و نشر. فرآیندهای مدیریت سند ابرداده برای اسناد قسمت 1. اصول (تایید شده توسط دستور Rostechregulation تاریخ نوامبر 13، 2008 شماره 310-ST).
5. GOST R 54471-2011 "سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی. مدیریت مستندات اطلاعات ذخیره شده در در قالب الکترونیکی. توصیه هایی برای اطمینان از قابلیت اطمینان و قابلیت اطمینان. "
6. قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، حسابداری، حسابداری و استفاده از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در آرشیو های دولتی و شهرداری، موزه ها و کتابخانه ها، سازمان های آکادمی علوم روسیه (تصویب شده توسط وزارت امور خارجه فرهنگ و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه 18 ژانویه 2007 شماره 19).
7. ببینید همانجا 4.4.3.
8. تکرار یک روش صرفه جویی در اطلاعات دیجیتال با ایجاد یک یا چند نسخه کامل (کلون ها) مواد دیجیتال است. تکرار نیاز به رویدادهای ویژه برای پشتیبانی از تمام نسخه ها در تاریخ به روز است.

Ekaterina Kolesnikova، مشاور خدمات دولتی دولتی فدراسیون روسیه 3 طبقه.

به خصوص برای شرکت "تاکسی".

فرمت های الکترونیکی فاکتورها، مجله حسابداری و صورتحساب صورتحساب، کتاب های خرید و کتاب های فروش، ورق های اضافی به آنها از لحظه ای که سفارش خدمات مالی فدرال روسیه از 05.03.2012 No. MMB به ما شناخته شده است 7-6 / [ایمیل محافظت شده]که از سال 23.05.2012 استفاده شد و در ارتباط با صدور سفارش خدمات مالیاتی فدرال روسیه از 04.03.2015 شماره MMB-7-6 / 13.04.2015 افزایش یافت [ایمیل محافظت شده]

فرمت های اسناد اولیه از 2012/03/2012 به ما ارائه شده است، مطابق با سفارش خدمات مالیاتی فدرال روسیه در 21 مارس 2012 شماره MMB-7-6 / [ایمیل محافظت شده] (تغییر در دفتر تحریریه 02.02.2015). این سفارش فرمت های فاکتور کالا الکترونیکی (Torg-12) و عمل پذیرش کار (خدمات) را تصویب کرد. با این حال، جالب نیست که از سال 2013 از سال 2013 توسط قانون فدرال دسامبر 6، 2011 شماره 402-FE، تعریف نام و ترکیب شاخص های اسناد حسابداری اولیه، و همچنین اشکال ارسال آنها به سر از نهاد اقتصادی. در ارتباط با تغییرات در قانون، تصویب خدمات مالیاتی فدرال روسیه از فرمت ها و اشکال اسناد حسابداری اولیه از آلبوم های فرم های یکپارچه که وظیفه استفاده را از دست داده اند، مرتبط نیست.

در سطح قانونگذاری، کار به مدت طولانی انجام شده است تا فرمت های اسناد الکترونیکی را مطابق با الزامات مدرن ارائه دهد. فرمت های "مدرن" از سربار Torg-12 و اقدامات پذیرش کار به ما در پایان سال 2015 مطابق با دستورات خدمات مالیاتی فدرال روسیه از 30.11.2015 شماره MMB-7-10 / [ایمیل محافظت شده] و از 30.11.2015 شماره MMB-7-10 / [ایمیل محافظت شده]

همانطور که در FNS روسیه اعلام شد، فرمت های قدیمی معامله فاکتور 12 و اقدامات پذیرش کار در سال 2016 معتبر خواهد بود. بنابراین، شرکت کنندگان در گردش سند الکترونیکی به اندازه کافی برای کارشناسی ارشد فرمت های جدید و تنظیم مجدد سیستم های اطلاعاتی شرکت ها برای کار با آنها.

فرمت های جدید برای ارائه اسناد در انتقال کالاها، آثار، خدمات عملیاتی از 01/01/2016

سفارشات خدمات مالیاتی فدرال روسیه از 30 نوامبر 2015 شماره MMB-7-10 / [ایمیل محافظت شده] و از 30.11.2015 شماره MMB-7-10 / [ایمیل محافظت شده]چه کسی فرمت های سند جدید را تایید کرد (به ترتیب به عنوان فرمت های جدید شناخته می شود)، طراحی شده است تا دامنه کاربرد مدیریت سند الکترونیکی را گسترش دهد. در حال حاضر لیستی از اسناد که مالیات دهندگان مطابق با بند 7 هنر. 80 و پاراگراف 2 هنر. 93 قانون مالیات فدراسیون روسیه ممکن است به مقامات مالیاتی TCS در چارچوب رویه های تخصیص و یا همراه با اعلام مالیات، به طور قابل توجهی افزایش یابد.

فرمت تایید شده توسط سفارش خدمات مالی فدرال روسیه از 30 نوامبر 2015 شماره MMB-7-10 / [ایمیل محافظت شده]، الزامات مورد نیاز برای فایل های انتقال XML را در TCS سند حسابداری اولیه توصیف می کند که پذیرش کالاها را در اجرای قراردادها تحت رابطه تنظیم شده توسط فصل 30 قانون مدنی فدراسیون روسیه "خرید خرید" توصیف می کند. چنین "فاکتور الکترونیکی" می تواند به هر گونه ارزش یک نهاد کسب و کار به دیگری منتقل شود. سند انتقال دو فایل است. یکی حاوی اطلاعات فروشنده در مورد معامله و امضای الکترونیکی شخص مجاز است. دوم، اطلاعات شناسایی در مورد اولین فایل، اطلاعات مربوط به معامله از خریدار، و همچنین امضای الکترونیکی یک شخص مجاز است.

به نوبه خود، فرمت تایید شده توسط دستور خدمات مالی فدرال روسیه از 30 نوامبر 2015 شماره MMB-7-10 / [ایمیل محافظت شده]، الزامات مورد نیاز برای فایل های انتقال XML را برای TCS سند اصلی در فرم الکترونیکی توصیف می کند که باعث می شود نتایج حاصل از کار انجام شود (خدمات ارائه شده). همچنین شامل دو فایل است. یکی شامل اطلاعات هنرمند: اطلاعات مربوط به انتقال از معامله و امضای الکترونیکی است. در یکی دیگر از - اطلاعات شناسایی در مورد فایل اجرایی، داده ها در مورد معامله از مشتری و امضای الکترونیکی آن. در عین حال، یک فرمت جدید یک وضعیت را فراهم می کند که نیاز به بر اساس شرایط معامله، یا به دلیل دادرسی با طرف مقابل در شکل گیری یک عمل یک طرفه است. در این مورد، تنها یک فایل با یک امضا الکترونیکی واجد شرایط از طرف ارسال در سند الکترونیکی خواهد بود.

فرمت های جدید حاوی جزئیات هستند که قبلا در فرمت های پیشنهادی توصیه شده بودند، و مطابق با نیازهای تعیین شده توسط قانون فدرال 06.12.2011 شماره 402-FZ به اسناد اولیه. در عین حال، فرمت های جدید با انعطاف پذیری در استفاده از آنها به دلیل حضور زمینه های اطلاعاتی رایگان در آنها متمایز می شوند که سازمان می تواند اختیار خود را پر کند.

زمینه های به اصطلاح آزاد می تواند توسط هر گونه جزئیات اضافی (50 کاراکتر) متمرکز شود، اجازه می دهد تا مشخص کنید که ویژگی های عملیات عملیات، و همچنین مقادیر این جزئیات (2000 کاراکتر) را در نظر بگیرید. علاوه بر این، مالیات دهندگان امکان پذیرش در سند حسابداری اولیه دارند. فایل جداگانه هر ساختار و نوع که باعث می شود اطلاعات کامل تر در مورد واقعیت زندگی اقتصادی را منعکس کند.

علاوه بر این، در فرمت های جدید، شما می توانید نسخه های مختلف سند را با سوابق ساخته شده تشکیل دهید. و یکی دیگر از فرم های جدید، توانایی تغییر نام نوع سند الکترونیکی است. به عنوان مثال، به جای "عمل کار انجام شده"، شما می توانید یک سند "عمل پذیرش نتیجه کار" را بنویسید، که در سازمان توسعه یافته است.

مانند فرمت های قبلی نصب شده برای اسناد اولیه (معامله سربار و اعمال پذیرش کار)، فرمت های جدید فقط برای استفاده در کار توصیه می شود، و تصویب آنها نیازی به استفاده اجباری آنها نیست. به عبارت دیگر، سازمان ها می توانند اسناد را در هر فرمت، از جمله آنهایی که خودشان توسعه یافته اند، مبادله کنند. اما، یک بار دیگر، من می خواهم توجه داشته باشم که بیشتر برای استفاده از فرمت های توصیه شده توسط خدمات مالیاتی فدرال روسیه، از آنجا که چنین اسناد الکترونیکی می تواند به بازرسان مالیاتی بر اساس درخواست ارسال اسناد بدون حتی هزینه های کار منتقل شود، استفاده می شود .

یک فرمت جدید از سند اصلی که شامل یک فاکتور است

سفارش خدمات مالیاتی فدرال روسیه از 2016/03/24/2016 شماره MMB-7-15 / [ایمیل محافظت شده] فرمت فاکتور و فرمت ارسال سند را در حمل کالا (عملکرد)، انتقال حقوق مالکیت (یک سند در ارائه خدمات)، که شامل یک فاکتور در فرم الکترونیکی است، تایید کرد.

در عین حال، فرمت تایید شده گزینه های مختلفی برای مستند سازی واقعیت زندگی مالی و اقتصادی سازمان دارد:

گزینه شماره 1
فاکتور با اطلاعات اضافی با عملکرد فاکتور مورد استفاده در هنگام محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، فایل مبادله از فروشنده است و حاوی اطلاعاتی ارائه شده برای فاکتورها با اسناد قانونی مربوطه است. این فایل توسط یک امضا الکترونیکی واجد شرایط یک فرد مجاز برای ثبت نام فاکتورها امضا شده است.

گزینه شماره 2
فاکتور با اطلاعات اضافی با عملکرد فاکتور مورد استفاده در محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و سند حمل کالا (عملکرد)، انتقال حقوق مالکیت (سند در ارائه خدمات)، نتیجه آن تغییر وضعیت مالی طرف های انتقال و میزبان است. سند شامل موارد زیر است:

• فایل مبادله برای اطلاعات فروشنده، که شامل یک فاکتور استفاده شده در محاسبات مالیاتی ارزش افزوده، و همچنین اطلاعات اضافی احزاب منتخب در نهادهای اقتصادی که در معامله شرکت می کنند، به معاملات و سایر شرایط قابل توجه معامله مربوط می شود. این فایل توسط یک امضای الکترونیکی واجد شرایط یک فرد مجاز به ثبت نام فاکتورها، و همچنین امضای الکترونیکی شخص مسئول صدور واقعیت فعالیت های اقتصادی توسط موضوع انتقال امضا شده است.
• فایل مبادله برای ارسال به صورت حساب برای فاکتور خریدار به صورت اطلاعات میزبان برای معامله ساخته شده است. این پرونده توسط امضای الکترونیکی شخص مسئول صدور واقعیت فعالیت های اقتصادی توسط نهاد دریافت امضا شده است.

گزینه 3
فاکتور با اطلاعات اضافی با عملکرد سند حمل و نقل (عملکرد)، انتقال حقوق مالکیت (یک سند در ارائه خدمات)، نتیجه آن تغییر در وضعیت مالی از احزاب انتقال و دریافت است. سند شامل موارد زیر است:

• فایل مبادله برای ارائه اطلاعات فروشنده، که شامل اطلاعات بخش انتقال از کسانی است که در معامله از نهادهای اقتصادی شرکت می کنند، با توجه به معاملات و سایر شرایط قابل توجه معامله در ساختار به اشتراک گذاری پرونده فاکتور (اطلاعات فروشنده) . این پرونده توسط امضای الکترونیکی شخص مسئول صدور واقعیت زندگی اقتصادی توسط موضوع انتقال امضا شده است.
• فایل مبادله برای ارسال اطلاعات مشتری به اطلاعات اطلاعاتی به صورت اطلاعات مربوط به احزاب دریافت شده به معامله اضافه شده است. این فایل توسط امضای الکترونیکی یک فرد مسئول صدور واقعیت زندگی اقتصادی از موضوع دریافت شده امضا شده است. این فایل ممکن است بدون توجه به قانون مدنی، تدوین یک سند دوجانبه مورد نیاز نیست.

در نتیجه، بسته به هدف آن، مجموعه ای از جزئیات اجباری فایل XML سند در انتقال کالاها (آثار، خدمات، حقوق مالکیت) متفاوت خواهد بود.

برای کامپایل فاکتور، این یک فایل به اشتراک گذاری با اطلاعات ارائه شده توسط حکم دولت شماره 1137 و هنر خواهد بود. 169 قانون مالیات، امضا شده توسط یک فرد مجاز. در عین حال، تفاوت های ملموس با خدمات مالیاتی فدرال روسیه مطابق با نظم خدمات مالیاتی فدرال روسیه از تاریخ 04/04/03/2015 عمل می کند. شماره MMB-7-6 / [ایمیل محافظت شده] فرمت فاکتور در فرم الکترونیکی نیست.

برای کامپایل سند اصلی، فایل حاوی جزئیات داده شده توسط الزامات قانون فدرال 06.12.2011 شماره 402-FZ، و شامل دو فایل مبادله با اطلاعات مربوط به نهادهای اقتصادی درگیر در آن و در مورد موضوع معامله است . یک عنوان توسط شخص مسئول برای صدور واقعیت فعالیت اقتصادی از طرف فرستنده امضا خواهد شد، دیگر - مسئول میزبان است.

برای کامپایل چنین سند جهانی، که توابع فاکتور و سند اصلی را ترکیب می کند، فایل باید شامل دو فایل مبادله باشد و شامل جزئیات اجباری هر دو اسناد باشد.

بنابراین، در این زمان، سازمان دارای مجموعه ای کامل از فرمت های سند برای ثبت نام در قالب الکترونیکی هر وضعیتی از فعالیت های مالی و اقتصادی آن است که مربوط به انتقال کالاها، آثار، خدمات، حقوق مالکیت از یک نهاد کسب و کار به دیگری است. فرمت ها برای تمام اسناد که اغلب توسط مقامات مالیاتی در مالیات دهندگان درخواست می شوند طراحی شده اند که در نهایت منجر به بهینه سازی روند کار بین آنها می شود.

مبادله اسناد الکترونیکی با همتایان بسیار سریعتر از کاغذ. این راحت است که آنها را ذخیره، جستجو و ارسال درخواست FTS. در مورد مزایای استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی برای شرکت خود یاد بگیرید.

تاریخ انتشار: 05/24/2016