Lucrez ca un analist obișnuit și s-a întâmplat că în vara lui 2014, în timp ce participam la un proiect de comerț electronic, am făcut în genunchi contabilitate de gestiune în MS Excel în 3 săptămâni. Îl plănuiesc de mult timp și în sfârșit am decis să îl postez pe Habr. Cred că va fi util pentru micii antreprenori care înțeleg importanța gestionării fluxurilor financiare, dar nu doresc să cheltuiască o cantitate semnificativă de timp și bani pentru menținerea contabilității de gestiune. Nu mă prefac a fi adevărul suprem și mă voi bucura să văd alte soluții propuse de membrii comunității.

Afacerea în care am fost implicată vara a fost un magazin de îmbrăcăminte online obișnuit în segmentul premium și superior cu o cifră de afaceri de aproximativ 1 milion de ruble pe lună. Afacerea a funcționat, ca să nu spunem cu mare succes, dar a funcționat și continuă să funcționeze. Proprietarul a înțeles necesitatea contabilității de gestiune și, cu această înțelegere, m-a angajat ca director financiar (analist/manager...), întrucât anterior a părăsit afacerea cu 3 luni înainte de sosirea mea. De fapt, a existat o gaură de aceeași durată în contabilitatea de gestiune. Privind în perspectivă, voi spune că nu am eliminat gaura (am decis să nu răsturnăm trecutul), ci am creat un sistem care funcționează cu succes cu forță de muncă minimă până în prezent.

Predecesorul meu a condus administrația din Fingrad, care s-a dovedit a fi un instrument foarte puternic. De exemplu, a făcut posibilă descărcarea automată a informațiilor din 1C și a extraselor diferiților clienți ai băncii, creând tranzacții conform regulilor preformulate. Acesta este cu siguranță un lucru util, însă, dacă s-a urmat sistemul de intrare dublă, a crescut semnificativ timpul de lucru. Pentru a evita o muncă sporită, acest instrument a permis generarea de „tranzacții dependente”. Câinele a fost îngropat în crearea acestor cablaje suplimentare. Și apoi s-a dovedit că în spatele întregii puteri a Fingradului a existat o unicitate care a determinat absența completă a expertizei în domeniul public. Utilizatorii obișnuiți (care, apropo, plăteau 3.000 de ruble pe lună pentru acces la sistem) au avut acces doar la „Ghidul utilizatorului” de pe site-ul oficial și 6 lecții video acolo. Youtube, care a oferit acces la alte câteva zeci de tutoriale video, nu a ajutat prea mult. Practic, nu existau forumuri cu informații despre „cum să...”. Asistența, ca răspuns la întrebări specifice despre regulile de creare a „postări dependente” și solicitări de ajutor în mod specific în cazul meu, a fost înghețată cu expresiile „eu și tu nu avem un acord de asistență, așa că nu suntem pregătiți să răspundem atât de specific întrebări." Deși s-ar părea - ce este specific la astfel de solicitări și chiar și cu capturi de ecran din partea mea? Este clar că totul se poate face cu mâinile tale, dar întrebarea este, de ce atunci plătești deloc pentru un instrument care mărește mult timpul necesar pentru management și nu oferă niciun beneficiu pentru întreprinderile mici?

După ce l-am convins pe proprietarul de inadecvarea utilizării Fingradului cu astfel de volume de afaceri și descărcarea tuturor informațiilor din sistem, l-am setat la MARE și gras cruce. În același timp, decizia de a merge la MS Excel nu a fost spontană. O căutare bună pe Google pe tema contabilității de gestiune a găsit monștri similari cu Fingrad, sau link-uri către aplicații web pentru gestionarea finanțelor personale, în timp ce principalele cerințe pentru sistem au fost:

Posibilitatea de a menține BDDS și BDR pe baza unui plan de conturi modificabil;
- simplitate în continuarea contabilității de gestiune (inclusiv pentru utilizatorii „analfabeti financiar”);
- flexibilitate (capacitatea de a extinde/elimina funcționalitatea din mers);
- fără supraîncărcare instrument/interfață.

În primul rând, să clarificăm termenii: nefiind un finanțator, prin BDDS mă refer la „Balanța fluxurilor de numerar”, BDR - „Buget de venituri și cheltuieli”. Considerăm BDDS pe bază de numerar (ziua tranzacției - coloana „Data operațiunii”) și îl folosim pentru planificarea operațională de zi cu zi, iar BDDS pe bază de angajamente (coloana „Perioada de acumulare”) pentru planificare strategică, în decurs de un an sau mai mult.

Deci, cum funcționează totul și cum funcționează (ideal):

1. Contabilitatea de gestiune este colectată pe baza informațiilor introduse de utilizatorii finali folosind un formular din Google Docs. Numele câmpurilor și codificările opțiunilor din fișierul final de contabilitate de gestiune sunt marcate cu roșu - un fel de mapare a câmpurilor.

2. În final, arată așa (ceea ce a fost transferat în fișierul de management final este umplut cu verde).

3. Contabilitatea de gestiune este construită pe baza .xls descărcate de la Fingrad (de unde și denumirile care sunt ciudate pentru utilizatorii terți și, în general, un număr excesiv de coloane). Vă rugăm să nu luați în serios semnificațiile coloanelor „Intrat” și „Cheltuieli” - multe au fost schimbate la întâmplare.

Mecanismul de completare este simplu: transferați-l cu atenție în fila „Registrul general” din formularul Google Docs și extrasele bancare. Liniile folosite pentru generarea BDR-ului sunt evidențiate cu roșu, iar BDDS-urile sunt evidențiate cu verde, care sunt tabele rezumative și sunt construite pe baza unor file intermediare cu nume autoexplicative. Singurele coloane în care informațiile nu sunt legate de alte surse sunt „ID original” (valori unice de rând) și „Data creării” (=TDATE(), apoi copiați și lipiți ca valoare)

4. Elementele DDS (cash flow) sunt situate într-o filă separată „PS_service” și pot fi revizuite în mod regulat în funcție de nevoile specifice (nu uitați să actualizați formulele de pe foile „Data_BDDS”, „Data_BDR”).

5. Imaginea prezintă o mostră de BDDS, în format implicit, redusă la „relevanță” săptămânală.

6. Exemplu de BDS (lunar). Atenție la teza deja menționată mai sus despre utilizarea liniilor din „Cartea generală”: Buget și Fapt pentru BDR, Plan și Fat pentru BDDS.

7. Lucrul cu BDDS presupune menținerea liniilor „Plan” cât mai actualizate. Sunt destul de pedant în a lucra cu informații primare, iar comentariile pe care le-am făcut au salvat întregul istoric al schimbărilor. Cum va fi pentru tine - o întrebare pentru tine. Abordarea mea mi-a permis să prind aproximativ 1 eroare semnificativă pe săptămână, ceea ce amenința discrepanțe de la zeci până la sute de mii de ruble. Apropo, timpul s-a consumat puțin.

8. De fapt el însuși

Tabelele pivot Excel sunt un tip special de construcție, care implică prezența unei funcții pentru generarea instantanee a unui raport asupra unui document.

Cu ajutorul lor, puteți rezuma cu ușurință unele din același tip de date.

În Excel 2007 (MS Excel 2010|2013), un tabel pivot este utilizat în primul rând pentru a compila analiza matematică sau economică a datelor.

Cum să faci un tabel pivot în Excel

Analiza datelor documentelor contribuie la rezolvarea mai rapidă și mai corectă a sarcinilor atribuite.

Procesorul de foi de calcul Excel poate gestiona chiar și cele mai voluminoase și complexe documente. Compilarea unui raport și rezumarea datelor nu este dificilă pentru program.

Pentru a crea un tabel rezumativ simplu, urmați instrucțiunile de mai jos:

• Folosind fila „inserare”, care se află în meniul principal al barei de instrumente a programului, selectați butonul pentru crearea tabelelor pivot recomandate;

• În caseta de dialog a programului care se deschide, faceți clic pe cadrul semnului care vă place. Acest lucru va face aspectul disponibil pentru previzualizarea utilizatorului.
  Alegeți cea mai potrivită opțiune care poate afișa complet toate informațiile;

Sfat! Aspecte suplimentare de tabel pivot pot fi descărcate de pe site-ul oficial Microsoft».

• Apăsați OK, iar programul va adăuga imediat tabelul selectat (sau aspectul gol) la foaia deschisă a documentului. De asemenea, programul va determina automat ordinea rândurilor în funcție de informațiile furnizate;
• Pentru a selecta elementele tabelului și a le organiza manual, sortați conținutul. Datele pot fi, de asemenea, filtrate. În esență, un tablou de bord este un prototip al unei baze de date mici.
  Filtrarea este extrem de necesară atunci când este nevoie să vizualizați rapid doar anumite coloane și linii. Mai jos este un exemplu de tabel pivot de vânzări după filtrarea conținutului.
  Astfel puteți vizualiza rapid volumele de vânzări în regiuni individuale (în cazul nostru, Vest și Sud);

Este recomandabil să folosiți machete deja create, cu toate acestea, utilizatorul poate selecta un tabel gol și îl poate completa independent.

Trebuie să adăugați câmpuri, formule de calcul și filtre la șablonul gol.

Un formular gol este completat prin glisarea și plasarea elementelor de date necesare în zone separate.

De asemenea, puteți crea tabele rezumative legate pe mai multe foi ale unui document simultan.

În acest fel, puteți analiza datele unui întreg document sau mai multor documente/fișe deodată.

De asemenea, puteți analiza datele externe folosind tabele pivot.

Rezumat calcule în Microsoft Excel - Formule

Când raportați pe tabelul pivot creat, puteți utiliza un număr mare de funcții și formule statistice pentru a analiza valorile rezultate și datele de intrare subiacente.

Puteți adăuga, de exemplu, un element la tabel pentru a calcula comisionul pentru o plată sau orice alt tip de element de calcul.

Toate formulele din coloane și rânduri sunt adăugate folosind câmpul „Inserare”.

Folosind această filă, puteți crea un grafic, puteți calcula elemente folosind o formulă și puteți construi o histogramă a relației.

Mai multe materiale interesante pe această temă:

Funcții pentru tabele pivot în Excel - Tipuri

Tabelele pivot dintr-un procesor de foi de calcul pot îndeplini următoarele funcții:

• Primirea datelor la cererea utilizatorului. Editorul de documente se poate referi la o celulă separată a tabelului și poate obține datele necesare din aceasta;
• Filtrarea informațiilor sursă. Această caracteristică vă permite să vizualizați rapid informațiile pe care le căutați pentru mai multe entități de tabel în același timp;
• Rezumatul mai multor intervale simultan. Utilizatorul poate selecta ambele tipuri de rapoarte existente și își poate crea propriile folosind macrocomenzi;
• Gruparea datelor cu un anumit pas. Adică, editorul de documente poate combina informațiile în grupuri separate care corespund unei anumite perioade de timp (date pentru o lună, un an etc.);
• Crearea de rapoarte complete cu posibilitatea de a le tipări. Această funcție vă permite să economisiți timp la crearea unui raport text după crearea unui tabel.

Datele din foaia de lucru Excel trebuie să fie în format listă, cu antetul coloanei pe primul rând. Rândurile rămase trebuie să conțină obiecte similare în aceeași coloană, fără rânduri sau coloane goale în intervalul de date.

1. Într-o fereastră de foaie de lucru deschisă, selectați orice celulă din intervalul de date.
2. Accesați fila „Inserare” și în grupul „Tabele”, extindeți meniul butonului „Tabel pivotant”.
3. În lista de comenzi, selectați „Pivot Table” (Fig. 5.59).
4. În fereastra „Crearea unui tabel pivot” (Fig. 5.60), în coloana „Tabel sau interval”, va fi afișată adresa intervalului selectat de date analizate.






Dacă trebuie să modificați intervalul, selectați noul interval de pe foaie fără a închide fereastra „Creare Pivot Table”. Un interval de celule care se află pe o altă foaie a registrului de lucru sau într-un alt registru de lucru este introdus după cum urmează: ([bookname]listname!range).

5. În grupul „Specificați unde să plasați raportul PivotTable”, selectați:
   • „La o foaie nouă” – pentru a plasa raportul din tabelul pivot pe o foaie suplimentară din registrul de lucru.
   • „La foaia existentă” – pentru a plasa raportul PivotTable în aceeași foaie în care se află datele sursă.

Atunci când alegeți această locație de plasare, trebuie să specificați în mod independent celula pentru raport pe foaie în elementul „Interval”.

6. Închideți fereastra cu butonul „OK”.
7. Pe foaie va apărea un tabel pivot gol (nou sau existent) sub forma unui contur de aspect, iar zona „Lista câmpurilor tabelului pivot” se va deschide în partea dreaptă a foii pentru crearea unui raport (Fig. 5.61) . Vă permite să inserați noi câmpuri în PivotTable, să creați un aspect și să personalizați raportul.



8. În fereastra Listă câmpuri, selectați numele coloanelor pentru a crea un tabel pivot.

Pentru a ascunde fereastra „Lista de câmpuri”, faceți clic pe orice celulă liberă din foaie. Sau, în fila „Opțiuni”, în grupul „Afișare sau ascunde”, dezactivați elementul „Lista câmpurilor”.

Bună prieteni. Cât de des trebuie să rezumați cantități mari de date? Obțineți subtotaluri? Dacă adesea, atunci tabelele pivot Excel sunt ceea ce aveți nevoie urgent! Crearea unui tabel pivot durează doar câteva minute, iar rezultatul pare că ați lucrat la el timp de o săptămână întreagă. Ispititor? Sa citim!

Un tabel pivot este un instrument puternic Microsoft Excel care rezolvă multe probleme și, cel mai important, răspunde la multe întrebări despre procesele descrise de numerele din fișierul dvs. Să vă dau un exemplu. Imaginea de mai jos prezintă o listă de vânzări ale punctelor de vânzare cu amănuntul din diferite regiuni, detaliate pe zi pe parcursul anului:

Este adevărat că acest tabel nu este foarte informativ și în această formă nu este util? Și iată un tabel pivot format din aceste date:

Aici, toate vânzările sunt sistematizate pe regiune și manager pe rânduri, pe grupe de produse în coloane. Astfel de date sunt deja potrivite, cel puțin, pentru analize ulterioare. Vedem în mod clar că un tabel pivot rezumă efectiv cantități mari de date și, după cum voi discuta mai târziu, nu necesită efort și timp semnificativ pentru a construi.

Ce date sunt potrivite pentru tabelele pivot

Nu orice interval de date din Excel poate fi folosit pentru a construi un tabel pivot. Datele trebuie normalizate. În cazul nostru, aceasta înseamnă că fiecare rând trebuie să descrie un eveniment și toate coloanele trebuie completate pentru acesta. Fiecare rând al unei coloane trebuie să conțină datele unui . Privește din nou cum arată în prima poză a postării.

Fiecare coloană trebuie să aibă un titlu informativ, adică capacul trebuie să fie plin.

Cum se face un tabel pivot

Pentru a crea un tabel pivot pe baza datelor dvs., urmați acești pași:

1. Plasați cursorul în orice celulă din tabel
2. Faceți clic pe panglică: Inserare - Tabel Pivot
3. Specificați locația viitorului tabel pivot. Pentru a-l plasa pe o foaie nouă, bifați caseta de selectare „Pe o foaie nouă”. Pentru a selecta o locație pe foile existente, selectați „La foaia existentă” și în câmpul „Interval”, specificați locația celulei din stânga sus a tabelului pivot;

1. Faceți clic pe OK

Se deschide o zonă goală a tabelului pivot și un meniu de aspect de date. Acesta din urmă este format din cinci ferestre:

1. „Selectați câmpurile de adăugat în raport”- acestea sunt anteturile tuturor coloanelor din tabel. Vom completa următoarele 4 blocuri cu aceste date
2. Filtre– o listă de câmpuri pe care va fi aplicat filtrul. Aceste câmpuri apar deasupra Tabelului Pivot
3. Coloane– zona în care specificați ce va fi conținut în coloane
4. Siruri de caractere– zona in care se indica ce va fi continut in randuri
5. Valori– stabilim ce va fi afișat sau calculat la intersecția rândurilor sau coloanelor. Adică corpul principal al tabelului

Zonele 2-5 sunt umplute cu date prin tragerea titlurilor de la pasul 1. De exemplu, trebuie să aflați care este suma anuală a vânzărilor pentru managerii din toate regiunile. Aceasta înseamnă că vom avea regiuni și manageri în linii, iar valoarea vânzărilor în valori. Trageți numele coloanelor corespunzătoare din prima zonă a meniului de aspect la „Rânduri” și „Valori”. Iată ce se întâmplă:

Dacă dorim acum ca datele din coloane să fie împărțite în grupuri de produse. Trageți câmpul „Grup de produse” în „Coloane” și obțineți rezultatul:

Și dacă brusc decidem că avem nevoie de date doar pentru prima regiune, vom adăuga câmpul „Regiune” la „Filtre”, iar deasupra tabelului pivot va apărea o zonă de filtrare. Deschideți lista derulantă în această zonă și selectați doar prima regiune.

Mi se pare că acesta este un instrument foarte simplu și cu siguranță trebuie să îl stăpânești. Imaginați-vă, lista mea, care servește drept exemplu pentru această postare, are 9.883 de rânduri și le procesez fără efort, doar cu câteva clicuri de mouse. Și un tabel ca cel pe care tocmai l-am făcut pare deja un raport profesional.

Și acum, de exemplu, am vrut să știm care manager vinde cel mai mult. Să eliminăm toate filtrele și să eliminăm caseta de selectare „Regiune” din rânduri. Primim o listă a managerilor și a vânzărilor acestora. Faceți clic dreapta pe oricare dintre liniile „vânzări” din coloana „Total total” și selectați din meniul contextual Sortare – Sortare descendentă. Desigur, managerul cu cele mai mari vânzări va fi în vârf, iar managerul cu cele mai puține vânzări în partea de jos.

În câmpul „Valori” nu puteți doar să rezumați datele. Puteți, de exemplu, să numărați numărul de valori, să afișați valoarea minimă sau maximă și multe altele. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe orice celulă a coloanei dorite, faceți clic pe „Totale după” în meniul contextual și apoi selectați funcția de care aveți nevoie.

Cum se schimbă aspectul unui tabel pivot

Puteți personaliza aspectul tabelului pivot în ceea ce privește logica construcției. Selectați oricare dintre celulele sale și găsiți-le pe panglică Constructor – Aspect. Aici puteți face setări pe patru puncte:

1. Subtotaluri– activați sau dezactivați totalurile pentru grupurile intermediare din tabel
2. Rezultate generale– configurați calculul totalurilor pentru întregul tabel
3. Aspect raport– metoda de aranjare a datelor pentru confort maxim
4. Linii goale– introduceți sau eliminați linii goale la sfârșitul fiecărei categorii pentru a îmbunătăți lizibilitatea datelor.

Formatarea unui tabel pivot Excel

Deoarece tabelele pivot pretind a fi un instrument universal pentru rularea rapoartelor, ele trebuie să fie flexibile în personalizarea aspectului lor. Pentru a vă înscrie puteți:

1. Ton
2. Schimbare
3. aplica

Și aplicați-le operațiunile de formatare cu care sunteți deja familiarizați. De regulă, acest lucru este suficient pentru a face raportul final informativ și ușor de înțeles.

Pentru a personaliza aspectul și mai detaliat, faceți clic dreapta pe orice celulă a tabelului pivot și selectați „Opțiuni tabel pivot” din meniul contextual. Iată câteva setări utile. De exemplu, setați ce să afișați în loc de , sau configurați nivelul de detaliu al unui tabel pivot.

Dacă tabelul dvs. nu vă satisface pe deplin și doriți să modificați ușor conținutul său în ceea ce privește conținutul rândurilor, coloanelor și datelor de bază, puteți face acest lucru oricând. Trageți blocurile de antet în meniul de setări ale tabelului pivot, eliminați și adăugați, schimbați filtrele. Programul va răspunde imediat la modificările pe care le faceți.

Asta e tot despre crearea tabelelor pivot, dar subiectul încă nu este închis și în articolul următor voi vorbi despre el. Recomand să îl citiți și să îl folosiți, pentru că nu există nimic mai bun decât obținerea rezultatelor rapid și fără efort!

Ca întotdeauna, aștept cu nerăbdare întrebările și comentariile voastre, să devenim împreună profesioniști!

Contabilitatea de gestiune este menită să reprezinte starea reală a lucrurilor la nivelul întreprinderii și, în consecință, să ia decizii de management pe baza acestor date. Acesta este un sistem de tabele și rapoarte cu analize zilnice convenabile privind fluxul de numerar, profiturile și pierderile, decontările cu furnizorii și clienții, costurile produselor etc.

Fiecare companie își alege propria metodă de menținere a contabilității de gestiune și a datelor necesare pentru analiză. Cel mai adesea, tabelele sunt compilate în Excel.

Exemple de contabilitate de gestiune în Excel

Principalele documente financiare ale întreprinderii sunt situația fluxurilor de numerar și bilanţul. Primul arată nivelul vânzărilor, costurile de producție și vânzarea mărfurilor pe o anumită perioadă de timp. Al doilea este activele și pasivele companiei, capitalul propriu. Prin compararea acestor rapoarte, managerul observă tendințe pozitive și negative și ia decizii de management.

Directoare

Să descriem contabilitatea muncii într-o cafenea. Compania vinde propriile produse și mărfuri achiziționate. Există venituri și cheltuieli neexploatare.

O foaie de calcul contabilă de gestiune Excel este utilizată pentru a automatiza introducerea datelor. De asemenea, se recomandă compilarea cărților de referință și a revistelor cu valori inițiale.

Dacă un economist (contabil, analist) plănuiește să listeze veniturile după articol, atunci același director poate fi creat pentru el.



Rapoarte convenabile și ușor de înțeles

Nu este nevoie să includeți toate cifrele pentru activitatea cafenelei într-un singur raport. Să fie aceste mese separate. Și fiecare ocupă o pagină. Se recomandă utilizarea pe scară largă a instrumentelor precum „listele derulante” și „gruparea”. Să ne uităm la un exemplu de tabele contabile de gestiune pentru un restaurant-cafenea în Excel.

Contabilitatea veniturilor

Să aruncăm o privire mai atentă. Indicatorii rezultați au fost găsiți folosind formule (s-au folosit operatori matematici uzuali). Completarea tabelului este automatizată folosind liste derulante.

La crearea unei liste (Date – Verificare Date), ne referim la Directorul creat pentru venituri.

Contabilitatea cheltuielilor

Aceleași tehnici au fost folosite pentru completarea raportului.

Raportul câștigurilor și pierderilor

Cel mai adesea, în scopuri contabile de gestiune, se utilizează mai degrabă declarația de profit și pierdere decât declarațiile separate de venituri și cheltuieli. Această prevedere nu este standardizată. Prin urmare, fiecare întreprindere alege în mod independent.

Raportul creat utilizează formule, completarea automată a articolelor folosind liste derulante (linkuri către Directoare) și gruparea datelor pentru a calcula rezultatele.

Analiza structurii proprietatii cafenele

Sursa de informații pentru analiză este activul Bilanțului (secțiunile 1 și 2).

Pentru a percepe mai bine informația, să facem o diagramă:

După cum arată tabelul și figura, ponderea principală în structura proprietății cafenelei analizate este ocupată de active imobilizate.

Datoria bilanțului este analizată folosind același principiu. Acestea sunt sursele de resurse prin care funcționează cafeneaua.