ما تنسيق لديه مستند نصي. تنسيقات جديدة من المستندات الإلكترونية. قواعد البيانات وبنوك البيانات

أصبحت المستندات الإلكترونية هي نفسها جزءا مهما من المحفوظات كطابعة على جدول السكرتير. الانتقال النصوص والصور والرسومات وقواعد البيانات والملفات الصوتية والفيديو بسرعة إلى "الرقم"، مما تسبب في مناقشة حول التنسيقات الأكثر ملاءمة للتخزين المستمر. المستندات الإلكترونيةوبعد لحسن الحظ، لدى Archivists الروس شخص ما طلب المساعدة.

حول الوثائق الإلكترونية تقول بشكل متزايد وصوت. في الولايات المتحدة، Archivatsts مخصصة لهذه المجال من العمل عطلة محترفة كاملة - يوم وثيقة إلكترونية (يوم السجلات الإلكترونية)، والذي يحتفل به في 10 أكتوبر. في هذا اليوم، يتم جمع العلماء والممارسات معا لمناقشة القضايا الموضعية للحفاظ على الوثائق الإلكترونية.

لا يزال المجتمع العلمي الروسي أيضا على حل المشكلات العملية، وإن لم يكن مكرسا للأيام الحمراء للتقويم. في العام الماضي، أجرت العلماء من الجامعة الإنسانية الحكومية الروسية (RGGU) دراسة واسعة النطاق من أشكال مختلفة من ملفات المستندات الإلكترونية وصف مفصل الفروق الدقيقة لكل منهم.

الاستنتاجات، يتم تقديم الاتجاهات الرئيسية في التقرير العلمي عن برنامج RGGU "التحليل المقارن لتنسيقات الملفات من المستندات الإلكترونية للتخزين الدائم (طويل الأجل)" .1 هذه هي واحدة من الأنواع الأولى من العمل البحثي في \u200b\u200bروسيا، والتي تسمح نهش الهيئات التنفيذية الفيدرالية والمنظمات الحكومية وغير الحكومية، وكذلك المحفوظات الحكومية والبلدية نهجت بموضوعية من مسألة اختيار شكل أكثر الأمثل لتخزين المستندات الإلكترونية الدائمة (طويلة الأجل).

بعض المتطلبات لتخزين المستندات الإلكترونية

بالفعل في مرحلة التصميم، تم بناء نظام البحر بطريقة ما خلال فترة التخزين بأكملها لضمان صحة وثائق المستند وموثوقية المستند، بغض النظر عن التغييرات في النظام 2. قد يكون سبب هذه التغييرات في عدد الآخرين عن طريق تحويل التنسيقات، والهجرة 3 بين المعدات الفنية، أنظمة التشغيل أو تطبيقات برمجيةوبعد في هذه الحالة، تجدر الإشارة إلى أنه عند تحويل التنسيقات، يجب تخزين معلومات حول التحويل المثالي كجزء من معلومات التحكم 4. من المهم أيضا معرفة ذلك، بالإضافة إلى المستند الإلكتروني الأصلي، طوال فترة التخزين، من الضروري إبقاء مستند البيانات الوصفية (الوصف المستند) 5، والذي يحتوي على جميع البيانات الوصفية حول المستند الإلكتروني. إذا تجاوزت فترة التخزين الخاصة بالوثيقة الإلكترونية الفترة المتوقعة من وجود أنظمة تخزين البيانات، فمن الضروري توثيق خطط الترحيل إلى أنظمة جديدة 6.

قابلية القراءة هي وصفا لا يتجزأ من المستند الإلكتروني. هو ضمان الخصائص التقنية المستند والبرامج المتاحة لأرشفة الموظفين. يجب أن يمتثل تنسيق الملف المحدد للتخزين الدائم (طويل الأجل) من القدرات التقنية للأجسام الحكومية ومحفوظات الدولة والبلدية والمنظمات غير الحكومية وغيرها لإعادة إنتاج المعلومات في منظور طويل الأجل 7. علاوة على ذلك، يوصى بإجراء المستندات الإلكترونية على تخزين مصحوبا لأدوات البرمجيات التي تسمح لهم بإعادة إنتاجها، والوثائق المصاحبة Kit8.

فيما يتعلق بتنسيقات الملفات، يجب دعم عرضها بواسطة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، لا يوجد توحيد دقيق. اليوم، فإن الأفعال القانونية التنظيمية مختلفة إلى حد ما في رؤيتها للقائمة النهائية. على سبيل المثال، وفقا للتوصيات المتعلقة بإعداد السلطات الفيدرالية لقائمة الوثائق، ينبغي إجراء إنشاء وتخزين واستخدام منها في شكل وثائق إلكترونية في تنظيم الأنشطة الداخلية (المعتمدة من قبل ترتيب Rosarhiva مؤرخة 29 أبريل 2011 رقم 32)، وجود مستندات إلكترونية في إصدار EDS في PDF، DOC، RTF، TXT، XML.

وفقا لمتطلبات نظم المعلومات لإدارة الوثائق الإلكترونية للهيئات التنفيذية الاتحادية، مع مراعاة الحاجة إلى المعالجة من خلال بيانات نظم معلومات الخدمة ذات التوزيع المحدود (المعتمد من قبل أمر وزارة الاتصالات في الاتحاد الروسي 02.09. 2011 رقم 221)، والتنسيقات الأربعة التالية إلزامية: PDF، RTF، DOC، TIFF. تسمح الوثائق التنظيمية الأخرى بإمكانية وجود الأنظمة الإلكترونية سلطات الدولة التنسيقات الأخرى لملفات الوثائق الإلكترونية.

في سبتمبر 2014، يستخدم مجلس الخبراء في وزارة التجارة قوات الدفاع الشعبي / أ نسق التفاعل بين الإصدارات في SED و تخزين طويل المدى الوثائق الإلكترونية. جنبا إلى جنب مع PDF / A، يقترح إرسال ملف XML مع تفاصيل وثيقة إلكترونية. ومن المعروف أنه مع FSO سيتم إعداد طلب مناسب مع متطلبات تدفق المستندات.

توصيات لاختيار تنسيق المستند الإلكتروني

يتم تحديد اختيار تنسيق التخزين الأمثل حسب نوع المعلومات والخصائص. الوسائل التقنية تخزين (بيانات رسائل البريد الإلكتروني المغناطيسية والبصرية والصلبة)، ميزات الوصول للمستخدم إلى البيانات والبرامج. نظرا للحد من شركات النقل في وسائل الإعلام وزيادة قدرتها، يتم التعرف على توفر البرامج والقراءة من تنسيق الملف في وقت طويل من قبل العوامل الرئيسية عند اختيار طريقة ترميز. في تحليل مقارن لتنسيقات المستندات الإلكترونية (الملفات النصية، الرسومية، الصوتية، الفيديو والفيديو، قواعد البيانات، العروض التقديمية)، أخذت المعايير التالية في الاعتبار: أخذت المعايير التالية في الاعتبار:

• المطور والملكية؛
• سنة تطوير تنسيق الملفات؛
• سنة التحديث الأخير؛
• تواتر تحديثات البرامج؛
• توافر الإصدارات؛
• فتح أو إغلاق رمز البرنامج؛
• وصف ومقارنة خوارزميات الضغط الرياضي؛
• تنسيق ملف الوجهة؛
• وجود وتوافر المحولات؛
• الاستقرار مع النسخ المتماثلة المتعددة 9.

تنسيقات النص

النص هو الصفيف الرئيسي المخزن في أرشيف المعلومات. يتم التعامل معها على أنها نصوص بلغات الاتصال البشرية (باستثناء الكتابة الهيروغليفية، بالقرب من النموذج الرسومي) ولغات البرمجة. غالبا الملفات النصية تشمل شظايا معلومات الرسوم البيانية. على عكس الرسوم التوضيحية والسجلات الصوتية والفيديو، تكون البيانات النصية قابلة للضغط الكبير باستخدام برامج الأرشفة الخاصة.

وفقا لتوصيات RGU، فإن أرشفة الملفات من الأفضل إنتاجها في نموذج غير مشفر باستخدام ZIP (* .zip)، والمعلومات النصية أكثر سرعة لتسجيل الدخول التنسيقات التالية: XML (يشمل XSD / XSL / XHTML)، PDF / A-1 (ISO 19005-1) (* .pdf)، PDF / A-2 (ISO 19005-2: 2011) (* .pdf). مع بعض الشروط يمكن استخدامها تنسيقات النص: نص عادي (ISO 8859-1CODING)، PDF (* .pdf) (خطوط مضمنة)، تنسيق النص الغني 1.x (* .rtf)، HTML، SGML (* .sgml)، Open Office (* .sxw / * . ODT)، OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .docx)، EPUB (غير مشفرة) (* .EPUB). أكبر استقرار عند الترحيل من تنسيق واحد في المحدد برمجة تنسيقات أخرى * .doc و * .xml تتصرف. يقدم الجدول 1 نتائج التغييرات في مقدار المعلومات أثناء الترحيل.

جدول 1. يتغير مصفوفة في كمية المعلومات أثناء الترحيل (عدد المرات)

تنسيقات الملفات المصدر / تنسيقات ملفات الترحيل	* .doc. مايكروسوفت وورد. 97-2003	* .odt.	* .xml.	* .rtf.	* .بي دي إف.	* .pdf (PDF / A)
* .doc. مايكروسوفت وورد 97-2003.	مصدر	<3,3	>2,2	>2,7	>3,2	>3,7
* .odt.	>3,4	مصدر	>8,4	>7,7	>10	>18,4
* .xml.	<2,2	<8,2	مصدر	>1,04	>1,4	>2,6

لاحظ أن حزمة مكتب OpenOffice، الذي تم توزيعه بسبب ترخيص مجاني، لديه عدد من القيود، على سبيل المثال، مقارنة مع Microsoft Word 2007. لذا، لإنشاء ملف بتنسيق XML في OpenOffice 4 (Writer)، سوف الإعدادات الفنية الإضافية للنظام أن تكون هناك حاجة (وجود بيئة Java المثبتة (JR). Native نفس XML OpenOffice 4 * .stw لم يتلق بعد دعما كبيرا وأوصافا. لا يعرض Microsoft Word 2007 معلومات بهذا الشكل، وفتحه كغادر فارغا وثيقة.

تنسيقات الجرافيك

معلومات الرسومات S. عالية الدقةلا سيما صور البولي كروم وصور النصف غير عمليا غير قابلة للضغط على ضغط الأرشيف. كقاعدة عامة، يتم استخدامها للتخزين التنسيقات النقطيةوالتي توفر تخزين مشاهد واقعية مع عمق لون كبير. وفقا لنتائج التحليل المقارن، تحولت ثلاث تنسيقات فقط إلى أن تكون أكثر ملاءمة للتخزين الطويل الأجل للصور النقطية: TIFF (غير مضغوط)، JPEG2000 (ضياع) (* .jp2)، PNG (* .png).

ل صور ناقلات التنسيق الموصى به هو SVG (* .svg). الرسومات، والمخططات الهيكلية، تمثل خوارزميات بيانيا تتألف من بدائريات جرافيك (شرائح وخطوط مكسورة، مضلعات، الدوائر والقطع المنفذة) بشكل فعال في تنسيقات ناقلات مثل SWG، WMF، CGM وما شابه ذلك. ومع ذلك، يجب ألا ننسى ذلك تنسيقات ناقلات تؤدي عادة إلى تشويه مخطط لون صورة معقدة.

بالنسبة لتشفير الصور ثلاثية الأبعاد (تنسيقات البيانات الافتراضية) مقبولة لاستخدام تنسيق X3D (* .x3d).

صيغ الصوت والفيديو

مثل معلومات الرسم، لا يتمكن معلومات الصوت والفيديو تقريبا من الأرشفة بشكل فعال: في المتوسط، لا يتجاوز ضغطهم 5٪. يؤثر اختيار أنواع مختلفة من ترميز هذه البيانات بشكل كبير على حجم الملف المخزن، وبالتالي، من جودة التشغيل المطلوبة، ونتيجة لذلك، يعتمد تفضيل هذا أو التنسيق على الحجم المطلوب من تخزين الأرشيف. تنسيقات تخزين الصوت الموصى بها: AIFF (PCM) (* .AIF، * .AIFF)، WAV (PCM) (* .wav)، AES3 (LPCM) (* .aes). أفضل النتائج حول نتائج المقارنة لسلامة بيانات الفيديو أظهرت التنسيقات: Motion JPEG 2000 (ISO / IEC 15444-4) (*. MJ2)، AVI (غير مضغوطة، الحركة JPEG) (* .AVI)، فيلم QuickTime ( غير مضغوط، الحركة JPEG) (* .mov).

قواعد البيانات وبنوك البيانات

يعتمد اختيار تنسيق تخزين قاعدة البيانات بشكل أساسي على هيكله. إذا كان القاعدة ملف واحد، فمن المستحسن تخزينه في الترميز المقابل لهذا النوع من الملفات. عند تخزين القاعدة التي تتكون سجلاتها من حقول من الهياكل المختلفة، يتم استخدام ترميزات RTF و PDF في أغلب الأحيان، ولكن في الحالة النهائية، إذا لم تكن هناك عبارات صوتية وفيديو في قاعدة البيانات. التنسيقات الأكثر تنوعا لقواعد بيانات التخزين طويلة الأجل هي قيم مفصولة بفواصل (* .csv)، نص محدد (* .txt)، SQL DDL. في حالات نادرة، يمكن استخدام التنسيقات: DBF (* .dbf)، OpenOffice (* .sxc / *. ODS)، OOXML (ISO / IEC 29500) (*. XLSX).

العروض التقديمية

لا هذا ولا ذاك التنسيقات الحالية لا يوفر درجة عالية من موثوقية الحفاظ على العرض التقديمي. مع بعض التحفظات، يمكنك أن توصي بتنسيقات OpenOffice (* .sxi / *. ODP) أو OOXML (ISO / IEC CIS 29500) (* .pptx). تنسيق PowerPoint (* .ppt) وغيرها من تنسيقات ملفات العرض التقديمي لا تفي بمتطلبات التخزين على المدى الطويل.

معلومات هجينة

لتخزين المستندات الشاملة، يتضمن هيكل ما شظايا ذات طبيعة مختلفة (نص، تصوير، رسم، إلخ)، تنسيقات النص الحديثة مثل MS Word، RTF هي الأنسب. أنها تسمح بما يجب أن تشمل الصور الرسومية في الترميز النقطي. إذا كانت هناك العديد من الرسوم التوضيحية، فمن المستحسن تخزين هذه الوثيقة كصورة واحدة - في هذه الحالة، يتم تفضيل تنسيقات الرسومات.

ملاحظات:

1. تم تنفيذ أعمال البحث في إطار عقد الدولة رقم 016-3 بتاريخ 31 مايو 2013 "دراسة العمليات الحديثة لإدارة الوثائق وإدارة الوثائق الإلكترونية. "تقرير علمي" تحليل مقارن لتنسيقات الملفات من الوثائق الإلكترونية للتخزين الدائم (كجزء من تنفيذ أنشطة البرنامج المستهدف الفيدرالي "ثقافة روسيا" (2012-2018).
2. GOST R ISO 15489-1-2007 " الاتحاد الروسيوبعد نظام المعايير المتعلقة بالمعلومات، المكتبية والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة "(المعتمدة بأمر روستانية مؤرخة 12.03.2007 رقم 28-St).
3. الهجرة من المستندات الإلكترونية هي إجراء في نقل السجلات من نظام واحد إلى نظام آخر مع الحفاظ على أصالة ونزاهتها وموثوقيتها وسهولة الاستخدام.
4. يتكون بنية وصف المستند من وصف للجسدي أو الهيكل الفني والهيكل المنطقي، أي العلاقات بين عناصر البيانات التي تشكل الوثيقة. لمزيد من المعلومات حول إنشاء وإدارة واستخدام البيانات الوصفية، راجع GOST R ISO 23081-1-2008. نظام المعايير المتعلقة بالمعلومات، المكتبية والنشر. عمليات إدارة المستندات. البيانات الوصفية للمستندات. الجزء 1. المبادئ (المعتمدة بأمر من روستتيقوند مؤرخ في 13 نوفمبر 2008 رقم 310-ST).
5. GOST R 54471-2011 "نظم إدارة الوثائق الإلكترونية. إدارة الوثائق. المعلومات المخزنة في في شكل إلكترونيوبعد توصيات لضمان الموثوقية والموثوقية ".
6. قواعد تنظيم تخزين واكتناء ومحاسبة وثائق صندوق الأرشيف والولايات المتحدة الوثائق الروسية وغيرها من وثائق الأرشيف الأخرى في المحفوظات الحكومية والبلدية والمتاحف والمكتبات، ومنظمات الأكاديمية الروسية للعلوم (المعتمدة من قبل أمر وزارة الثقافة والاتصالات الجماعية للاتحاد الروسي في 18 يناير 2007 رقم 19).
7. انظر المرجع نفسه 4.4.3.
8. النسخ المتماثل هو طريقة لتوفير المعلومات الرقمية عن طريق إنشاء نسخة كاملة أو أكثر (الحيوانات المستنسخة) من المواد الرقمية. يتطلب النسخ المتماثل أحداث خاصة لدعم جميع النسخ في ما يصل إلى تاريخ.

Ekaterina Kolesnikova، مستشار الخدمة المدنية الحكومية للاتحاد الروسي 3 فئة.

خاصة بالنسبة لشركة "Taxa".

توجد تنسيقات إلكترونية للفواتير ومجلة المحاسبة وفواتير الفاتورة ومكتبات التسوق وكتب المبيعات، صفائح إضافية لهم من لحظة ترتيب الخدمة الضريبية الفيدرالية لروسيا من 05.03.2012 رقم MMB- 7-6 / [البريد الإلكتروني المحمي]الذي تم استخدامه من 23.05.2012 ورفع 13.04.2015 فيما يتعلق بإصدار ترتيب الخدمة الضريبية الاتحادية لروسيا من 04.03.2015 رقم MMB-7-6 / [البريد الإلكتروني المحمي]

يتم تقديم تنسيقات المستندات الأولية إلينا من 03/21/2012، وفقا لترتيب الخدمات الضريبية الاتحادية لروسيا 21 مارس، 2012 رقم MMB-7-6 / [البريد الإلكتروني المحمي] (تغير في المكتب الافتتاحي من 02.02.2015). وافق هذا الطلب على تنسيقات فاتورة السلع الإلكترونية (TORG-12) وفعل قبول العمل (الخدمات). ومع ذلك، ليس من المثير للاهتمام أنه منذ عام 2013 من قبل القانون الاتحادي في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-ФЗ، \u200b\u200bوتعريف اسم وتكوين مؤشرات وثائق المحاسبة الأولية، وكذلك أشكال تقديمها المعينة إلى الرأس من الكيان الاقتصادي. فيما يتعلق بالتغييرات في التشريع، أصبحت الموافقة على الخدمة الضريبية الفيدرالية لروسيا تنسيقات وأشكال وثائق المحاسبة الأولية من ألبومات النماذج الموحدة التي فقدت الالتزام بالاستخدام، غير صحيحة.

على المستوى التشريعي، تم تنفيذ العمل منذ فترة طويلة لإحضار تنسيقات الوثائق الإلكترونية بما يتماشى مع المتطلبات الحديثة. يتم تقديم تنسيقات "حديثة" من النفقات العامة TORG-12 وأعمال قبول العمل إلينا في نهاية عام 2015 وفقا لأوامر الخدمة الضريبية الفيدرالية لروسيا 30.11.2015 رقم MMB-7-10 / [البريد الإلكتروني المحمي] ومن 30.11.2015 رقم MMB-7-10 / [البريد الإلكتروني المحمي]

كما هو مذكور في FNS من روسيا، فإن التنسيقات القديمة في صفقة الفاتورة 12 وأعمال قبول العمل ستكون صالحة طوال عام 2016. وبالتالي، فإن المشاركين في الدورة الدموية الإلكترونية سيكون لديهم ما يكفي من الوقت لإتقان تنسيقات جديدة وإعادة تشكيلها نظم المعلومات الشركات للعمل معهم.

تنسيقات جديدة لعرض المستندات على نقل البضائع والأعمال والخدمات العاملة من 01/01/2016

أوامر الخدمة الضريبية الفيدرالية لروسيا في 30 نوفمبر 2015 رقم MMB-7-10 / [البريد الإلكتروني المحمي] ومن 30.11.2015 رقم MMB-7-10 / [البريد الإلكتروني المحمي]وافق منظمة الصحة العالمية على تنسيقات الوثائق الجديدة (المشار إليها فيما يلي باسم صيغ جديدة)، لتوسيع نطاق تطبيق إدارة الوثائق الإلكترونية. الآن قائمة المستندات التي تدفعي الضرائب وفقا للفقرة 7 من الفن. 80 والفقرة 2 من الفن. 93 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي قد يقدم إلى سلطات ضريبة TCS في إطار إجراءات الاستمارة أو إلى جانب الإعلان الضريبي، زاد بشكل كبير.

الشكل المعتمد حسب ترتيب الخدمات الضريبية الاتحادية لروسيا في 30 نوفمبر 2015 رقم MMB-7-10 / [البريد الإلكتروني المحمي]، يصف متطلبات ملفات نقل XML في TCS من وثيقة المحاسبة الأساسية، مما يجعل قبول البضائع في تنفيذ العقود تحت العلاقة المنظمة حسب الفصل 30 من القانون المدني للاتحاد الروسي "شراء بيع". يمكن نقل مثل هذه الفاتورة "هذه الإلكترونية إلى أي نوع من أنواع كيان أعمال واحد إلى آخر. وثيقة النقل هي ملفان. يحتوي المرء على معلومات البائع حول المعاملة والتوقيع الإلكتروني للشخص المصرح به. والثاني هو معلومات الهوية حول الملف الأول، معلومات حول المعاملة من المشتري، وكذلك توقيع إلكتروني للشخص المعتمد.

بدوره، التنسيق المعتمد حسب ترتيب الخدمات الضريبية الاتحادية لروسيا في 30 نوفمبر 2015 رقم MMB-7-10 / [البريد الإلكتروني المحمي]، يصف متطلبات ملفات نقل XML ل TCS المستند الأساسي في النموذج الإلكتروني، مما يجعل استلام نتائج العمل المنجز (الخدمات المقدمة). كما يتكون من ملفين. يحتوي المرء على معلومات الفنان: معلومات من جانب إرسال المعاملات والتوقيع الإلكتروني. في معلومات أخرى - معلومات حول ملف المنفذ، البيانات الموجودة في المعاملة من العميل وتوقيعها الإلكتروني. في الوقت نفسه، يوفر تنسيق جديد موقفا تنشأ فيه الحاجة بناء على شروط المعاملة، أو بسبب الإجراءات مع الطرف المقابل في تكوين قانون من جانب واحد. في هذه الحالة، ستكون ملف واحد فقط مع توقيع إلكتروني مؤهل من جانب الإرسال في المستند الإلكتروني.

تحتوي صيغ جديدة على تفاصيل كانت في التنسيقات الموصى بها سابقا، وتلبية الاحتياجات التي حددها القانون الاتحادي ل 06.12.2011 رقم 402-FZ إلى الوثائق الأساسية. في الوقت نفسه، تتميز التنسيقات الجديدة بالمرونة في استخدامها بسبب وجود حقول المعلومات المجانية فيها، والتي يمكن للمنظمة أن تملأ تقديرها الخاص.

يمكن تركيز الحقول المجانية المزعومة من قبل المنظمات بأي تفاصيل إضافية (50 حرفا)، مما يتيح أن تأخذ في الاعتبار تفاصيل تشغيل العملية، وكذلك قيم هذه التفاصيل (2000 حرفا). بالإضافة إلى ذلك، يتم إعطاء دافعي الضرائب إمكانية إدراجها في وثيقة المحاسبة الأولية. ملف منفصل. أي هيكل ونوع يجعل من الممكن تعكس معلومات أكثر اكتمالا حول حقيقة الحياة الاقتصادية.

بالإضافة إلى ذلك، في صيغ جديدة، يمكنك تشكيل إصدارات مختلفة من المستند بالسجلات المحرز. وآخر زائد من الأشكال الجديدة هو القدرة على تغيير اسم نوع المستند الإلكتروني. على سبيل المثال، بدلا من "عمل العمل الذي تم إجراؤه"، يمكنك كتابة نوع من المستندات "عمل قبول نتيجة العمل"، والذي تم تطويره في المنظمة.

مثل التنسيقات السابقة المثبتة للمستندات الأولية (الصفقات العلوية وأعمال القبول في العمل)، لا يوصى بنا تنسيقات جديدة فقط للاستخدام في العمل، وموافقتها لا تتطلب استخدامها الإلزامي. بمعنى آخر، يمكن للمنظمات تبادل المستندات بأي تنسيقات، بما في ذلك تلك التي طورها نفسها. ولكن، مرة أخرى، أريد أن أشير إلى أنه سيكون أكثر سرعة لاستخدام التنسيقات الموصى بها من قبل الخدمة الضريبية الفيدرالية لروسيا، نظرا لأن هذه الوثائق الإلكترونية يمكن نقلها إلى المفتشية الضريبية عند الطلب بناء على تقديم المستندات دون حتى تكاليف العمالة وبعد

تنسيق جديد للوثيقة الأساسية التي تتضمن فاتورة

ترتيب الخدمات الضريبية الفيدرالية لروسيا 03/24/2016 رقم MMB-7-15 / [البريد الإلكتروني المحمي] وافق على شكل الفاتورة وتنسيق تقديم المستند على شحنة البضائع (الأداء)، نقل حقوق الملكية (وثيقة عن تقديم الخدمات)، والتي تتضمن فاتورة في شكل إلكتروني.

في الوقت نفسه، يحتوي التنسيق المعتمد على خيارات مختلفة لتوثيق حقيقة الحياة المالية والاقتصادية للمنظمة:

الخيار رقم 1.
الفاتورة بمعلومات إضافية مع وظيفة الفاتورة المستخدمة عند حساب ضريبة القيمة المضافة هي ملف Exchange من البائع ويحتوي على المعلومات المقدمة للفواتير ذات الوثائق التنظيمية ذات الصلة. يتم توقيع الملف من خلال تعزيزه من قبل توقيع إلكتروني مؤهل للشخص المفوض لتوقيع الفواتير.

الخيار رقم 2.
فاتورة بمعلومات إضافية مع وظيفة الفاتورة المستخدمة في حساب ضريبة القيمة المضافة، وثيقة شحن البضائع (الأداء)، نقل حقوق الملكية (الوثيقة حول تقديم الخدمات)، والنتيجة التي هو التغيير في الحالة المالية للنقل الجانبين والمضيفين. الوثيقة تشمل:

• تبادل ملف معلومات البائع، والذي يتضمن فاتورة يستخدم في حسابات ضريبة القيمة المضافة، وكذلك معلومة اضافية إن أحزاب الإرسال على الكيانات الاقتصادية المشاركة في المعاملة، رهنا بالمعاملات وغيرها من الظروف المهمة للمعاملة. يتم توقيع الملف من خلال تعزيزه من قبل توقيع إلكتروني مؤهل للشخص المفوض بالتوقيع على الفواتير، وكذلك توقيع إلكتروني للشخص المسؤول عن إصدار حقيقة الأنشطة الاقتصادية بحلول موضوع الإرسال؛
• يتم تحويل ملف Exchange لتقديم الفاتورة لفاتورة فاتورة المشتري في شكل معلومات من المضيف للمعاملة. يتم توقيع الملف من قبل توقيع إلكتروني للشخص المسؤول عن إصدار حقيقة الأنشطة الاقتصادية من قبل كيان الاستقبال.

الخيار 3.
الفاتورة مع معلومات إضافية مع وظيفة مستند الشحنة (الأداء)، نقل حقوق الملكية (وثيقة عن تقديم الخدمات)، والنتيجة التي يكون التغيير في الحالة المالية للأحزاب الإرسال والاستقبال. الوثيقة تشمل:

• ملف Exchange لتقديم معلومات البائع، والذي يتضمن معلومات الجزء الإرسال من المشاركين في معاملات الكيانات الاقتصادية، رهنا بالمعاملات وغيرها من الظروف المهمة للمعاملة في هيكل مشاركة ملفات الفاتورة (معلومات البائع) وبعد يتم توقيع الملف من قبل توقيع إلكتروني للشخص المسؤول عن إصدار حقيقة الحياة الاقتصادية بموضوع الإرسال؛
• تمت إضافة ملف Exchange لتقديم معلومات العميل إلى معلومات المعلومات في شكل معلومات عن الأطراف المستقبلة في المعاملة. يتم توقيع الملف من قبل توقيع إلكتروني لشخص مسؤول عن إصدار حقيقة الحياة الاقتصادية من الموضوع المستقبلي. هذا الملف قد يكون غائبا إذا لم يكن هناك حاجة تجميع وثيقة ثنائية.

وبالتالي، اعتمادا على غرضها، ستكون مجموعة من التفاصيل الإلزامية لملف XML من المستند على نقل البضائع (الأعمال والخدمات وحقوق الملكية) مختلفة.

لتجميع الفاتورة، سيكون هذا ملف تقاسم مع معلومات مقدمة من قبل المرسوم الحكومي رقم 1137 والفن. 169 من قانون الضرائب، موقعة من قبل شخص معتمد. في الوقت نفسه، تعمل الاختلافات الملموسة مع الخدمة الضريبية الفيدرالية الروسية وفقا لترتيب الخدمات الضريبية الفيدرالية لروسيا بتاريخ 04.03.2015. رقم MMB-7-6 / [البريد الإلكتروني المحمي] تنسيق الفاتورة في النموذج الإلكتروني ليس كذلك.

لتجميع المستند الأساسي، سيحتوي الملف على تفاصيل مقدمة من متطلبات القانون الاتحادي ل 06.12.2011 رقم 402-FZ، وتتألف من ملفين تبادلا مع معلومات حول الكيانات الاقتصادية المشاركة فيه وعن موضوع المعاملة وبعد سيتم توقيع عنوان واحد من قبل الشخص المسؤول لإصدار حقيقة النشاط الاقتصادي من الجانب المرسل، والآخر - المسؤول مع المضيف.

لتجميع هذه الوثيقة العالمية، تجمع بين وظائف الفاتورة والوثيقة الأساسية، يجب أن يتكون الملف من ملفين Exchange واحتواء تفاصيل إلزامية لكلتا الوثيقتين.

وبالتالي، بحلول هذا الوقت يتمتع المنظمة بمجموعة كاملة من تنسيقات المستندات للتسجيل في الشكل الإلكتروني لأي موقف لأنشطتها المالية والاقتصادية المتعلقة بنقل البضائع والأعمال والخدمات وحقوق الملكية من كيان أعمال إلى آخر. تم تصميم التنسيقات لجميع الوثائق التي تطلبها السلطات الضريبية في معظم الأحيان في دافعي الضرائب، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين عملية العمل بينهما.

تبادل المستندات الإلكترونية مع المقابلات أسرع بكثير من الورق. أنها مريحة لتخزينها، والبحث وتقديم بناء على طلب FTS. تعرف على فوائد استخدام إدارة المستندات الإلكترونية لشركتك.

تاريخ النشر: 05/24/2016