Πρότυπα για το γραφείο της κυρίας. Δημιουργία προτύπου εγγράφου στο Microsoft Word. Πρότυπα για το Microsoft Word

2.1.1.2. Πρότυπα εγγράφων Word 2007

Τα παντα τα έγγραφαπου δημιουργούνται στο Word 2007 βασίζονται σε ορισμένα πρότυπο. Δείγμα(πρότυπο) είναι ένα πρότυπο για τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου, αποθηκεύει τα διάφορα στοιχεία που αποτελούν τη βάση ενός εγγράφου του Word. Με άλλα λόγια, τα πρότυπα ορίζουν τη βασική δομή ενός εγγράφου και περιέχουν ρυθμίσεις εγγράφων: γραμματοσειρές, αυτόματο κείμενο, μακροεντολές, ρυθμίσεις σελίδας, μορφοποίηση, στυλ κ.λπ.

Κατά τη δημιουργία του εγγράφου, το πρότυπο προσαρτάται στο έγγραφο και ορισμένα από τα στοιχεία του (για παράδειγμα, ρυθμίσεις σελίδας, στυλ) αντιγράφονται στο δημιουργημένο Έγγραφο από το πρότυπο, ενώ άλλα στοιχεία (για παράδειγμα, αυτόματο κείμενο και μακροεντολές) παραμένουν στο το πρότυπο. Επειδή όμως το πρότυπο είναι προσαρτημένο στο έγγραφο, το Έγγραφο μπορεί πάντα να έχει πρόσβαση σε αυτά τα στοιχεία προτύπου.

Υπάρχουν δύο τύποι βασικών τύπων προτύπων στο Word 2007:

γενικά ή καθολικά πρότυπα (καθολικά πρότυπα).
πρότυπα εγγράφων (εγκατεστημένα και προσαρμοσμένα) ή τοπικά πρότυπα.

Το Word 2007 χρησιμοποιεί πρότυπα με επεκτάσεις:

.dotm (μπορεί να περιέχει μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το γράμμα "m" υποδηλώνει μια μακροεντολή.
.dotx (χωρίς μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το "x" βασίζεται στη γλώσσα επεκτάσιμης σήμανσης (XML).

Το γενικό ή καθολικό πρότυπο είναι ένα πρότυπο που έχει φορτωθεί Microsoft Wordστο παράθυρο Πρότυπα και πρόσθετα, το οποίο ανοίγει με την εντολή Προγραμματιστής / Πρότυπο εγγράφου. Όλες οι μακροεντολές, τα στοιχεία αυτόματης λίστας κειμένου, τα στυλ, οι συντομεύσεις πληκτρολογίου που είναι αποθηκευμένα σε ένα κοινό πρότυπο είναι διαθέσιμα για οποιοδήποτε ανοιχτό έγγραφοακόμα κι αν αυτό το Έγγραφο βασίζεται σε διαφορετικό πρότυπο.

Οποιοδήποτε Έγγραφο μπορεί να αναφέρεται σε οποιοδήποτε στοιχείο οποιουδήποτε προτύπου, εάν αυτό το πρότυπο μεταφορτωθεί από τον χρήστη ως γενικό. Ωστόσο, το γενικό πρότυπο παραμένει φορτωμένο μόνο για τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου λειτουργίας και όταν βγείτε από το Word 2007 και το επανεκκινήσετε, πρέπει να το φορτώσετε ξανά με μη αυτόματο τρόπο. Τέτοια γενικά πρότυπα βασίζονται σε περιόδους σύνδεσης και όχι μόνιμα.

Για αυτόματη λήψηκοινό πρότυπο, πρέπει να τοποθετήσετε τη συντόμευση του στο φάκελο Startup του φακέλου Word, για παράδειγμα, C: \ Documents and Settings \ Admin \ Application Data \ Microsoft \ Word \ STARTUP. Σε αυτήν την περίπτωση, το γενικό πρότυπο θα είναι σταθερό.

Πρότυπο Normal.dotm (τα αρχεία με την επέκταση .dotm σας επιτρέπουν να εκτελείτε μακροεντολές σε αρχεία) έχει σχεδιαστεί ειδικά για χρήση ως γενικό ή καθολικό πρότυπο εφαρμογής που φορτώνεται αυτόματα κάθε φορά που ξεκινάτε το Word 2007, π.χ. είναι μόνιμη. Το καθολικό (κοινό) πρότυπο, που ονομάζεται "Νέο έγγραφο" και αποθηκεύεται στο αρχείο Normal.dotm, είναι το βασικό πρότυπο.

Το Normal.dotm είναι ένα καθολικό πρότυπο για όλους τους τύπους εγγράφων, είναι πάντα φορτωμένο και πάντα προσαρτημένο σε ανοιχτά έγγραφα.

Αυτό το βασικό πρότυπο μπορεί να θεωρηθεί ως ένα είδος κενού εγγράφου (δηλαδή χωρίς περιεχόμενο) με δεδομένες ιδιότητες, βάσει των οποίων δημιουργούνται νέα Έγγραφα ή δημιουργούνται νέα πρότυπα. Το Normal.dotm δεν μπορεί να αλλάξει, αφού όλα βασίζονται σε αυτό. τα έγγραφακαι όλα πρότυπα έγγραφα Λέξη 2007.

Το Normal.dotm μπορεί να αποθηκευτεί στους ακόλουθους καταλόγους: C: \ Documents and Settings \ Admin \ Application Data \ Microsoft \ Templates (για Windows XP) ή C: \ Users \ Admin \ App Data \ Roaming \ Microsoft \ Templates (για Windows 7). Εκεί αποθηκεύονται και πρότυπα χρήστη, π.χ. που δημιουργήθηκε από τον χρήστη, για παράδειγμα My_template.dotm, που είναι Αντίγραφο ασφαλείας Normal.dotm ή Template_document.dotx και Template_document.dot, κ.λπ.

Τα πρότυπα εγγράφων είναι πρότυπα για τυπικά έγγραφα με επέκταση .dotx που δεν περιέχουν μακροεντολές και προγράμματα (τα αρχεία με τις επεκτάσεις .dotx και .docx δεν υποστηρίζουν μακροεντολές, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχουν μολυνθεί από ιούς μακροεντολών). Στο Word 2007, η συλλογή δειγμάτων προτύπων εγγράφων ονομάζεται Εγκατεστημένα πρότυπα. Τα "Εγκατεστημένα Πρότυπα" εγκαθίστανται κατά την εγκατάσταση το γραφείο της Microsoft System 2007. Τα πρότυπα εγγράφων, όπως το Τυπικό φαξ, το Τυπικό γράμμα, στο παράθυρο διαλόγου Νέο έγγραφο, περιέχουν ρυθμίσεις που είναι διαθέσιμες μόνο για έγγραφα που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο.

Όταν δημιουργείτε ένα γράμμα με βάση το πρότυπο Standard Letter, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο οι ρυθμίσεις του τοπικού προτύπου Standard Letter όσο και οι ρυθμίσεις. κοινά πρότυπα, αλλά η τοπική έχει την υψηλότερη προτεραιότητα. Επιπλέον, ένα πρότυπο άλλου εγγράφου μπορεί να επισυναφθεί σε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε με βάση ένα πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό, στο πλαίσιο διαλόγου "Πρότυπα και πρόσθετα", κάντε κλικ στο κουμπί επισύναψης και επιλέξτε το απαιτούμενο πρότυπο.

Τα εγκατεστημένα πρότυπα τυπικών εγγράφων (με την επέκταση .dotx) αποθηκεύονται στους ακόλουθους καταλόγους:

C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Templates \ 1033 - on αγγλική γλώσσα;
C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Templates \ 1049 - στα ρωσικά.

Επιπλέον, στο Word 2007 μπορείτε να χρησιμοποιήσετε "προσαρμοσμένα πρότυπα", τα οποία εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου "Νέο" στην καρτέλα "Τα πρότυπά μου" (Εικ. 2.1.2.1). Τα πρότυπα χρήστη είναι πρότυπα τυπικών εγγράφων που ο χρήστης δημιουργεί και αποθηκεύει ανεξάρτητα σε έναν υπολογιστή. Τα προσαρμοσμένα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν από πρότυπα (καθολικά και τοπικά) ή από υπάρχοντα έγγραφα.

Ρύζι. 2.1.2.1

Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Γραφείο" και να επιλέξετε Νέο. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου «Δημιουργία εγγράφου» (Εικ. 2.1.2.2), στην αριστερή πλευρά του οποίου εμφανίζονται οι ομάδες προτύπων.

Ρύζι. 2.1.2.2

Το Blank and Trailing εμφανίζει κενό Νέο έγγραφο (Normal.dotm) και Νέα καταχώρησηπρότυπο ανάρτησης ιστολογίου. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο με βάση το πρότυπο Νέο έγγραφο. Για να ξεκινήσετε το ιστολόγιο χρησιμοποιώντας το πρότυπο Νέα ανάρτηση ιστολογίου, πρέπει να εγγραφείτε λογαριασμός blog.

Όταν χρησιμοποιείτε την ομάδα Εγκατεστημένα πρότυπα για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, ανοίγει ένα σύνολο (συλλογή μικρογραφιών) προτύπων για γενικά έγγραφα.

Εάν η ομάδα "Τα πρότυπά μου" χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός εγγράφου ή ενός προσαρμοσμένου προτύπου, ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία (Εικ. 2.1.2.1), στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε ένα κενό "Νέο έγγραφο" (Normal.dotm) ή "προσαρμοσμένα πρότυπα ".

Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο ή ένα προσαρμοσμένο πρότυπο με βάση την ομάδα Από υπάρχον έγγραφο, ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία από υπάρχον έγγραφο, στο οποίο πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο έγγραφο για το δείγμα.

Ενότητα Microsoft Office Online. Εάν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο, μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από το Microsoft Office Online για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο.

Κατά τη δημιουργία προσαρμοσμένων προτύπων, συνιστάται να τα αποθηκεύετε σε ένα φάκελο (Εικ. 2.1.2.3) Αξιόπιστα πρότυπα σε μορφή dotx.

Ρύζι. 2.1.2.3

Πρότυπα του Word 2010. Η εργασία με ένα έτοιμο πρότυπο είναι πολύ πιο γρήγορη και πιο βολική. Και στο Microsoft Word 2010 αυτή η λειτουργία υλοποιείται σε πολύ καλό επίπεδο. Δεν χρειάζεται να υποφέρετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για τον εαυτό σας από την αρχή. Αρκεί να πάρετε ένα έτοιμο και να το διορθώσετε όπως το χρειάζεστε. Υπάρχουν τόσα πολλά από αυτά τα πρότυπα στην έκδοση του 2010 που μπορούν να ικανοποιήσουν κάθε χρήστη. Αλλά αν αυτό δεν είναι αρκετό για εσάς, τότε υπάρχει η ευκαιρία να κάνετε λήψη νέων συνεχώς ενημερωμένων προτύπων από τον ιστότοπο του προγραμματιστή. Σύντομα θα είμαστε τόσο τεμπέληδες που θα ξεχάσουμε πώς να δημιουργήσουμε μόνοι μας νέα έγγραφα. Αλλά για ένα άτομο δεν θα υπάρχει ΠΟΤΕ δημιουργικό όριο.

Πού μπορώ να βρω έτοιμα πρότυπα

Είμαστε ανοιχτά επεξεργαστής κειμένου Word 2010. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείοκαι επιλέξτε την καταχώρηση Δημιουργώ.

Αφού κάνετε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στην επιγραφή Δημιουργία, ανοίγει ένα παράθυρο Διαθέσιμα πρότυπα.

Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ένα έτοιμο πρότυπο για οποιοδήποτε θέμα. Επιλέξτε οποιοδήποτε πρότυπο και δείτε στα δεξιά στο παράθυρο προεπισκόπησης πώς θα φαίνεται.

Εάν σας αρέσει το πρότυπο, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ πάνω του με το αριστερό κουμπί του ποντικιού ή να κάνετε κλικ στο κουμπί Φόρτωση στο παράθυρο Προεπισκόπηση (Επέλεξα ευχετήριες κάρτες).

Μετά από σύντομο χρονικό διάστημα, θα γίνει λήψη του προτύπου από τον ιστότοπο της Microsoft. Ο υπολογιστής σας πρέπει να είναι συνδεδεμένος στο Διαδίκτυο για επιτυχή λήψη.

Κάνοντας διπλό κλικ στην εικόνα, θα συνδέσετε αυτόματα τον πίνακα για εργασία με εικόνες και μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτήν την εικόνα όπως θέλετε (προσθέστε σκιές, φωτεινότητα, αντίθεση, φόντο κ.λπ.).

Για την εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε ειδικά ημερολόγια χρησιμοποιώντας αυτά τα πρότυπα, στα οποία μπορείτε να προγραμματίσετε κάθε μέρα, να δημιουργήσετε μια υπενθύμιση ημερολογίου για τα γενέθλια συγγενών και φίλων, ένα ημερολόγιο για την εργασία κ.λπ.

Γενικά, υπάρχει κάτι για να δουλέψεις. Εάν είστε δημιουργικός άνθρωπος, τότε αυτή η δραστηριότητα θα σας αρκεί για πολύ καιρό. Μπορείτε να δημιουργήσετε για εσάς και τους φίλους σας επαγγελματικές κάρτες, πολύχρωμους φακέλους, προσκλήσεις, πιστοποιητικά επιστολών, μπροσούρες, φυλλάδια, όμορφες ανακοινώσεις.

Ναι, γενικά, μπορείτε να ανοίξετε το δικό σας μικρό εργαστήριο για τη διάταξη επιστολόχαρτων, προσκλήσεων, επαγγελματικών καρτών, καρτ ποστάλ και οτιδήποτε άλλο. Θα υπήρχε μια επιθυμία και ένα κεφάλι στους ώμους σας. Εδώ είναι ένα θέμα για σκέψη.

Εάν εργάζεστε συχνά στο MS Word, η αποθήκευση ενός εγγράφου ως πρότυπο σίγουρα θα σας ενδιαφέρει. Έτσι, η παρουσία ενός αρχείου προτύπου, με τη μορφοποίηση, τα πεδία και άλλες παραμέτρους που έχετε ορίσει, μπορεί να απλοποιήσει και να επιταχύνει πολύ τη ροή εργασίας.

Το πρότυπο που δημιουργήθηκε στο Word αποθηκεύεται σε μορφές DOT, DOTX ή DOTM. Το τελευταίο επιτρέπει την εργασία με μακροεντολές.

ΔείγμαΕίναι ένας ειδικός τύπος εγγράφου, όταν το ανοίγετε και μετά το αλλάζετε, δημιουργείται ένα αντίγραφο του αρχείου. Ταυτόχρονα, το πρωτότυπο (πρότυπο) έγγραφο παραμένει αμετάβλητο, καθώς και η θέση του στο δίσκο.

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο μπορεί να αναφερθεί ως παράδειγμα του τι μπορεί να είναι ένα πρότυπο εγγράφου και γιατί το χρειάζεστε καθόλου. Τα έγγραφα αυτού του τύπου δημιουργούνται αρκετά συχνά στο Word, επομένως χρησιμοποιούνται επίσης αρκετά συχνά.

Έτσι, αντί να δημιουργείτε εκ νέου τη δομή του εγγράφου κάθε φορά, να επιλέγετε κατάλληλες γραμματοσειρές, στυλ σχεδίασης, να ορίζετε το μέγεθος των πεδίων, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο με τυπική διάταξη. Συμφωνώ, αυτή η προσέγγιση στη δουλειά είναι πολύ πιο ορθολογική.

Ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο ως πρότυπο μπορεί να ανοίξει και να συμπληρωθεί με τα απαραίτητα δεδομένα και κείμενο. Ταυτόχρονα, διατηρώντας το στο πρότυπο για Μορφές Word DOC και DOCX, το αρχικό έγγραφο (δημιουργημένο πρότυπο) θα παραμείνει αμετάβλητο, όπως αναφέρθηκε παραπάνω.

Τα περισσότερα από τα πρότυπα που μπορεί να χρειαστείτε για να εργαστείτε με έγγραφα στο Word βρίσκονται στον επίσημο ιστότοπο (). Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας πρότυπα στο πρόγραμμα, καθώς και να τροποποιήσετε τα υπάρχοντα.

Σημείωση:Ορισμένα πρότυπα είναι ήδη ενσωματωμένα στο πρόγραμμα, αλλά μερικά από αυτά, αν και εμφανίζονται στη λίστα, βρίσκονται στην πραγματικότητα στο Office.com. Αφού κάνετε κλικ σε ένα τέτοιο πρότυπο, θα ληφθεί αμέσως από τον ιστότοπο και θα είναι διαθέσιμο για εργασία.

Δημιουργία του δικού σας προτύπου

Ο ευκολότερος τρόπος είναι να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός προτύπου με ένα κενό έγγραφο, για να ανοίξετε το οποίο απλά πρέπει να ξεκινήσετε το Word.

Εάν χρησιμοποιείτε μία από τις πιο πρόσφατες εκδόσεις του MS Word, όταν ανοίξετε το πρόγραμμα, θα σας υποδεχτεί αρχική σελίδα, όπου μπορείτε ήδη να επιλέξετε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα. Είναι ιδιαίτερα ευχάριστο ότι όλα ταξινομούνται εύκολα σε θεματικές κατηγορίες.

Ωστόσο, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μόνοι σας, επιλέξτε "Νέο έγγραφο"... Θα ανοίξει ένα τυπικό έγγραφο με τις προεπιλεγμένες παραμέτρους που έχουν οριστεί σε αυτό. Αυτές οι παράμετροι μπορούν να είναι είτε λογισμικό (καθορισμένο από τους προγραμματιστές) είτε δημιουργημένες από εσάς (εάν είχατε αποθηκεύσει προηγουμένως ορισμένες τιμές ως προεπιλογή).

Χρησιμοποιώντας τα μαθήματά μας, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, το οποίο αργότερα θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο.

Εκτός από την εκτέλεση των παραπάνω βημάτων ως προεπιλεγμένων ρυθμίσεων για το έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα υδατογράφημα, υδατογραφήματα ή οποιαδήποτε αντικείμενα γραφικών. Όλα όσα αλλάζετε, προσθέτετε και αποθηκεύετε στο μέλλον θα υπάρχουν σε κάθε έγγραφο που δημιουργείται με βάση το πρότυπό σας.

Μαθήματα για την εργασία με το Word:

Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές, ορίσετε τις προεπιλεγμένες παραμέτρους στο μελλοντικό πρότυπο, πρέπει να αποθηκευτεί.

1. Πατήστε το κουμπί "Αρχείο"(ή "MS office"εάν χρησιμοποιείτε παλιά εκδοχήΛέξη).

3. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος αρχείου"επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο προτύπου:

Πρότυπο Word (* .dotx): κανονικό πρότυπο, συμβατό με όλες τις εκδόσεις του Word παλαιότερες από το 2003.

Πρότυπο με δυνατότητα μακροεντολής του Word (* .dotm): Όπως υποδηλώνει το όνομα, δεδομένου τύπουπρότυπα υποστηρίζει εργασία με μακροεντολές.

Πρότυπο Word 97 - 2003 (* .dot): Συμβατό με παλαιότερες εκδόσεις του Word 1997 - 2003.

4. Καθορίστε το όνομα του αρχείου, καθορίστε τη διαδρομή για να το αποθηκεύσετε και κάντε κλικ "Αποθηκεύσετε".

5. Το αρχείο που δημιουργήσατε και ρυθμίσατε θα αποθηκευτεί ως πρότυπο στη μορφή που καθορίσατε. Τώρα μπορείτε να το κλείσετε.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο με βάση ένα υπάρχον έγγραφο ή τυπικό πρότυπο

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο MS Word, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο"και επιλέξτε το στοιχείο "Δημιουργώ".

Σημείωση: V πιο πρόσφατες εκδόσειςΌταν ανοίγετε ένα κενό έγγραφο, προσφέρεται αμέσως στον χρήστη μια λίστα με διατάξεις προτύπων βάσει των οποίων μπορεί να δημιουργηθεί ένα μελλοντικό έγγραφο. Εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα πρότυπα, κατά το άνοιγμα επιλέξτε "Νέο έγγραφο"και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στο σημείο 1.

2. Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο στην ενότητα "Διαθέσιμα πρότυπα".

Σημείωση:Στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Word, δεν χρειάζεται να επιλέξετε τίποτα, η λίστα με τα διαθέσιμα πρότυπα εμφανίζεται αμέσως αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Δημιουργώ", ακριβώς πάνω από τα πρότυπα υπάρχει μια λίστα με τις διαθέσιμες κατηγορίες.

3. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο χρησιμοποιώντας τις συμβουλές και τις οδηγίες μας που παρουσιάστηκαν στην προηγούμενη ενότητα του άρθρου (Δημιουργία του δικού σας προτύπου).

Σημείωση:Για διαφορετικά πρότυπα, στυλ κειμένου που είναι διαθέσιμα από προεπιλογή και παρουσιάζονται στην καρτέλα "Σπίτι"σε μια ομάδα "Στυλ", μπορεί να είναι διαφορετικό και αισθητά διαφορετικό από αυτό που έχετε συνηθίσει να βλέπετε σε ένα τυπικό έγγραφο.

Συμβουλή:Χρησιμοποιήστε τα διαθέσιμα στυλ για να κάνετε το μελλοντικό σας πρότυπο πραγματικά μοναδικό, σε αντίθεση με άλλα έγγραφα. Φυσικά, κάντε αυτό μόνο εάν δεν περιορίζεστε από τις απαιτήσεις για τη γραφική εργασία.

4. Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, κάντε όλες εκείνες τις ρυθμίσεις που πιστεύετε ότι είναι απαραίτητες, αποθηκεύστε το αρχείο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".

5. Στην ενότητα "Τύπος αρχείου"επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο προτύπου.

6. Καθορίστε ένα όνομα για το πρότυπο, καθορίστε μέσω "Αγωγός" ("ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ") διαδρομή για να το αποθηκεύσετε, πατήστε το κουμπί "Αποθηκεύσετε".

7. Το πρότυπο που δημιουργήσατε με βάση το υπάρχον θα αποθηκευτεί μαζί με τις αλλαγές που κάνατε. Αυτό το αρχείο μπορεί πλέον να κλείσει.

Προσθήκη δομικών στοιχείων σε ένα πρότυπο

Τα δομικά στοιχεία αναφέρονται στα επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία που περιέχονται σε ένα έγγραφο, καθώς και σε εκείνα τα στοιχεία του εγγράφου που αποθηκεύονται σε μια συλλογή και είναι διαθέσιμα για χρήση ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να αποθηκεύσετε δομικά στοιχεία και να τα διανείμετε χρησιμοποιώντας πρότυπα.

Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας δομικά στοιχεία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο αναφοράς που θα περιέχει δύο ή περισσότερους τύπους συνοδευτικών επιστολών. Ταυτόχρονα, η δημιουργία νέας αναφοράς με βάση αυτού του προτύπου, άλλοι χρήστες θα μπορούν να επιλέξουν οποιονδήποτε από τους διαθέσιμους τύπους.

1. Δημιουργήστε, αποθηκεύστε και κλείστε το πρότυπο που δημιουργήσατε έχοντας κατά νου όλες τις απαιτήσεις. Σε αυτό το αρχείο θα προστεθούν τα δομικά στοιχεία, τα οποία αργότερα θα είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες του προτύπου που δημιουργήσατε.

2. Ανοίξτε το κύριο έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε δομικά στοιχεία.

3. Δημιουργήστε τα απαραίτητα δομικά στοιχεία που θα είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες στο μέλλον.

Σημείωση:Κατά την εισαγωγή πληροφοριών σε ένα παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία νέου οικοδομικού τετραγώνου»μπείτε στη σειρά "Αποθήκευση σε"το όνομα του προτύπου στο οποίο πρέπει να προστεθούν (αυτό είναι το αρχείο που δημιουργήσατε, αποθηκεύσατε και κλείσατε σύμφωνα με την πρώτη παράγραφο αυτής της ενότητας του άρθρου).

Τώρα το πρότυπο που δημιουργήσατε και περιέχει τα δομικά στοιχεία μπορεί να μοιραστεί με άλλους χρήστες. Τα ίδια τα μπλοκ, που αποθηκεύονται μαζί του, θα είναι διαθέσιμα στις καθορισμένες συλλογές.

Προσθήκη στοιχείων ελέγχου περιεχομένου σε ένα πρότυπο

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θέλετε να δώσετε στο πρότυπο, μαζί με όλα τα περιεχόμενά του, κάποια ευελιξία. Για παράδειγμα, ένα πρότυπο μπορεί να περιέχει μια αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργείται από τον συγγραφέα. Για τον ένα ή τον άλλο λόγο, αυτή η λίστα μπορεί να μην ταιριάζει σε άλλον χρήστη που τυχαίνει να συνεργάζεται με αυτήν.

Εάν ένα τέτοιο πρότυπο περιέχει στοιχεία ελέγχου περιεχομένου, ο δεύτερος χρήστης θα μπορεί να προσαρμόσει τη λίστα για τον εαυτό του, αφήνοντάς την αμετάβλητη στο ίδιο το πρότυπο. Για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου στο πρότυπο, πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα "Προγραμματιστής"στο MS Word.

1. Ανοίξτε το μενού "Αρχείο"(ή "MS office"σε παλαιότερες εκδόσεις του προγράμματος).

2. Ανοίξτε την ενότητα "Επιλογές"και επιλέξτε το αντικείμενο εκεί "Προσαρμογή της κορδέλας".

3. Στην ενότητα "Κύριες καρτέλες"επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα "Προγραμματιστής"... Για να κλείσετε το παράθυρο, κάντε κλικ "ΕΝΤΑΞΕΙ".

4. Καρτέλα "Προγραμματιστής"θα εμφανιστεί στον πίνακα ελέγχου του Word.

Προσθήκη στοιχείων ελέγχου περιεχομένου

1. Στην καρτέλα "Προγραμματιστής"κάντε κλικ στο κουμπί "Λειτουργία σχεδίασης"που βρίσκεται στην ομάδα «Έλεγχοι”.

Εισαγάγετε τα απαραίτητα στοιχεία ελέγχου στο έγγραφο επιλέγοντάς τα από αυτά που παρουσιάζονται στην ομώνυμη ομάδα:

Μορφοποιημένο κείμενο.
Απλό κείμενο;
Σχέδιο;
Συλλογή οικοδομικών τετραγώνων;
Combo box?
Αναπτυσσόμενη λίστα.
Επιλογέας ημερομηνίας.
Πλαίσιο ελέγχου.
Επαναλαμβανόμενη ενότητα.

Προσθήκη επεξηγηματικού κειμένου σε ένα πρότυπο

Μπορείτε να κάνετε το πρότυπο πιο βολικό στη χρήση προσθέτοντας επεξηγηματικό κείμενο στο έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να αλλάξετε το τυπικό επεξηγηματικό κείμενο στο στοιχείο ελέγχου περιεχομένου. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ρυθμίσετε το προεπιλεγμένο επεξηγηματικό κείμενο για τους χρήστες που θα χρησιμοποιήσουν το πρότυπο.

1. Ενεργοποιήστε "Λειτουργία σχεδίασης"(αυτί "Προγραμματιστής", ομάδα "Έλεγχοι").

2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου περιεχομένου στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε το επεξηγηματικό κείμενο.

Σημείωση:Από προεπιλογή, το επεξηγηματικό κείμενο είναι σε μικρά μπλοκ. Αν "Λειτουργία σχεδίασης"απενεργοποιημένο, αυτά τα μπλοκ δεν εμφανίζονται.

3. Τροποποιήστε, μορφοποιήστε το εναλλακτικό κείμενο.

4. Απενεργοποιήστε "Λειτουργία σχεδίασης"πατώντας ξανά αυτό το κουμπί στον πίνακα ελέγχου.

5. Το επεξηγηματικό κείμενο θα αποθηκευτεί για το τρέχον πρότυπο.

Εκεί καταλήγουμε, από αυτό το άρθρο μάθατε τι είναι τα πρότυπα στο Microsoft Word, πώς να τα δημιουργείτε και να τα τροποποιείτε, καθώς και όλα όσα μπορείτε να κάνετε με αυτά. Είναι αλήθεια χρήσιμη λειτουργίαπρογράμματα, τα οποία απλοποιούν πολύ τη δουλειά με αυτό, ειδικά αν όχι ένας, αλλά πολλοί χρήστες εργάζονται σε έγγραφα ταυτόχρονα, για να μην αναφέρουμε μεγάλες εταιρείες.

Γεια σας αγαπητοί αναγνώστες. Νωρίτερα, μελετήσαμε μαζί σας, όπου ανέμελα άγγιξα πρότυπα. Σήμερα θα δούμε τι είναι τα πρότυπα του Word, πώς να τα χρησιμοποιήσετε, να τα δημιουργήσετε, να τα αποθηκεύσετε και να τα αλλάξετε. Το άρθρο θα είναι χρήσιμο σε όσους εργάζονται συχνά με έγγραφα του ίδιου τύπου (πρότυπο). Μπορείτε να διαμορφώσετε το περιεχόμενο μία φορά και, στη συνέχεια, απλώς να εφαρμόσετε αυτήν την εμφάνιση σε κάθε νέο αρχείο.

Με απλά λόγια, ένα πρότυπο είναι ένα ήδη συμπληρωμένο (μερικώς ή πλήρως) έγγραφο, στο οποίο πρέπει απλώς να εισαγάγετε τα δεδομένα σας. Το πρότυπο περιλαμβάνει μορφοποίηση (συμπεριλαμβανομένων στυλ), κείμενο, αντικείμενα Word (εικόνες, γραφήματα, διαγράμματα κ.λπ.), δομικά στοιχεία, καθώς και προσαρμοσμένες καρτέλες, εντολές και μακροεντολές.

Η Microsoft μας προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία από έτοιμα πρότυπα για διάφορα θέματα. Τα περισσότερα από αυτά είναι διαθέσιμα για λήψη στους πόρους προγραμματιστή.

Πώς να δημιουργήσετε ένα έγγραφο του Word από ένα πρότυπο

Για να δημιουργήσω νέο έγγραφομε βάση το πρότυπο, ξεκινήστε το Word ή πατήστε Ctrl + N in τρέχον πρόγραμμα... Θα ανοίξει ένα παράθυρο για τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου. Στο κύριο μέρος, θα εμφανιστεί μια λίστα με προτεινόμενα και προσωπικά πρότυπα με μικρογραφίες. Επιλέξτε αυτό που χρειάζεστε και κάντε κλικ σε αυτό και κάντε κλικ στο "Δημιουργία". Εάν το πρότυπο δεν υπάρχει στον υπολογιστή σας, θα γίνει εκ των προτέρων λήψη.

Εάν το απαιτούμενο πρότυπο δεν εμφανίζεται στη λίστα, προσπαθήστε να το βρείτε. Στο επάνω μέρος του παραθύρου υπάρχει ένα πεδίο αναζήτησης στο οποίο πρέπει να εισαγάγετε ένα σύντομο ερώτημα για το θέμα και να πατήσετε Enter. Για παράδειγμα, ας μπούμε στο "Portfolio", ας δούμε τι έγινε.

Εάν βρεθεί ένα κατάλληλο πρότυπο, κάντε κλικ σε αυτό και κάντε κλικ στο "Δημιουργία". Μόλις φορτωθεί, το πρότυπο θα επισυναφθεί στο νέο έγγραφο. Τότε είναι στο χέρι σας, γεμίστε το με περιεχόμενο.

Εάν έχετε ήδη ένα έτοιμο πρότυπο - κάντε διπλό κλικ σε αυτό στην Εξερεύνηση των Windows. Το πρόγραμμα θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο με βάση αυτό. Τα έτοιμα πρότυπα μπορούν να βρίσκονται οπουδήποτε στον υπολογιστή, εσείς οι ίδιοι καθορίζετε πού να τα αποθηκεύσετε. Από προεπιλογή, μπορούν να αποθηκευτούν στο φάκελο Υπολογιστής - Έγγραφα - Προσαρμοσμένα Πρότυπα Office.

Πώς να επισυνάψετε ένα πρότυπο σε ένα έγγραφο

Οι οργανισμοί συχνά παρέχουν διαφορετικά εταιρικά επιστολόχαρτα, σχεδιασμένα σε συγκεκριμένο χρωματικό συνδυασμό χρησιμοποιώντας διαφορετικά στυλ. Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια τέτοια φόρμα από την αρχή, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο που περιγράφεται παραπάνω. Εάν το έγγραφο έχει ήδη δημιουργηθεί και πρέπει να αντικαταστήσετε το πρότυπό του με στυλ, μπορείτε να το κάνετε ως εξής:

Εκτελέστε σε ταινία Προγραμματιστής - Πρότυπα - Πρότυπο εγγράφου... Θα ανοίξει το παράθυρο ρυθμίσεων προτύπου. Εάν δεν έχετε καρτέλα "Προγραμματιστής" στην κορδέλα - διαβάστε για να προσθέσετε μια καρτέλα στην κορδέλα.

Στο παράθυρο, κάντε κλικ στο Πρότυπο εγγράφου - Επισύναψη.
Βρείτε το πρότυπο που θέλετε στο παράθυρο του εξερευνητή, κάντε διπλό κλικ πάνω του και κάντε κλικ στο OK.

Το πρότυπο θα εφαρμοστεί στο έγγραφο, αλλαγμένο εμφάνισηλέξεις και προτάσεις για τις οποίες ορίζονται στυλ και χρώματα από το θέμα.

Πώς να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο Word

Όσο καλά κι αν είναι τα πρότυπα της Microsoft, μια μέρα θα χρειαστεί να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο στο Word. Θα εφαρμόσετε ένα σχέδιο που είναι βολικό για εσάς και τους αναγνώστες σας. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργήσετε τη δική σας "εικόνα" ενός εγγράφου ή όλου του ίδιου εταιρικού εγγράφου με έναν μοναδικό συνδυασμό χρωμάτων, γραμματοσειρά κ.λπ.

Είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό και να το διαμορφώσετε χειροκίνητα. Ορίστε γραμματοσειρές, χρώματα, σχήματα. Όταν ολόκληρη η διάταξη είναι έτοιμη, αποθηκεύστε το έγγραφο ως πρότυπο. Για παράδειγμα, τρέξτε Αρχείο - Αποθήκευση ως... Επιλέξτε τη θέση όπου θα αποθηκευτεί το πρότυπό σας και στο παράθυρο του Explorer, ορίστε τον τύπο αρχείου σε "Πρότυπο Word". Εάν χρησιμοποιείτε μακροεντολές ή VBA - "Πρότυπο Word με υποστήριξη μακροεντολών".

Τώρα δημιουργήστε νέα αρχεία με βάση αυτό το πρότυπο. Κατά την αποθήκευση, το πρόγραμμα δεν θα αλλάξει το αρχείο προτύπου, αλλά θα προσφερθεί να δημιουργήσει ένα νέο Έγγραφο κειμένου Word βασισμένο στο ίδιο πρότυπο, αλλά με νέα δεδομένα.

Για να αλλάξετε ένα πρότυπο - ανοίξτε το σαν ένα κανονικό έγγραφο, αλλάξτε το σχέδιο και αποθηκεύστε το ξανά ως πρότυπο (με το ίδιο όνομα ή με νέο).

Φυσικά, δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με το πρότυπο, αλλά απλώς αντικαταστήστε τα περιεχόμενα του σχεδιασμένου αρχείου και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το με νέο όνομα. Ακούγεται πολύ πιο εύκολο από τη δημιουργία ενός προτύπου. Αλλά φανταστείτε ότι πατήσατε Αποθήκευση αντί για Αποθήκευση ως την πρώτη φορά που γράφετε ένα νέο έγγραφο. Αντί να δημιουργήσει ένα νέο αρχείο, το πρόγραμμα θα αποθηκεύσει τις αλλαγές στο παλιό. Το παλιό αρχείο θα αντικατασταθεί με νέο και δεν θα είναι δυνατή η επιστροφή του. Άρα τα πρότυπα είναι σίγουρα αναντικατάστατα.

Ίσως ο λαϊκός θα βρει τα πρότυπα πολύ περίπλοκα και άχρηστα. Αλλά εάν πρέπει να τηρείτε την εταιρική ταυτότητα, τα εγκεκριμένα χρώματα και τις γραμματοσειρές, τα πρότυπα είναι απαραίτητα. Το ίδιο ισχύει και για τους επαγγελματίες χρήστες του Microsoft Word, των οποίων η εργασία με το πρόγραμμα καταλαμβάνει τη μερίδα του λέοντος της εργάσιμης ημέρας. Όταν μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο στην εγγραφή, γιατί να μην το κάνετε; Το κάνω και σας προτείνω - χρησιμοποιήστε πρότυπα!

Στο επόμενο άρθρο, θα δούμε τα στυλ κειμένου και πώς κάνουν την περίπλοκη και μερικές φορές βαρετή δουλειά για εμάς. Μπείτε και διαβάστε το, σίγουρα θα σας φανεί χρήσιμο!

Τα θεμέλια του περιβάλλοντος Word 2007

Η βάση του περιβάλλοντος του Word 2007 διαμορφώνεται από οπτικά εργαλεία (εντολές με τη μορφή κουμπιών, πεδία για την εισαγωγή πληροφοριών ή μενού) που βρίσκονται στο Ταινία.

Πρέπει να σημειωθεί ότι η Κορδέλα αποτελείται από 9 τυπικές ενσωματωμένες καρτέλες. Οι ακίδες αυτών των καρτελών εμφανίζονται στο παράθυρο του Word 2007: Αρχική σελίδα, Εισαγωγή, Διάταξη σελίδας, Σύνδεσμοι, Αποστολές αλληλογραφίας, Ανασκόπηση, Προβολή, Προγραμματιστής και Πρόσθετο. Από προεπιλογή, ανοίγουν μόνο 7 ενσωματωμένες καρτέλες.

Κατά την εκκίνηση Προγράμματα Word 2007, το παράθυρο της εφαρμογής Εικ. Ανοίγει, στο παράθυρο του εγγράφου (στο παράθυρο επεξεργασίας) του οποίου εμφανίζεται ένα κενό Έγγραφο. Από προεπιλογή, η εφαρμογή ανοίγει στην καρτέλα Αρχική σελίδα, η οποία εμφανίζει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για την εισαγωγή κειμένου ή την επικόλληση κειμένου από το πρόχειρο, την επεξεργασία και τη μορφοποίησή του.

Εάν ανοίξετε πολλά έγγραφα στο Word 2007, τότε κάθε έγγραφο ανοίγει στο δικό του παράθυρο. Η εναλλαγή μεταξύ των παραθύρων πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα λειτουργιών στη γραμμή εργασιών ή χρησιμοποιώντας την εντολή "Εναλλαγή σε άλλο παράθυρο" στην καρτέλα Προβολή.

Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο με βάση ένα πρότυπο, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Office" και να επιλέξετε την εντολή New. Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου, στο οποίο πρέπει να επιλέξετε το απαιτούμενο πρότυπο και να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Στο Word 2007, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Νέο στην καρτέλα Τα πρότυπά μου.

Πρότυπα Έγγραφα Word 2007

Υπάρχουν δύο τύποι βασικών τύπων προτύπων στο Word 2007:

§ γενικά ή καθολικά πρότυπα (καθολικά πρότυπα).

§ πρότυπα εγγράφων (εγκατεστημένα και προσαρμοσμένα) ή τοπικά πρότυπα.

Το Word 2007 χρησιμοποιεί πρότυπα με επεκτάσεις:

§ .dotm (μπορεί να περιέχει μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το γράμμα "m" υποδηλώνει μια μακροεντολή.

§. Dotx (χωρίς μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το "x" βασίζεται στη γλώσσα επεκτάσιμης σήμανσης (XML).

Το καθολικό (κοινό) πρότυπο, που ονομάζεται "Νέο έγγραφο" και αποθηκεύεται στο αρχείο Normal.dotm, είναι το βασικό πρότυπο.

Αυτό το βασικό πρότυπο μπορεί να θεωρηθεί ως ένα είδος κενού εγγράφου (δηλαδή χωρίς περιεχόμενο) με δεδομένες ιδιότητες, βάσει του οποίου δημιουργούνται νέα Έγγραφα ή δημιουργούνται νέα πρότυπα. Το Normal.dotm δεν μπορεί να αλλάξει, αφού όλα βασίζονται σε αυτό. τα έγγραφακαι όλα Πρότυπα εγγράφων του Word 2007.

Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Γραφείο" και να επιλέξετε Νέο. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία εγγράφου», στην αριστερή πλευρά του οποίου εμφανίζονται οι ομάδες προτύπων.