Quel format a un document texte. Nouveaux formats de documents électroniques. Bases de données et banques de données

Les documents électroniques sont devenus les mêmes qu'une partie importante des archives en tant qu'imprimante sur la table du secrétaire. Les textes, les photos, les dessins, les bases de données, les fichiers audio et vidéo vont rapidement au «chiffre», ce qui entraîne une discussion sur les formats les mieux adaptés au stockage constant. documents électroniques. Heureusement, les archivistes russes ont quelqu'un à demander de l'aide.

Sur les documents électroniques sont de plus en plus et plus fort. Aux États-Unis, les archivattes dédiées à ce domaine de travail à une fête professionnelle à part entière - une journée électronique du document (Journée électronique des enregistrements), qui est célébrée le 10 octobre. Ce jour-là, des scientifiques et des pratiques sont collectés ensemble pour discuter d'actualités de préservation des documents électroniques.

La communauté scientifique russe ne reste pas non plus en plus de résoudre des problèmes pratiques, mais non dédiés aux jours rouges du calendrier. L'année dernière, les scientifiques de l'Université humanitaire de l'État russe (RGGU) ont mené une étude à grande échelle de divers formats de fichiers de documents électroniques avec description détaillée Nuances de chacun d'eux.

Conclusions, les principales tendances sont présentées dans le rapport scientifique de l'analyse comparative de la RGGU "des formats de fichiers de documents électroniques de stockage permanent (à long terme)". C'est l'un des premiers types de travaux de recherche en Russie, ce qui permet la Les archives des organismes exécutifs fédéraux, des organisations étatiques et non étatiques, ainsi que les archives de l'État et des municipalités abordent objectivement la question du choix le plus optimal du stockage permanent (à long terme) des documents électroniques.

Quelques exigences pour stocker des documents électroniques

Déjà au stade de la conception, le système maritime est construit de manière à ce que toute la période de stockage pour assurer l'authenticité, la fiabilité et l'aptitude du document, quels que soient les changements dans le système2. De tels changements dans le nombre d'autres peuvent être causés par la conversion de formats, la migration3 entre les équipements techniques, systèmes d'exploitation ou alors applications de programme. Dans ce cas, il convient de noter que lorsque la conversion des formats, des informations sur la conversion parfaite devraient être stockées dans le cadre des informations de contrôle4. Il est également important de savoir que, en plus du document électronique original, tout au long de la période de stockage, il est nécessaire de conserver le document de métadonnées (description du document) 5, qui contient toutes les métadonnées sur le document électronique. Si la période de stockage du document électronique dépasse la période prévue de l'existence de systèmes de stockage de données, il est nécessaire de documenter les plans de migration vers de nouveaux systèmes6.

La lisibilité est une description intégrée du document électronique. Il est assuré caractéristiques techniques Document et logiciels disponibles pour archiver les employés. Le format de fichier défini pour le stockage permanent (à long terme) doit être conforme aux capacités techniques des organismes gouvernementaux, des archives de l'État et des municipalités, des organisations non gouvernementales, etc., pour reproduire des informations dans une perspective à long terme7. De plus, il est recommandé de faire des documents électroniques sur le stockage accompagné d'outils logiciels qui leur permettent de se reproduire et du kit de documentation annexé8.

En ce qui concerne les formats de fichiers, l'affichage doit être pris en charge par des systèmes de gestion de documents électroniques, il n'existe aucune uniformité précise. Aujourd'hui, les actes juridiques réglementaires sont quelque peu différents dans leur vision de la liste finale. Par exemple, selon les recommandations sur la préparation des autorités fédérales de la liste des documents, la création, le stockage et l'utilisation desquelles devrait être effectuée sous forme de documents électroniques dans l'organisation des activités internes (approuvées par l'ordre de Rosarhiva datée du 29 avril 2011 N ° 32), la présence de documents électroniques dans l'EDS au format PDF, DOC, RTF, TXT, XML formats.

Conformément aux exigences relatives aux systèmes d'information de gestion des documents électroniques des organes exécutifs fédéraux, tenant compte de la nécessité de traiter par le biais de données de systèmes d'information sur les services de distribution limitée (approuvé par l'ordonnance du ministère des communications de la Fédération de Russie de 02.09. 2011 n ° 221), les quatre formats suivants sont obligatoires: PDF, RTF, DOC, TIFF. D'autres documents de réglementation permettent la possibilité de la présence dans systèmes électroniques autorités d'État d'autres formats de dossiers de documents électroniques.

En septembre 2014, le Conseil d'experts du ministère du Commerce utilise PDF / A comme format d'interaction interministérielle dans la SED et stockage à long terme Documents électroniques. En plus de PDF / A, il est proposé de transmettre un fichier XML avec les détails d'un document électronique. Il est connu que, conjointement avec la FSO, vous préparez un ordre correspondant avec les exigences relatives au flux de documents.

Recommandations pour la sélection du format de document électronique

Le choix du format de stockage optimal est déterminé par le type d'informations, caractéristiques. moyens techniques Stockage (données magnétiques, optiques, e-mails de l'état solide), fonctionnalités d'accès aux données et logiciels. En raison de la réduction des supports multimédias et de l'augmentation de leurs capacités, la disponibilité de logiciels et de lisibilité du format de fichier est longue par les principaux facteurs lors du choix d'une méthode de codage. Dans une analyse comparative des formats de documents électroniques (fichiers textuels, graphiques, audio et vidéo, bases de données, présentations), les critères suivants ont été pris en compte: les critères suivants ont été pris en compte:

• développeur et propriété;
• année du développement du format de fichier;
• année de sa dernière modernisation;
• fréquence des mises à jour logicielles;
• disponibilité des versions;
• code de programme ouvert ou fermé;
• description et comparaison des algorithmes de compression mathématiques;
• format de fichier de destination;
• la présence et la disponibilité de convertisseurs;
• stabilité avec plusieurs réplications 9.

Formats de texte

Le texte est le tableau principal stocké dans les archives de l'information. Il est traité comme des textes dans les langues de communication humaine (à l'exception de l'écriture hiéroglyphique, proche de la forme graphique) et des langages de programmation. Souvent fichiers texte Inclure des fragments d'informations graphiques. Contrairement aux illustrations, aux enregistrements audio et vidéo, les données texte sont nécessaires à une compression significative à l'aide de programmes d'archivage spéciaux.

Selon les recommandations de la RGU, l'archivage des fichiers est préférable de produire sous une forme non cryptée à l'aide de ZIP (* .zip) et d'informations textuelles est plus rapide à enregistrer dans formats suivants: XML (comprend XSD / XSL / XHTML), PDF / A-1 (ISO 19005-1) (* .pdf), PDF / A-2 (ISO 19005-2: 2011) (* .pdf). Avec certaines conditions peuvent être utilisées formats de texte: Texte brut (ISO 8859-1ncoding), PDF (* .pdf) (polices intégrées), format de texte riche (* .rtf), HTML, SGML (* .SGML), Open Office (* .sxw / * . ODT), OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .docx), EPUB (non crypté) (* .ePub). La plus grande stabilité lors de la migration d'un format dans la sélection logiciel Autres formats * .doc et * .xml comportent. Le tableau 1 présente les résultats des variations de la quantité d'informations pendant la migration.

Tableau 1. Matrix change dans la quantité d'informations pendant la migration (combien de fois)

Noter que paquet de bureau OpenOffice, qui a été distribué en raison d'une licence libre, présente un certain nombre de restrictions, par exemple, par rapport au Microsoft Word 2007. Donc, de créer un fichier au format XML dans OpenOffice 4 (écrivain), des paramètres techniques supplémentaires du système seront disponibles. être requis (la présence de l'environnement Java installé (JRE). Natif Le même format XML OpenOffice 4 * .stw n'a pas encore reçu de support et des descriptions significatives. Microsoft Word 2007 n'affiche pas les informations dans un tel format, l'ouvrant comme vide. document.

Formats graphiques

Informations graphiques S. haute résolutionEn particulier, les images polychromes et demi-teintes ne sont pratiquement pas nécessaires à la compression d'archives. En règle générale, il est utilisé pour le stockage formats de rasterqui fournissent le stockage de scènes réalistes avec une grande profondeur de couleur. Selon les résultats de l'analyse comparative, seuls trois formats se sont avérés le plus approprié pour le stockage à long terme des images raster: TIFF (non compressé), JPEG2000 (sans perte) (* .jp2), PNG (* .png).

Pour images vectorielles Le format recommandé est SVG (* .svg). Des dessins, des schémas structurels, des algorithmes de représentation graphique constitués de primitives graphiques (segments et lignes brisées, polygones, cercles et ellipses) sont les plus efficacement implémentés dans de tels formats vectoriels comme SWG, WMF, CGM et similaires. Cependant, nous ne devons pas oublier que formats de vecteur Conduit généralement à la distorsion de la palette de couleurs d'une image complexe.

Pour encoder des images 3D (formats de données virtuels) est acceptable d'utiliser le format X3D (* .x3d).

Formats audio et vidéo

Comme les informations graphiques, audio et vidéo sont presque incapables d'archiver efficacement: en moyenne, leur compression ne dépasse pas 5%. La sélection de divers types d'encodage de ces données affecte de manière significative le volume du fichier stocké, par conséquent de la qualité de lecture requise et, par conséquent, la préférence de ce format ou de ce format dépend du volume requis du stockage d'archives. Formats de stockage audio recommandés: AIFF (PCM) (* .AIF, * .AIFF), WAV (PCM) (* .wav), AES3 (LPCM) (* .A .AEES). Les meilleurs résultats sur les résultats de la comparaison de la sécurité des données vidéo ont montré des formats: Motion JPEG 2000 (ISO / CEI 15444-4) (*. MJ2), AVI (non compressé, MOTION JPEG) (* .avi), film QuickTime ( MOTION JPEG non compressé (* .MOV).

Bases de données et banques de données

Le choix du format de stockage de base de données dépend principalement de sa structure. Si la base est un fichier, il est conseillé de le stocker dans le codage correspondant à ce type de fichier. Lors de la conservation de la base dont les enregistrements sont composés de champs de structures différentes, les codages RTF et PDF sont le plus souvent utilisés, mais dans le cas échéant, s'il n'y a pas de phrases audio et vidéo dans la base de données. Les formats les plus polyvalents pour les bases de données de stockage à long terme sont des valeurs séparées par des virgules (* .CSV), du texte délimité (* .txt), SQL DDL. Dans de rares cas, des formats peuvent être utilisés: DBF (* .DBF), OpenOffice (* .sxc / *. ODS), OOXML (ISO / IEC 29500) (*. XLSX).

Présentations

Ni aucun formats existants Il ne fournit pas de degré de fiabilité élevée de la préservation de la présentation. Avec certaines réservations, vous pouvez recommander des formats OpenOffice (* .sxi / *. ODP) et OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .pptx). Format PowerPoint (* .ppt) et d'autres formats de fichiers de présentation ne répondent pas aux exigences du stockage à long terme.

Informations hybrides

Pour stocker des documents complets, dont la structure comprend des fragments de nature variable (texte, photographie, dessin, etc.), formats de texte modernes tels que MS Word, RTF conviennent le mieux. Ils permettent d'inclure images graphiques Dans des codages raster. S'il y a de nombreuses illustrations, ce document est recommandé d'être stocké comme une image unique - dans ce cas, des formats graphiques sont préférés.

Remarques:

1. Des travaux de recherche ont été réalisés dans le cadre du contrat d'État n ° 016-3 daté du 31 mai 2013 «Étude des processus modernes de gestion de documents et de gestion des documents électroniques. "Rapport scientifique" Analyse comparative des formats de fichiers de documents électroniques de stockage permanent (à long terme) "(dans le cadre de la mise en œuvre des activités du programme cible fédéral" Culture de la Russie "(2012-2018).
2. GOST R ISO 15489-1-2007 "Norme nationale Fédération Russe. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et la publication. Gestion de documents. Exigences générales "(approuvées par ordre de Rostechregulation datée du 12.03.2007 no 28-ST).
3. La migration des documents électroniques est une action sur le déplacement des enregistrements d'un système à un autre système tout en maintenant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur facilité d'utilisation.
4. La structure de la description du document consiste en une description de sa physique ou structure technique et sa structure logique, c'est-à-dire des relations entre les éléments de données constituant le document. Pour plus d'informations sur la création, la gestion et l'utilisation de métadonnées, voir GOST R ISO 23081-1-2008. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et la publication. Processus de gestion de documents. Métadonnées pour les documents. Partie 1. Principes (approuvés par ordre de Rostechregulation daté du 13 novembre 2008 n ° 310-ST).
5. GOST R 54471-2011 "Systèmes de gestion de documents électroniques. Gestion de la documentation. Informations stockées dans au format électronique. Recommandations pour assurer la fiabilité et la fiabilité. "
6. Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les archives de l'État et des municipalités, des musées et des bibliothèques, des organisations de l'Académie de Sciences de la Russie (approuvée par l'Ordre du ministère de Culture et communications de masse de la Fédération de Russie du 18 janvier 2007 N ° 19).
7. Voir ibid. 4.4.3.
8. La réplication est une méthode permettant d'économiser des informations numériques en créant une ou plusieurs copies complètes (clones) de matériaux numériques. La réplication nécessite des événements spéciaux pour soutenir tous les copies à jour.

Ekaterina Kolesnikova, Conseiller de la fonction publique de la Fédération de Russie 3.

Surtout pour la société "Taxa".

Les formats électroniques de factures, le journal des comptables et des factures de facturation, des livres de shopping et des livres de vente, des fiches supplémentaires à eux sont connus de nous à partir du moment de l'ordre du service fiscal fédéral de la Russie à partir de 05.03.2012 N ° MMB- 7-6 / [Email protégé]qui a été utilisée à partir de 23.05.2012 et relevé 13.04.2015 dans le cadre de l'émission de l'ordre du service fiscal fédéral de la Russie à partir du 04.03.2015 N ° MMB-7-6 / [Email protégé]

Les formats de documents primaires sont présentés à nous du 03/03/2012, conformément à l'Ordre du Service fiscal fédéral de la Russie du 21 mars 2012 N ° MMB-7-6 / [Email protégé] (Changé dans le bureau éditorial du 02.02.2015). Cette ordonnance a approuvé les formats de la facture électronique des produits de base (TORG-12) et de l'acte d'acceptation du travail (services). Cependant, il n'est pas intéressant de noter que depuis 2013 par la loi fédérale du 6 décembre 2011 no 402-фз, la définition du nom et de la composition des indicateurs de documents comptables principaux, ainsi que des formes de leur soumission attribuées à la tête. de l'entité économique. En ce qui concerne les changements de la législation, l'approbation du service fiscal fédéral de la Russie des formats et des formes de documents comptables principaux d'albums de formulaires unifiés a perdu l'obligation d'utilisation, n'est pas pertinente.

Au niveau législatif, les travaux ont longtemps été réalisés pour amener les formats de documents électroniques conformément aux exigences modernes. Les formats «modernisés» de frais généraux TORG-12 et des actes d'acceptation des travaux sont présentés à la fin de 2015 conformément aux ordres du Service fédéral des impôts de la Russie du 30.11.2015 N ° MMB-7-10 / [Email protégé] et du 30.11.2015 N ° MMB-7-10 / [Email protégé]

Comme indiqué dans la FNS de la Russie, les anciens formats de la facture Buguin 12 et des actes d'acceptation du travail seront valables tout au long de 2016. Ainsi, les participants à la circulation de documents électroniques auront suffisamment de temps pour maîtriser les nouveaux formats et la reconfiguration. systèmes d'information Entreprises à travailler avec eux.

Nouveaux formats pour présenter des documents sur le transfert de biens, œuvres, services opérant à partir du 01/01/2016

Ordonnances du service fiscal fédéral de la Russie du 30 novembre 2015 N ° MMB-7-10 / [Email protégé] et du 30.11.2015 N ° MMB-7-10 / [Email protégé]L'OMS a approuvé de nouveaux formats de documents (ci-après dénommés de nouveaux formats), sont conçus pour élargir le champ d'application de la gestion des documents électroniques. Maintenant, une liste de documents que les contribuables conformément au paragraphe 7 de l'art. 80 et 2 paragraphe 2 de l'art. 93 du Code des impôts de la Fédération de Russie peut soumettre aux autorités fiscales de TCS dans le cadre de procédures d'exquisition ou de la déclaration fiscale, augmentée de manière significative.

Le format approuvé par l'ordre du service fiscal fédéral de la Russie du 30 novembre 2015 n ° MMB-7-10 / [Email protégé], décrit les exigences relatives aux fichiers de transmission XML dans les TC du document comptable principal, ce qui rend l'acceptation des marchandises dans l'exécution des contrats en vertu de la relation réglementées par le chapitre 30 du Code civil de la Fédération de Russie «Vente d'achat». Une telle "facture" électronique peut être transférée à toute espèce de valeurs d'une entité commerciale à une autre. Le document de transfert est deux fichiers. L'une contient les informations du vendeur sur la transaction et la signature électronique de la personne autorisée. La seconde est l'identification des informations sur le premier fichier, des informations sur la transaction de l'acheteur, ainsi qu'une signature électronique d'une personne autorisée.

À son tour, le format approuvé par l'Ordre du Service fiscal fédéral de la Russie du 30 novembre 2015 N ° MMB-7-10 / [Email protégé], décrit les exigences des fichiers de transmission XML pour le TCS du document principal sous forme électronique, ce qui rend la réception des résultats des travaux effectués (services rendus). Il se compose également de deux fichiers. On contient les informations de l'artiste: informations sur le côté émission de la transaction et de la signature électronique. Dans une autre, des informations d'identification sur le fichier exécuteur, des données sur la transaction du client et de sa signature électronique. Dans le même temps, un nouveau format fournit une situation dans laquelle le besoin se pose sur la base des termes de la transaction ou due à la procédure avec la contrepartie dans la formation d'un acte unilatéral. Dans ce cas, un seul fichier avec une signature électronique qualifiée du côté envoi sera dans le document électronique.

Les nouveaux formats contiennent des détails figurant dans les formats précédemment recommandés et répondent aux exigences établies par la loi fédérale du 06.12.2011 N ° 402-FZ aux documents primaires. Dans le même temps, de nouveaux formats se distinguent par la flexibilité de leur utilisation en raison de la présence de champs d'information gratuits, que l'organisation peut remplir leur propre discrétion.

Les principaux champs gratuits peuvent être concentrés par des organisations par des détails supplémentaires (50 caractères), permettant de prendre en compte les spécificités du fonctionnement de l'opération, ainsi que des valeurs de ces détails (2000 caractères). En outre, les contribuables reçoivent la possibilité d'inclusion dans le document de comptabilité principale. fichier séparé. Toute structure et type permettant de refléter des informations plus complètes sur le fait de la vie économique.

De plus, dans de nouveaux formats, vous pouvez former diverses versions du document avec les enregistrements effectués. Et un autre plus de nouvelles formes est la possibilité de changer le nom du type de document électronique. Par exemple, au lieu de «acte de travail effectué», vous pouvez écrire un type de document «Act d'acceptation du résultat du travail», qui est développé dans l'organisation.

À l'instar des formats précédents installés pour les documents primaires (négociations générales et actes d'acceptation du travail), de nouveaux formats ne nous sont recommandés que pour une utilisation dans le travail et leur approbation n'exige pas leur utilisation obligatoire. En d'autres termes, les organisations peuvent échanger des documents dans tous les formats, y compris ceux développés par eux-mêmes. Mais encore une fois, je tiens à noter qu'il sera plus opportun d'utiliser les formats recommandés par le Service fiscal fédéral de la Russie, car ces documents électroniques peuvent être transférés à l'inspection des impôts sur demande sur la soumission de documents sans même frais de main-d'œuvre. .

Un nouveau format du document principal qui comprend une facture

Ordre du Service fédéral de la Russie du 03/03/2016 N ° MMB-7-15 / [Email protégé] Approuvé le format de la facture et le format de la soumission du document sur l'expédition de marchandises (performances), le transfert des droits de propriété (document sur la fourniture de services), qui comprend une facture sous forme électronique.

Dans le même temps, le format approuvé dispose de diverses options permettant de documenter le fait de la vie financière et économique de l'organisation:

Option numéro 1.
La facture avec des informations supplémentaires avec la fonction de la facture utilisée lors du calcul de la taxe sur la valeur ajoutée est le fichier d'échange du vendeur et contient les informations fournies pour les factures avec des documents réglementaires pertinents. Le fichier est signé par une signature électronique qualifiée d'une personne autorisée à signer des factures.

Option Numéro 2.
Facture avec des informations supplémentaires avec la fonction de la facture utilisée dans le calcul de la taxe sur la valeur ajoutée et le document de l'expédition de marchandises (performance), le transfert de droits de propriété (document sur la fourniture de services), le résultat duquel est la modification de l'état financier des côtés de transmission et d'hôte. Le document comprend:

• fichier d'échange pour les informations du vendeur, qui comprend une facture utilisée dans des calculs de taxe sur la valeur ajoutée, ainsi que informations Complémentaires Les parties émettant des entités économiques participant à la transaction, sous réserve des transactions et d'autres circonstances importantes de la transaction. Le dossier est signé par une signature électronique qualifiée d'une personne autorisée à signer des factures, ainsi qu'une signature électronique de la personne chargée de délivrer les activités économiques par le sujet émetteur;
• le fichier d'échange pour la soumission à la facture de la facture de l'acheteur sous forme d'informations de l'hôte de la transaction est effectuée. Le fichier est signé par une signature électronique de la personne chargée de l'émettre des activités économiques par l'entité réceptrice.

Option 3.
La facture avec des informations supplémentaires avec la fonction du document d'expédition (performance), le transfert des droits de propriété (document sur la fourniture de services), dont le résultat est le changement de l'état financier des parties de transmission et de réception. Le document comprend:

• le fichier d'échange pour la soumission des informations du vendeur, qui inclut les informations de la partie émettant des personnes impliquées dans la transaction des entités économiques, sous réserve des transactions et d'autres circonstances importantes de la transaction dans la structure du partage des fichiers de facturation (informations du vendeur) . Le fichier est signé par une signature électronique de la personne responsable de la vie économique par le sujet émetteur;
• fichier d'échange pour la soumission aux informations du client ajoutées aux informations d'information figurant dans la forme d'informations des parties destinataires à la transaction. Le fichier est signé par une signature électronique d'une personne responsable de la vie économique du sujet de réception. Ce fichier Il peut être absent si, conformément au droit civil, la compilation d'un document bilatéral n'est pas requise.

Par conséquent, en fonction de son objectif, un ensemble de détails obligatoires du fichier XML du document sur le transfert de marchandises (travaux, services, droits de propriété) sera différent.

Pour compiler la facture, cela constituera un dossier de partage avec des informations prévues par le décret n ° 1137 et l'art du gouvernement. 169 du code des impôts, signé par une personne autorisée. Dans le même temps, des différences tangibles avec le service fédéral fédéral russe fonctionnent conformément à l'ordre du service fédéral fiscal de la Russie daté du 04.03.2015. Non MMB-7-6 / [Email protégé] Le format de la facture sous forme électronique n'est pas.

Pour compiler le document principal, le fichier contiendra des détails indiqués par les exigences de la loi fédérale du 06.12.2011 N ° 402-FZ et constituent deux dossiers d'échange avec des informations sur les entités économiques impliquées et sur le sujet de la transaction. . Un titre sera signé par la personne responsable pour la publication du fait de l'activité économique du côté de l'envoi, l'autre - responsable de l'hôte.

Pour compiler un tel document universel, qui combine les fonctions de facturation et de document principal, le fichier doit être composé de deux fichiers d'échange et contenir des détails obligatoires des deux documents.

Ainsi, l'organisation dispose d'un ensemble complet de formats de documents pour l'enregistrement sous forme électronique de toute situation de ses activités financières et économiques liées au transfert de biens, de travaux, de services, de droits de propriété d'une entité commerciale à une autre. Les formats sont conçus pour tous les documents les plus souvent demandés par les autorités fiscales des contribuables, ce qui entraîne finalement une optimisation du processus de travail entre eux.

Échanger des documents électroniques avec des contreparties beaucoup plus rapidement que le papier. Il est pratique de les stocker, de rechercher et de soumettre à la demande de la FTS. En savoir plus sur les avantages de l'utilisation de la gestion électronique des documents pour votre entreprise.