Sistem electronic de gestionare a documentelor în cloud. Documentarea în societatea informațională: tehnologii cloud și managementul documentelor electronice. Ce împiedică și ce ajută vânzătorii și clienții să implementeze EDMS în cloud
Citeste si:
|
Tehnologiile cloud sunt o modalitate de a crește capacitatea rețelei sau de a oferi resurse IT ca un serviciu pe care îl puteți primi fără a investi în crearea unei noi infrastructuri și nu trebuie să pregătiți personal nou sau să cumpărați software nou licențiat. Serviciile incluse în tehnologiile cloud sunt furnizate pe bază de abonament sau taxă pentru serviciu, în timp real prin Internet, acest lucru vă extinde, desigur, capacitățile existente.
Este dezvăluită esența necesității de a utiliza EDMS (sistem electronic de gestionare a documentelor) bazat pe cloud. Aspecte de simplificare a muncii companiilor mici.
Caracteristici funcționale ale cloud EDMS:
· stocarea și sistematizarea oricăror documente pe tip sau zonă. Datele de pe orice suport sunt transferate în sistem și lucrul poate începe. Un detaliu important este capacitatea de a lucra cu programe care nu sunt instalate pe computer sau pe alt dispozitiv implicat. Acest lucru face mult mai ușor pentru angajați să lucreze cu dispozitive mobile.
· reglementarea drepturilor de acces. Managerul poate limita sau extinde cu ușurință drepturile de acces ale unui anumit angajat.
· se asigură crearea de șabloane. Reduce timpul de finalizare a unei sarcini și facilitează lucrul cu documente.
· funcția de coordonare și aprobare a documentelor. Managerul are dreptul de a stabili cercul de angajați care vor primi documentul spre aprobare sau aprobare. Informațiile despre mișcările și modificările aduse documentelor sunt întotdeauna disponibile
· căutări full-text și parametrice. Primul vă permite să găsiți documentele necesare după fișierele atașate, al doilea vă permite să selectați după parametri
Există, de asemenea, beneficii pentru întreprinderile mici și companiile mari. Anterior, am analizat beneficiile utilizării unui EDMS în cloud pentru managerii companiilor mici. Este de remarcat faptul că tehnologiile cloud sunt, de asemenea, indispensabile pentru activitatea marilor companii.
Nu este greu de imaginat următoarea situație: un departament al unei companii mari avea nevoie de un sistem simplu și accesibil pentru aprobarea documentelor. Soluția este un cloud EDMS. Vă va permite să vă atingeți obiectivele fără a instala sisteme suplimentare în birourile companiei și fără a cheltui mulți bani pe asta din bugetul departamentului.
O altă situație: o echipă de proiectare, formată din angajați din diverse companii, își pune sarcina de a coordona documentele între ei. Este necesar să se țină cont de faptul că proiectul nu este pe termen lung. EDMS bazat pe cloud va veni în ajutor, permițându-vă să alegeți planul tarifar optim pentru durata proiectului.
Pe baza tuturor celor de mai sus, concluzia este că EDMS bazat pe cloud sunt indispensabile în activitatea companiilor de orice nivel.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor este „Aviscloud”
Să prezentăm conceptul sistemului de informații Aviscloud și să evidențiem capacitățile sale distinctive.
Sistemul informatic Aviscloud este primul sistem informatic pentru automatizarea documentelor (EDS), construit pe baza integrării celor mai avansate tehnologii cloud și a platformei Microsoft SharePoint 2013.
Datorită acestei soluții, organizația dumneavoastră, indiferent de dimensiunea și maturitatea sa, primește rapid un instrument puternic de organizare a managementului electronic al documentelor. Pe măsură ce compania dvs. crește, spațiul său de informații va crește organic.
Iată câteva caracteristici ale acestei soluții:
· Fluxul de documente al organizației dumneavoastră este unificat. Documentele sunt stocate electronic într-un singur loc - în cloud.
· Toate documentele sunt accesibile de oriunde și sunt protejate maxim împotriva accesului neautorizat.
· Toate aplicațiile de gestionare a documentelor funcționează pe orice dispozitiv. Accesul se face folosind un singur cont.
· Coordonarea și aprobarea documentului în sistem se realizează simultan de către toate persoanele responsabile în formă electronică. Starea documentului este întotdeauna cunoscută.
· Procesele interne ale fluxului de documente (coordonarea comenzilor, înregistrarea călătoriilor de afaceri) sunt complet automatizate.
· Puteți primi notificări despre modificările documentelor pe orice dispozitiv.
· Sarcinile de procesare a documentelor electronice folosind sistemul pot fi atribuite angajaților cu control asupra calendarului de execuție a acestora de către sistem.
· Folosind portalul corporativ, puteți face schimb de informații cu colegii, partenerii și clienții.
Dezvoltarea unui model de afaceri optim pentru fluxul de documente, automatizarea proceselor de afaceri și implementarea fluxului de documente electronice la întreprinderea dumneavoastră, indiferent unde se află, va fi realizată de specialiști din cadrul companiei AVIS, ale cărei reprezentanțe sunt situate în orașe. precum Moscova, Ekaterinburg, Chelyabinsk, Tyumen, Perm, Izhevsk, Chaikovsky.
Apare întrebarea, cum funcționează acest sistem? Sistemul informatic Aviscloud se bazează pe tehnologii cloud - atunci când toate informațiile sunt stocate și procesate în „cloud” situat într-un centru de procesare a datelor (DPC).
Pentru a implementa Fluxul de documente electronice EDMS în cloud-ul Centrului de informare AVIS, a fost implementată platforma Microsoft SharePointServer 2013.
Folosind cel mai avansat principiu al „Applications as a service” (Software as a service – SaaS), centrul de date găzduiește toate datele utilizatorilor, programele de sistem, platformele și chiar aplicațiile care sunt „închiriate” pentru a fi utilizate pe dispozitivul dumneavoastră.
Este posibil să începeți implementarea EDMS - Sistemul Informațional Aviscloud în cloud public, partajând resurse cu alți utilizatori. Puteți să vă folosiți cloudul privat sau chiar să vă organizați propriul centru de date folosind tehnologia aviscloud.
Dacă doriți, puteți împărți serviciile și prioritățile programului EDMS între aviscloud IS și Microsoft Office 365. De asemenea, puteți combina diferite opțiuni de cloud în această soluție.
Dar indiferent de decizia luată pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, singura preocupare a utilizatorului va fi performanța computerului, tabletei sau smartphone-ului său. Restul revine Centrului de informare AVIS.
Acum să ne uităm la structura EDMS Aviscloud.
Sistemul informatic de management al documentelor electronice (IS) „Aviscloud” include următoarele secțiuni afișate pe pagina principală:
· Secțiuni principale de lucru cu documente și date: Documente și Centrul de căutare;
În special, secțiunea Documente este secțiunea principală a gestionării documentelor electronice a companiei. Utilizând-o, sistemul înregistrează documentele de intrare și de ieșire; intocmirea, coordonarea si aprobarea contractelor si a documentelor interne (comenzi, seturi de documente pentru calatorii de afaceri etc.).
Secțiunea Centru de căutare a programului EDMS conține instrumente de căutare după context și atribute și asigură o relevanță ridicată (interogări de potrivire) a căutării în întreaga bază de date electronică, cu posibilitatea de a rafina interogările.
· Sarcini curente – sarcini create de utilizatorul sistemului sau atribuite acestuia;
· Informatori - pentru acces rapid la datele curente ale utilizatorilor;
· Calendar - informații despre evenimentele utilizatorului;
· Angajații - informații despre angajații actuali și tipurile de comunicare cu aceștia.
Toate secțiunile programului de gestionare a documentelor electronice sunt interconectate între ele. Puteți trece de la înregistrările unei secțiuni la înregistrările unei alte secțiuni folosind câmpurile cheie. De exemplu, din înregistrările despre sarcini legate de contractele electronice, puteți accesa cardurile de contract cu un singur clic.
Sistemul Informațional Aviscloud a dezvoltat un serviciu convenabil pentru formarea, coordonarea și aprobarea documentelor interne ale companiei. De exemplu, după aprobarea unei comenzi de călătorie de afaceri, formularele tipărite ale certificatului de călătorie și atribuirile de călătorie de afaceri sunt generate automat pe baza datelor deja introduse. Sarcinile de reconciliere a cheltuielilor, rezervărilor la hotel și biletelor sunt de asemenea atribuite automat.
Aviscloud IS are, de asemenea, stocare convenabilă în cloud pentru documentele personale OneDrivePro, ceea ce practic nu se găsește în astfel de sisteme. Un document electronic plasat în OneDrive devine accesibil pentru dvs. de oriunde și de pe orice dispozitiv. Documentele personale sunt ușor transferate în categoria de accesibile unui cerc limitat (sau nelimitat) de persoane. Notificările despre modificările documentelor pot fi trimise de sistem pe orice dispozitiv, de exemplu, în canalul de știri.
Gestionarea electronică a documentelor unei companii este de neconceput fără a ține cont de utilizarea mobilă a unor astfel de instrumente. Prin urmare, toate capacitățile programului de gestionare electronică a documentelor sunt disponibile pe dispozitive mobile, smartphone-uri și tablete - oriunde, oriunde v-ați afla.
În ceea ce privește prețul, putem spune următoarele, varietatea produselor Avis este uimitoare. Să evidențiem în mod special EDMS Aviscloud și costul acestuia pentru diferite numere (10, 25 și 50) de utilizatori ai diferitelor infrastructuri. Suntem interesați de soluțiile integrate „Document flow IS aviscloud S” și „Document flow IS aviscloud E”.
Pentru utilizatori individuali și organizații:
Pentru elevi și profesori:
În ceea ce privește mijloacele de protecție a informațiilor din acest EDMS, putem evidenția protecția documentelor folosind tehnologia Watermark. Utilizarea simultană independentă a mai multor măsuri tehnice de securitate (semnătură digitală digitală, semnătură digitală și ștampilă temporală) crește nivelul de securitate al documentului electronic în sistem. Trebuie să cheltuiți mulți bani (luni și chiar ani, mii și milioane de dolari) pentru a selecta o semnătură digitală pentru un document electronic. Aviscloud EDMS bazat pe Microsoft SharePointServer are, de asemenea, un nivel ridicat de protecție împotriva accesului neautorizat, ceea ce vă permite să accesați în siguranță resurse atât din rețeaua locală, cât și prin Internet.
Merită să împărțiți securitatea în acest EDMS în 3 puncte, fiecare dintre ele include principalele caracteristici:
1. Confidențialitate
1.1. Configurare flexibilă a nivelurilor de acces la informațiile angajaților și contractorilor.
1.2. Posibilitatea de a vă șterge datele în orice moment, din orice loc și pe orice dispozitiv.
1.3. Asigurarea migrării instantanee a datelor de la un singur centru de control.
2. Protecția informațiilor
2.1. Hardware, software și securitate organizațională pe mai multe niveluri pentru acces și prelucrare a datelor.
2.2. Protecția cuprinzătoare a fluxurilor de informații.
2.3. Protecție antivirus de încredere a datelor și serviciilor.
2.4. Protecție flexibilă anti-spam.
3. Fiabilitate
3.1. Licențiere completă pentru toate serviciile.
3.2. Centru de date de fiabilitate Tier3.
3.3. Rezervarea canalelor de transmisie a datelor trunchiului.
3.4. Suport tehnic 24x7x365.
În general, acest EDMS garantează nu numai protecția documentelor la toate nivelurile și asigurarea confidențialității fluxului documentelor.
Să evidențiem avantajele utilizării Aviscloud EDMS:
ü Utilizarea eficientă a timpului de lucru – datorită gestionării electronice a documentelor, standardizării proceselor și formularelor de lucru.
ü Mobilitate datorită capacității de a accesa toate informațiile și funcționalitățile de gestionare a documentelor de oriunde și de orice dispozitiv.
ü Cost-eficiența fluxului de documente – datorită reducerii costurilor interne de producție (materiale și dispozitive de imprimare, scanere etc.).
ü Accesibilitate – datorită ușurinței de învățare, conectare și utilizare a sistemului electronic de gestionare a documentelor.
Concluzie: EDMS „Aviscloud” este un produs cu drepturi depline care vă va permite să organizați un flux de documente convenabil, fiabil și de înaltă calitate, deoarece este unul dintre puținele EDMS care vă permite să accesați servicii de oriunde pe orice dispozitiv datorită tehnologii cloud dezvoltate pe baza produselor Microsoft, care inspiră încredere. De asemenea, acest EDMS oferă automatizarea completă a fluxului de documente în întreprindere și protecția la scară largă a documentelor și datelor utilizatorului atât în timpul creării documentelor, cât și ulterior - în timpul stocării sau procesării.
18 iunie 2012 18:40La Docflow 2012, s-a acordat multă atenție discuțiilor despre „soluții în cloud”; după cum s-a dovedit, acesta este poate cel mai popular subiect în rândul experților de astăzi.
L-am întrebat pe unul dintre ei care este „norul” și mi-au explicat că „soluțiile cloud” sunt, în esență, capacitatea de a lucra de la distanță.
Imaginația a desenat imediat o imagine a „norilor” în legătură cu gestionarea documentelor electronice, unde o companie mică a decis să instaleze un EDMS. Și pentru a nu atrage personal IT suplimentar, pentru a nu achiziționa echipamente suplimentare sau actualiza pe cel actual, închiriază un server. De exemplu, o companie care furnizează un sistem electronic de gestionare a documentelor.
Cu toate acestea, după ce ați citit o serie de articole pe tema tehnologiilor cloud, devine clar că în lumea modernă conceptul de „nor” este interpretat mult mai larg. Și există o mulțime de articole pe Internet pe această temă și, după cum a spus pe bună dreptate autorul unuia dintre ele: „... abundența materialelor publicate nu numai că nu aduce claritate problemei în discuție, ci și complică. înțelegerea conceptelor cloud.”
Deci, unde se termină accesul la distanță și unde încep tehnologiile cloud?
Să începem cu o prezentare generală a definițiilor „cloud” și „tehnologiilor cloud”, dintre care există destul de multe:
Pe scurt, norii sunt implementarea unei infrastructuri dinamice, virtualizate.
Cloud-ul nu este altceva decât un mare centru de date (sau o rețea de servere interconectate).
Tehnologiile cloud sunt tehnologii de procesare a datelor în care resursele informatice sunt furnizate utilizatorului de internet ca serviciu online. Cuvântul „nor” este prezent aici ca o metaforă, reprezentând o infrastructură complexă care ascunde toate detaliile tehnice din spate... Este un concept mare care include multe concepte diferite care oferă servicii. De exemplu, software, infrastructură, platformă, date, loc de muncă etc.
Recent, problemele legate de construcția sistemelor cloud încep să atragă nu doar companii mari, ci și agenții guvernamentale din diverse țări din lume. Cel mai recent, un grup de experți a lansat un document destinat Comisiei Europene, în care s-a încercat sistematizarea experienței moderne în domeniul construirii sistemelor cloud și elaborarea de recomandări pentru dezvoltarea sistemelor IT în Uniunea Europeană.
Potrivit acestui document, „clorul este un sistem informatic extensibil dinamic care, dacă este necesar, oferă consumatorilor servicii IT cu caracteristici specificate și permite monitorizarea calității furnizării serviciilor conform metricilor stabilite”.
Cel mai important lucru în această definiție este că sistemele cloud sunt orientate spre servicii: sarcina lor principală este să ofere consumatorului un serviciu de calitate.
În consecință, există mai multe modele de livrare a serviciilor:
- infrastructura ca serviciu (IaaS)
De regulă, modelul IaaS implică furnizarea unui server virtual, stocare și infrastructură de rețea;
- platformă ca serviciu (PaaS)
— asigurarea accesului la platforma software. Utilizatorii își pot crea și găzdui propriile aplicații pe baza acestei platforme, au acces la managementul resurselor de nivel inferior (sistem de operare, stocare de date etc.);
- Software ca serviciu (SaaS)
— furnizarea de software. În acest model, utilizatorii au acces doar la funcționalitatea software-ului necesar prin intermediul rețelei. *
Conform conceptului SaaS, nu plătiți o sumă forfetară atunci când cumpărați un produs, ci, parcă, îl închiriați. Mai mult, utilizați exact acele funcții de care aveți nevoie (și, în consecință, plătiți pentru ele).
Să înțelegem puțin despre definiții și modele de servicii.
Acum să încercăm să înțelegem esența modului în care funcționează tehnologiile cloud.
Dacă luăm un exemplu simplu de jocuri pe calculator, « apoi din punct de vedere tehnic arată astfel: jocul în sine este localizat pe un server la distanță și grafica este procesată acolo, care sunt livrate computerului utilizatorului final într-o formă „gata”. Mai simplu spus, calculele care sunt efectuate de placa video și procesor în timpul unui joc normal pe un computer sunt deja efectuate aici pe server, iar computerul tău este folosit doar ca monitor.” *
De unde au început astfel de servicii fabuloase?
Istoria publică a cloud computing-ului în sine în implementarea sa modernă începe în jurul anului 2006. Atunci Amazon, care nu are nevoie de prezentare, și-a introdus infrastructura Web Services, care oferă nu numai găzduire, ci și putere de calcul de la distanță clientului. După Amazon, servicii similare au fost introduse de Google, Sun și IBM. Și în 2008, Microsoft și-a anunțat planurile în acest domeniu. Mai mult, Microsoft a anunțat nu doar un serviciu, ci și un sistem de operare în cloud cu drepturi depline, Windows Azure.
Acum să ne întoarcem la zona de interes direct legată de EDMS. Ce înseamnă pentru ea tehnologia cloud?
Accesul de la distanță la EDMS oferă angajatului informații actualizate cu privire la deciziile luate în companie și oferă posibilitatea de a participa la discuții și adoptarea acestor decizii, indiferent de locul în care se află angajatul. Desigur, acest lucru este relevant în primul rând pentru manageri, deoarece nici o decizie importantă nu este luată fără aprobarea lor. Cu toate acestea, reprezentanții de nivel mediu pot aprecia și posibilitățile de acces la distanță la EDMS. De exemplu, șefii departamentelor de producție ai companiilor mari care se află în permanență la fața locului, sau directorii de vânzări care sunt nevoiți adesea să călătorească la întâlniri, datorită acestei oportunități, vor putea revizui și aproba în timp util documentele pregătite de back office pentru clienți.
Cum pot tehnologiile cloud să ajute afacerile?
În primul rând, utilizatorul nu trebuie să-și facă griji cu privire la performanța computerului său și nici nu trebuie să-și facă griji cu privire la spațiul liber pe disc.
În al doilea rând, utilizatorul plătește doar pentru serviciu, capacitățile oferite și doar pentru anumite funcții.
În al treilea rând, tehnologiile cloud ajută afacerile într-un sens sezonier. De exemplu, dacă o companie vinde cadouri pentru Ziua Internațională a Femeii, care, după cum știe toată lumea, doar o dată pe an, în restul timpului (iarna, vara, toamna) nimeni nu va avea nevoie de serviciile sale. Și tocmai în acest moment compania nu va suporta costurile pentru menținerea uriașei funcționalități de care are nevoie doar în perioada de vârf.
Deci, folosind tehnologia cloud, compania evită problemele asociate cu achiziționarea de licențe suplimentare, timpul de instalare și configurare a aplicațiilor pe fiecare computer și găsirea unui nou angajat IT, folosind versiunea online a software-ului necesar, plătind doar timpul pe care angajații l-au folosit. software-ul.
Vorbind la nivel global, toate opțiunile de tehnologie cloud implică un model de plată a abonamentului (pentru utilizare reală). Mai mult, nu numai în ceea ce privește software-ul, ci și în ceea ce privește resursele hardware. Și asta se numește în mod convențional Plătește pe măsură ce mergi. Ei bine, cei care nu au nevoie de resurse hardware pot închiria pur și simplu aplicațiile necesare (și aici revenim la conceptul de Software as a Service (SaaS).
15 decembrie 2016 17:03Conversațiile despre managementul documentelor folosind modele cloud IT au început în urmă cu aproximativ cinci ani, moment în care au început să apară pe piață primele oferte. În acel moment, mulți experți spuneau că direcția EDMS ar putea deveni unul dintre liderii dintre diversele tipuri de sisteme de aplicații pentru întreprinderi în ceea ce privește utilizarea serviciilor cloud, dar a devenit rapid clar că aceste previziuni nu s-au adeverit. S-au înregistrat unele progrese aici, desigur, dar deloc atât de rapide cum s-a văzut inițial.
Care este starea de fapt cu utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor din cloud acum? Care sunt tendințele, care sunt provocările și cum sunt ele abordate? La întrebările din PC Week ca parte arevizuire răspunde Vasily Babintsev, director de marketing al DIRECTUM.
Modele cloud de utilizare EDMS
Cloud computing este un concept general care implică faptul că clientul, într-o măsură sau alta și în anumite formate, utilizează anumite resurse de calcul ale furnizorului IT pe bază de închiriere. Această formulare arată că nivelul de tulburare al sistemelor IT poate varia într-un interval destul de semnificativ, iar acest nivel nu este adesea determinat de nicio caracteristică, ci este multi-parametric.
Probabil, această natură multi-parametrică este tipică în special pentru domeniul managementului documentelor. La urma urmei, aici pot fi folosite diverse opțiuni pentru modelele cloud, de exemplu, SaaS (servicii cloud gata făcute pentru care furnizorii de cloud sunt în totalitate responsabili) sau plasarea de soluții tradiționale on-premise într-o infrastructură cloud IaaS (atunci furnizorul este responsabil pentru infrastructură, dar nu pentru soluția software în sine). Schemele hibride sunt, de asemenea, posibile, atunci când soluția EDMS este implementată pe site-ul clientului, iar cloud-ul este utilizat ca stocare a documentelor.
PC Week: Deci, ce înțelegem prin definiția „EDMS în cloud” sau „flux de documente în nor”, care modele sunt cele mai căutate pe piață? Cine este furnizorul SaaS EDMS?
Vasily Babintsev:În spatele sindicatului „noi” pot fi mai multe părți interesate de tema norilor. Ar fi mai logic să ne uităm la două dintre ele – clienții și vânzătorii.
Din partea clienților, cloud-urile sunt o tehnologie promițătoare care le permite să obțină noi beneficii din utilizarea IT prin reducerea costurilor (start-up și infrastructură), alte elasticități de consum și oportunități de introducere a schimbărilor în companie. Modelele specifice de implementare (privat, public sau cloud hibrid), serviciu (SaaS, Iaas și mai departe până la *aaS) și interacțiune cu furnizorii (și furnizorii) sunt alese de client pe baza considerentelor economice.
DIRECTUM este un furnizor de sisteme ECM și oferim clienților noștri cele mai populare opțiuni din punctul lor de vedere. Acum, aceasta este o soluție SaaS în cloud public și privat bazată pe sistemul DirectumRX. De asemenea, putem implementa o soluție IaaS într-un cloud privat bazat pe sistemul DIRECTUM. Luăm în considerare în mod activ scheme hibride cu eliminarea unor funcții de afaceri dincolo de contururile unui singur cloud (de exemplu, scanarea și recunoașterea documentelor, pregătirea raportărilor complexe, schimbul de documente cu contrapărțile, stocarea pe termen lung a documentelor). De asemenea, purtăm negocieri cu furnizorii de servicii, dar până acum nu am observat o cerere larg răspândită pentru serviciile lor din partea clienților.
Starea actuală a lucrurilor cu utilizarea cloud EDMS
PC Week: Care este situația generală în Rusia cu „fluxul de documente în nori”? Ce tendințe se observă aici?
Vasily Babintsev: Monitorizarea pieței RF EDMS este sarcina noastră principală. În 2014-2016, am realizat un sondaj special pe tema pregătirii pentru a trece la SaaS pentru gestionarea documentelor. Rezultatele au fost publicate pe ECM-Journal în articolul „”.
Concluzii generale: din 495 de răspunsuri ale respondenților, companiile din sectorul IMM-urilor și companiile din Moscova au manifestat un interes mai mare pentru SaaS (indiferent de utilizarea EDMS); companiile care folosesc deja EDMS sunt mai conservatoare în problemele de schimbare a arhitecturii și preferă să rămână pe modelul on-premise; Există un interes pentru SaaS în rândul companiilor mari de afaceri atunci când conectează noi funcții de afaceri.
Companiile, indiferent de categorie și dimensiune, sunt încă precaute să transfere o parte din procesele lor de afaceri dincolo de granițele externe ale întreprinderilor (nori publici), în special cele financiare. Dar întreprinderile mici, din cauza limitărilor din infrastructura IT, în unele cazuri forțează tranziția la schimbul de documente în cloud prin servicii SWDO (cum ar fi Synerdocs). Clienții mari folosesc serviciile cloud, dar încă stochează documente în sistemele lor corporative închise.
Avantajele și dezavantajele EDMS în cloud
Săptămâna PC: Ce văd clienții ca fiind avantajul „fluxului de documente în nori”?
Vasily Babintsev: Aici merită să separăm IMM-urile și companiile mari, pentru că... argumentele lor pentru nori diferă.
Întreprinderile mici și mijlocii, de regulă, nu au propria infrastructură IT, capacitatea serviciilor IT este limitată și nu există bugete mari pentru achiziționarea și implementarea de software. Cloud-urile le permit să înceapă rapid cu investiții minime, iar soluțiile moderne precum DirectumRX oferă funcționalitate de gestionare electronică a documentelor la nivelul sistemelor corporative.
Clienții mari încearcă să rezolve problema încercării de noi procese prin cloud, deoarece... IT este legat de infrastructura serioasă a unui sistem corporativ deja implementat și nu este atât de flexibil pentru sarcini unice. Serviciile cloud vă permit, fără a modifica arhitectura actuală, să testați noi soluții de afaceri ale sistemelor ECM și, dacă se dovedesc a fi convenabile și eficiente, să le implementați în infrastructura dumneavoastră. Dacă noile procese se referă la lucrul cu contractori externi, atunci astfel de soluții de afaceri end-to-end pot avea loc la nivel de cloud, în timp ce utilizatorii actuali nu vor observa acest lucru, continuând să lucreze în interfața unui sistem ECM familiar (această abilitate de a lucrul cu serviciile printr-o interfață familiară este deja implementat în sistemele DIRECTUM și DirectumRX)
PC Week: Ce probleme (tehnice, organizaționale, de reglementare) trebuie să rezolve furnizorii și furnizorii atunci când creează servicii EDMS în cloud?
Vasily Babintsev: Compania DIRECTUM operează pe piața RF EDMS de 13 ani. Din 2016, am intensificat promovarea sistemului DirectumRX cloud ECM pe piața de masă sub formă de software în cutie. Aceasta a fost o provocare sigură pentru noi.
Pe partea organizatorică, am creat un nou model de vânzări rapide de la primul contact cu consumatorul, până la facturare și crearea automată a unui chiriaș. Reglementare – am trecut la modelul unui acord de adeziune (ofertă). În acest caz, procesul are loc electronic, iar clientul este imediat conectat la fluxul de documente semnificativ din punct de vedere legal, bazat pe serviciul Synerdocs. În acest caz, clientul începe să lucreze în sistem în ziua solicitării. Adevărat, merită să recunoaștem că nu toți clienții sunt pregătiți să lucreze fără hârtie, dar aceasta este o chestiune de timp. Din punct de vedere tehnic, aceasta înseamnă asigurarea funcționării sigure și fără probleme a clientului în cloud public. Monitorizăm starea sistemelor clienților non-stop și garantăm operabilitatea cel puțin 99% din timp, iar pentru fiecare oră de indisponibilitate (dacă există) compensăm 1% din valoarea contractului lunar.
PC Week: Ce împiedică și ce ajută furnizorii și clienții să implementeze EDMS în cloud?Cum se rezolvă problemele de funcționare, modernizare și dezvoltare a unor astfel de sisteme?
Vasily Babintsev: Din nou, vom vorbi despre piața cloud ECM SaaS pentru IMM-uri.
O problemă organizațională este neîncrederea clienților interni în cloud. În ciuda faptului că recent multe probleme de securitate au fost eliminate și furnizorii participă la audituri și inspecții regulate pentru a confirma conformitatea cu cerințele standardelor și legislației, rezistența tehnică și psihologică nu a fost complet eliminată. Incl. argumentul este dependența completă de furnizorii de internet (și aici trebuie să recunoaștem că va trebui să implementăm canale de comunicare de rezervă). Uneori ne confruntăm cu nepregătirea indivizilor Profesioniștii IT care sunt părtinși către tehnologiile emergente de pe piață și chiar beneficiile clare din punct de vedere al cost-eficienței s-ar putea să nu-și schimbe întotdeauna prioritățile de securitate.
Securitatea menționată acționează și ca principal limitator tehnic datorită prezenței unor setări de securitate specifice în infrastructura IT a companiei client:
● servere proxy cu un număr mare de restricții (unele aplicații cloud folosesc protocoale specifice și nu pot funcționa cu toate tipurile de servere proxy);
● Instrumentele de monitorizare a traficului și a scurgerilor introduc întârzieri semnificative în funcționarea aplicațiilor cloud, ceea ce reduce performanța aplicației și, în unele cazuri, duce la incapacitatea de a utiliza aplicația.
Astfel de probleme tehnice pot fi rezolvate doar prin adaptarea infrastructurii la cerințele furnizorilor de cloud.
Din punct de vedere normativ, furnizorii de rețea și cloud oferă utilizatorilor parametrii propriilor servicii (SLA). Acestea includ disponibilitatea garantată a serviciului, timpul de lucru programat, informații despre stocarea de rezervă a informațiilor etc. În cazurile în care SLA-ul existent nu este potrivit pentru clienți, iar condițiile speciale vor costa mult mai mult, ceea ce face dificilă începerea lucrului.
Dar, după cum arată practica, furnizorii de sisteme cloud și clienții se îndreaptă unul spre celălalt, încercând să aducă cerințele cât mai aproape posibil și dezvoltând o infrastructură comună. Atât de multe probleme sunt complet rezolvabile.
Concepții greșite tipice ale clienților cu privire la serviciile cloud EDMS● NorSistemul ECM este mult redus în funcționalitate; Acestea sunt în principal comparate cu serviciile cloud gratuite pentru consumatori, deși software-ul de gestionare a documentelor în cloud pentru întreprinderi conține deja funcționalități puternice în cutie.); ● Nivel insuficient de protecție a informațiilor atunci când lucrați în cloud; Acest lucru necesită o muncă serioasă pentru informarea competentă cu privire la dezvoltarea software-ului cloud modern; de exemplu, compania DIRECTUM a lansat secțiunea „” pe ECM-Journal; ● Oricât de ciudat ar părea, dar utilizarea costisitoare cumulativă a modeluluiSaaS; Adevărul este că clienții uită adesea să ia în considerare toate componentele în costul soluțiilor on-premise, de exemplu, proprietatea asupra software-ului de infrastructură (inclusiv actualizarea regulată a acestuia) și nevoia de a avea propriii specialiști IT plătiți. |
Textul integral al recenziei „Automatizarea fluxului de documente: drumul dificil către nori” .
„Gestionarea documentelor în cloud” este o tehnologie modernă de gestionare a documentelor în care software-ul necesar pentru lucrul cu documentele este furnizat utilizatorului ca serviciu de internet. Acesta este un serviciu bazat pe modelul SaaS (Software as a Service) - software ca serviciu. Această abordare vă permite să nu cumpărați un produs software, ci să îl utilizați temporar atunci când este nevoie, plătind pentru timpul real de utilizare a resursei. Totodată, orice angajat al companiei de pe computerul său personal (laptop, tabletă), cu acces la Internet, poate lucra cu documente electronice: să creeze, să editeze, să coordoneze și să aprobe oricând documente, indiferent de locația sa.
Avantajele managementului documentelor în cloud sunt evidente, care se exprimă în primul rând în economisirea banilor la achiziționarea, instalarea și suportul de software adecvat, precum și infrastructura IT necesară. Flexibilitatea și scalabilitatea soluției cloud vă permit să conectați orice număr de utilizatori la sistem în orice moment, de oriunde în lume - o nevoie care este cauzată de mobilitatea în creștere a afacerilor moderne. Utilizarea fluxului de documente în cloud permite, de asemenea, companiilor cu sucursale și filiale să standardizeze fluxul de documente prin utilizarea unei singure versiuni a software-ului de către toate structurile companiei.
Nu putem exclude dezavantajele gestionării documentelor în cloud, care sunt asociate cu necesitatea de a transfera informații confidențiale către terți, precum și probabilitatea defecțiunilor tehnice, de exemplu, oprirea serviciului ca urmare a unui caz de forță majoră.
Dar trebuie remarcat faptul că tehnologiile cloud devin acum din ce în ce mai solicitate.
Potrivit IDC, piața totală a serviciilor cloud va ajunge la 98 miliarde USD în 2016. Dintre acestea, 37 miliarde USD vor fi în servicii software (SaaS), 30 miliarde USD în servicii de infrastructură (IaaS), 10 miliarde USD pentru furnizarea platformei (PaaS) și 20 miliarde USD pentru dezvoltarea software-ului de infrastructură.
Creșterea medie anuală a pieței de servicii cloud din Rusia, conform previziunilor IDC, în perioada 2013-2017, va fi de peste 40%, iar volumul pieței de servicii cloud din Rusia în 2015 va ajunge la 1,2 miliarde de dolari. de Gardner a arătat că aproximativ 40% dintre companii plănuiesc să implementeze sisteme de automatizare a proceselor de afaceri bazate pe principiul SaaS. Gestionarea documentelor folosind modelul SaaS va permite companiilor să economisească mai mult de 50% din costurile de infrastructură și management, comparativ cu implementarea software tradițională.
Potrivit experților, tendința de a plasa EDMS în nori se va intensifica în viitorul apropiat, în special în rândul întreprinderilor mijlocii și mici.
Dezvoltatorii de soluții industriale pentru managementul documentelor electronice și managementul documentelor electronice aduc noi produse pe piață și implementează proiecte cloud corespunzătoare. Soluții interesante sunt prezentate de companiile EOS, Intertrust, DIRECTUM, Docsvision etc. Să luăm în considerare câteva dintre ele.
DICŢIONAR
SaaS(Software as a Service) este un model de afaceri pentru vânzarea și utilizarea software-ului în care furnizorul dezvoltă o aplicație web și o gestionează în mod independent, oferind clienților acces la software prin Internet.
IaaS(Infrastructure as a Service) este furnizarea de infrastructură informatică (de obicei sub formă de virtualizare) ca serviciu bazat pe conceptul de cloud computing.
PaaS(Platform as a Service) este un model de furnizare de cloud computing în care consumatorul are acces la utilizarea platformelor de tehnologie a informației: sisteme de operare, sisteme de gestionare a bazelor de date, middleware, instrumente de dezvoltare și testare găzduite de furnizorul de cloud.
eDocLib
Compania Electronic Office Systems furnizează sistemul eDocLib ECM sub modelul SaaS. Partenerul EOS în acest proiect este compania Int-Inform, care alocă resursele centrului său de date certificat pentru a găzdui sistemul (Fig. 1).
Orez. 1. Acces la serviciul cloud.
Sistemul eDocLib implementează toate funcțiile sistemelor clasice de gestionare a documentelor electronice:
- traducere de documente pe hârtie în formă electronică (scanare);
- înregistrarea în sistem și sistematizarea documentelor;
- gestionarea ciclului de viață al documentelor electronice - de la crearea unui proiect de document, aprobarea, aprobarea, distribuirea acestuia, emiterea de instrucțiuni și sarcini asupra acestuia etc. până la execuția completă și arhivare.
Capacitățile eDocLib vă permit să configurați cu ușurință spațiul personal al unui angajat - un desktop virtual. Când se conectează la sistem, utilizatorul are acces rapid la toate resursele necesare și utilizate frecvent: documente recente, foldere personale, sarcini în curs și noi, mesaje primite, secțiuni selectate ale rubricatorului, colecții curente de date necesare (Fig. 2).
Orez. 2. Interfața sistemului eDocLib.
O7.DOK
Sistemele electronice de birou împreună cu Rostelecom au implementat serviciul de gestionare a documentelor electronice bazat pe cloud „O7.DOK”, care face parte din Platforma Națională Cloud O7.
Serviciul „O7. DOK” este destinat utilizării în organizații cu diferite forme de proprietate, organismele guvernamentale de stat și locale, precum și în instituțiile bugetare. Serviciul vă permite să automatizați procesele de birou și gestionarea documentelor electronice interdepartamentale, inclusiv pentru furnizarea de servicii publice. Funcționalitatea serviciului este prezentată în Fig. 3.
Orez. 3. Funcționalitatea O7. DOK
Prin conectarea la „O7. DOK”, orice organizație va putea să înregistreze toate documentele electronice, să controleze trecerea și execuția documentelor, să lucreze cu proiecte și versiuni de documente. De asemenea, susține funcțiile de administrare și stocare a documentelor, diferite tipuri de căutare a documentelor, generare de rapoarte, integrare cu infrastructura e-guvernare și utilizarea unei semnături digitale electronice pentru a organiza fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic.
4EasyCM
Docsvision oferă serviciul 4EasyCM, o soluție de gestionare a proceselor și a documentelor bazată pe cloud, bazată pe propria sa platformă tehnologică. Acesta este un serviciu cloud simplu, conceput pentru întreprinderile mici sau mijlocii. Oferă stocarea fișierelor și documentelor, backup, transferul fișierelor și documentelor în folderele de lucru, căutarea și vizualizarea documentelor, vă permite să gestionați ciclul de viață al documentelor cu posibilitatea de a controla versiunile și de a configura ruta de aprobare (Fig. 4) .
Fig.4. Interfață de sistem 4EasyCM
Compania are o altă soluție cloud „Docsvision: External Document Management”, bazată pe sistemul electronic de bază al companiei de management al documentelor Docsvision 5 și integrată cu sistemul Diadoc.
Diadoc
Diadoc este un serviciu cloud oferit de SKB Kontur. Permite organizațiilor să schimbe orice documente externe și interne (acorduri, acte etc.), semnate electronic, cu clienții, furnizorii, partenerii și departamentele la distanță (Fig. 5).
Orez. 5. Pagina principală a sistemului Diadoc
Diadoc oferă o gamă completă de capabilități necesare pentru lucrul cu drepturi depline cu documente electronice într-o organizație. La rândul său, modulul „Docsvision: External Document Flow” asigură integrarea funcțiilor de schimb de documente cu contrapărțile pentru orice proces susținut de EDMS corporativ:
procesul contractual, procesul de schimb de corespondență, procesul de ordine de aprovizionare, coordonarea diverselor documente cu contrapărțile etc.
Documentele însoțesc procesele de afaceri ale companiilor, ai căror participanți pot fi nu numai angajații lor, ci și alte companii, astfel încât problemele schimbului de documente semnificative din punct de vedere juridic, interacțiunea operațională a participanților la procesele de afaceri pentru a coordona diverse probleme și alte comunicări sunt foarte relevante astăzi. Soluțiile cloud oferite în acest domeniu sunt destul de diverse.
Bitrix24
Compania 1C-Bitrix a lansat serviciul de colaborare în cloud Bitrix24, care se bazează pe conceptul de intranet social. Serviciul Bitrix24 este găzduit în mai multe centre de date din cloudul Amazon.
Bitrix24 combină instrumente de lucru familiare pentru gestionarea sarcinilor, documentelor și timpului de lucru cu servicii sociale bine-cunoscute (Fig. 6).
Orez. 6. Interfață de serviciu Bitrix24
În „live-ul live”, puteți crea rapid un mesaj către unul sau mai mulți angajați și puteți atașa un document la mesaj trăgându-l în zona de încărcare de pe computer sau din biblioteca de pe portal (Fig. 7).
Orez. 6. Crearea unui mesaj în sistemul Bitrix24
Serviciul vă permite să lucrați cu documente pe portal în orice condiții, chiar și în absența internetului. Când vă conectați la Internet, documentele de pe portal și de pe dispozitivul dvs. de lucru sunt sincronizate.
Pe portal, fiecare angajat are un folder „Fișiere”, în care puteți crea cataloage de date cu orice ierarhie de stocare a obiectelor. Când sunt publicate materiale noi, acestea sunt imediat indexate, cu ajutorul cărora se efectuează o căutare instantanee a documentelor necesare. Istoricul modificărilor este salvat, astfel încât să puteți restaura oricând versiunea anterioară a documentului.
Dacă nu aveți software-ul necesar pentru a lucra cu documente pe computer, de exemplu, o suită de birou, puteți utiliza tehnologia Google Docs. Această tehnologie vă permite să deschideți, să vizualizați și să editați orice fișiere de formate populare direct pe site.
Mulți furnizori au deja soluții cloud pentru produsele lor. Compania I-Teco oferă afacerilor servicii cloud bazate pe tehnologii de la cei mai importanți furnizori din lume, bazate pe propriul centru de date TrustInfo. Magazinul de servicii cloud i-Oblako are o gamă destul de mare de servicii cloud, inclusiv cele pentru automatizarea documentelor.
DIRECTUM
Compania DIRECTUM oferă o opțiune cloud pentru implementarea sistemului DIRECTUM în infrastructura furnizorilor de cloud IaaS și este pregătită să furnizeze licențe sub modelul SaaS.
În acest caz, organizația client poate achiziționa sistemul DIRECTUM în cadrul schemelor clasice de licențiere, apoi plasează serverul de sistem pe serverele furnizorului sau într-un cloud privat. Accesul la sistem se va face printr-un browser web și în modul terminal. Sistemul oferă acces web din orice browser și de pe aproape orice dispozitiv, inclusiv telefoane mobile și tablete. Dacă serverul furnizorului de cloud găzduiește partea client a sistemului (aplicații desktop), atunci accesul la DIRECTUM este posibil și folosind tehnologia de acces la terminal. În acest caz, utilizatorul are posibilitatea de a lucra pe deplin cu funcționalitatea sistemului DIRECTUM, inclusiv toate modulele aplicației.
Pentru a familiariza utilizatorii cu capacitățile sistemului, compania a implementat un stand demonstrativ DIRECTUM în infrastructura furnizorului de cloud computing, care corespunde modelului SaaS. Standul demo conține toate modulele funcționale ale sistemului și oferă posibilitatea de a lucra cu versiunea demo a DIRECTUM prin acces web și în modul terminal (Fig. 8).
Orez. 8. Sistemul DIRECTUM
Pentru a atrage atenția întreprinderilor mici și mijlocii asupra soluțiilor cloud, DIRECTUM a efectuat un experiment pentru a-și implementa sistemul pe o infrastructură cloud furnizată de ActiveCloud. Scopul experimentului a fost de a identifica numărul maxim de utilizatori care ar putea lucra confortabil printr-un client gros cu sistemul DIRECTUM situat pe un server cloud ieftin.
CompanyMedia
InterTrust, în timp ce a dezvoltat o nouă versiune a sistemului CompanyMedia, a ținut cont de cerințele pentru EDMS modern propuse de stat și de afaceri, care s-au reflectat într-o serie de modificări arhitecturale. S-a realizat socializarea conținutului, s-a dezvoltat un modul de integrare cu sistemul electronic de management al documentelor (EDF) interdepartamental și a fost introdusă posibilitatea implementării sistemului în cloud (Fig. 9).
Orez. 9. Modelul Cloud EDMS
Trebuie remarcat faptul că compania are o abordare interesantă a dezvoltării sistemului. Compania a invitat toate părțile interesate să discute într-un dialog deschis aspectele cheie ale creării unui EDMS modern:
probleme de alegere a arhitecturii, scalabilitate, proiectarea interfeței cu utilizatorul, uzabilitate, securitatea informațiilor și alte probleme. Studioul lui Artemy Lebedev a fost implicat în dezvoltarea interfeței WEB (Fig. 10).
Orez. 10. Interfața CompanyMedia
Caracteristicile interfeței CompanyMedia 4 sunt independența platformei și a browserului, personalizarea în funcție de rolul utilizatorului în sistem și un sistem de gestionare a cazurilor. Sistemul acceptă mai mulți clienți mobili, care lucrează pe un computer personal, laptop, smartphone (BlackBerry) și tabletă (iPad) (Fig. 11).
Orez. 11. Locul de muncă al managerului
EMC Documentum 7.0
EMC Corporation oferă o nouă versiune a platformei EMC Documentum 7.0, optimizată pentru implementare în cloud. Optimizarea se bazează pe utilizarea noii tehnologii xCelerated Management System, dezvoltată împreună cu VMware, care vă permite să implementați rapid, în doar câteva ore, Documentum 7.0 într-un cloud privat bazat pe tehnologii VMware.
În plus, EMC are propriul mediu cloud, EMC OnDemand. Acesta este un cloud public care oferă utilizatorilor posibilitatea de a lucra cu aplicații instalate în centrul de date EMC. Următoarele soluții ale companiei sunt disponibile pentru utilizare: soluție pentru introducerea și procesarea datelor pe hârtie EMC Captiva 7.0, soluție de automatizare a documentelor Documentum 7.0, soluție pentru crearea și distribuirea documentelor EMC Documentum Sciences.
Compania își îmbunătățește constant portofoliul de aplicații. Recent, a fost lansată pe piață soluția EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance), concepută pentru a sprijini proiectele de migrare a EDMS/ESM corporative către platforma EMC Documentum 7.0.
E1 Eufrat
Versiunea cloud a „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies vă permite să organizați gestionarea electronică a documentelor prin plasarea componentei de server configurate a sistemului împreună cu documentele pe un server situat în centrul de date securizat al companiei. Funcționalitatea soluției E1 Euphrates SaaS vă permite să:
- stocați matrice mari de documente structurate;
- gestionează dosare și documente;
- lucrați cu diferite versiuni de documente, salvând întregul istoric al modificărilor;
- dezvoltați și lucrați cu șabloane de documente;
- vizualizarea documentelor din sistem folosind instrumente interne;
- coordonează și aprobă documentele din sistem;
- efectuează căutări eficiente de documente;
- accesați sistemul de pe diverse dispozitive staționare și mobile.
Compania oferă securitatea informațiilor pentru versiunea SaaS a sistemului E1 Euphrates. În acest scop, în iunie 2012, a fost introdus cel mai recent sistem de securitate pentru serverele centrelor de date ale companiei, oferind al patrulea nivel de fiabilitate pentru serverele E1.
Experții în domeniul managementului electronic al documentelor consideră că, în stadiul actual, utilizarea EDMS/ESM folosind modelul SaaS poate satisface doar companiile mici care au nevoie de servicii gratuite simple pentru a organiza fluxul de documente. Pentru organizațiile mijlocii și mari, problemele de securitate ies în prim-plan, iar modelul SaaS este încă perceput de acestea ca un risc nejustificat. Dar, în ciuda acestui fapt, EDMS bazat pe cloud au un viitor mare, care se bazează pe avantajele modelului: ușurință de implementare, costuri reduse pentru achiziționarea și operarea sistemului, transferul funcțiilor de întreținere a sistemului, capacitatea de a lucra cu EDMS de la orice sistem. sistem de operare și de oriunde.
Dicţionar:
Platformă națională cloud este un complex de sisteme informatice integrate concepute pentru a oferi autorităților executive la diferite niveluri, guvernelor locale, organizațiilor comerciale și persoanelor fizice servicii care utilizează modelul de cloud computing.
Modul de operare terminal- organizarea funcționării în rețea a sistemului informatic prin plasarea tuturor aplicațiilor și datelor utilizatorului pe un server central (servere), la care accesul se realizează de la mașini terminale fabricate într-un design simplificat și, ca urmare, la costuri reduse, ocupând un spatiu minim, silentios si necesita practic intretinere.
TELEVIZOR. Alekseeva, profesor asociat, Universitatea Financiară și Industrială din Moscova „Synergy”
Transcriere
2 COMANDA ÎN DOCUMENTE ȘI PROCESE Pentru a coordona și edita în comun documentele, companiile folosesc adesea poșta obișnuită și diverse servicii online. În spatele confortului aparent al unor astfel de instrumente, există probleme de căutare a informațiilor și încălcarea confidențialității acestora, stocarea împrăștiată a documentelor și acumularea unui număr mare de duplicate. Sistemele Enterprise Content Management, cum ar fi DirectumRX, vor ajuta la depășirea „haosului informațional” și la creșterea eficienței și eficacității muncii. DirectumRX duce procesele companiilor mijlocii la un nou nivel: accelerează fluxul de documente; asigură transparența interacțiunii angajaților; crește controlul asupra disciplinei performanței; eficientizează munca de birou, lucrul cu contracte și facturi; vă permite să stabiliți schimbul de documente electronice cu contrapărțile; asigură un management eficient al proiectului. DirectumRX garantează ordinea în documente și procese.
3 Reprezentanții întreprinderilor mijlocii au nevoie de capabilități ECM cu drepturi depline pentru a automatiza fluxul de documente, dar sistemele corporative mari sunt adesea redundante și prea scumpe pentru ei. În plus, construirea propriei infrastructuri IT necesită resurse de timp semnificative, care pot servi ca un obstacol în calea dezvoltării activităților de bază ale organizației. Capacitățile virtuale din cloud, spre deosebire de achiziționarea de echipamente și software, vă permit să obțineți rezultate rapide fără investiții de capital sau angajarea de personal IT. Dar merită să ne amintim că nu toate serviciile cloud au funcționalități suficiente pentru gestionarea documentelor și pot fi adaptate la procesele de afaceri individuale ale companiei. Konstantin Istomin Director executiv al DIRECTUM: Modelul SaaS este foarte potrivit pentru automatizarea documentelor atunci când clientul are nevoie de o soluție gata făcută, cu capabilități bogate la costuri inițiale minime. Cu aceste cerințe în minte am creat DirectumRX. Sistemul DirectumRX ECM combină funcționalitatea pentru rezolvarea problemelor întreprinderilor mijlocii și ușurința de utilizare în formatul SaaS „Software as a Service”. Ideea DirectumRX se bazează pe abordarea „Rich Cloud System” SOLUȚIE PENTRU COMPANII MEDII
4 SISTEM RICH CLOUD Ca parte a conceptului Rich Cloud System, sistemul DirectumRX ECM combină cele mai bune caracteristici ale soluțiilor cloud (SaaS) și locale (On-premise). Costuri inițiale minime pentru implementarea și întreținerea SaaS Acces în orice moment de oriunde SaaS Începerea rapidă a lucrului SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Încercați demonstrația la rx.directum.ru Funcționalitate bogată a sistemului ECM Utilizator intuitiv -interfata prietenoasa Posibilitate de adaptare la procesele de afaceri
5 Toate acestea fac posibilă rezolvarea problemelor companiilor mijlocii fără a încărca sistemul. AVANTAJE Funcționalitate și flexibilitate Ieșit din cutie, sunt disponibile soluții puternice pentru a automatiza sarcinile cheie ale afacerii: managementul documentelor și al proceselor de afaceri, contracte și facturi, munca de birou, întâlniri și proiecte. Și le puteți personaliza funcțiile pentru a se potrivi cu procesele specifice ale întreprinderii dumneavoastră. Interfață ușoară și convenabilă Operarea este similară cu Windows Explorer și Microsoſt Outlook. Coperțile vizuale și reprezentarea grafică a datelor accelerează munca. Sistemul analizează acțiunile angajaților și sugerează funcțiile necesare, calculează în mod flexibil termenele limită pentru finalizarea sarcinilor pentru procesele de afaceri end-to-end. Muncă distribuită și mobilă Reglementările uniforme, șabloanele de documente și regulile de confidențialitate sunt acceptate pentru munca unităților îndepărtate geografic, ținând cont de diferențele de fus orar. Toți angajații au acces la aplicații mobile cu posibilitatea de a lucra atât online, cât și offline. Schimbul de documente electronice cu contrapărțile Nu mai trebuie să vă gândiți la ce să automatizați mai întâi: fluxul de documente intern sau extern. Sistemul are capabilități încorporate pentru schimbul de documente cu contrapărți prin servicii precum Synerdocs. Roamingul cu operatori cheie de schimb este acceptat. Avantajele DirectumRX sunt implementate în funcționalitatea sistemului
6 SARCINI REZOLVATE Managementul documentelor: o arhivă corporativă unificată de documente, Șabloane de scanare în flux ușor cu drepturi de acces pentru înlocuirea automată a datelor și versiuni de documente cu semnătură electronică și istoricul de lucru care leagă documentele după subiect Căutare comodă și rapidă Procese de afaceri și interacțiunea angajaților: setare ușoară a sarcinilor controlul performanței disciplina corespondenta cap la cap pe grupe de lucru respectarea reglementarilor de aprobare managementul sedintelor Munca ordonata de birou: inregistrarea documentelor de intrare, iesire si interne urmarirea locatiei documentelor emiterea de rezolutii si emiterea instructiunilor monitorizarea executarii deciziilor luate
7 Managementul cuprinzător al contractelor și facturilor de plată: șabloane de contracte și cereri, reglementări de avizare și plăți, registre unificate și control al obligațiilor, contabilizarea disponibilității documentelor originale.SARCINI DE SOLUȚIONAT Schimb de documente electronice cu contrapărțile: conectare rapidă de schimb de servicii; trimitere ușoară a invitațiilor la schimb către contrapărți; trimitere, procesare și control retur de documente într-o singură interfață Management eficient de proiect în toate etapele: un registru unificat al proiectelor companiei șabloane pentru documentele de proiect atribuirea automată a drepturilor de acces coordonarea și aprobarea documente conform reglementărilor Și este ieftin
8 TARIFE CONVENIENTE Alegeți numărul necesar de utilizatori și perioada de conectare (lună, trimestru sau an). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Numar de utilizatori 10 angajati. 25 de angajati 50 de angajati 75 de angajati 100 de angajati Volumul de date disponibil 20 GB 50 GB 100 GB 150 GB 200 GB Costul tarifului de bază* 3340 r r r r r. Managementul documentelor Procese de afaceri și ședințe Lucru de birou Contracte și Facturi Schimb cu contrapărți Aplicația mobilă Jazz Aplicația mobilă Solo r r r r r r r. Proiecte r r r r r. Integrare cu 1C r r r r r. Informații complete despre planurile tarifare pe site-ul web rx.directum.ru * Când vă conectați la DirectumRX timp de 1 lună.
9 Conectarea la sistem este doar începutul. Următorul pas este configurarea proceselor, reglementărilor, instruirii și asistenței utilizatorilor. Opțiuni pentru configurarea proceselor de afaceri și implementarea sistemului SUPORT CLIENT Implementare independentă: doar instruirea echipei clientului pentru a lucra în sistem, implementând proiectul pe cont propriu. Suport pentru implementare: instruire în echipă și consultări online privind organizarea muncii și configurarea inițială a sistemului. Plecarea experților dacă este necesar. Implementare la cheie: management complet de proiect de către specialiștii noștri. Garantăm atingerea obiectivelor și rezultatelor implementării la indicatorii de performanță specificați. Instruire pentru a lucra în sistemul Curs Administrator (24 de ore, 3 zile lucrătoare): include studierea funcțiilor de administrare aplicată DirectumRX și practica de configurare independentă a proceselor în sistem. Seminar pentru utilizatori (3 ore): axat pe rezolvarea problemelor aplicate de business de catre angajati atunci cand lucreaza cu documente si aprobarea acestora. Suport și suport, suport metodologic în managementul proiectelor și construirea de noi procese de afaceri; configurarea suplimentară a sistemului de către experții noștri; suport tehnic. Și este, de asemenea, sigur
10 GARANȚII Există multe mituri despre fiabilitatea tehnologiilor cloud. Motivul este lipsa de conștientizare a utilizatorilor și o cantitate mare de informații nesigure. Acordăm o mare atenție aspectului de securitate al lucrului în cloud. DirectumRX garantează*: Confidențialitatea datelor dumneavoastră. Am dezvoltat o serie de măsuri organizatorice, administrative și tehnice menite să asigure securitatea informațiilor dumneavoastră. Disponibilitate de 99% din timpul în care este furnizat serviciul, realizată printr-o calitate constantă a serviciilor. Securitatea datelor dvs. Backup-ul și monitorizarea performanței sunt efectuate 24/7, ceea ce garantează detectarea în timp util a problemelor și eliminarea promptă a acestora. * Toate garanțiile și obligațiile pentru furnizarea serviciilor DirectumRX sunt înregistrate în SLA (Service Level Agreement; service level agreement). Clienții noștri apreciază
11 Cel mai mare terminal de aviație din nord-vestul Rusiei, oferind o gamă completă de servicii pe piața de transport de mărfuri RECENZII CLIENȚI Automatizarea lucrărilor de birou și a proceselor de gestionare a contractelor ne-a permis să ducem eficiența operațională a companiei la un nou nivel. DirectumRX îndeplinește pe deplin cerințele noastre atât în ceea ce privește caracteristicile tehnice, cât și experiența utilizatorului. Igor Rogozin Şef Departament Tehnologia Informaţiei Sistem online de rezervare şi cumpărare de bilete la evenimente culturale şi sportive Compania DIRECTUM oferă implementare rapidă, iar configurarea proceselor de afaceri nu este dificilă, specialiştii DIRECTUM sunt mereu în contact şi gata să ajute. Evgenia Popova Şef Departament Administrativ
12 Gestionați documentele și procesele cu ușurință DirectumRX este un sistem electronic de gestionare a documentelor bazat pe cloud pentru automatizarea întreprinderilor mijlocii și a departamentelor individuale ale companiilor mari cu conexiuni cu utilizatori. Vrei să afli mai multe? Vizitați site-ul nostru rx.directum.ru și obțineți acces la standul demonstrativ Izhevsk +7 (3412) Moscova +7 (499)
Gestionarea documentelor în cloud COMANDA ÎN DOCUMENTE ȘI PROCESE Pentru a coordona și edita în comun documentele, companiile folosesc adesea poșta obișnuită și diverse servicii online. În spatele aparentului
Flux de documente în cloud: costuri, beneficii, efect Experții noștri Vasily Babintsev Director de marketing Dmitri Petrov Șeful DIRECTUM pentru lucrul cu întreprinderile mijlocii Big Data ACM în Rusia
Lean și ECM: o abordare lean a eficienței într-o criză Vasily Babintsev Director de marketing Economie Indicele bursier din Rusia Indicele pieței americane Cultura relațiilor Informații
1C: Flux de documente KORP pentru Ucraina 2.0 un nou nivel de management al proceselor de afaceri Centrul de implementare ABBYY Ucraina Pilipchuk Anastasia 1C: Flux de documente KORP pentru Ucraina - un sistem ECM modern (Enterprise
Gestionarea documentelor și arhivelor automatizarea proceselor de afaceri integrarea aplicațiilor DACĂ ÎNTR-O ORGANIZARE Lucrul cu documente pe hârtie se desfășoară în mod arhaic; documentele electronice sunt folosite pentru aprobări și control
MUNCĂ A UNUI MANAGER ÎN LANDOCS www.landocs.ru www.lanit.ru DE CE LUCREAZĂ UN MANAGER ÎN EDMS Implicarea unui manager în muncă reprezintă o creștere semnificativă a eficienței EDMS în organizație! Rata de acceptare
Pentru întreprinderile mijlocii și mari HAULMONT este o companie internațională care dezvoltă sisteme automatizate pentru gestionarea activităților întreprinderilor (Rusia, Marea Britanie, Franța, SUA). Centrul de dezvoltare:
CAPACITĂȚI INFRAMEMANAGER SERVICE DESK InfraManager Service Desk este proiectat pentru a automatiza ciclul complet de servicii pentru utilizatori pe toate liniile de asistență. serviciu pentru utilizatori (Service Desk)
Microsoft Office 365 de la Beeline Business Office 365 = Toate instrumentele de afaceri Office 365 este potrivit pentru afaceri de orice dimensiune Posibilitatea de a cumpăra atât oferte de pachete, cât și servicii individuale Operațional
EDMS 3 în oferta minimă presupune livrarea a 50 de licențe și 1 licență pentru sistemul de scanare în flux. Aceste prețuri pot fi modificate în 2016 în funcție de situația economică actuală.
SISTEMUL DE GESTIUNE A DOCUMENTELOR ȘI A PROCESULUI DE LUCRU DocSpace Capacități și avantaje Scopul sistemului DocSpace A oferi un management de înaltă calitate în raport cu documentația organizației ca una completă
Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Sistem de management al afacerii...și orice alt element al afacerii tale în Lement Pro! Toți managerii petrec până la 30% din timpul lor de lucru
2 „Abilitatea de a împărți utilizatorii în profiluri în funcție de nevoile lor IT și de a le aplica diferite scheme de licențiere” „Simplificarea acordării de licențe a software-ului local și a serviciilor cloud” „Contabilitatea pentru existente
Soluție pe platforma Alfresco Sistemul SX-Government Soft Xpansion International ECM: Gestionarea conținutului și proceselor Centru de servicii administrative Automatizarea procedurilor de resurse umane Contestații
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI ȘTIINȚEI AL FEDERAȚIEI RUSE AGENȚIA FEDERALĂ DE EDUCAȚIE TOMSK DEPARTAMENTUL ARHIVELOR UNIVERSITARII DE STAT AL REGIUNII TOMSK DOCUMENT ÎN SISTEMUL DE COMUNICAȚII SOCIALE
Sistem electronic de management al documentelor și management al proceselor de afaceri Lista de prețuri Docsvision Platform 5 Ghid de utilizare (PDF, 11,3 Mb) Ghid pentru administrator (PDF, 3,76 Mb) Ghid de instalare
1 „1C:Enterprise 8. Flux de documente KORP pentru Ucraina” Stocarea documentelor și fișierelor Editare colectivă Controlul versiunilor Urmărirea timpului de lucru „1C:Enterprise 8. Flux de documente KORP pentru Ucraina”
Aplicarea 1C: Flux de documente Partener oficial pentru rezolvarea problemelor de afaceri Primul forum Kazahstan 1C pentru clienți corporativi 12 noiembrie 2015, Radisson Hotel Astana Sergey Shemetov, Andrey Gurkin
Soluții și servicii software open source pentru autoritățile publice PenWin Software Informații despre companie PenWin Software este o companie de servicii IT cu ciclu complet care oferă servicii de implementare, integrare de soluții, dezvoltare,
Grupul de companii LANIT Departament Integrare Rețea Integrarea dispozitivelor mobile în rețeaua corporativă 2013 Mobilitate corporativă Acces constant la informații corporative Conectivitate constantă
Tehnologii moderne de management al cunoștințelor (ECM). Oportunități și perspective Sergey Poltev Moscova, 20 septembrie 2011 Ce este ECM? Enterprise Content Management managementul informațiilor corporative
EXTERNALIZAREA SERVICIILOR IT AVANTAJELE EXTERNALIZĂRII IT Efectuarea muncii de către specialiști IT calificați și orientați către client Continuitatea întreținerii sistemelor IT fără concedii și concedii medicale Transparență ridicată,
Tehnologii cloud în afaceri Aburikov Kh. FSBEI HE „Dagestan State University” Makhachkala, Rusia. Tehnologii cloud în afaceri Aburikov H.H. Universitatea de Stat din Daghestan Makhachkala, Rusia.
COD: FLUX DE DOCUMENTE Sistem electronic de gestionare a documentelor Funcționalitate Sistem electronic de gestionare a documentelor COD: FLUX DE DOCUMENTĂ Scop Sistemul permite nu numai automatizarea
Cerințe cheie pentru un sistem informațional de management al afacerii pentru o companie de proiect Acest document definește componența proceselor cheie de afaceri pentru o companie de proiect pentru a formula cerințe
PRINT OUTSOURCING DESPRE PRINT OUTSOURCING PRINT OUTSOURCING este un serviciu cuprinzător AMTEL-SERVICE care oferă clienților funcționarea neîntreruptă a echipamentelor de imprimare și reduce semnificativ costurile de imprimare. Economisire
Punctul unic este punctul de sprijin al succesului dvs. Un sistem convenabil pentru proiectarea și automatizarea întregului ciclu de viață al oricărui proces de afaceri. Compania dvs. trebuie să stabilească o interacțiune de succes între angajați?
1C: Document Flow 1C: Document Flow este un sistem modern de gestionare a documentelor și proceselor 1C: Document Flow KORP. Pentru organizații și holdinguri mijlocii și mari. 1C: Stați fluxul documentelor
#CloudMTC: centru de date virtual Ce este #CloudMTS: centru de date virtual? Acesta este un serviciu cloud cu acces convenabil la rețea la resursele de calcul MTS (servere, dispozitive de stocare a datelor, aplicații
Condiții de asistență tehnică pentru produsele companiei Forsyth 12.12.2017 Serviciul de asistență tehnică 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru CUPRINS Definiții... 3 Dispoziții generale... 5 Niveluri
Alexey Chernyshov Team 1C-Connect O soluție gata făcută pentru suport tehnic pentru clienții dvs. Despre ce este raportul și pentru cine? Automatizarea asistenței utilizatorilor devine mai previzibilă și mai eficientă dacă compania
DESCRIERE „BARS.Med” este o soluție universală pentru automatizarea activităților instituțiilor medicale de diferite specializări și scări: de la mici clinici de înaltă specialitate la spitale multidisciplinare
Microsoft Office 365 de la Beeline Business Office 365 = Toate instrumentele de afaceri Beneficiile trecerii la Office 365 Un singur instrument pentru finalizarea sarcinilor de lucru Faceți copii de rezervă ale fișierelor dvs.
Dezvoltarea și implementarea soluțiilor pe platformele Microsoft SharePoint și Project Despre noi Compania Ulteam (Altim LLC) asigură dezvoltarea, implementarea și suportul de soluții bazate pe produsele Microsoft SharePoint
2010 EDMS WSS Docs Scurtă prezentare a soluției Documentul descrie sistemul electronic de gestionare a documentelor WSS Docs, implementat pe platforma MS SharePoint. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Ce este WSS Docs WSS
Managementul conflictelor în contextul implementării ITSM Experiență de utilizare a Sistemului de Management al Conflictelor în sectorul public Baklanov Igor Președinte [email protected] Compania Wellink www.wellink.ru Tel.:
Portal de management de proiect OTR.Prizma Portal de management de proiect OTR.Prizma și sistem de monitorizare. Implementat pe platforma open source LifeRay, dezvoltat ținând cont de cele mai bune practici
www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz pentru DIRECTUM. Orientări pentru implementare și utilizare Cuprins Introducere...3 Scop...3 Poziționare...3 Profil utilizator...3
Data 2011 Vadim Ipatov Tehnologii Lotus pentru optimizarea proceselor de afaceri, organizarea unui singur spațiu informațional, colaborarea pe documente 2009 IBM Corporation Valori moderne de afaceri
SA TEVIS implementează un EDMS bazat pe platforma DocsVision.La 1 august 2011, SA TEVIS a început operarea comercială a unui sistem electronic de management al documentelor și biroului bazat pe platforma DocsVision.
IMPLEMENTAREA FLUXULUI INTERDEPARTAMENTAL DE DOCUMENTE ELECTRONICE ÎN CADRUL ARHIVEI ELECTRONICE DE DOCUMENTE ELECTRONICE A GUVERNULUI MIEZUL SISTEMULUI INFORMATIV DE GESTIUNEA DOCUMENTALE AL O AUTORITĂȚI PUBLICE
INSTRUMENTE PENTRU ASIGURAREA CONTROLULUI CONSTRUCTII UTILIZAREA BAZELE MODELARII INFORMATII (BIM) CONTINUTS Scopuri si obiective Arhitectura functionala Arhitectura functional-tehnologica
CLOUD „Valea Smaraldului”: Sistem electronic de gestionare a documentelor Opora Rusia Cuprins Cerințe preliminare Condiții Tehnologii 1C pentru organizarea unui cloud Probleme de securitate pentru organizarea unui cloud Opora Rusia în
Tehnologii cloud Mituri și realitate Maria Barteneva Director Consulting [email protected] www.telecomguard.ru Agenda Concepte de bază Mituri Concluzii 2 Ce este „Norul”? Echipamente de calcul
Sistem electronic de gestionare a documentelor pentru autoritățile publice care utilizează software liber (OS). Cele mai bune practici și soluții Artem Zakharov Product Manager ECM Logic
Cel mai bun pentru întreprinderile mici și mijlocii moderne Manager de dezvoltare pentru soluții cloud în segmentul întreprinderilor mici și mijlocii din Rusia. Noiembrie 2015 Mediu hibrid on-premise
Inovații în domeniul managementului personalului: SAP HCM SuccessFactors on-premise - tehnologii cloud în procesele de resurse umane Tatyana Bogush, arhitect soluții de afaceri pentru managementul personalului, SAP CIS 1 Cele mai bune soluții
CENTRUL DE DATE VIRTUAL Dezvoltarea serviciilor cloud Modernizarea rapidă a infrastructurii IT Optimizarea costurilor curente pentru menținerea infrastructurii existente Asigurarea protecției și securității stocării corporative