Ce format are un document text. Noi formate de documente electronice. Baze de date și bănci de date

Documentele electronice au devenit aceleași ca o parte importantă a arhivelor ca imprimantă pe tabelul secretarului. Texte, fotografii, desene, baze de date, fișiere audio și video merg rapid la "cifra", provocând o discuție despre ce formate sunt cele mai potrivite pentru stocarea constantă. documente electronice. Din fericire, arhiviștii ruși au cineva să caute ajutor.

Perioada de stocare trebuie specificată de nota din fișier - în cazul colecțiilor de frunze pe primul document - în timpul ștergerii. Dacă părțile documentelor au perioade de depozitare mai lungi decât documentele, anul corespunzător celei mai scurte perioade de depozitare trebuie specificat pe capacul fișierului sau pe prima foaie de colectare a foilor. În astfel de cazuri, documentele care fac obiectul unei perioade mai lungi de depozitare sau depozitare continuă trebuie să fie clar desemnate și marcate în fișier sau în prima parte a foii.

După cea mai scurtă perioadă de depozitare, se pot produce separarea parțială și distrugerea, astfel încât să se stocheze numai documentele cu perioade de depozitare mai lungi. Documentele care ar trebui să fie oferite arhivei sau marcate în conformitate cu nr. 9 nu pot fi supuse unei separări parțiale fără consimțământul arhivei.

Despre documentele electronice sunt spuse din ce în ce mai puternice. În SUA, arhivați dedicați acestui domeniu de lucru o vacanță profesională cu drepturi depline - o zi de documente electronice (Ziua Electronică a înregistrărilor), care este sărbătorită pe 10 octombrie. În această zi, oamenii de știință și practicile sunt colectate împreună pentru a discuta problemele actuale de conservare a documentelor electronice.

Principii generale de segregare

Dacă arhiva deflectă arhivarea, trebuie distrusă. Dacă arhiva refuză să ia documente, ele trebuie salvate. Documentele vor fi împărțite de personal desemnat. Managerul de administrație sau registratorul garantează că documentele vor fi sortate în mod corespunzător și că segregarea va fi înregistrată în registre și, în caz de îndoială, va face soluțiile necesare în conformitate cu dispozițiile relevante.

Arhiva trebuie raportată în prealabil prin specificarea numerelor de înregistrare, numele general al documentelor care trebuie eliminate și anii. În fiecare instanță, procuror și organismul judiciar, șeful agenției atribuie una sau mai multe arhive și își transmite numele la arhivă.

Comunitatea științifică rusă, de asemenea, nu rămâne deoparte de rezolvarea problemelor practice, deși nu a fost dedicată zilelor roșii ale calendarului. Anul trecut, oamenii de știință de la Universitatea Umanitară de Stat din Rusia (RGGU) au efectuat un studiu la scară largă a diferitelor formate de fișiere electronice de documente cu descriere detaliata Nuanțele fiecăruia dintre ele.

Etichetarea documentelor care vor fi oferite

Arhivistul consiliază administratorii și administratorii de birouri pentru a determina documentele care vor fi oferite și vizualizează listele de deviere. Acesta susține contactul regulat cu arhiva. Documentele trebuie semnate într-un loc adecvat, de obicei în dosarul de fișiere, în măsura în care acestea trebuie prezentate arhivei.

În activitatea de zi cu zi, când obligația de a face o ofertă devine evidentă. Nu mai târziu de la sfârșitul procedurii. Semnează - fără a aduce atingere autorității factorului de decizie - Oficiul. În caz de îndoială, aceasta depune documentele către ofițerul de lucru pentru a lua o decizie înainte de depunerea sa. Documentele care trebuie oferite ar trebui să fie afișate întotdeauna în același timp, în același timp, în momentul separării, în listele de eșecuri.

Concluzii, principalele tendințe sunt prezentate în raportul științific al RGGU "Analiza comparativă a formatelor de fișiere ale documentelor electronice de stocare permanentă (pe termen lung)" .1 Aceasta este una dintre primele tipuri de lucrări de cercetare din Rusia, ceea ce permite Arhivele organelor executive federale, organizațiilor de stat și non-stat, precum și arhivele de stat și municipale abordează în mod obiectiv problema alegerii celui mai optim format de stocare permanentă (pe termen lung) a documentelor electronice.

De la jurisdicția instanței districtuale. Recunoașterea paternității în documentele publice sau obligațiile cu titlurile obligatorii de datorie în conformitate cu articolul 12 alineatul (1) din Propunerea 1 din Legea privind statutul juridic al copiilor care nu sunt congenitale. Acte legate de cerințele care decurg din moștenirea din acordul legat de leasingul de proprietate din punctul de vedere al autorității, autorității, strămoșilor sau tratatelor de înstrăinare.

Rapoartele privind litigiile legate de obligația de servicii juridice, stabilite de căsătorie sau rude, proprietatea imobiliară sau instanțele înregistrate în registru, sunt aplicate privilegii la care se aplică dispoziții referitoare la imobiliare, dreptul de proprietate vecină, frontiere, servituri sau alte drepturi de proprietate.

Unele cerințe pentru stocarea documentelor electronice

Deja în stadiul de proiectare, sistemul maritim este construit astfel încât în \u200b\u200btimpul întregii perioade de depozitare pentru a asigura autenticitatea, fiabilitatea și caracterul adecvat al documentului, indiferent de modificările sistemului2. Astfel de modificări ale numărului de altele pot fi cauzate de conversia formatelor, migrația3 între echipamentul tehnic, sisteme de operare sau aplicații software. În acest caz, trebuie remarcat faptul că atunci când convertirea formatelor, informațiile despre conversia perfectă trebuie depozitate ca parte a informațiilor de control4. De asemenea, este important să știți că, în plus față de documentul electronic original, pe parcursul perioadei de depozitare, este necesar să se păstreze documentul de metadate (descrierea documentului) 5, care conține toate metadatele despre documentul electronic. În cazul în care perioada de depozitare a documentului electronic depășește perioada de așteptare a existenței sistemelor de stocare a datelor, este necesar să se documenteze planurile de migrare către noile sisteme6.

Acte legate de petiția proprietarilor de terenuri. Rezumatul dosarelor care conțin soluții pentru a atribui un contract în procedura de a face o penalizare și protocoale relevante, inclusiv planurile de distribuție pentru distribuirea veniturilor licitației. Registrele companiilor corporative și ale altor companii mari, inclusiv intrările pe declarații respinse sau retrase.

Fișiere de registru, inclusiv înregistrări ale aplicațiilor respinse sau retrase. Înregistrarea garanțiilor privind aeronavele. Fișierele pentru a decide moartea, anularea pedepsei cu moartea sau a pedepsei cu moartea. Dosare prin medierea litigiilor între sigiliile sau participanții comunitari ai proprietății.

Lizibilitatea este o descriere integrală a documentului electronic. Este asigurată caracteristici tehnice Document și software disponibil pentru arhivarea angajaților. Formatul de fișier definit pentru depozitarea permanentă (pe termen lung) trebuie să respecte capacitățile tehnice ale organismelor guvernamentale, ale arhivelor de stat și municipale, organizații neguvernamentale etc. să reproducă informații într-o perspectivă pe termen lung7. Mai mult, se recomandă ca documentele electronice să fie făcute pe depozitare însoțite de unelte software care le permit să se reproducă, iar Kitul de documentare însoțitor8.

Acte de custodie și tutelă. Proceduri de distribuție în materie agricolă. Acte ale instanței de supraveghere privind îngrijirea copilului. Acte legate de denumirea de numire a drepturilor, drepturile de moștenire, fondurile familiale și comitetele de familie, proprietatea sau navele înregistrate în registru, privilegiile la care se aplică dispoziții privind proprietatea imobiliară, drepturile de proprietate vecină, frontiere, servitute sau alte persoane cu drepturi de proprietate, privilegii, afaceri interne ale asociațiilor și corporațiilor, fonduri sau instituții care sunt în conformitate cu drepturile publice, precum și dosarele referitoare la arestări, interdicții și construcții de terenuri.

În ceea ce privește formatele de fișiere, afirmația cărora ar trebui să fie susținută de sisteme electronice de gestionare a documentelor, nu există o uniformitate exactă. Astăzi, actele juridice de reglementare sunt oarecum diferite în viziunea lor asupra listei finale. De exemplu, în conformitate cu recomandările privind pregătirea autorităților federale din lista documentelor, crearea, stocarea și utilizarea cărora ar trebui să se efectueze sub formă de documente electronice în organizarea activităților interne (aprobate prin ordinul Rosarhiva datată 29 aprilie 2011 nr. 32), prezența documentelor electronice în formatele PDF, DOC, RTF, TXT, XML.

Dosarele privind brevetele și disputele privind drepturile de autor. Dosare la petiții pentru hotărâre judecătorească în conformitate cu actul societății acționarilor. Materialele procedurale despre victime și pretenții oficiale. Fișiere pe procedurile de service nave. Fișiere prin proceduri juridice profesionale.

De la jurisdicția instanței regionale supreme. Fișiere pentru a proteja pădurile, produsele forestiere, barajele etc. Fișiere de rambursare. Acționează asupra cauzelor administrative și penale, în conformitate cu Legea privind interzicerea concurenței. Fișiere privind procedurile instanțelor navelor și producției profesionale.

În conformitate cu cerințele privind sistemele informatice ale gestionării electronice a documentelor organelor executive federale, luând în considerare necesitatea procesării prin date ale sistemelor informatice de servicii de distribuție limitată (aprobată prin Ordinul Ministerului Comunicațiilor din Federația Rusă de 02.09. 2011 Nr. 221), următoarele patru formate sunt obligatorii: PDF, RTF, DOC, TIFF. Alte documente de reglementare permit posibilitatea prezenței în sisteme electronice autoritățile de stat ale altor formate de dosare de documente electronice.

Documente personale ale judecătorilor, funcționarilor publici, angajați, lucrători, avocați și notari în fiecare caz, în conformitate cu orientările administrației de arhivă. De la jurisdicția Curții Regionale Supreme anulate din Bavaria. Materiale de personal ale judecătorilor, funcționarilor publici, angajați și lucrători, în fiecare caz, în conformitate cu orientările Administrației Arhivării.

De la jurisdicția procuraturii. Proceduri de recunoaștere permanentă a închisorii pe viață, detenție preventivă, spații într-un spital psihiatric sau interzicerea conducerii. Alte probleme juriului. Alte lucruri ale unei instanțe penale mari. Funerali și arme de foc importante.

În septembrie 2014, Consiliul de experți din Ministerul Comerțului utilizează PDF / A ca forma de interacțiune interdepartamentală în SED și depozitare pe termen lung Documente electronice. Împreună cu PDF / A, se propune transmiterea unui fișier XML cu detaliile unui document electronic. Se știe că împreună cu FSO va fi pregătit o comandă corespunzătoare cu cerințele pentru fluxul de documente.

Urmărirea crimelor socialiste naționale. Urmărirea infracțiunilor politice identificate politic, în special în cazul încălcărilor dreptului de întrunire și presă, rezistența la puterea de stat, încălcările lumii, acțiunile legate de rău.

Proceduri semnificative tipice timpului infracțiunii, de exemplu. Acte teroriste de violență și alte infracțiuni obligatorii. Producția și distribuția banilor contrafăcuți. Documentele false false care certifică personalitatea.

Confruntați cu atenție cu participarea grupurilor speciale. Crime împotriva dreptului de reședință de către străini la locul criminalității organizate. Cazuri de abuz de droguri. Criminalitatea organizată, inclusiv violența de grup a copiilor și adolescenților.

Recomandări pentru selectarea formatului electronic al documentului

Alegerea formatului optim de stocare este determinată de tipul de informații, caracteristici. mijloace tehnice Depozitare (date magnetice, optice, solide de e-mail), caracteristici de acces utilizator la date și software. Datorită reducerii transportatorilor media și creșterea capacității acestora, disponibilitatea software-ului și lizibilității formatului de fișier într-o perioadă lungă de timp este recunoscută de principalii factori atunci când aleg o metodă de codare. Într-o analiză comparativă a formatelor electronice de documente (fișiere textuale, grafice, audio și video, baze de date, prezentări), au fost luate în considerare următoarele criterii: au fost luate în considerare următoarele criterii:

Crimele legate de traficul de persoane cu privire la mai mulți suspecți sau crime comise în diferite țări. Cazuri de persecuție, promovarea prostituției și a traficului de persoane. Avortul profesional. Distribuirea scrierilor și reprezentanțelor pornografice.

Crimele comise de personalul serviciului public. Toate procedurile în care jurisdicția instanței districtuale ar fi furnizată în caz de rechizitoriu. De la jurisdicția procurorului general. Actele legate de cazurile penale de primă instanță în care închisoarea de viață, concluzia preventivă, plasarea într-un spital psihiatric sau interzicerea emiterii permisului de conducere sunt recunoscute pentru totdeauna.

dezvoltator și proprietate;
anul de dezvoltare a formatelor de fișiere;
an de ultima sa modernizare;
frecvența actualizărilor de software;
disponibilitatea versiunilor;
codul programului deschis sau închis;
descrierea și compararea algoritmilor de compresie matematică;
formatul fișierului destinație;
prezența și disponibilitatea convertorilor;
stabilitate cu replicări multiple 9.

Formate text

Textul este matricea principală stocată în arhivele de informații. Acesta este tratat ca texte în limbile de comunicare umană (cu excepția scrierii hieroglifice, aproape de forma grafică) și a limbajelor de programare. De multe ori fișiere text Includeți fragmente de informații grafice. Spre deosebire de ilustrații, înregistrările audio și video, datele de text sunt supuse unor comprimări semnificative utilizând programe speciale de arhivare.

Fișiere de extrădare. Acționează asupra litigiilor în conformitate cu Legea privind asistența judiciară și judiciară internă în materie penală. Fișiere pe amenzi antimonopolie. Dosare privind judecarea onorabilă în legătură cu avocații. Acționează asupra procedurilor profesionale în care o excepție a fost prescrisă din profesie sau de procedura de obținere a probelor.

Fișiere comune și fișiere sumare cu o perioadă de depozitare de 30 de ani. Documente personale ale funcționarilor publici, angajați și angajați, în fiecare caz, în conformitate cu orientările Administrației Arhivării. De la jurisdicția Procuraturii anulate în Curtea Regională Superioară din Bavaria, toate cazurile de primă instanță.

Conform recomandărilor RGU, arhivarea fișierelor este mai bună pentru a produce într-o formă necriptată utilizând ZIP (* .ZIP), iar informațiile despre text sunt mai expediate pentru a înregistra în formatele următoare: XML (include XSD / XSL / XHTML), PDF / A-1 (ISO 19005-1) (* .pdf), PDF / A-2 (ISO 19005-2: 2011) (* .pdf). Cu unele condiții pot fi utilizate formate text: Text simplu (ISO 8859-1NCODING), PDF (* .pdf) (fonturi încorporate), formatul text îmbogățit 1.x (* .RTF), HTML, SGML (* .SGML), Office Open (* .sxw / * . OXT), OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .docx), epub (necriptat) (* .epub). Cea mai mare stabilitate atunci când migrează de la un format în selecția selectată software. Alte formate * .doc și * .xml se comportă. Tabelul 1 prezintă rezultatele modificărilor în cantitatea de informații în timpul migrației.

Din jurisdicția autorităților penitenciare. Cărți de închisoare, dosare de prizonieri, cărți de transport. Fișiere pe studii criminologice. În plus, în toate instanțele și procurorii bazați pe examinare individuală, alte, aparent, documente substanțiale, cum ar fi.

Judecățile și rezoluțiile Curții Regionale Supreme din Bavaria, deoarece nu au fost incluse în taxa oficială, Curtea de Apel pentru judecători, precum și instanțele regionale pentru lucrătorii medicali, arhitecții și inginerii de consultanți. Fișiere prin proceduri care implică cifre publice bine cunoscute, familii mari, fundații, companii sau alte întreprinderi.

Tabelul 1. Matricea se schimbă în cantitatea de informații în timpul migrației (de câte ori)

Formate de fișiere Sursa / Formate de fișiere de migrare	* .doc. Microsoft Word. 97-2003	* .odt.	* .XML.	* .RTF.	* .pdf.	* .pdf (PDF / A)
* .doc. Microsoft Word 97-2003.	sursă	<3,3	>2,2	>2,7	>3,2	>3,7
* .odt.	>3,4	sursă	>8,4	>7,7	>10	>18,4
* .XML.	<2,2	<8,2	sursă	>1,04	>1,4	>2,6

Rețineți că pachet de birou OpenOffice, care a fost distribuită din cauza unei licențe gratuite, are o serie de restricții, de exemplu, comparativ cu Microsoft Word 2007. Deci, pentru a crea un fișier în format XML în OpenOffice 4 (Writer), setările tehnice suplimentare ale sistemului vor fi să fie obligat (prezența mediului Java instalat (JRE). Nativ același XML OpenOffice 4 * .Stw nu a primit încă suport și descrieri semnificative. Microsoft Word 2007 nu afișează informații într-un astfel de format, deschizându-l ca gol document.

Fișiere prin proceduri cu referințe valoroase la popularitate și obiceiuri, chiar dacă au fost cazuri triviale. Acționează privind litigiile privind dreptul civil al acelei perioade. De la unul la trei ofițeri de testare ai instanțelor districtuale pe ofițer de probațiune și an.

Prin acord între Ministerul Justiției al Bavariei și principala Direcție a Arhivelor de Stat din Bavareză, arhivele pot solicita prezentarea altor documente în conformitate cu metodele de arhivare sau de selecție statistică.

Formate grafice

Informații grafice S. rezoluție înaltăÎn special imaginile din policrom și pe jumătate, sunt practic care nu pot fi supuse compresiei arhivelor. De regulă, este folosit pentru depozitare formate de rastercare oferă stocarea scenelor realiste cu o adâncime de culoare mare. Conform rezultatelor analizei comparative, doar trei formate s-au dovedit a fi cele mai potrivite pentru depozitarea pe termen lung a imaginilor raster: TIFF (necomprimat), JPEG2000 (pierderi) (* .jp2), PNG (* .png).

Autoritatea de propunere va primi o copie a listei în care arhiva a marcat documentele care ar trebui să fie arhivate. Care este cel mai de bază format de fișier în care puteți salva fișierul pentru a citi alte programe? Când creați un document pe computer, utilizați programul pentru a crea un fișier. Programul salvează documentul în propriul său format specific, care este de obicei identificat prin expansiune cu trei sau cu patru butoane.

Sunt incluse paragrafe, fonturi, litere și culori. Uneori aceste coduri fac diferite fișierecare vor fi deschise de alte programe. Puteți alege și copia orice text de pe Internet și introduceți și salvați-l în Notepad, iar aplicația va extrage text de la orice formatare web. Când apare aplicația, apăsați "PIN" pentru a începe în partea de jos a ecranului "Aplicație".

Accesați meniul "Start".
Deschideți folderul "Accesorii".
Trageți laptopul la desktop pentru a crea un link către desktop.
Găsiți aplicația Notepad urmând căutarea în panoul "Chara".
Ecranul "Start" apare inscripția "Notepad".

Este încă îndoită dacă să cumpere sau nu? Urmăriți acest mesaj.

Pentru imagini vectoriale. Formatul recomandat este SVG (* .SVG). Desenele, schemele structurale, algoritmi reprezentați grafic formați din primitive grafice (segmente și linii sparte, poligoane, cercuri și elipse) sunt implementate în mod eficient în astfel de formate vectoriale ca SWG, WMF, CGM și altele asemenea. Cu toate acestea, nu trebuie să uităm asta formate vectoriale De obicei, duce la denaturarea schemei de culori a unei imagini complexe.

Pentru codarea imaginilor 3D (formate de date virtuale) este acceptabilă pentru a utiliza formatul X3D (* .x3d).

Formate audio și video

La fel ca informațiile grafice, informațiile audio și video sunt aproape incapabili să arhiveze efectiv: în medie, compresia lor nu depășește 5%. Selectarea diferitelor tipuri de codare a acestor date afectează în mod semnificativ volumul fișierului stocat, de la calitatea de redare necesară și, ca rezultat, preferința acestui format sau acel format depinde de volumul necesar de stocare de arhivă. Formate recomandate de stocare audio: AIFF (PCM) (* .aif, * .aif), wav (PCM) (* .wav), AES3 (LPCM) (* .AES). Cele mai bune rezultate privind rezultatele comparației pentru siguranța datelor video au arătat formate: motion JPEG 2000 (ISO / IEC 15444-4) (*. MJ2), AVI (Necomprimat, Motion JPEG) (* Necomprimat, motion jpeg) (* .mov).

Baze de date și bănci de date

Alegerea formatului de stocare a bazei de date depinde în principal de structura sa. Dacă baza este un fișier, este recomandabil să îl stocați în codarea corespunzătoare acestui tip de fișier. Când depozitați baza a cărei înregistrări constau în câmpuri de diferite structuri, codificările RTF și PDF sunt utilizate cel mai adesea, dar în cazul eventualului, dacă nu există fraze audio și video în baza de date. Cele mai versatile formate pentru bazele de date de stocare pe termen lung sunt valorile separate prin virgulă (* .csv), text delimitat (* .txt), SQL DDL. În cazuri rare, pot fi utilizate formate: DBF (* .dbf), OpenOffice (* .Sxc / *. ODS), OOXML (ISO / IEC 29500) (* xlsx).

Prezentări

Niciunul dintre formate existente Nu oferă un grad ridicat de fiabilitate a conservării prezentării. Cu unele rezerve, puteți recomanda formate OpenOffice (* .sxi / *. ODP) și OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .pptx). Formatul PowerPoint (* .ppt) și alte formate ale fișierelor de prezentare nu îndeplinesc cerințele de stocare pe termen lung.

Informații hibride

Pentru stocarea documentelor cuprinzătoare, a cărei structură include fragmente de diferite natură (text, fotografie, desen etc.), formate de text moderne, cum ar fi MS Word, RTF, sunt cele mai potrivite. Acestea permit includerea imagini grafice În codurile raster. Dacă există multe ilustrații, acest document este recomandat să fie stocat ca o singură imagine - în acest caz, sunt preferate formate grafice.

NOTE:

Activitatea de cercetare a fost efectuată în cadrul contractului de stat nr. 016-3 din data de 31 mai 2013 "Studiul proceselor moderne de gestionare a documentelor și gestionarea documentelor electronice. "Raport științific" Analiza comparativă a formatelor de fișiere ale documentelor electronice de depozitare permanentă (pe termen lung) "(ca parte a punerii în aplicare a activităților programului federal țintă" Cultura Rusiei "(2012-2018).
GOST R ISO 15489-1-2007 "Standard Național Federația Rusă. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Managementul documentelor. Cerințe generale "(aprobată prin ordinul de rostechregulation datată 12.03.2007 nr. 28-ST).
Migrarea documentelor electronice este o acțiune privind deplasarea înregistrărilor de la un sistem la un alt sistem, menținându-și autenticitatea, integritatea, fiabilitatea și ușurința utilizării.
Structura descrierii documentului constă într-o descriere a fizicului sau structura tehnică și structura sa logică, adică relațiile dintre elementele de date care constituie documentul. Pentru mai multe informații despre crearea, gestionarea și utilizarea metadatelor, consultați GOST R ISO 23081-1-2008. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Procese de gestionare a documentelor. Metadate pentru documente. Partea 1. Principii (aprobate prin ordinul RostechRegulare din 13 noiembrie 2008 Nr. 310-ST).
GOST R 54471-2011 "Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Managementul documentației. Informațiile stocate în în format electronic. Recomandări pentru asigurarea fiabilității și fiabilității. "
Reguli de organizare a depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă a Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe (aprobate prin Ordinul Ministerului Cultură și comunicații în masă ale Federației Ruse din 18 ianuarie 2007 Nr. 19).
A se vedea ibid. 4.4.3.
Replicarea este o metodă de salvare a informațiilor digitale prin crearea uneia sau mai multor copii complete (clone) de materiale digitale. Replicarea necesită evenimente speciale pentru a sprijini toate copiile într-o dată actualizate.

Ekaterina Kolesnikova, Consilier pentru serviciul public de stat al clasei Federației Ruse 3.

Mai ales pentru compania "Taxa".

Formate electronice de facturi, jurnalul de contabilitate și facturi de factură, cărți de cumpărături și cărți de vânzări, foi suplimentare pentru ele ne sunt cunoscute de la momentul comenzii serviciului fiscal federal din Rusia din 05.03.2012. MMB- 7-6 / [E-mail protejat]care a fost folosit de la 23.05.2012 și a ridicat 13.04.2015 în legătură cu emiterea Ordinului Serviciului Fiscal Federal din Rusia din 04.03.2015 Nr. MMB-7-6 / [E-mail protejat]

Formatele documentelor primare sunt prezentate de la 03/21/2012, în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 martie 2012 nr. MMB-7-6 / [E-mail protejat] (Modificată în funcția editorială de 02.02.2015). Această comandă a aprobat formatele facturii electronice de mărfuri (TORG-12) și actul de acceptare a muncii (serviciilor). Cu toate acestea, nu este interesant faptul că din 2013 de Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FIP, definirea numelui și compoziția indicatorilor de documente contabile primare, precum și formele de depunere a acestora repartizate la cap a entității economice. În legătură cu schimbările din legislație, aprobarea serviciului fiscal federal al Rusiei a formatelor și formelor de documente contabile primare din albumele formelor unificate care au pierdut obligația de utilizare, nu a devenit relevantă.

La nivel legislativ, munca a fost de mult timp efectuată pentru a aduce formatele documentelor electronice în conformitate cu cerințele moderne. Formatele "modernizate" ale TORG-12 și acte de acceptare a muncii sunt prezentate la sfârșitul anului 2015, în conformitate cu ordinele serviciului fiscal federal al Rusiei din 30.11.2015, MMB-7-10 / [E-mail protejat] și de la 30.11.2015 Nr. MMB-7-10 / [E-mail protejat]

Așa cum s-a menționat în FNS din Rusia, formatele vechi ale negocierilor de facturare 12 și actele de acceptare a muncii vor fi valabile pe parcursul anului 2016. Astfel, participanții la circulația electronică a documentelor vor avea suficient timp pentru a stăpâni noi formate și reconfigurare sisteme de informare Companiile de a lucra cu ei.

Formate noi pentru prezentarea documentelor privind transferul de bunuri, lucrări, servicii care funcționează de la 01/01/2016

Ordinul serviciului fiscal federal al Rusiei din 30 noiembrie 2015 nr. MMB-7-10 / [E-mail protejat] și de la 30.11.2015 Nr. MMB-7-10 / [E-mail protejat]Cine a aprobat noi formate de documente (denumite în continuare formate noi), sunt concepute pentru a extinde domeniul de aplicare al gestionării electronice a documentelor. Acum, o listă de documente care contribuie în conformitate cu alineatul (7) din art. 80 și paragraful 2 din art. 93 din Codul Fiscal al Federației Ruse pot prezenta autorităților fiscale TCS în cadrul procedurilor de executie sau împreună cu declarația fiscală, a crescut semnificativ.

Formatul aprobat prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 30 noiembrie 2015 nr. MMB-7-10 / [E-mail protejat], descrie cerințele pentru fișierele de transmisie XML în TCS ale documentului principal principal, ceea ce face ca acceptarea mărfurilor în executarea contractelor în cadrul relației reglementate de capitolul 30 din Codul civil al Federației Ruse "Cumpărare-vânzare". O astfel de "factură" electronică poate fi transferată la orice specie de valori ale unei entități de afaceri la altul. Documentul de transfer este două fișiere. Unul conține informațiile vânzătorului despre tranzacție și semnătura electronică a persoanei autorizate. Al doilea este informațiile de identificare despre primul fișier, informații despre tranzacția de la cumpărător, precum și o semnătură electronică a unei persoane autorizate.

La rândul său, formatul aprobat de Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 30 noiembrie 2015 nr. MMB-7-10 / [E-mail protejat], descrie cerințele pentru fișierele de transmisie XML pentru TCS ale documentului primar în formă electronică, ceea ce face ca primirea rezultatelor lucrărilor efectuate (serviciile prestate). De asemenea, este alcătuită din două fișiere. Unul conține informațiile artistului: informații despre partea de transmitere a tranzacției și semnătura electronică. În alte informații despre fișierul executor, datele privind tranzacția de la client și semnătura sa electronică. În același timp, un nou format oferă o situație în care apare necesitatea în funcție de termenii tranzacției sau datorită procedurii cu contrapartida în formarea unui act unilateral. În acest caz, un singur fișier cu o semnătură electronică calificată a părții de expediere va fi în documentul electronic.

Formatele noi conțin detalii care au fost în formate recomandate anterior și îndeplinesc cerințele stabilite de Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ la documentele primare. În același timp, formatele noi se disting prin flexibilitate în utilizarea lor datorită prezenței unor domenii de informare gratuite în ele, pe care organizația le poate umple la discreția proprie.

Așa-numitele domenii libere pot fi concentrate de organizații prin orice detalii suplimentare (50 de caractere), permițând luarea în considerare specificul funcționării operațiunii, precum și valorile acestor detalii (2000 de caractere). În plus, contribuabilii li se oferă posibilitatea includerii în documentul principal de contabilitate. fișier separat. Orice structură și tip care face posibilă reflectarea unor informații mai complete despre faptul că viața economică.

În plus, în formate noi, puteți forma diferite versiuni ale documentului cu înregistrările efectuate. Și un alt plus de forme noi este capacitatea de a schimba numele tipului de document electronic. De exemplu, în loc de "act de lucru efectuat", puteți scrie un tip de document "act de acceptare a rezultatelor muncii", care este dezvoltat în organizație.

La fel ca formatele anterioare instalate pentru documentele primare (negociari generale și acte de acceptare a muncii), noi formate sunt recomandate numai pentru utilizare în muncă, iar aprobarea acestora nu necesită utilizarea obligatorie a acestora. Cu alte cuvinte, organizațiile pot schimba documente în orice format, inclusiv cele dezvoltate de ele însele. Dar, încă o dată, vreau să menționez că va fi mai rapid să se utilizeze formatele recomandate de serviciul fiscal federal al Rusiei, deoarece aceste documente electronice pot fi transferate Inspectoratului Fiscal, la cererea depunerii documentelor fără costuri de muncă .

Un nou format al documentului primar care include o factură

Ordonanța serviciului fiscal federal al Rusiei din 03/24/2016 Nr. MMB-7-15 / [E-mail protejat] A aprobat formatul facturii și formatul de prezentare a documentului privind transportul de bunuri (performanță), transferul drepturilor de proprietate (un document privind furnizarea de servicii), care include o factură în formă electronică.

În același timp, formatul aprobat are diverse opțiuni pentru documentarea faptului de viață financiară și economică a organizației:

Opțiunea numărul 1.
Factura cu informații suplimentare cu funcția facturii utilizate la calcularea taxei pe valoarea adăugată este fișierul de schimb de la vânzător și conține informațiile furnizate pentru facturile cu documente de reglementare relevante. Dosarul este semnat de o semnătură electronică calificată a unei persoane autorizate să semneze facturile.

Opțiunea numărul 2.
Factura cu informații suplimentare cu funcția facturii utilizate la calcularea taxei pe valoarea adăugată și a documentului de expediere a mărfurilor (performanță), transferul drepturilor de proprietate (document privind furnizarea de servicii), rezultatul căruia este schimbarea stării financiare a părților de transmisie și gazdă. Documentul include:

fișier de schimb pentru informațiile vânzătorului, care include o factură utilizată în calculele fiscale cu valoare adăugată, precum și în informații suplimentare Părțile de transmitere asupra entităților economice care participă la tranzacție, sub rezerva tranzacțiilor și alte circumstanțe semnificative ale tranzacției. Dosarul este semnat de o semnătură electronică calificată a unei persoane autorizate să semneze facturile, precum și o semnătură electronică a persoanei responsabile de emiterea de activități economice de către subiectul de transmisie;
fișierul de schimb pentru depunerea la factura pentru factura cumpărătorului sub formă de informații ale gazdei pentru tranzacție se face. Dosarul este semnat de o semnătură electronică a persoanei responsabile de emiterea de activități economice de către entitatea beneficiară.

Opțiunea 3.
Factura cu informații suplimentare cu funcția documentului de expediere (performanță), transferul drepturilor de proprietate (un document privind furnizarea de servicii), rezultatul căruia este schimbarea stării financiare a părților de transmitere și primire. Documentul include:

dosarul de schimb pentru depunerea informațiilor vânzătorului, care include informațiile privind partea de transmitere a celor implicați în tranzacțiile entităților economice, sub rezerva tranzacțiilor și alte circumstanțe semnificative ale tranzacției în structura distribuirii de fișiere de factură (informații despre vânzător) . Dosarul este semnat de o semnătură electronică a persoanei responsabile de emiterea faptului de viață economică prin intermediul subiectului de transmisie;
exchange dosar pentru depunerea la informațiile despre clienți adăugate informațiilor despre informație sub forma informațiilor părților care primesc la tranzacție. Dosarul este semnat de o semnătură electronică a unei persoane responsabile de emiterea faptului de viață economică de la subiectul primitor. Acest fișier Aceasta poate fi absentă dacă, în conformitate cu dreptul civil, nu este necesară compilarea unui document bilateral.

În consecință, în funcție de scopul său, un set de detalii obligatorii ale dosarului XML al documentului privind transferul de bunuri (lucrări, servicii, drepturi de proprietate) vor fi diferite.

Pentru a compila factura, acesta va fi un fișier de partajare cu informații furnizate de Decretul nr. 1137 al Guvernului și art. 169 din Codul fiscal, semnat de o persoană autorizată. În același timp, diferențe tangibile cu serviciul fiscal federal rus operează în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal din Rusia din 04.03.2015. Nici un MMB-7-6 / [E-mail protejat] Formatul facturii în formularul electronic nu este.

Pentru a compila documentul primar, dosarul va conține detalii prevăzute de cerințele Legii federale din 06.12.2011 nr. 402-FZ și constau din două dosari de schimb cu informații despre entitățile economice implicate în acesta și despre subiectul tranzacției . Un titlu va fi semnat de persoana responsabilă pentru emiterea faptului de activitate economică din partea trimiterii, cealaltă - responsabilă cu gazda.

Pentru a compila un astfel de document universal, care combină funcțiile facturii și al documentului primar, fișierul trebuie să cuprindă două fișiere de schimb și să conțină detalii obligatorii ale ambelor documente.

Astfel, în acest moment, organizația are un set complet de formate de documente pentru înregistrarea în formă electronică a oricărei situații a activităților sale financiare și economice legate de transferul de bunuri, lucrări, servicii, drepturi de proprietate de la o entitate de afaceri la altul. Formatele sunt concepute pentru toate documentele care sunt cel mai adesea solicitate de autoritățile fiscale din contribuabili, care, în cele din urmă, conduc la optimizarea procesului de lucru între ele.

Exchange documente electronice cu contrapartide mult mai rapid decât hârtia. Este convenabil să le stocați, să căutați și să trimiteți la cererea FTS. Aflați despre beneficiile utilizării managementului documentelor electronice pentru compania dvs.

Data publicării: 05/24/2016