Έρευνα σχετικά με τις μορφές των ηλεκτρονικών εγγράφων που χρησιμοποιούνται στο dhow. Μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων που χρησιμοποιούνται σε δραστηριότητες διαχείρισης

Δηλαδή, μορφές για την αποθήκευση αρχείων κειμένου. Τώρα το κύριο εργαλείο, πρακτικά μονοπώλιο στην προετοιμασία του προτύπου έγγραφα κειμένουείναι το πρόγραμμα Microsoft Word, επομένως τα παρακάτω θα επικεντρωθούν στις μορφές που προορίζονται για αυτό το πρόγραμμα.

ένα)Έγγρ... Μορφές με την επέκταση . έγγρΑυτός είναι ο συνηθισμένος τρόπος παρουσίασης κειμένου στο Microsoft Word. Το κείμενο με την επέκταση .doc περιέχει πληροφορίες σχετικά με το πού και το είδος της ανάλυσης σε γραμμές και παραγράφους πραγματοποιείται, μεθόδους στοίχισης κειμένου, συμπλήρωση μεταξύ γραμμών και παραγράφων, τύπο και στυλ γραμματοσειρών κ.λπ. Όλα αυτά λέγονται μορφοποίηση κειμένου... Η μορφοποίηση κειμένου και η μορφή αρχείου είναι εντελώς διαφορετικές έννοιες, αν και εκφράζονται με παρόμοιες λέξεις.

Δεν είναι πάντα παλιά εκδοχήΤο Microsoft Word δεν μπορεί να διαβάσει αυτό που δημιουργείται σε μια πιο πρόσφατη έκδοση. Ή, κατά τη μετάβαση σε παλαιότερη έκδοση ή άλλο πρόγραμμα, κάτι χάνεται από τη μορφοποίηση του εγγράφου. Αλλά οι νεότερες εκδόσεις μπορούν πάντα να διαβάζουν πλήρως ό,τι δημιουργείται σε προηγούμενες εκδόσεις.

ΜορφήΈγγρσας επιτρέπει να δημιουργήσετε την υψηλότερη ποιότητα μορφοποίησης κειμένου, αλλά το κείμενο που δημιουργείται δεν είναι πάντα αναπαραγόμενο σε άλλον υπολογιστή.

σι)RTF... Η επέκταση Rtf σημαίνει σωστάκείμενομορφή, Τι σημαίνει σωστή μορφή κειμένου... Οι μορφές της οικογένειας rtf είναι πολύ ευρέως συμβατές και γίνονται κατανοητές από όλους τους επεξεργαστές κειμένου, παλιούς και νέους. Όχι όμως όλοι οι επεξεργαστές κειμένου, αφού οι επεξεργαστές είναι πιο πρωτόγονοι τρόποι εργασίας με κείμενο. Πολλά προγράμματα χωρίς κείμενο (π.χ. γραφικά) αποδίδουν σημαντικά καλύτερα με το rtf παρά με το doc. Η συμβατότητα επιτυγχάνεται επειδή η μορφοποίηση rtf μεταφράζεται σε οδηγίες προγραμματισμού που σας επιτρέπουν να ανοίξετε και να προβάλετε το έγγραφο με διάφορους τρόπους.

Εάν χρειάζεται να ξαναγράψετε κείμενο σε άλλον υπολογιστή χρησιμοποιώντας μια δισκέτα και δεν γνωρίζετε ποιο πρόγραμμα για εργασία με κείμενο υπάρχει σε αυτό, τότε ο ασφαλέστερος τρόπος είναι να το αποθηκεύσετε σε μορφή rtf. Το αρχείο rtf είναι ελαφρώς μεγαλύτερο από το αρχείο doc, αλλά υπάρχει εγγύηση ότι ο άλλος υπολογιστής θα κατανοήσει αυτό το κείμενο.

ΜορφήRTFσας επιτρέπει να αναπαράγετε το κείμενο που δημιουργήθηκε σε οποιαδήποτε έκδοσηMicrosoftΛέξηκαι σε πολλά προγράμματα εκτός κειμένου.

v)κείμενο... Είναι μια πρωτόγονη μορφή κειμένου χωρίς περίπλοκη μορφοποίηση. Από τη μορφοποίηση, μόνο η διαίρεση παραγράφου διατηρείται εδώ και κάθε γραμμή μετατρέπεται σε παράγραφο. Η μορφή txt χρησιμοποιείται από τους προγραμματιστές για τη σύνταξη κώδικα προγράμματος. ένας υπολογιστής δεν χρειάζεται μια μορφοποίηση κειμένου που να είναι «όμορφη» με ανθρώπινους όρους. Η μορφή txt χρησιμοποιείται επίσης όταν το κείμενο πρέπει να γίνει κατανοητό από χρήστες με διαφορετικό λογισμικό, όταν το τελικό πρόγραμμα δεν αναγνωρίζει άλλες μορφές αρχείων.

Τα Windows διαθέτουν ένα εργαλείο μορφοποίησης .txt Μπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ(Σημειωματάριο), με τη βοήθειά του είναι βολικό για προβολή διάφορα προγράμματακαι ηλεκτρονικά έγγραφα που δεν προορίζονται για εκτύπωση.

Αναρτήσεις ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗεπίσης δεν έχουν προηγμένη μορφοποίηση. Επομένως, εάν στείλετε ένα έγγραφο με τη μορφή μηνύματος αλληλογραφίας, τότε θα χάσει την εμφάνισή του. Εάν απαιτείται να αποσταλεί μέσω ταχυδρομείου όχι μόνο το περιεχόμενο, αλλά και η εμφάνιση του κειμένου, τότε πρέπει να αποσταλεί ως αρχείο εγγράφου που επισυνάπτεται στο μήνυμα αλληλογραφίας.

Υπάρχουν πολλά άλλες μορφές κειμένου... Πριν από 10 και περισσότερα χρόνια, εκτός από το Word, αρκετά άλλα προγράμματα κειμένου ήταν δημοφιλή, για παράδειγμα, το ρωσικό πρόγραμμα "Lexicon". Για τα προγράμματα που αντικαταστάθηκαν από το Microsoft Word, αναπτύχθηκαν οι δικές τους, πρωτότυπες μορφές κειμένου, οι οποίες μπορεί να χρειαστούν κατά την ανάγνωση των κειμένων εκείνης της εποχής.

Τέλος, το κείμενο μπορεί να αποθηκευτεί και, στον ένα ή τον άλλο βαθμό, να επεξεργαστεί σε δεκάδες άλλες μορφές που προορίζονται όχι για τη δημιουργία εγγράφων κειμένου, αλλά για άλλους σκοπούς. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τη μορφή . htmlγια τη δημιουργία ιστοσελίδων, . xlxγια πρόγραμμα επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων Excel, δημοφιλής μορφή PostScript . pdfκαι πολλοί άλλοι.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα έχουν γίνει εξίσου σημαντικό μέρος των αρχείων με τον εκτυπωτή στο γραφείο της γραμματείας. Τα κείμενα, οι φωτογραφίες, τα σχέδια, οι βάσεις δεδομένων, τα αρχεία ήχου και βίντεο γίνονται γρήγορα ψηφιακά, δίνοντας αφορμή για συζητήσεις σχετικά με το ποιες μορφές είναι πιο κατάλληλες για μόνιμη αποθήκευση ηλεκτρονικά έγγραφα... Ευτυχώς, οι Ρώσοι αρχειοφύλακες έχουν κάποιον να απευθυνθούν για βοήθεια.

Ολοένα και πιο έντονα γίνεται λόγος για τα ηλεκτρονικά έγγραφα. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι αρχειονόμοι έχουν αφιερώσει μια πλήρη επαγγελματική αργία σε αυτόν τον τομέα εργασίας - την Ημέρα Ηλεκτρονικών Εγγραφών, η οποία γιορτάζεται στις 10 Οκτωβρίου. Την ημέρα αυτή, επιστήμονες και επαγγελματίες συναντώνται για να συζητήσουν επίκαιρα ζητήματα της ασφάλειας των ηλεκτρονικών εγγράφων.

Η ρωσική επιστημονική κοινότητα επίσης δεν στέκεται στην άκρη από την επίλυση πρακτικών προβλημάτων, αν και δεν είναι χρονικά χρονισμένη να συμπέσει με τις κόκκινες μέρες του ημερολογίου. Πέρυσι, επιστήμονες από το Ρωσικό Κρατικό Πανεπιστήμιο για τις Ανθρωπιστικές Επιστήμες (RGGU) πραγματοποίησαν μια μεγάλης κλίμακας μελέτη διαφορετικών μορφών αρχείων για ηλεκτρονικά έγγραφα με Λεπτομερής περιγραφήτις αποχρώσεις του καθενός από αυτά.

Συμπεράσματα, οι κύριες τάσεις παρουσιάζονται στην επιστημονική έκθεση του RSUH " Συγκριτική ανάλυσημορφές αρχείων ηλεκτρονικών εγγράφων μόνιμης (μακροχρόνιας) αποθήκευσης. ” μορφή μόνιμης (μακροχρόνιας) αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων.

Ορισμένες απαιτήσεις για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων

Ήδη στο στάδιο του σχεδιασμού του EDMS, το σύστημα είναι κατασκευασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα, η αξιοπιστία και η καταλληλότητα του εγγράφου καθ' όλη την περίοδο αποθήκευσης, ανεξάρτητα από αλλαγές στο σύστημα2. Τέτοιες αλλαγές μπορεί να προκληθούν, μεταξύ άλλων, από μετατροπές μορφής, μεταναστεύσεις3 μεταξύ τεχνικού εξοπλισμού, λειτουργικών συστημάτων ή εφαρμογές λογισμικού... Θα πρέπει να σημειωθεί ότι κατά τη μετατροπή μορφών, οι πληροφορίες σχετικά με την ολοκληρωμένη μετατροπή πρέπει να αποθηκεύονται ως μέρος των πληροφοριών ελέγχου4. Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε ότι, εκτός από το αρχικό ηλεκτρονικό έγγραφο, κατά τη διάρκεια ολόκληρης της περιόδου αποθήκευσης, είναι απαραίτητο να αποθηκεύσετε το έγγραφο μεταδεδομένων (περιγραφή εγγράφου) 5, το οποίο περιέχει όλα τα μεταδεδομένα για το ηλεκτρονικό έγγραφο. Εάν η περίοδος διατήρησης ενός ηλεκτρονικού εγγράφου υπερβαίνει την αναμενόμενη διάρκεια ζωής των συστημάτων αποθήκευσης, τα σχέδια μετάβασης σε νέα συστήματα θα πρέπει να τεκμηριώνονται6.

Η αναγνωσιμότητα είναι βασικό χαρακτηριστικό ενός ηλεκτρονικού εγγράφου. Εξασφαλίζεται από την αλληλογραφία τεχνικά χαρακτηριστικάέγγραφο και λογισμικόστη διάθεση των υπαλλήλων του αρχείου. Η μορφή αρχείου που ορίζεται για μόνιμη (μακροπρόθεσμη) αποθήκευση πρέπει να αντιστοιχεί στις τεχνικές δυνατότητες των κρατικών αρχών, των κρατικών και δημοτικών αρχείων, των μη κυβερνητικών οργανισμών κ.λπ. για την αναπαραγωγή πληροφοριών μακροπρόθεσμα7. Επιπλέον, νομικά ορίζεται ότι γίνονται δεκτά για αποθήκευση ηλεκτρονικά έγγραφα συνοδευόμενα από εργαλεία λογισμικούεπιτρέποντας την αναπαραγωγή τους και ένα σύνολο συνοδευτικών εγγράφων8.

Δεν υπάρχει ακριβής ομοιομορφία σχετικά με τις μορφές αρχείων που πρέπει να εμφανίζονται στα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Οι ισχύουσες κανονιστικές νομικές πράξεις διαφέρουν κάπως ως προς το όραμά τους για τον τελικό κατάλογο. Για παράδειγμα, σύμφωνα με τις Συστάσεις για την προετοιμασία καταλόγων εγγράφων από ομοσπονδιακές αρχές, η δημιουργία, αποθήκευση και χρήση των οποίων πρέπει να πραγματοποιείται με τη μορφή ηλεκτρονικών εγγράφων κατά την οργάνωση εσωτερικών δραστηριοτήτων (εγκεκριμένη με εντολή του Rosarkhiv No. 32 με ημερομηνία 29 Απριλίου 2011), η παρουσία ηλεκτρονικών εγγράφων στο EDMS του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου είναι συμβουλευτική σε μορφές PDF, DOC, RTF, TXT, XML.

Σύμφωνα με τις Απαιτήσεις για συστήματα πληροφοριών ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων των ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών, λαμβάνοντας υπόψη, μεταξύ άλλων, την ανάγκη επεξεργασίας μέσω αυτών των συστημάτων επίσημων πληροφοριών περιορισμένης διανομής (εγκεκριμένη με Διάταγμα του Υπουργείου Τηλεπικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών της Ρωσικής Ομοσπονδίας Αρ. 221 της 02.09.2011), οι ακόλουθες τέσσερις μορφές είναι υποχρεωτικές: PDF, RTF, DOC, TIFF. Άλλα κανονιστικά έγγραφα επιτρέπουν την παρουσία άλλων μορφών αρχείων ηλεκτρονικών εγγράφων στα ηλεκτρονικά συστήματα των δημοσίων αρχών.

Τον Σεπτέμβριο του 2014, το συμβούλιο εμπειρογνωμόνων του Υπουργείου Τηλεπικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών χρησιμοποιεί το PDF / A ως μορφή για την αλληλεπίδραση μεταξύ των υπηρεσιών στο EDMS και μακροχρόνια αποθήκευσηηλεκτρονικά έγγραφα. Μαζί με το PDF / A, προτείνεται η μεταφορά ενός αρχείου XML με τα στοιχεία ενός ηλεκτρονικού εγγράφου. Είναι γνωστό ότι, μαζί με το FSO, θα εκπονηθεί κατάλληλη εντολή με τις απαιτήσεις για τη ροή εγγράφων.

Συστάσεις για την επιλογή μορφής αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων

Η επιλογή της βέλτιστης μορφής αποθήκευσης καθορίζεται από τον τύπο των πληροφοριών, τα χαρακτηριστικά των τεχνικών εγκαταστάσεων αποθήκευσης (μαγνητικοί, οπτικοί, ηλεκτρονικοί φορείς δεδομένων στερεάς κατάστασης), οι ιδιαιτερότητες της πρόσβασης των χρηστών σε δεδομένα και λογισμικό. Σε σχέση με τη μείωση του κόστους των μέσων αποθήκευσης και την αύξηση της χωρητικότητάς τους, η διαθεσιμότητα λογισμικού και η αναγνωσιμότητα της μορφής αρχείου μακροπρόθεσμα αναγνωρίζονται ως οι κύριοι παράγοντες κατά την επιλογή μιας μεθόδου κωδικοποίησης. Σε μια συγκριτική ανάλυση των μορφών ηλεκτρονικών εγγράφων (κείμενο, γραφικά, αρχεία ήχου και βίντεο, βάσεις δεδομένων, παρουσιάσεις), που πραγματοποιήθηκε από το προσωπικό του RSHGU, ελήφθησαν υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια:

• δικαιώματα προγραμματιστή και ιδιοκτησίας·
• έτος ανάπτυξης της μορφής αρχείου·
• το έτος του τελευταίου εκσυγχρονισμού του·
• συχνότητα ενημερώσεων κώδικα προγράμματος.
• διαθεσιμότητα εκδόσεων·
• ανοιχτός ή κλειστός πηγαίος κώδικας.
• περιγραφή και σύγκριση μαθηματικών αλγορίθμων συμπίεσης.
• ο σκοπός της μορφής αρχείου·
• διαθεσιμότητα και διαθεσιμότητα μετατροπέων·
• ανθεκτικότητα με πολλαπλές επαναλήψεις 9.

Μορφές κειμένου

Το κείμενο είναι η κύρια σειρά πληροφοριών που αποθηκεύονται στα αρχεία. Περιλαμβάνει τόσο κείμενα στις γλώσσες ανθρώπινης επικοινωνίας (με εξαίρεση την ιερογλυφική ​​γραφή, κοντά στη γραφική μορφή), όσο και γλώσσες προγραμματισμού. Πολύ συχνά τα αρχεία κειμένου περιλαμβάνουν κομμάτια γραφικών πληροφοριών. Σε αντίθεση με τις εικονογραφήσεις, τις εγγραφές ήχου και βίντεο, τα δεδομένα κειμένου προσφέρονται για σημαντική συμπίεση χρησιμοποιώντας ειδικά προγράμματα αρχειοθέτησης.

Σύμφωνα με τις συστάσεις του Ρωσικού Κρατικού Ανθρωπιστικού Πανεπιστημίου, είναι καλύτερο να αρχειοθετείτε αρχεία σε μη κρυπτογραφημένη μορφή χρησιμοποιώντας ZIP (* .zip) και είναι πιο σκόπιμο να γράφετε πληροφορίες κειμένου σε παρακάτω μορφές: XML (περιλαμβάνει XSD / XSL / XHTML), PDF / A-1 (ISO 19005-1) (* .pdf), PDF / A-2 (ISO 19005-2: 2011) (* .pdf). Οι μορφές κειμένου μπορούν να χρησιμοποιηθούν με ορισμένες προϋποθέσεις: Απλό κείμενο (κωδικοποίηση ISO 8859-1), PDF (* .pdf) (ενσωματωμένες γραμματοσειρές), Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου 1.x (* .rtf), HTML (περιλαμβάνει δήλωση DOCTYPE), SGML (* .sgml), Open Office (* .sxw / *. odt), OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .docx), EPUB (μη κρυπτογραφημένο) (* .epub). Η μεγαλύτερη σταθερότητα κατά τη μετάβαση από μια μορφή στο επιλεγμένο λογισμικό σε άλλη είναι οι μορφές * .doc και * .xml. Ο Πίνακας 1 δείχνει τα αποτελέσματα των αλλαγών στην ποσότητα των πληροφοριών κατά τη μετάβαση.

Πίνακας 1. Πίνακας αλλαγών στην ποσότητα των πληροφοριών κατά τη μετάβαση (πόσες φορές)

Μορφές αρχείου πηγής / Μορφές αρχείων μετεγκατάστασης	* .έγγρ Microsoft Word 97-2003	* .odt	* .xml	* .rtf	* .pdf	* .pdf (PDF / A)
* .έγγρ Microsoft Word 97-2003	πρωτότυπο	<3,3	>2,2	>2,7	>3,2	>3,7
* .odt	>3,4	πρωτότυπο	>8,4	>7,7	>10	>18,4
* .xml	<2,2	<8,2	πρωτότυπο	>1,04	>1,4	>2,6

Σημειώστε ότι η σουίτα γραφείου του OpenOffice, η οποία διανεμήθηκε χάρη σε μια δωρεάν άδεια χρήσης, έχει ορισμένους περιορισμούς, για παράδειγμα, σε σύγκριση με το Microsoft Word 2007. Για παράδειγμα, για τη δημιουργία αρχείου σε μορφή XML σε OpenOffice 4 (Writer), πρόσθετα τεχνικά θα απαιτηθούν ρυθμίσεις συστήματος (παρουσία εγκατεστημένου περιβάλλοντος Java (JRE) Η εγγενής μορφή XML OpenOffice 4 * .stw δεν έχει λάβει ακόμη ουσιαστική υποστήριξη και περιγραφή. Το Microsoft Word 2007 δεν εμφανίζει πληροφορίες σε αυτήν τη μορφή, ανοίγοντάς τις ως κενό έγγραφο.

Μορφές γραφικών

Οι πληροφορίες γραφικών υψηλής ανάλυσης, ειδικά οι πολύχρωμες εικόνες και οι εικόνες σε κλίμακα του γκρι, πρακτικά δεν επιδέχονται συμπίεση αρχείων. Κατά κανόνα, για την αποθήκευσή του χρησιμοποιούνται μορφές bitmap, οι οποίες παρέχουν αποθήκευση ρεαλιστικών σκηνών με μεγάλο βάθος χρώματος. Με βάση τα αποτελέσματα μιας συγκριτικής ανάλυσης, μόνο τρεις μορφές βρέθηκαν να είναι οι πιο κατάλληλες για μακροπρόθεσμη αποθήκευση. bitmaps: TIFF (μη συμπιεσμένο), JPEG2000 (χωρίς απώλειες) (* .jp2), PNG (* .png).

Για διανυσματικές εικόνεςη προτεινόμενη μορφή είναι SVG (χωρίς δέσμευση σεναρίων Java) (* .svg). Σχέδια, δομικά διαγράμματα, γραφικά παρουσιαζόμενοι αλγόριθμοι που αποτελούνται από γραφικά πρωτόγονα (τμήματα και πολύγραμμες, πολύγωνα, κύκλοι και ελλείψεις) υλοποιούνται πιο αποτελεσματικά σε διανυσματικές μορφές όπως SWG, WMF, CGM και παρόμοια. Ωστόσο, δεν πρέπει να το ξεχνάμε αυτό διανυσματικές μορφέςσυνήθως παραμορφώνουν το συνδυασμό χρωμάτων μιας σύνθετης εικόνας.

Για την κωδικοποίηση εικόνων 3D (εικονικές μορφές δεδομένων), είναι αποδεκτή η χρήση της μορφής X3D (* .x3d).

Μορφές ήχου και βίντεο

Όπως και οι πληροφορίες γραφικών, οι πληροφορίες ήχου και βίντεο δύσκολα προσφέρονται για αποτελεσματική αρχειοθέτηση: κατά μέσο όρο, η συμπίεσή τους δεν υπερβαίνει το 5%. Η επιλογή διαφόρων τύπων κωδικοποίησης τέτοιων δεδομένων επηρεάζει σημαντικά τον όγκο του αποθηκευμένου αρχείου, επομένως, η προτίμηση μιας ή της άλλης μορφής εξαρτάται από την απαιτούμενη ποιότητα αναπαραγωγής και, κατά συνέπεια, από τον διαθέσιμο όγκο αποθήκευσης αρχείου. Προτεινόμενες μορφές αποθήκευσης για πληροφορίες ήχου: AIFF (PCM) (* .aif, * .aiff), WAV (PCM) (* .wav), AES3 (LPCM) (* .aes). Τα καλύτερα αποτελέσματα σύμφωνα με τα αποτελέσματα της σύγκρισης για την ασφάλεια δεδομένων βίντεο εμφανίστηκαν με τις ακόλουθες μορφές: Motion JPEG 2000 (ISO / IEC 15444-4) (*. Mj2), AVI (ασυμπίεστο, κίνηση JPEG) (* .avi ), Ταινία QuickTime (ασυμπίεστα, JPEG κίνησης) ( * .mov).

Βάσεις δεδομένων και τράπεζες δεδομένων

Η επιλογή της μορφής αποθήκευσης της βάσης δεδομένων εξαρτάται κυρίως από τη δομή της. Εάν η βάση είναι ένα μεμονωμένο αρχείο, τότε καλό είναι να το αποθηκεύσετε στην κωδικοποίηση που αντιστοιχεί σε αυτόν τον τύπο αρχείου. Κατά την αποθήκευση μιας βάσης δεδομένων, οι εγγραφές της οποίας αποτελούνται από πεδία διαφορετικών δομών, χρησιμοποιούνται συχνότερα κωδικοποιήσεις RTF και PDF, αλλά μόνο εάν δεν υπάρχουν θραύσματα ήχου και βίντεο στη βάση δεδομένων. Οι πιο καθολικές μορφές για μακροπρόθεσμη αποθήκευση βάσεων δεδομένων είναι οι τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (* .csv), οριοθετημένο κείμενο (* .txt), SQL DDL. Σε σπάνιες περιπτώσεις, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες μορφές: DBF (* .dbf), OpenOffice (* .sxc / *. Ods), OOXML (ISO / IEC 29500) (*. Xlsx).

Παρουσιάσεις

Κανένα από υπάρχουσες μορφέςδεν παρέχει υψηλό βαθμό αξιοπιστίας της διατήρησης της παρουσίασης. Με ορισμένες επιφυλάξεις, προτείνουμε τις μορφές OpenOffice (* .sxi / *. Odp) και OOXML (ISO / IEC DIS 29500) (* .pptx). Το PowerPoint (* .ppt) και άλλες μορφές αρχείων παρουσίασης δεν πληρούν τις απαιτήσεις μακροπρόθεσμης αποθήκευσης.

Υβριδικές πληροφορίες

Για την αποθήκευση πολύπλοκων εγγράφων, η δομή των οποίων περιλαμβάνει θραύσματα διαφορετικής φύσης (κείμενο, φωτογραφία, σχέδιο κ.λπ.), οι σύγχρονες μορφές κειμένου όπως MS WORD, RTF είναι οι πλέον κατάλληλες. Σας επιτρέπουν να συμπεριλάβετε γραφικές εικόνεςσε κωδικοποιήσεις ράστερ. Εάν υπάρχουν πολλές απεικονίσεις, τότε συνιστάται η αποθήκευση ενός τέτοιου εγγράφου με τη μορφή μιας ενιαίας εικόνας - σε αυτήν την περίπτωση, προτιμώνται οι μορφές γραφικών.

Σημειώσεις:

1. Η ερευνητική εργασία πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο της κρατικής σύμβασης υπ' αριθμ. 016-3 της 31ης Μαΐου 2013 «Έρευνα σύγχρονων διαδικασιών υποστήριξης τεκμηρίωσης για διαχείριση και ανάπτυξη ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. "Επιστημονική έκθεση" Συγκριτική ανάλυση μορφών αρχείων ηλεκτρονικών εγγράφων μόνιμης (μακροπρόθεσμης) αποθήκευσης "(στο πλαίσιο της εφαρμογής των μέτρων του ομοσπονδιακού προγράμματος στόχου" Πολιτισμός της Ρωσίας "(2012-2018).
2. GOST R ISO 15489-1-2007 «Εθνικό πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Σύστημα προτύπων πληροφόρησης, βιβλιοθηκονομίας και εκδόσεων. Διαχείρηση αρχείων. Γενικές Απαιτήσεις "(εγκεκριμένο από το Διάταγμα της Rostekhregulirovaniya της 12.03.2007 No. 28-st).
3. Η μετεγκατάσταση ηλεκτρονικών εγγράφων είναι η πράξη μεταφοράς αρχείων από ένα σύστημα σε άλλο σύστημα, διατηρώντας παράλληλα την αυθεντικότητα, την ακεραιότητα, την αξιοπιστία και την ευκολία χρήσης τους.
4. Η δομή της περιγραφής του εγγράφου αποτελείται από μια περιγραφή του φυσικού του ή τεχνική δομήκαι τη λογική του δομή, δηλαδή τη σχέση μεταξύ των στοιχείων δεδομένων που απαρτίζουν το έγγραφο. Για λεπτομέρειες σχετικά με τη δημιουργία, τη διαχείριση και τη χρήση μεταδεδομένων, ανατρέξτε στο GOST R ISO 23081-1-2008. Σύστημα προτύπων πληροφόρησης, βιβλιοθηκονομίας και εκδόσεων. Διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων. Μεταδεδομένα για έγγραφα. Μέρος 1. Αρχές (εγκρίθηκε από το Διάταγμα του Rostekhregulirovanie της 13.11.2008 No. 310-st).
5. GOST R 54471-2011 «Ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Διαχείρηση αρχείων. Πληροφορίες αποθηκευμένες σε σε ηλεκτρονική μορφή... Συστάσεις για τη διασφάλιση αξιοπιστίας και αξιοπιστίας».
6. Κανόνες οργάνωσης αποθήκευσης, απόκτησης, λογιστικής και χρήσης εγγράφων από το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλων αρχειακών εγγράφων σε κρατικά και δημοτικά αρχεία, μουσεία και βιβλιοθήκες, οργανισμούς της Ρωσικής Ακαδημίας Επιστημών (εγκεκριμένα με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού και Μαζικές Επικοινωνίες της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 18ης Ιανουαρίου 2007 Αρ. 19).
7. Βλέπε την ίδια παράγραφο 4.4.3.
8. Η αναπαραγωγή είναι μια μέθοδος διατήρησης ψηφιακών πληροφοριών με τη δημιουργία ενός ή περισσότερων πλήρεις αντιγράφων (κλώνων) ψηφιακού υλικού. Η αναπαραγωγή απαιτεί ειδικά μέτρα για τη διατήρηση όλων των αντιγράφων ενημερωμένα.

Τα αρχεία κειμένου είναι ο πιο κοινός τύπος δεδομένων στον κόσμο των υπολογιστών. Υπάρχουν πολλά προβλήματα με τα αρχεία κειμένου. Το πρώτο είναι ο εξαιρετικά μεγάλος αριθμός χαρακτήρων που απαιτούνται για την υποστήριξη διαφόρων γλωσσών. Οι Αμερικανοί προγραμματιστές χρησιμοποιούν το σύνολο χαρακτήρων των ΗΠΑ ASCII (American Standard Code for Information Interchange) για να λειτουργεί με 128 χαρακτήρες. Για την υποστήριξη άλλων γλωσσών, οι 256 χαρακτήρες συχνά δεν είναι αρκετοί, επομένως τώρα υπάρχει μια σταδιακή μετάβαση στην κωδικοποίηση Unicode, στην οποία έχουν ήδη εκχωρηθεί δύο byte για την αποθήκευση ενός χαρακτήρα (δηλαδή, είναι δυνατή η κωδικοποίηση 65.536 διαφορετικών χαρακτήρων).

Το δεύτερο πρόβλημα είναι ότι οι άνθρωποι θέλουν τα τυπωμένα έγγραφά τους να περιέχουν γραφήματα, γραφήματα, σημειώσεις, επικεφαλίδες και διαφορετικές γραμματοσειρές. Έγγραφα που διανέμονται στο Διαδίκτυο ( Σε σύνδεσηέγγραφα), μπορεί να περιέχει κινούμενα σχέδια, συνδέσμους προς διάφορα πόρους δικτύουκαι soundtrack.

Πολλά αρχεία κειμένου αποστέλλονται ως απλό κείμενο. Είναι δύσκολο να γίνει το απλό κείμενο ελκυστικό και ευανάγνωστο, καθώς δεν περιέχει γραμματοσειρές διαφόρων βαρών, γραφικά, επικεφαλίδες, υποτίτλους κ.λπ. Αυτά τα πρόσθετα χαρακτηριστικά ονομάζονται κείμενο σήμανσης(σήμανση).

Μιλώντας για σήμανση κειμένου, οι έννοιες επισημαίνονται φυσικόςκαι λογικόςσήμανση. Όταν χρησιμοποιείτε φυσική σήμανση κειμένου, υποδεικνύεται η ακριβής εμφάνιση κάθε τμήματος. Για παράδειγμα, "κεντρικό κείμενο, 14 σημεία, έντονη γραφή, Times". Με τη δυαδική σήμανση, υποδεικνύεται η δυαδική σημασία του δεδομένου τμήματος, για παράδειγμα, "αυτή είναι η επικεφαλίδα του κεφαλαίου". Αυτές οι δύο μέθοδοι σήμανσης προορίζονται γενικά να χρησιμοποιηθούν σε διαφορετικές καταστάσεις. Για να εκτυπώσετε κείμενο σε έναν εκτυπωτή, πρέπει να χρησιμοποιήσετε φυσική σήμανση. Θα πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με το μέγεθος των περιθωρίων και των εσοχών της παραγράφου. Οι προηγούμενες εκδόσεις επεξεργαστών κειμένου χρησιμοποιούσαν μόνο φυσική σήμανση. Ταυτόχρονα, η γραμματοσειρά, το μέγεθος και το στυλ υποδεικνύονταν για κάθε κομμάτι.

Κατά την ανταλλαγή πληροφοριών με άλλα άτομα, η φυσική διάταξη του κειμένου επιβάλλει ορισμένους περιορισμούς, ειδικά για ηλεκτρονικά έγγραφα. Το μέγεθος της οθόνης, η ανάλυση, οι γραμματοσειρές διαφέρουν για διαφορετικά συστήματα. Για αυτούς τους λόγους, ο λογικός σχεδιασμός κειμένου χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο λογικός σχεδιασμός είναι πρακτικά απαραίτητος: όταν δημιουργείτε ηλεκτρονικά έγγραφα όπως σελίδες WWW ή όταν δημιουργείτε και δημοσιεύετε ογκώδη έργα όπως βιβλία.

Για να διατηρήσετε τη σήμανση των εγγράφων κατά τη μεταφορά πληροφοριών κειμένου από μηχανή σε μηχανή, χρησιμοποιήστε διαφορετικοί τρόποι... Οι επεξεργαστές κειμένου και τα συστήματα δημοσίευσης χρησιμοποιούν ειδικά σχεδιασμένες μορφές αρχείων που περιέχουν όχι μόνο κείμενο, αλλά και πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο μορφοποίησής τους. Το κύριο πρόβλημα εδώ είναι η ασυμβατότητα τέτοιων μορφών, αν και τα πιο σύνθετα προγράμματα μπορούν συνήθως να διαβάσουν αρχεία σε μορφές ανταγωνιστικών προγραμμάτων. Παραδείγματα αυτής της προσέγγισης είναι οι επεξεργαστές κειμένου Word και StarWriter.

Σε μια άλλη προσέγγιση, ειδικές εντολές σήμανσης εισάγονται απευθείας στο κείμενο του εγγράφου. Ακόμα κι αν δεν έχετε λογισμικό που να υποστηρίζει αυτήν τη μορφή, μπορείτε να το καταλάβετε. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αναπαραστήσετε τη σήμανση κειμένου με αυτόν τον τρόπο, όπως:

• HyperText Markup Language (HTML) που χρησιμοποιείται στον Παγκόσμιο Ιστό.
• TeX και LaTeX, δημοφιλείς σε πολλές ακαδημαϊκές δημοσιεύσεις, καθώς και σε μαθηματικούς, φυσικούς, χημικούς και ακόμη και μουσικούς.

Παραδείγματα προγραμμάτων που μπορούν να επισημάνουν κείμενο με αυτόν τον τρόπο είναι το Netscape Composer και το LyX (KLyX).

Τα αρχεία που δημιουργούνται από διαφορετικούς επεξεργαστές έχουν συχνά μοναδικές επεκτάσεις που καθιστούν δυνατή, χωρίς να κοιτάξετε μέσα στο έγγραφο, να μαντέψετε πώς να επισημάνετε το κείμενο. Για παράδειγμα, τα αρχεία που δημιουργούνται από συντάκτες για την προετοιμασία απλού κειμένου έχουν συχνά την επέκταση .txt και αυτά που έχουν προετοιμαστεί σε Lyx - .lyx. Ο επεξεργαστής κειμένου Word δημιουργεί αρχεία σε μορφή MS Word από προεπιλογή (επέκταση .doc), αλλά υποστηρίζει και άλλες μορφές, όπως RTF (επέκταση .rtf). Τα έγγραφα που περιέχουν εντολές σήμανσης HTML έχουν την επέκταση .html ή .htm.

Είναι προφανώς αδύνατο να παραθέσουμε όλους τους επεξεργαστές κειμένου. Πολλά από αυτά είναι «ακονισμένα» για τη μία ή την άλλη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Η παρακάτω λίστα δείχνει μόνο μια μικρή επιλογή προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου.

Επεξεργαστές απλού κειμένου

Μπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝενσωματωμένο στο χειρουργείο Σύστημα Windows, σαφές και απλό και εύκολο στη χρήση. McEditμοιάζει με το στοιχείο MS DOS Edit διαχείριση αρχείων mc(Midnight Commander) Linux OS. KEditο απλούστερος επεξεργαστής κειμένου που περιλαμβάνεται στο KDE Linux. KWriteένας επεξεργαστής κειμένου που έχει μια σειρά επιπρόσθετες ρυθμίσειςσε σύγκριση με άλλους βασικούς επεξεργαστές κειμένου. Emacsσυνδυάζει τις λειτουργίες ενός διαχειριστή αρχείων και ενός επεξεργαστή κειμένου. ένας από χαρακτηριστικά γνωρίσματαείναι η δυνατότητα δημιουργίας μακροεντολών (macros). είναι διαθέσιμο σε όλους τους κλώνους του Unix, συμπεριλαμβανομένου του Linux. Το Emacs μπορεί να χρησιμοποιηθεί και σε MS Windows.

Συντάκτες που δημιουργούν κείμενο με στοιχεία σήμανσης

Λέξηχρησιμεύει για τη δημιουργία μιας ποικιλίας έντυπων εγγράφων, είναι ένα συστατικό εφαρμογές γραφείουσε MS Windows? StarWriterείναι μέρος του προγράμματος StarOffice, φαίνεται και λειτουργεί παρόμοια με το Word, λειτουργεί εξίσου καλά τόσο σε MS Windows όσο και σε Linux. LyX(KLyX στο KDE) ένα σύγχρονο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σχεδιασμένο για άτομα που θέλουν ένα έγγραφο με επαγγελματική εμφάνιση αλλά αφιερώνουν ελάχιστο χρόνο για να το δημιουργήσουν. ο επεξεργαστής εισάγει εντολές σήμανσης TeX και LaTeX στο κείμενο. Netscape Composerεισάγει σήμανση HTML στο κείμενο της εντολής· υπάρχουν εκδόσεις τόσο για Linux όσο και για MS Windows.

Στον σύγχρονο κόσμο, η πληροφορία είναι η πιο πολύτιμη πηγή, συγκρίσιμη μόνο με το χρόνο. Η πληροφορία εκτελεί πολλά καθήκοντα στη ζωή της κοινωνίας, διασφαλίζοντας την επικοινωνιακή αλληλεπίδραση όλων των συστατικών της, καθορίζοντας, αποθηκεύοντας και μεταδίδοντας την αποκτηθείσα και συσσωρευμένη γνώση. Κι όμως, η πληροφόρηση παίζει βασικό ρόλο στη διαχείριση.

Οι πληροφορίες διαχείρισης καταγράφονται σε έγγραφα. Ένα έγγραφο, ως φορέας πληροφοριών, είναι ένας πόρος πληροφοριών, η διαχείριση του οποίου ανατίθεται στους ειδικούς-σκηνοθέτες, σχεδιασμένο να οργανώνει την τεχνολογική διαδικασία τεκμηρίωσης και εργασίας με έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης σύγχρονων Τεχνολογίες πληροφορικής.

Στην παρούσα φάση, κανείς δεν αμφιβάλλει για την ανάγκη εισαγωγής νέων τεχνολογιών της πληροφορίας στις διαδικασίες διαχείρισης και, πρώτα απ 'όλα, στον τομέα της τεκμηρίωσης διαχείρισης (DOE), ως ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία αυτών των διαδικασιών. Μιλώντας για την εισαγωγή νέων τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνίας (ΤΠΕ) στο χώρο των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας, κατά κανόνα, εννοούμε τον σχεδιασμό και την εφαρμογή αυτοματοποιημένο σύστηματεκμηρίωση διαχείρισης (AS DOU) με πολλές επιλογές για ενσωματωμένες και προσαρτημένες μονάδες.

Τι κρύβεται όμως πίσω από αυτές τις τεχνολογίες πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων AS DOI; Λίγοι από τους ειδικούς των εγγράφων το καταλαβαίνουν πλήρως. Ταυτόχρονα, είναι προφανές ότι κανένας ειδικός εγγράφων δεν μπορεί να κάνει χωρίς βασικές, θεμελιώδεις γνώσεις στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών (IT).

Το πιο πρόσφατο εθνικό πρότυπο που διέπει τις διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων GOST R ISO 15489-1-2007 ορίζει σαφώς την ευθύνη των "διαχειριστών εγγράφων", δηλαδή των ειδικών στον τομέα της τεκμηρίωσης διαχείρισης, για το σχεδιασμό, την υλοποίηση και τη χρήση του αυτοματοποιημένου εκπαιδευτικού συστήματος προσχολικής ηλικίας . ... Αυτό υποδηλώνει ότι οι διαχειριστές εγγράφων δεν μπορούν πλέον να είναι εξωτερικοί παρατηρητές στο σχεδιασμό και την υλοποίηση ενός AS DOE και μόνο τότε οι χρήστες του. Θα πρέπει ήδη στο αρχικό στάδιο του σχεδιασμού του να λάβουν ενεργό μέρος στη διαδικασία και να καθορίσουν τις βασικές απαιτήσεις για το λειτουργικό στοιχείο αυτού του συστήματος.

Σύμφωνα με τις απαιτήσεις για τα προσόντα, ο ειδικός εγγράφων συμμετέχει στον καθορισμό εργασιών, στο σχεδιασμό, στη λειτουργία και στη βελτίωση (εν μέρει υποστήριξη πληροφοριών) αυτοματοποιημένα συστήματα πληροφοριών και συστήματα ελέγχου. Συμμετέχει επίσης στην ανάπτυξη των πιο πρόσφατων τεχνολογιών πληροφοριών, στο σχεδιασμό και την ενημέρωση βάσεων δεδομένων και τραπεζών δεδομένων. Μελετά και συνοψίζει την καλύτερη εγχώρια και ξένη εμπειρία στο χώρο των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας.

Η μελέτη των τεχνολογιών πληροφορικής υπολογιστών σε δραστηριότητες διαχείρισης γίνεται σημαντικό καθήκον της γενικής επαγγελματικής κατάρτισης στην ειδικότητα "Διαχείριση εγγράφων και υποστήριξη τεκμηρίωσης της διαχείρισης" ... Ένας σύγχρονος ειδικός πρέπει να γνωρίζει καλά την ποικιλία εργαλείων λογισμικού και να φανταστεί το επίπεδο μεταβλητότητας λογισμικού και τεχνολογικών λύσεων για την υλοποίηση των καθηκόντων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Ως εκ τούτου, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι είναι απαραίτητο να επεκταθούν οι ορίζοντες των ειδικών εγγράφων στον τομέα της εφαρμογής των τεχνολογιών της πληροφορίας στα προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα και τα χαρακτηριστικά τους.

Το σημαντικότερο πρόβλημα που ανακύπτει κατά την εφαρμογή της πληροφορικής στις δραστηριότητες οποιουδήποτε, ιδιαίτερα κράτους, οργανισμού είναι το πρόβλημα της ασφάλειας των ηλεκτρονικών εγγράφων και της πρόσβασης σε αυτά μετά από σημαντικό χρονικό διάστημα. Ένα άλλο πρόβλημα ανακύπτει στην ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων στη διαχείριση, ιδίως σε διυπηρεσιακό επίπεδο. Στην παρούσα φάση, αυτά τα προβλήματα, εν μέρει, θα βοηθήσουν στην επίλυση ανοικτών μορφών ηλεκτρονικών εγγράφων.

Η χώρα συζητά και αναπτύσσει ενεργά το θέμα της εισαγωγής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε κυβερνητικό επίπεδο (για παράδειγμα, το πρόγραμμα "Ηλεκτρονική Ρωσία" , "Ηλεκτρονική Μόσχα" , η έννοια του σχηματισμού ηλεκτρονικής διακυβέρνησης , εισαγωγή ηλεκτρονικών διοικητικών ρυθμίσεων , συνδυάζοντας κρατικούς πόρους πληροφοριών ). Η επίλυση των θεμάτων που τίθενται σε αυτά τα έγγραφα δεν είναι δυνατή χωρίς να ληφθούν υπόψη οι μορφές των ηλεκτρονικών εγγράφων (ΕΔ).

Σημαντικά έγγραφα που καθορίζουν τις κύριες κατευθύνσεις για την ανάπτυξη των τεχνολογιών πληροφοριών στη Ρωσική Ομοσπονδία είναι το Δόγμα της Ασφάλειας Πληροφοριών και αναπτυξιακής στρατηγικής κοινωνία της Πληροφορίας ... Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στα Προγράμματα και τις Έννοιες, δεδομένου ότι περιέχουν τη μεθοδολογία για την εφαρμογή της σύγχρονης πληροφορικής στη Ρωσία, συμπεριλαμβανομένου του τομέα των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας. Μεταξύ αυτών, το Ομοσπονδιακό Πρόγραμμα Στόχων «Ηλεκτρονική Ρωσία (2002−2010)» παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον. , Έννοια του σχηματισμού ηλεκτρονικής κυβέρνησης στη Ρωσική Ομοσπονδία έως το 2010. , Η έννοια της χρήσης τεχνολογιών της πληροφορίας στις δραστηριότητες των ομοσπονδιακών κυβερνητικών φορέων μέχρι το 2010.και τα λοιπά.

Έννοια για την ανάπτυξη του εθνικού συστήματος τυποποίησης αντιπροσωπεύει ένα σύστημα απόψεων για τα προβλήματα της ανάπτυξης του εθνικού συστήματος τυποποίησης στη Ρωσική Ομοσπονδία μέχρι το 2010 και περιέχει τεκμηριωμένους στόχους, στόχους και κατευθύνσεις ανάπτυξης.

Σκοπεύουμε να αφιερώσουμε μια σειρά άρθρων στην εξέταση αυτού του ζητήματος, που θα περιγράφει τις κύριες μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων, τη δημιουργία και ανάπτυξη ελεύθερου λογισμικού, τις ιδιαιτερότητες των ανοιχτών μορφών ηλεκτρονικών εγγράφων, την πρακτική της εφαρμογής τους στη Ρωσία και το εξωτερικο.

Μια μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου είναι πιο συγκεκριμένα μια μορφή αρχείου που περιέχει κωδικοποιημένο κείμενο ή/και οπτικοακουστικές πληροφορίες. Το "κρυπτογραφημένο" δεν πρέπει να συγχέεται με το "κρυπτογραφημένο". Η κρυπτογράφηση αναφέρεται στα μέσα απόκρυψης πληροφοριών και η κωδικοποίηση είναι μόνο η μετατροπή πληροφοριών από τη μια μορφή στην άλλη.

Αν αναλύσουμε τα σύγχρονα λεξικά τεχνολογία υπολογιστών, τότε η έννοια της «μορφής» είναι ποικίλη και πολύπλοκη. Αρκεί ο χρήστης να γνωρίζει ότι η μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου είναι μια συγκεκριμένη λογική ή αλγόριθμος, ακολουθώντας τον οποίο οι πληροφορίες μετατρέπονται από μηχανικά αναγνώσιμες σε κατανοητές για ένα άτομο και αντίστροφα. Οι μορφές μπορεί να είναι διαφορετικών ειδών, από απλές και περιορισμένες σε δυνατότητες έως πολύπλοκες και ικανές να φέρουν πολλές λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας δημιουργίας διάταξης, συμπίεσης και κρυπτογράφησης.

Στον τομέα της τεχνολογίας υπολογιστών, ο όρος «μορφή» αναφέρεται στη δομή ενός αντικειμένου πληροφοριών. Για παράδειγμα, η μορφή αρχείου αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο οργανώνονται στοιχεία πληροφοριών (bit, bytes) σε ένα αρχείο και η μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα ταξινομούνται και παρουσιάζονται σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο. .

Παραθέτουμε συνοπτικά τις μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων που χρησιμοποιούνται στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα .

Μορφές κειμένουχρησιμοποιούνται για τη δημιουργία εγγράφων κειμένου και τις περισσότερες φορές δημιουργούνται χρησιμοποιώντας επεξεργαστές κειμένου.
Για παράδειγμα:

Το DOC είναι μια δημοφιλής μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου που έχει σχεδιαστεί για την προβολή και την αλλαγή (επεξεργασία) του κειμένου ενός εγγράφου. Η μορφή είναι εξαιρετικά βολική όταν πολλοί εκτελεστές εργάζονται σε ένα έγγραφο ταυτόχρονα.
.PDF - μια μορφή για την εμφάνιση ενός εγγράφου σε πανομοιότυπη μορφή με οποιαδήποτε λειτουργικό σύστημακαι σε οποιαδήποτε εφαρμογή. Δημοφιλές στην προετοιμασία εγγράφων, υλικού παρουσίασης, διαφημιστικών φυλλαδίων κ.λπ. Λόγω του γεγονότος ότι η μορφή προορίζεται για την προβολή ενός εγγράφου και δεν επιτρέπει την πραγματοποίηση μη εξουσιοδοτημένων (ή ανεπαίσθητων) αλλαγών σε αυτό, η χρήση του σε προσχολική εκπαίδευση το ίδρυμα είναι εξαιρετικά βολικό. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι όλα τα πρότυπα του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης (ISO) αποστέλλονται στη Rostekhregulirovanie σε μορφή PDF.

RTF - σχεδιασμένο για την προβολή εγγράφων και την επεξεργασία τους σε διάφορες εκδόσεις προϊόντων λογισμικού. Για παράδειγμα, εκδόσεις του Word για Windows. Στο DOW, η μορφή χρησιμοποιείται ενεργά λόγω του γεγονότος ότι σας επιτρέπει να μετατρέψετε αρχεία χωρίς να χάσετε τη δομή και το περιεχόμενο του εγγράφου και να εργαστείτε μαζί τους σε ένα λειτουργικό σύστημα, αλλά στις διαφορετικές προσωρινές εκδόσεις του.
Μορφές γραφικώναποθηκεύουν μια εικόνα (για παράδειγμα, μια φωτογραφία, ένα σχέδιο) και χωρίζονται σε δύο βασικούς τύπους: διανυσματικές μορφές, που αποθηκεύουν μια εικόνα ως σύνολο γεωμετρικών σχημάτων (DXF, EPS, CGM) και μορφές ράστερ, που αποθηκεύουν μια εικόνα ως σύνολο κουκκίδων-pixel (BMP, TIFF, GIF). Η αποθηκευμένη εικόνα μπορεί να προστεθεί στο κείμενο του εγγράφου και να χρησιμοποιηθεί στη σχεδίαση της παρουσίασης.

Οι μορφές βάσεων δεδομένων δημιουργούνται χρησιμοποιώντας συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS). Αποτελούνται από πεδία και πίνακες που περιέχουν μεμονωμένα στοιχείαπληροφορίες. Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε συνδέσμους μεταξύ διαφορετικών στοιχείων. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων εργαζομένων μπορεί να περιέχει πεδία με ονόματα υπαλλήλων, διευθύνσεις και πληροφορίες σχετικά με την εργασία που εκτελείται.

Τα αρχεία υπολογιστικών φύλλων αποθηκεύουν αριθμούς και τις σχέσεις μεταξύ αυτών των αριθμών στα κελιά. Για παράδειγμα, ένα κελί μπορεί να περιέχει έναν τύπο που αθροίζει δεδομένα από δύο άλλα κελιά. Όπως τα αρχεία βάσης δεδομένων, τα αρχεία υπολογιστικών φύλλων είναι συνήθως στη μορφή του προγράμματος με το οποίο δημιουργήθηκαν. Αυτή η μορφή είναι βολική για παρακολούθηση χρόνου κ.λπ.

Οι μορφές βίντεο και ήχου περιέχουν κινηματογραφικές εικόνες ( ψηφιακό βίντεο, κινούμενα σχέδια) και δεδομένα ήχου, τα οποία δημιουργούνται και προβάλλονται συχνότερα με χρήση κατάλληλων προγραμμάτων και αποθηκεύονται σε μία μορφή προγράμματος. Οι πιο χρησιμοποιούμενες από αυτές είναι οι μορφές QuickTime και MPEG. Στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή συναντήσεων, συναντήσεων κ.λπ.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στις μορφές σήμανσης, οι οποίες περιέχουν ενσωματωμένες οδηγίες για την εμφάνιση και κατανοητό περιεχόμενο αρχείων.

Μπορείτε να ορίσετε τη γλώσσα σήμανσης για ηλεκτρονικά έγγραφα χρησιμοποιώντας τη μεταγλώσσα SGML (Standard Generalized Markup Language). Αρχικά σχεδιάστηκε για κοινή χρήση εγγράφων αναγνώσιμων από μηχανή σε μεγάλα κυβερνητικά και αεροδιαστημικά έργα. Χρησιμοποιήθηκε ευρέως στην έντυπη και εκδοτική, αλλά η πολυπλοκότητά του καθιστούσε δύσκολη την ευρεία χρήση για καθημερινή χρήση.

Το SGML έχει εγκριθεί από τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης ISO ως διεθνές πρότυπο ISO 8879: 1986 "Information processing - Text and office systems - Standard Generalized Markup Language (SGML)" και χρησιμοποιείται σε κρατικούς φορείς σε όλο τον κόσμο.

Νέες, πιο προηγμένες γλώσσες σήμανσης έχουν εξελιχθεί από τη γλώσσα σήμανσης για κείμενα εγγράφων SGML HTML και XML.

HTML (Γλώσσα σήμανσης υπερκειμένου - "γλώσσα σήμανσηςυπερκείμενο ") Είναι μια εφαρμογή SGML. Χρησιμοποιείται για την εμφάνιση σχεδόν όλων των πληροφοριών στον Ιστό. Συμμορφώνεται με το διεθνές πρότυπο ISO 8879: 1986 και είναι στάνταργλώσσα σήμανσης σε Ο παγκόσμιος ιστός(www).

XML (Extensible Markup Language) - ένα υποσύνολο του Γλώσσα SGML... Απέκτησε δημοτικότητα στη διαχείριση και ανταλλαγή πληροφοριών ως μια σχετικά απλή γλώσσα σήμανσης για κείμενα εγγράφων. Η XML είναι μια μορφή κειμένου για την αποθήκευση δομημένων δεδομένων (αντί των υπαρχόντωναρχεία βάσης δεδομένων ), για ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύπρογράμματα καθώς και για τη δημιουργία πιο εξειδικευμένων γλωσσών σήμανσης, που μερικές φορές ονομάζονται λεξικά, από αυτό.

Η μορφή XML έχει υιοθετηθεί από τους φορείς τυποποίησης της κοινότητας του Διαδικτύου, που εκπροσωπούνται από την Κοινοπραξία του Παγκόσμιου Ιστού (W3C), η οποία αναπτύσσει και εφαρμόζει τεχνολογικά πρότυπα γιαΠαγκόσμιος Ιστός και τον οργανισμό Universal Description, Discovery and Integration (UDDI), ο οποίος αναπτύσσει το πρότυπο Universal Description, Discovery and Integration για τον ορισμό, την καταχώριση και την ανακάλυψη υπηρεσιών Ιστού που προσφέρονται από εταιρείες. Είναι μια προδιαγραφή που δηλώνει τις απαιτήσεις για ένα κατανεμημένο βιβλίο πληροφοριών μιας υπηρεσίας Web. .

Ανάλογα με το σκοπό, οι μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε:
- μορφές για την προβολή του εγγράφου.
- μορφές για την προβολή και την αλλαγή του εγγράφου.
- μορφές για την αλλαγή του εγγράφου.

Εάν είναι δυνατή η μεταφορά, οι μορφές των ηλεκτρονικών εγγράφων είναι:
- φορητό σε όλες τις πλατφόρμες.
- φορητό διαπρόγραμμα
- εξειδικευμένο.

Κατά κανόνα, δεν υπάρχει σαφές όριο μεταξύ αυτών των κατηγοριών. Οι μορφές που είναι φορητές μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών μπορούν επίσης να είναι φορητές μεταξύ προγραμμάτων. Οι εξειδικευμένες μορφές χρησιμοποιούνται σε στενές εργασίες και χρησιμοποιούνται, κατά κανόνα, μόνο από εφαρμογές μιας εταιρείας και τις περισσότερες φορές είναι ιδιόκτητες.

Ανάλογα με τη διαθεσιμότητα, οι μορφές μπορούν να είναι ανοιχτές και κλειστές. Οι κλειστές μορφές είναι πάντα ιδιοκτησία ενός συγκεκριμένου οργανισμού, ο οποίος τις χρησιμοποιεί τόσο για να εγγυηθεί την ποιότητα του προϊόντος στον καταναλωτή όσο και για να προστατεύσει από τον δανεισμό τεχνολογίας από τους ανταγωνιστές.

Η ανοιχτή μορφή είναι μια δημόσια διαθέσιμη προδιαγραφή για την αποθήκευση ψηφιακών δεδομένων, χωρίς περιορισμούς αδειοδότησης κατά τη χρήση. Ειδικότερα, θα πρέπει να είναι δυνατή η συμπερίληψη υποστήριξης για ανοιχτές μορφές όπως στοδωρεάν (ανοιχτό) και μέσα ιδιόκτητο (ιδιόκτητο, μη ελεύθερο) λογισμικό διανέμονται απόάδειες χαρακτηριστικό για καθέναν από αυτούς τους τύπους. Ο κύριος στόχος των ανοιχτών μορφών είναι να εγγυηθούν τη δυνατότητα πρόσβασης σε δεδομένα για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να λαμβάνονται υπόψη τα δικαιώματα αδειοδότησης και τεχνικές προδιαγραφές... Η ανοιχτή μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου προστατεύει τον καταναλωτή όχι μόνο όταν αλλάζει εκδόσεις του προγράμματος, αλλά καθιστά επίσης δυνατή την ανάγνωση εγγράφων σε συνθήκες μη διαθεσιμότητας του προγράμματος με το οποίο δημιουργήθηκε το ηλεκτρονικό έγγραφο.

Γιατί η XML είναι τόσο ιδιαίτερη; Η επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης Η επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης περιέχει όχι μόνο δεδομένα, αλλά και "μεταφέρει πληροφορίες που περιγράφουν αυτά τα δεδομένα. Εφαρμόζεται σε οποιαδήποτε εφαρμογή υπολογιστή και σας επιτρέπει να μεταφέρετε μεγάλες ποσότητες πληροφοριών χωρίς να απαιτείται χρονοβόρος μετασχηματισμός των δομών δεδομένων " .

Σήμερα, οι κατασκευαστές λογισμικού έχουν αλλάξει γρήγορα τη χρήση XML στα προϊόντα τους και, ως εκ τούτου, συνειδητοποιούν την ιδέα της τυποποίησης των μορφών εγγράφων που βασίζονται σε XML, στην πραγματικότητα ανοιχτή μορφήηλεκτρονικά έγγραφα.

Συνέχεια στο επόμενο τεύχος.

GOST R ISO 15489-1-2007. Διαχείρηση αρχείων. Γενικές Προϋποθέσεις.

Η λέξη «μορφή» έχει πολλές έννοιες. Στον τομέα της τεχνολογίας υπολογιστών, ο όρος «μορφή» αναφέρεται στη δομή ενός αντικειμένου πληροφοριών. Για παράδειγμα, μια μορφή αρχείου αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία πληροφοριών (bit, byte) οργανώνονται σε ένα αρχείο και μια μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα ταξινομούνται και παρουσιάζονται σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο.

Υπάρχουν πολλά διαφορετικές μορφέςηλεκτρονικά έγγραφα. Σε γενικές γραμμές, μπορούν να χωριστούν σε "single-program", δηλαδή ελέγχονται και υποστηρίζονται από έναν μόνο προγραμματιστή λογισμικού, και "multi-program", τα οποία υποστηρίζονται από πολλούς προγραμματιστές και μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία από διαφορετικά προγράμματα.

Βασικές μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων.

1. Μορφές κειμένου. Τις περισσότερες φορές δημιουργούνται χρησιμοποιώντας επεξεργαστές κειμένου. Οι πιο συνηθισμένες μορφές κειμένου είναι:

1) ενιαίο πρόγραμμα Μορφές της Microsoft Word, WordPerfect, τα οποία έχουν επέκταση του προγράμματος στο οποίο δημιουργούνται.

2) Μορφή RTF, η οποία υποστηρίζεται από διάφορες εφαρμογές λογισμικού και ταυτόχρονα διατηρεί την καθορισμένη μορφοποίηση κειμένου.

γ) PDF (Portable Document Format), το οποίο περιέχει μια εικόνα μιας σελίδας, συμπεριλαμβανομένων κειμένου και γραφικών. Τα αρχεία PDF μπορούν να διαβαστούν με μια ποικιλία προγραμμάτων μόνο για ανάγνωση, ωστόσο δημιουργούνται μόνο με Προγράμματα της AdobeΑκροβάτης.

2. Μορφές γραφικών. Αποθηκεύουν μια εικόνα (π.χ. μια φωτογραφία, ένα σχέδιο) και χωρίζονται σε δύο βασικούς τύπους:

1) διανυσματικές μορφές που αποθηκεύουν μια εικόνα ως ένα σύνολο γεωμετρικών σχημάτων. Μεταξύ αυτών, τα πιο κοινά:

α) Μορφή DXF (Drawing Interchange Format), που χρησιμοποιείται ευρέως σε προγράμματα σχεδιασμού υπολογιστών που χρησιμοποιούνται από μηχανικούς, αρχιτέκτονες.

β) Μορφή EPS (Encapsulated PostScript), που χρησιμοποιείται ευρέως σε συστήματα επιτραπέζιων εκδόσεων.

γ) η μορφή CGM (Computer Graphics Metafile) χρησιμοποιείται ευρέως σε πολλούς επεξεργαστές γραφικών (για παράδειγμα, στο πρόγραμμα επεξεργασίας Photoshop).

2) μορφές ράστερ που αποθηκεύουν μια εικόνα ως σύνολο κουκκίδων-pixel. Τα γραφικά ράστερ παραμορφώνονται όταν αλλάζει η κλίμακα της εικόνας. Αναμεταξύ μορφές ράστερη πιο κοινή:

α) Η μορφή BMP (Bitmap) είναι μια μορφή σχετικά χαμηλής ποιότητας, που χρησιμοποιείται συχνότερα σε επεξεργαστές κειμένου.

β) τη μορφή TIFF (Μορφή αρχείου με ετικέτα), η οποία χρησιμοποιείται ευρέως σε πολλές εφαρμογές λογισμικού.

γ) Μορφή GIF (Graphics Interchange Format), που χρησιμοποιείται ευρέως σε προγράμματα που προορίζονται για το Διαδίκτυο.

3. Οι μορφές βάσεων δεδομένων δημιουργούνται χρησιμοποιώντας συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS). Αποτελούνται από πεδία και πίνακες που περιέχουν μεμονωμένες πληροφορίες. Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε συνδέσμους μεταξύ διαφορετικών στοιχείων. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων πελατών μπορεί να περιέχει πεδία για ονόματα πελατών, διευθύνσεις και πληροφορίες αγοράς. Αυτά τα πεδία μπορούν να οργανωθούν σε ξεχωριστούς πίνακες (για παράδειγμα, ένας πίνακας για όλα τα πεδία ονόματος πελάτη). Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να μετατραπούν σε μορφή κειμένου, αλλά οι σύνδεσμοι μεταξύ πεδίων και πινάκων θα χαθούν (για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν 10 σελίδες ονομάτων, 10 σελίδες διευθύνσεων και 1000 σελίδες λεπτομερειών αγοράς, κάτι που είναι ασυνάρτητες πληροφορίες).

4. Μορφές υπολογιστικών φύλλων. Τα αρχεία υπολογιστικών φύλλων αποθηκεύουν αριθμούς και τις σχέσεις μεταξύ αυτών των αριθμών στα κελιά. Για παράδειγμα, ένα κελί μπορεί να περιέχει έναν τύπο που αθροίζει δεδομένα από δύο άλλα κελιά. Όπως τα αρχεία βάσης δεδομένων, τα αρχεία υπολογιστικών φύλλων είναι συνήθως στη μορφή του προγράμματος με το οποίο δημιουργήθηκαν. Ορισμένα προγράμματα μπορούν να εισάγουν και να εξάγουν δεδομένα από άλλες πηγές, συμπεριλαμβανομένων προγραμμάτων που έχουν σχεδιαστεί για τέτοια ανταλλαγή δεδομένων (για παράδειγμα, DIF (Μορφή ανταλλαγής δεδομένων). Τα αρχεία υπολογιστικών φύλλων μπορούν να μετατραπούν σε αρχεία κειμένου, αλλά οι τιμές και οι σχέσεις μεταξύ των αριθμών θα χαθούν )...

5. Μορφές βίντεο και ήχου. Αυτές οι μορφές περιέχουν κινούμενες εικόνες (ψηφιακό βίντεο, κινούμενα σχέδια) και δεδομένα ήχου, τα οποία τις περισσότερες φορές δημιουργούνται και προβάλλονται με κατάλληλα προγράμματα και αποθηκεύονται σε μία μορφή προγράμματος. Οι πιο χρησιμοποιούμενες μορφές είναι η Quick Time και η MPEG (Motion Picture Experts Group).

6. Οι γλώσσες σήμανσης, που ονομάζονται επίσης μορφές σήμανσης, περιέχουν ενσωματωμένες οδηγίες για την εμφάνιση και την κατανόηση των περιεχομένων του αρχείου. Αυτά περιλαμβάνουν:

1) SGML (Standard Generalized Markup Language), που χρησιμοποιείται σε πολλές χώρες του κόσμου σε κρατικούς φορείς και αποτελεί διεθνές πρότυπο.

2) HTML (Hypertext Markup Language), η οποία χρησιμοποιείται για την εμφάνιση σχεδόν όλων των πληροφοριών στον Παγκόσμιο Ιστό.

3) Η XML (Extensible Markup Language) είναι μια σχετικά απλή γλώσσα που βασίζεται σε SGML και έχει αποκτήσει δημοτικότητα στη διαχείριση και την ανταλλαγή πληροφοριών.

Η μορφή PDF, που δημιουργήθηκε από την Adobe Systems Inc., είναι πολύ δημοφιλής για την ανταλλαγή εγγράφων και χρησιμοποιείται ευρέως για έγγραφα στο Διαδίκτυο, επειδή διατηρεί την αρχική εμφάνιση των εγγράφων και καθιστά δύσκολη την πραγματοποίηση αλλαγών στο έγγραφο. Η Adobe υπολογίζει ότι μισό δισεκατομμύριο άνθρωποι το έχουν ήδη κατεβάσει. δωρεάν πρόγραμμαΤα προγράμματα προβολής PDF, πολλές επιχειρήσεις έχουν υιοθετήσει τη μορφή ως πρότυπο για τη μεταφορά και την αποθήκευση εγγράφων, και πολλοί τρίτοι προμηθευτές προσφέρουν προϊόντα με δυνατότητα PDF, μερικά δωρεάν.

Μια τροποποιημένη έκδοση της μορφής, που ονομάζεται PDF-Archive (PDF-A), θεωρείται στο εξωτερικό ως μία από τις δύο κύριες μορφές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο μέλλον για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων. Η δεύτερη μορφή είναι XML.

Μπορεί να υποστηριχθεί ότι τα πιο διαδεδομένα στον τομέα της διαχείρισης είναι τώρα τα έγγραφα που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας επεξεργαστές κειμένου, ειδικά το Microsoft Word. Ένας σημαντικός αριθμός εγγράφων διαχείρισης δημιουργείται τόσο σε μορφή υπολογιστικού φύλλου (τις περισσότερες φορές με χρήση υπολογιστικού φύλλου Microsoft Excel) όσο και σε διαφάνειες παρουσίασης (που προετοιμάζονται με χρήση του συστήματος προετοιμασίας παρουσιάσεων του Microsoft PowerPoint). Πολλά ηλεκτρονικά έγγραφα δημιουργούνται από σχετικά πρόσφατες τεχνολογίες όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η τηλεδιάσκεψη και οι ιστότοποι. Στο μέλλον, πολλές άλλες τεχνολογίες, όπως τα συστήματα γεωγραφικών πληροφοριών και τα τηλεφωνικά κέντρα, ενδέχεται να γίνουν μεγάλοι «παραγωγοί» ηλεκτρονικών εγγράφων.

Κάθε μία από τις μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα όταν χρησιμοποιείται στην τεκμηρίωση διαχείρισης. Για παράδειγμα, οι μορφές κειμένου (Word Perfect, Microsoft Word, RTF, κ.λπ.) είναι βολικές για αναζήτηση εγγράφων με βάση τα συμφραζόμενα σε μια βάση δεδομένων και οι μορφές γραφικών (PDF, TIFF κ.λπ.) σας επιτρέπουν να λαμβάνετε μια σαρωμένη εικόνα ενός εγγράφου με όλα τα εξωτερικά χαρακτηριστικά του, διατηρεί τα έγγραφα με την ίδια μορφή όπως σε χαρτί, με όλες τις υπογραφές και τις βίζες.

Η μορφή MS Word είναι πολύ βολική κατά την επεξεργασία ενός εγγράφου και την εργασία σε ομάδα με αυτό, ωστόσο, το αρχείο MS Word αποθηκεύει πολλές κρυφές πληροφορίες (πρώτα απ 'όλα, σχετικά με τις αλλαγές που έγιναν στο αρχείο) και, ως εκ τούτου, είναι πολύ μη ασφαλές από την άποψη της διαρροής πληροφοριών υπηρεσίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως π.χ προσφοράή ένα σχέδιο σύμβασης, οι κρυφές πληροφορίες σάς επιτρέπουν να καθορίσετε ποιες ήταν οι αρχικές υποθέσεις και ποιος είχε τη μεγαλύτερη επιρροή στο κείμενο.

Κατά την προετοιμασία ενός εγγράφου σε μια ομάδα, η ανάλυση της αναθεώρησης καθιστά δυνατό να μάθουμε όχι μόνο τα ονόματα των ατόμων που το έκαναν, αλλά και ποιοι ακριβώς συνέβαλαν με τι στην τελική έκδοση.

Το κύριο ζήτημα που ανακύπτει σε σχέση με τις μορφές των ηλεκτρονικών εγγράφων είναι το ζήτημα της μετατροπής και (ή) μετεγκατάστασης ηλεκτρονικών εγγράφων. Κατά τη μετατροπή, η μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου αλλάζει και κατά τη μετεγκατάσταση, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μετακινείται από μια πλατφόρμα λογισμικού ή μέσο σε μια άλλη χωρίς αλλαγή της μορφής. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια της μετεγκατάστασης μπορεί να χρειαστεί να μετατρέψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο. Για παράδειγμα, όταν μετακινείτε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο από λειτουργικό σύστημα Macintoch σε λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows, το ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει να μετατραπεί σε νέα μορφή (για παράδειγμα, RTF ή Word 2000).

Σε αυτήν την περίπτωση, είναι δυνατοί 3 κύριοι τύποι απωλειών, οι οποίοι πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων:

1) απώλεια δεδομένων. Όταν χάνονται δεδομένα, χάνεται και το περιεχόμενο του εγγράφου σε κάποιο βαθμό. Το ηλεκτρονικό έγγραφο καθίσταται ελαττωματικό και αναξιόπιστο.

2) απώλεια εμφάνισης, δομή του ηλεκτρονικού εγγράφου. Για παράδειγμα, κατά τη μετατροπή εγγράφων κειμένου σε μορφή RTF, μπορείτε να χάσετε ορισμένες από τις δυνατότητες της εμφάνισης των εγγράφων.

3) η απώλεια συνδέσεων μεταξύ δεδομένων (σε υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων) καθιστά επίσης το έγγραφο ημιτελές.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ένα αντίγραφο ενός εγγράφου μπορεί να αναγνωριστεί νομικά ως τέτοιο μόνο εάν έχει δημιουργηθεί με επαληθευμένο τρόπο και είναι ακριβές, πλήρες και αξιόπιστο για μακροχρόνια χρήση.

Το δεύτερο ζήτημα που σχετίζεται με τις μορφές και τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων είναι το θέμα της συμπίεσης αρχείων (συμπίεση). Τα οφέλη της συμπίεσης αρχείων περιλαμβάνουν την εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης και τη γρήγορη και ευκολότερη μεταφορά αρχείων. Τα μειονεκτήματα της συμπίεσης αρχείων είναι ότι μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια δεδομένων. Επιπλέον, απαιτεί τη χρήση πρόσθετου λογισμικού - προγραμμάτων συμπίεσης αρχείων (WinZip, ZipMagic κ.λπ.), τα οποία επίσης υποφέρουν από προβλήματα απαρχαιότητας, πολλαπλών εκδόσεων και εξαρτώμενων από την πλατφόρμα.

Οι δυνατότητες χρήσης της μορφής PDF-Archive σε ηλεκτρονικά αρχεία είναι περιορισμένες: ειδικότερα, η μορφή PDF-A δεν είναι κατάλληλη για αρχειακή αποθήκευση οπτικοακουστικών εγγράφων.

Ανακεφαλαίωση:Θα πρέπει να σημειωθεί ότι καμία από τις μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων δεν μπορεί να θεωρηθεί καθολική για μακροχρόνια αρχειακή αποθήκευση, καθώς ο εξοπλισμός, οι τεχνολογίες και το λογισμικό αλλάζουν αρκετά γρήγορα.