Sisteme de Management al Informatiei. Caracteristici, scop și componente principale. Sisteme și tehnologii informaționale. Clasificarea lor în managementul organizațional Sistemele informaționale de management să funcționeze
Sisteme de informare management(ISU) este o clasă specială de sisteme analitice care reprezintă soluții finale pentru manageri și analiști. Din punct de vedere istoric, baza tehnologică pentru implementarea unor astfel de sisteme a variat semnificativ. Unele dintre ele sunt construite pe instrumente analitice moderne, altele - folosind tehnologii informaționale de bază. IMS sunt potrivite pentru a răspunde nevoilor similare de informații ale angajaților din diferite departamente funcționale sau niveluri de management al întreprinderii. Informațiile pe care le oferă conțin informații despre trecut, prezent și probabil: viitor. Aceste informații iau forma unor rapoarte de management regulate sau ad-hoc.
Pentru a facilita navigarea în aceste sisteme, sunt introduse 3 clasificări
După tipul problemei care se rezolvă;
După amploarea problemei care se rezolvă;
După structura tehnologică.
Pentru a lua decizii la nivel de control al managementului, informațiile trebuie prezentate într-o formă agregată, astfel încât tendințele de schimbare a datelor, motivele abaterilor apărute și posibilele decizii să fie vizibile. În această etapă, sunt rezolvate următoarele sarcini de prelucrare a datelor:
Evaluarea stării planificate a obiectului de control;
Evaluarea abaterilor de la starea planificată;
Identificarea cauzelor abaterilor;
Analiza solutiilor si actiunilor posibile.
Sistem informatic de control automat(IACS) sunt sisteme automate ierarhice pe mai multe niveluri care asigură automatizarea controlului complet la toate nivelurile și acoperă întregul ciclu de lucru, de la proiectare până la vânzarea produselor. Este conceput pentru a asigura funcționarea eficientă a obiectului (sistemului) controlat prin executarea automată a funcțiilor specificate. Gradul de automatizare a functiilor de management este determinat de nevoile de productie si de posibilitatile de oficializare a procesului de management. Crearea unor astfel de sisteme este foarte dificilă, deoarece necesită o abordare sistematică din punctul de vedere al obiectivului principal, de exemplu, obținerea de profit, cucerirea unei piețe de vânzare etc.
Principalele caracteristici de clasificare care determină tipul de IASU sunt:
Sfera de funcționare a instalației - industrie, construcții, transport, agricultură, sfera neindustrială etc.;
Tipul procesului controlat - tehnologic, organizatoric, economic etc.;
Nivelul din sistemul de management este un stat, ramură, asociație industrială, științifică sau comercială și de producție, întreprindere, producție, atelier, șantier, unitate tehnologică sau proces.
Există 6 tipuri principale de IASU, al căror tip este determinat de scop, resurse, natura utilizării și domeniu:
Sistem de dialog pentru procesarea cererilor (Transaction Processing System) - pentru implementarea unor proceduri curente, pe termen scurt, tactice, adesea de rutină și rigid structurate și formalizate, de exemplu, procesarea facturilor, extraselor, conturilor, documentelor de depozit etc.
Sistem de furnizare a informațiilor - pentru pregătirea mesajelor informative de utilizare pe termen scurt (de obicei) cu caracter tactic sau strategic, de exemplu, folosind date dintr-o bază de date și proceduri structurate, formalizate.
Decision Support System - pentru analizarea (modelizarea) unei situații reale formalizate în care managerul trebuie să ia o decizie, eventual calculând diverse opțiuni pentru comportamentul potențial al sistemului (prin variarea parametrilor sistemului); astfel de sisteme sunt utilizate atât în managementul pe termen scurt, cât și pe termen lung de natură tactică sau strategică în mod automatizat.
Un sistem integrat, programat de luare a deciziilor (Programmed Decision System) este conceput pentru automatizare, în conformitate cu criteriile structurate și formalizate de evaluare și selectare (selectare) a deciziilor; sunt utilizate atât în managementul pe termen scurt, cât și pe termen lung de natură tactică (strategică).
Sisteme Expert – sisteme de consultanță informațională și/sau de luare a deciziilor bazate pe proceduri structurate, adesea prost formalizate, folosind experiența, intuiția, i.e. susținerea sau simularea muncii experților, caracteristici intelectuale; sistemele sunt utilizate atât în prognoza operațională, managementul pe termen lung, cât și pe termen scurt;
Sisteme inteligente sau sisteme bazate pe cunoștințe (Knowleadge Based System) - sisteme pentru susținerea problemelor de luare a deciziilor în sisteme complexe în care este necesară utilizarea cunoștințelor într-o gamă destul de largă, în special în sisteme slab formalizate și slab structurate, sisteme fuzzy și cu fuzzy. criterii de decizie; aceste sisteme sunt cele mai eficiente și sunt folosite pentru a reduce problemele de management pe termen lung, strategic la probleme de natură tactică și pe termen scurt, pentru a crește controlabilitatea, mai ales în condiții de multicriteria. Spre deosebire de sistemele expert, sistemele bazate pe cunoștințe ar trebui să evite mai des procedurile experte și euristice și să recurgă la proceduri cognitive pentru a minimiza riscul. Aici, influența profesionalismului personalului este mai semnificativă, deoarece în dezvoltarea unor astfel de sisteme, este nevoie de cooperare și înțelegere reciprocă nu numai a dezvoltatorilor, ci și a utilizatorilor, managerilor și a procesului de dezvoltare în sine, de regulă, apare iterativ, îmbunătățiri iterative, transformarea treptată (tranziția) a cunoștințelor procedurale (cum se face) în neprocedurale, declarative (ce trebuie făcut).
Funcțiile IACS sunt determinate pe baza obiectivelor de management, a resurselor alocate pentru realizarea acestora și a efectului așteptat al automatizării. Funcțiile IASU includ: planificarea și/sau prognoza; contabilitate, control, analiză; coordonare și/sau reglementare. Setul necesar de elemente este selectat în funcție de tipul unui IAMS specific.
Structura de management a oricărei organizații este împărțită în mod tradițional în trei niveluri de management: operațional, funcțional și strategic, care sunt determinate de complexitatea sarcinilor de rezolvat. Cu cât sarcina este mai dificilă, cu atât mai mult nivel inalt managementul este necesar pentru a o rezolva. În același timp, trebuie înțeles că există un număr mult mai mare de sarcini mai simple care necesită soluții imediate (operaționale), ceea ce înseamnă că nivelul de management pentru acestea are nevoie de unul diferit - unul inferior, unde deciziile sunt luate cu promptitudine. Atunci când gestionăm, este necesar să ținem cont și de dinamica implementării deciziilor luate, ceea ce ne permite să luăm în considerare controlul din unghiul factorului timp.
În figură sunt prezentate trei niveluri de management, care sunt corelate cu factori precum gradul de creștere a puterii, responsabilitatea, complexitatea sarcinilor de rezolvat, precum și dinamica luării deciziilor privind implementarea sarcinilor.
Nivel operațional managementul oferă o soluție pentru sarcini și operațiuni repetitive și un răspuns rapid la modificările în informațiile curente de intrare. La acest nivel, atât volumul operațiunilor efectuate, cât și dinamica luării deciziilor manageriale sunt destul de mari. Acest nivel de management este adesea numit operațional din cauza necesității de a răspunde rapid la situațiile în schimbare. La nivelul managementului operațional (operațional), sarcinile contabile ocupă un volum mare. De exemplu, contabilizarea numărului de produse vândute; contabilizarea timpului, a materiilor prime și a materialelor la efectuarea anumitor operațiuni de producție; contabilitatea produselor fabricate; contabilitate etc.
Utilizatorii IACS de acest nivel sunt executanți și managerii de nivel inferior (maiștri, ingineri, directori responsabili, maiștri, raționali, tehnicieni, asistenți de laborator etc.). Sarcina principală este de a răspunde prompt la schimbările din situație. La toate nivelurile de management, există atât manageri care îndeplinesc decât funcții generale, cât și manageri specialiști care implementează funcții de management în domeniul lor de competență. De exemplu, inginerul șef al organizației (managerul de specialitate) și-a transferat unele dintre funcțiile managerilor de nivel mediu, de exemplu, inginerul șef de putere, mecanicul șef, electricianul șef, lăsând în urmă funcțiile generale de gestionare a acestor servicii, fără a interfera cu activitățile lor la nivel operațional.
Nivel funcțional managementul asigură soluționarea sarcinilor care necesită o analiză prealabilă a informațiilor pregătite la primul nivel. IACS de acest nivel este destinat managerilor de mijloc și specialiștilor (șefi de servicii, departamente, ateliere, conducător de tură, secție, cercetători etc.). Sarcina principală este managementul tactic al companiei la rezolvarea principalelor funcții dintr-un anumit domeniu de activitate
La acest nivel, o asemenea funcție de management precum analiza este de mare importanță. Volumul sarcinilor rezolvate scade, dar complexitatea acestora crește. În același timp, nu este întotdeauna posibil să se elaboreze rapid soluția necesară, este nevoie de timp suplimentar pentru analiză, înțelegere, colectare a informațiilor lipsă etc. Managementul este asociat cu o anumită întârziere din momentul în care sosesc informațiile până la luarea deciziilor și implementarea acestora, precum și din momentul implementării deciziilor până la primirea unui răspuns la acestea. De exemplu, pe baza analizei datelor statistice privind cererea de produse, prețurile concurenților și alți indicatori, se anticipează profitul și se elaborează un plan de producție pentru perioada următoare (săptămână, lună, trimestru). Rezultatele deciziilor de management luate apar după ceva timp.
Nivel strategic asigură dezvoltarea deciziilor manageriale care vizează atingerea obiectivelor strategice pe termen lung ale organizaţiei. La acest nivel de management, IASU deservește managerii de top ai organizației, a căror sarcină principală este planificarea strategică a activităților întreprinderii pe piață și coordonarea tacticilor de management intra-companie. Alte funcții de management la acest nivel nu sunt în prezent dezvoltate pe deplin.
Nivelul strategic de management este adesea denumit planificare strategică sau pe termen lung. Legalitatea deciziei luate la acest nivel poate fi confirmată după un timp destul de lung (luni sau ani). Responsabilitatea pentru luarea deciziilor manageriale la acest nivel este extrem de mare și este determinată nu numai de rezultatele analizei folosind un aparat matematic și special, ci și de intuiția profesională a managerilor. De exemplu, pe baza analizei situatiei financiare a firmei, se iau decizii de crestere (diminuare, retragere de la vanzare) a produselor fabricate, atragerea de angajati suplimentari sau reducerea acestora.
Sisteme informatice în managementul întreprinderilor
Un sistem de management al informațiilor este o colecție de informații, hardware, software și alte instrumente tehnologice și specialiști, precum și destinate procesării informațiilor și luării deciziilor de management.
Componenta principală a unui sistem informatic automat este tehnologia informației (IT), a cărei dezvoltare este strâns legată de dezvoltarea și funcționarea PI.
Tehnologia informației (IT) este procesul de înregistrare, transfer, acumulare și prelucrare a informațiilor bazate pe software și hardware pentru rezolvarea problemelor de management ale unei entități economice.
Scopul principal al automatizării tehnologia de informație- sa primeasca informatii de o noua calitate prin prelucrarea datelor primare, pe baza carora se elaboreaza decizii optime de management.
Sistemele informatice automatizate pentru tehnologia informației reprezintă mediul principal, ale cărui elemente constitutive sunt mijloacele și metodele de transformare a datelor.
1. La întreprinderile mici din diverse domenii de activitate, tehnologiile informaționale sunt de obicei asociate cu rezolvarea problemelor contabile, acumularea de informații despre anumite tipuri de procese de afaceri, crearea de baze de date informaționale privind direcția activităților companiei și organizarea unui mediu de telecomunicații pentru conectarea utilizatorilor cu fiecare. altele si cu altii.intreprinderi si organizatii.
2. În organizațiile mijlocii (întreprinderi), funcționarea gestiunii electronice a documentelor și legarea acestuia la procese specifice de afaceri sunt de mare importanță pentru nivelul managementului. Astfel de organizații (întreprinderi, firme) se caracterizează prin extinderea gamei de sarcini funcționale de rezolvat legate de activitățile companiei, organizarea de depozite automate și arhive de informații care permit acumularea de documente în diferite formate, implică prezența structurării acestora, capacități de căutare, protecția informațiilor împotriva accesului neautorizat etc.
3. În organizațiile mari (întreprinderi), tehnologia informației este construită pe baza unui complex software și hardware modern, inclusiv mijloace de comunicație de telecomunicații, complexe multi-mașini, o arhitectură dezvoltată client-server, utilizarea unui computer corporativ de mare viteză retelelor.
Avantajele sistemelor neautomatizate (de hârtie):
ușurința de implementare a soluțiilor existente;
sunt ușor de înțeles și necesită un minim de pregătire pentru a le stăpâni;
nu sunt necesare abilități tehnice;
sunt în general flexibile și adaptabile pentru a se potrivi proceselor de afaceri.
într-un IS automatizat, devine posibil să se prezinte tot ceea ce se întâmplă unei organizații într-un mod holistic și complex, întrucât toți factorii și resursele economice sunt afișați într-o singură formă de informare sub formă de date.
Procesul de luare a deciziilor manageriale este considerat ca tip principal activitati de management, adică ca un ansamblu de acțiuni de management interconectate, intenționate și consecvente care asigură implementarea sarcinilor de management. Eficacitatea deciziilor de management în contextul funcționării tehnologiei informației în organizații de diverse tipuri datorită utilizării diverselor instrumente de analiză a activităţilor financiare şi economice ale întreprinderilor.
Există patru grupuri de sarcini rezolvate de firmă.
1. Primul cerc de sarcini este axat pe furnizarea de informații economice utilizatorilor externi firmei - investitori, organe fiscale etc.
2. Al doilea cerc este asociat cu sarcinile de analiză, menite să elaboreze decizii strategice de management pentru dezvoltarea afacerii.
3. Al treilea cerc de sarcini de analiză este axat pe dezvoltarea deciziilor tactice.
4. A patra gamă de sarcini este asociată sarcinilor de conducere operațională a unui obiect economic în conformitate cu subsistemele funcționale ale unui obiect economic.
De obicei, sistemele de control sunt împărțite pe trei niveluri: strategic, tactic și operațional.
I. Nivelul strategic este axat pe managerii de top. Principalele obiective ale nivelului de management strategic sunt:
· Determinarea sistemului de priorităţi pentru dezvoltarea organizaţiei;
· Evaluarea directiilor de perspectiva de dezvoltare a organizatiei;
· Selectarea și evaluarea resurselor necesare atingerii obiectivelor stabilite.
II. Nivelul tactic de luare a deciziilor se bazează pe procesarea automată a datelor și implementarea de modele care ajută la rezolvarea sarcinilor individuale, în mare parte slab structurate. Principalele obiective ale nivelului de conducere tactică sunt:
· Asigurarea funcționării stabile a organizației în ansamblu;
· Dezvoltarea capacității pentru dezvoltarea organizației;
· Crearea si ajustarea planurilor de baza de lucru si a graficelor pentru implementarea comenzilor pe baza potentialului acumulat in procesul de dezvoltare a organizatiei.
III. Nivelul operațional (operațional) de luare a deciziilor este baza tuturor tehnologiilor informaționale automatizate. La acest nivel, un număr mare de operațiuni curente de rutină sunt efectuate pentru a rezolva diverse sarcini funcționale ale unui obiect economic. În același timp, următoarele sunt printre cele mai importante priorități ale managementului operațional:
· Realizarea de profit prin implementarea unor activitati planificate in avans folosind potentialul acumulat;
· Înregistrarea, acumularea și analiza abaterilor de la progresul planificat al producției;
· Dezvoltarea și implementarea soluțiilor pentru eliminarea sau minimizarea abaterilor nedorite.
2. Caracteristicile sistemelor de automatizare a managementului întreprinderii.
2.1. Sisteme entry-level.
Sistemele entry-level sunt larg răspândite în rândul întreprinderilor mici care le folosesc cu succes în operațiunile lor de zi cu zi. O trăsătură distinctivă a unor astfel de sisteme informatice este acoperirea limitată a proceselor de afaceri ale întreprinderii.
Produsele software din această clasă pot diferi foarte mult între ele în scopul propus: acestea pot include atât sisteme de contabilitate, cât și sisteme de depozitare și tranzacționare. Dar, cu toate acestea, aceste sisteme au multe caracteristici comune: solicitări reduse pentru resursele alocate. Sistemele din această clasă pot funcționa sub controlul SGBD-urilor industriale moderne, dar pot fi operate și în întreprinderi mici. Numărul de utilizatori posibili ai unui astfel de sistem variază de la 1 la câteva zeci.
Se înțelege că utilizatorul poate achiziționa, instala și începe funcționarea pe cont propriu, totuși, dezvoltatorii încearcă să facă programe cu cât mai mult oportunități ample, ceea ce face posibilă integrarea unor astfel de sisteme cu alte sisteme din aceasta și clasele superioare.
2.2. Sisteme medii.
Apariția sistemelor de nivel mediu este determinată de necesitatea unui produs software cu mai multe capabilități decât sistemele de nivel de intrare. Astfel, unii producători, pe baza metodelor și instrumentelor moderne de dezvoltare, au creat soluții gata făcute pentru o gamă destul de largă de nevoi ale întreprinderii. Astfel de sisteme includ de obicei următoarele subsisteme:
Contabilitate
controlul producției
logistica si vanzari
planificare
producție.
În ciuda capacității unor astfel de sisteme de a păstra înregistrări în aproape toate zonele întreprinderii, unele subsisteme sunt implementate în ele într-o formă foarte trunchiată. Cu toate acestea, numărul de setări diferite pentru un astfel de sistem atinge un număr semnificativ, ceea ce duce consumatorul la incapacitatea de a instala singur produsul. Adesea, cea mai mare parte a costului unui produs software de nivel mediu este alcătuită din servicii de instalare și configurare a sistemului, întreținere. Costul ridicat al unor astfel de sisteme le face inaccesibile firmelor mici.
Un dezavantaj important al unui astfel de sistem este că succesul implementării unui sistem de nivel mediu depinde în mare măsură de calitatea analizei activităților întreprinderii.
2.3. Sisteme de top.
Versiunile moderne ale sistemelor de nivel superior asigură planificarea și gestionarea tuturor resurselor organizației. Numărul de parametri diferiți de setare ajunge la zeci de mii. Totuși, în același timp, crește și costul implementării unui astfel de sistem.
De asemenea, ar trebui să țineți cont de următorul set de dezavantaje care decurg din introducerea unui astfel de sistem:
pot fi solicitați consultanți externi, ceea ce duce la creșteri semnificative ale costurilor;
introducerea unui sistem complex necesită adesea o oarecare reorganizare a activităților;
este necesar să existe un departament special care să reconfigureze sistemul pentru a satisface cerințele afacerii.
Pe de altă parte, liderii organizației și personalul acesteia primesc un instrument excelent pentru planificarea și gestionarea producției.
3. Selectarea, implementarea și funcționarea sistemului
3.1. Problema alegerii unui sistem informatic.
Descrieți practicile de afaceri și acțiunile care trebuie efectuate ca urmare a aplicării lor.
Modificați aceste metode după cum este necesar pentru a permite o funcționare mai eficientă și o integrare a noului sistem.
Descrieți structura organizațională și luați în considerare dacă aceasta se potrivește cel mai bine obiectivelor întreprinderii.
Explorează cel mai mult metode eficiente folosit în industrie.
Asigurarea creării infrastructurii tehnice necesare:
Alocați experți corespunzători pentru a evalua infrastructura actuală pe baza cerințelor noului sistem. Definiți rolul departamentului de sisteme informatice și luați în considerare modul în care acesta va suferi schimbări în noul mediu.
Utilizați documentele primite pentru a vă asigura că funcțiile implementate corespund nevoilor.
Gestionați schimbarea adaptându-vă la angajați:
Implementați schimbările treptat, ținând cont de faptul că angajații pot stăpâni doar o anumită cantitate de informații la un moment dat.
Implicați toți cei care joacă un rol cheie în implementarea proiectului încă de la început. Mod bun pentru a face acest lucru, cereți-le contribuția lor în procesul de identificare a nevoilor de afaceri în detaliu.
Comunicați regulat cu astfel de angajați, oferindu-le posibilitatea de a fi auziți.
Elaborați un plan de instruire, astfel încât oamenii să învețe nu numai cum să introducă date în sistem, dar să înțeleagă cum se va schimba munca lor.
După măsurile luate, puteți trece direct la implementarea sistemului. Un plan tipic de implementare utilizat de firme constă în următorii pași:
· Examinarea preliminară și evaluarea stării companiei.
· Recalificare preliminară.
· Studiu de fezabilitate (analiza cost-beneficiu)
Organizarea proiectului (numirea persoanelor responsabile, componența comitetelor)
Dezvoltarea obiectivelor (ceea ce așteptăm de la proiect)
Termeni de referință pentru controlul procesului
Recalificarea inițială (recalificarea angajaților)
Planificare și management la nivel superior
· Management de date
· Software
Exemplu cu experiență
Obținerea de rezultate
Analiza stării actuale
4. Prezentare generală sistemele existente(transfer).
Nu întâmplător am ales următoarele sisteme pentru prezentare scurta... Toate aceste sisteme aparțin clasei MRPII / ERP și sunt lideri pe piața internațională și, în special, pe piața rusă.
4.1 R \ 3 de la SAP AG
Astăzi, SAP este lider printre furnizorii independenți de aplicații de afaceri și deține 36% din această piață de software. Peste 100 de sisteme SAP au fost instalate în Rusia, compania a cheltuit peste 6 milioane de DM pentru localizarea sistemelor R\2 și R\3.
Descrierea sistemului:
Modulele principale:
Contabilitate financiara
Management de materiale
Întreținerea și repararea echipamentelor
Vanzare, livrare, facturare
Sistemul de proiect
Managementul, planificarea si controlul mijloacelor fixe
· Managementul personalului.
Sistemul de bază R\3 oferă un set de capabilități funcționale pentru rezolvarea problemelor organizaționale și economice, inclusiv producția flexibilă, planificarea instalațiilor de producție și întreținerea unei întreprinderi, un sistem de vânzări, primirea și executarea comenzilor în condițiile diferitelor valute, limbi, și alte caracteristici, planificarea și implementarea operațiunilor de transport.
4.2 Aplicații Oracle de la Oracle
Este o colecție de peste 35 de aplicații integrate, care includ:
Aplicatii de management financiar
Aplicatii de management al materialelor
Aplicatii de management al productiei
Aplicatii de management de proiect
aplicații HR
Aplicații de management de marketing
Aceste module software pentru automatizarea tuturor aspectelor întreprinderii.
4.3 BAAN IV din BAAN
Sistemul BAAN IV de bază a fost creat pentru suportul complet al sistemului de management al întreprinderii. Toate subsistemele sunt configurate pentru proceduri specifice și sarcini de control. Cel mai important lucru din sistem este flexibilitatea și conținutul său funcțional.
Sistem de bază BAAN IV:
Instrumente software
· producție
Vanzari, aprovizionare, depozite
Finanţa
· transport
Organizator
Avantajul incontestabil al sistemului este că poate fi adaptat cu ușurință oricărui interfața cu utilizatorul... Accesul la baza de date a sistemului este posibil din orice program de aplicație.
Software-ul BAAN poate fi aplicat unei game largi de întreprinderi - de la mijlocii la mari.
4.4 IT Co. Sistemul de management BOSS.
Capacitățile funcționale ale sistemului de management integrat BOSS acoperă toate procesele principale de afaceri ale organizației:
Management si contabilitate
· Managementul personalului
Logistică
Marketing si vanzari
· controlul producţiei
· Lucru de birou și flux de documente.
Sistemul constă din produse separate, complet independente și în același timp integrate. Acest lucru vă permite să creați un sistem de întreprindere în etape, începând cu unitatea funcțională, a cărei automatizare este cea mai relevantă în acest moment.
BOSS-CORPORATION este un sistem de management financiar și de afaceri la scară largă, conceput pentru corporații mari și asociații comerciale. Constă din patru subsisteme care interacționează (finanțe, logistică, marketing și personal).
Acest sistem se distinge prin ușurința de personalizare și adaptare, deschiderea materialelor sursă, scalabilitate, fiabilitate, concentrarea pe specificul rusesc al contabilității.
Concluzie
În ciuda tinereții relative a industriei ca atare, este deja o piață complet formată, cu mărci de top și produse de vârf.
În acest moment, există o gamă destul de largă de produse concepute pentru a satisface cele mai variate nevoi atât ale companiilor mici, cât și ale companiilor gigantice. Aceste produse software acoperă pe deplin toate aspectele activităților întreprinderii, de la logistică, marketing, producție, vânzări, până la contabilitate și managementul personalului.
Pentru a rezolva anumite probleme cu care se confruntă organizația în timpul tranziției la un nou sistem informațional de management sau al punerii în funcțiune, a fost deja dezvoltată o tehnică de coping care face relativ ușoară implementarea IT.
3.6. SISTEME DE CONTROL INFORMATIIȘI CONTROLUL
3.6.1. Sisteme informaționale de management al întreprinderii (ISMS)
Definiții ale conceptelor de bază. Să începem cu definițiile necesare pentru a înțelege raționamentul suplimentar.
Informații - informații despre lumea înconjurătoare (obiecte, fenomene, evenimente, procese etc.), care reduc gradul existent de incertitudine, incompletitudinea cunoștințelor, înstrăinate de creatorul lor și devin mesaje. Aceste informații sunt exprimate într-o anumită limbă sub formă de semne, inclusiv cele înregistrate pe un suport tangibil. Ele pot fi reproduse prin transmitere de către oameni oral, în scris sau în alt mod.
Informațiile permit organizațiilor să:
Monitorizează starea actuală a organizației, diviziunile și procesele din acestea;
Definiți scopurile și obiectivele strategice, tactice și operaționale ale organizației;
Luați decizii informate și în timp util;
Coordonează acțiunile unităților în atingerea obiectivelor.
Nevoia de informare este o înțelegere conștientă a diferenței dintre cunoștințele individuale despre un subiect și cunoștințele acumulate de societate.
Datele sunt informații reduse la nivelul unui obiect de anumite transformări.
Document - un mesaj de informare pe suport de hârtie, sonor, electronic sau în altă formă, întocmit după anumite reguli, certificat conform procedurii stabilite.
Fluxul de documente este un sistem de creare, interpretare, transmitere, primire, arhivare a documentelor, precum și de monitorizare a execuției acestora și protejarea acestora împotriva accesului neautorizat.
Informația economică este un set de informații despre procesele socio-economice care servesc la controlul acestor procese și colective de oameni din sfera de producție și non-producție.
Resurse informaționale - întreaga cantitate de informații disponibilă în sistemul informațional.
Tehnologia informației este un sistem de metode și modalități de colectare, transfer, acumulare, procesare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor.
Automatizarea este înlocuirea activității umane cu munca mașinilor și a mecanismelor.
Sistem informațional (SI) - un circuit informațional împreună cu mijloacele de colectare, transmitere, prelucrare și stocare a informațiilor, precum și personalul care efectuează aceste acțiuni cu informații.
Misiunea sistemelor informatice este producerea de informatii necesare unei organizatii pentru a asigura un management eficient al tuturor resurselor sale, crearea unui mediu informatic si tehnologic pentru conducerea unei organizatii.
De obicei, sistemele de control sunt împărțite pe trei niveluri: strategic, tactic și operațional. Fiecare dintre aceste niveluri de management are propriile sarcini, în soluția cărora este nevoie de date relevante; aceste date pot fi obținute prin interogări către sistemul informațional. Aceste interogări sunt direcționate către informațiile relevante din sistemul informațional. Tehnologiile informaționale fac posibilă procesarea cererilor și, folosind informațiile disponibile, formarea unui răspuns la aceste solicitări. Astfel, la fiecare nivel de management apar informații care servesc drept bază pentru luarea deciziilor adecvate.
Ca urmare a aplicării tehnologiilor informaționale la resursele informaționale, unele informații sau informații noi sunt create în formă nouă... Aceste produse ale sistemului informatic se numesc produse și servicii informaționale.
Un produs sau serviciu de informare este un serviciu specific atunci când un anumit conținut de informații sub forma unui agregat de date, format de producător pentru distribuție în formă materială și intangibilă, este furnizat pentru utilizare de către consumator.
În prezent, există o opinie despre sistemul informaţional ca sistem implementat folosind tehnologia calculatoarelor... Nu este adevarat. La fel ca tehnologia informației, sistemele informaționale pot funcționa cu utilizarea mijloacelor tehnice și fără o astfel de utilizare. Aceasta este o chestiune de viabilitate economică.
Avantajele sistemelor neautomatizate (de hârtie):
ușurința de implementare a soluțiilor existente;
sunt ușor de înțeles și necesită un minim de pregătire pentru a le stăpâni;
nu sunt necesare abilități tehnice;
sunt în general flexibile și adaptabile pentru a se potrivi proceselor de afaceri.
Avantajele sistemelor automate:
într-un IS automatizat, devine posibil să se prezinte tot ceea ce se întâmplă unei organizații într-un mod holistic și complex, întrucât toți factorii și resursele economice sunt afișați într-o singură formă de informare sub formă de date.
SI corporative este de obicei considerat ca un set de soluții private și componente ale implementării acestora, inclusiv:
Baza de date unificata pentru stocarea informatiilor;
Un set de sisteme de aplicații create de diferite firme și folosind diferite tehnologii.
Sistemul informatic al companiei (în special, PMIS) trebuie:
Permite acumularea de anumite experiențe și cunoștințe, generalizează-le sub formă de proceduri formalizate și algoritmi de rezolvare;
Îmbunătățiți și dezvoltați în mod constant;
Adaptare rapidă la schimbările din mediul extern și noile nevoi ale organizației;
Îndeplinește cerințele vitale ale unei persoane, experiența, cunoștințele, psihologia sa.
Deci, un sistem informațional de management al întreprinderii (ISMS) este un mediu de operare care este capabil să ofere managerilor și specialiștilor informații actualizate și de încredere despre toate procesele de afaceri ale unei întreprinderi, care sunt necesare pentru planificarea operațiunilor, efectuarea acestora, înregistrarea acestora. și analizându-le. Cu alte cuvinte, PMIS este un sistem care poartă o descriere a întregului ciclu al pieței - de la planificarea afacerii până la analiza rezultatelor întreprinderii.
Sarcinile PMIS. Managementul întreprinderii în condiții moderne necesită din ce în ce mai multă eficiență. Prin urmare, utilizarea sistemelor informatice de management al întreprinderii (ISMS) este una dintre cele mai importante pârghii ale dezvoltării afacerii.
Sarcinile speciale rezolvate de PMIS sunt în mare măsură determinate de domeniul de activitate, structura și alte caracteristici ale întreprinderilor specifice. Ca exemple, ne putem referi la experiența creării unui ISMS pentru o întreprindere - un operator de telecomunicații și la experiența de implementare a partenerilor SAP ai sistemului R/3 la un număr de întreprinderi din CSI și din străinătate. În același timp, o listă aproximativă de sarcini care trebuie rezolvate de către PMIS la diferite niveluri de management al întreprinderii și pentru diferitele sale servicii poate fi considerată general acceptată până acum. Este prezentat în Tabelul 1.
Tabelul 1.
Principalele sarcini ale PMIS
|
Straturi și servicii de management |
Sarcini de rezolvat |
|
Managementul întreprinderii |
furnizarea de informații fiabile despre situația financiară a companiei în momentul actual și pregătirea unei previziuni pentru viitor; |
|
Servicii financiare si contabile |
control deplin asupra mișcării fondurilor; |
|
Controlul producției |
controlul asupra executării comenzilor de producție; |
|
Servicii de marketing |
controlul asupra promovării noilor produse pe piață; |
|
Servicii de vânzare și furnizare |
mentinerea bazelor de date cu bunuri, produse, servicii; |
|
Servicii de depozit |
gestionarea unei structuri multi-nivelate de depozite; |
3.6.2. Locul PMIS în sistemul de control
Pe scurt, controlul este suport informațional și analitic pentru luarea deciziilor în management. La rândul lor, sistemele de management al informației sunt suport informatic pentru control. Controlling-ul, la rândul său, este principalul furnizor de informații pentru managementul întreprinderii. Scopul suportului informativ pentru control este de a oferi conducerii informații despre starea curentă a întreprinderii și de a prezice consecințele schimbărilor din mediul intern sau extern. Principalele sarcini ale controlului sunt prezentate în Tabelul 2.
Masa 2.
Principalele sarcini de control
|
Tipuri de control |
Principalele sarcini de rezolvat |
|
Control în sistemul de control |
Scopul controlului strategic este de a asigura funcționarea cu succes pe termen lung a organizației. Sarcina principală a controlului operațional este de a oferi suport metodologic, informațional și instrumental pentru managerii întreprinderii |
|
Controlul financiar |
Mentinerea profitabilitatii si asigurarea lichiditatii intreprinderii |
|
Controlul în producție |
Suport informațional al proceselor de producție și management |
|
Controlul de marketing |
Suport informațional pentru un management eficient pentru a satisface nevoile clienților |
|
Controlul resurselor |
Suport informațional al procesului de achiziție a resurselor de producție, analiza resurselor achiziționate, calculul eficienței departamentului de achiziții |
|
Controlul logisticii |
Controlul continuu asupra eficientei proceselor de depozitare si transport a resurselor materiale |
Să comparăm (în conformitate cu Tabelul 3) principalele sarcini care sunt rezolvate de ISMS și controling (vezi Tabelul 1 și Tabelul 2).
Tabelul 3.
Comparație între PMIS și sarcinile de control
|
Sarcinile PMIS de rezolvat pentru: |
Sarcini de control rezolvate |
|
Manuale pentru întreprinderi |
Controlul în sistemul de management |
|
Servicii financiare si contabile |
Controlul financiar |
|
Managementul productiei |
Controlul în producție |
|
Servicii de marketing |
Controlul de marketing |
|
Servicii de vânzare și furnizare |
Controlul resurselor |
|
Servicii de depozit |
Controlul in domeniul logisticii |
Tabelul 3 arată că sarcinile PMIS rezolvate pentru fiecare nivel de management și serviciu al întreprinderii corespund sarcinilor rezolvate prin control într-o anumită zonă a întreprinderii (și anume, controlul în sistemul de management, controlul financiar etc.).
Dacă luăm în considerare structura PMIS, atunci putem distinge 5 module principale care sunt prezente în fiecare sistem informațional. Acestea sunt managementul financiar și economic, contabilitate și personal, depozit, producție, comerț (vânzări).
3.6.3. Perspective pentru dezvoltarea comună a PMIS și controlling
Pentru a privi în viitor, să încercăm mai întâi să ne întoarcem în trecut.
După cum știți, dezvoltarea metodelor de management al întreprinderilor industriale la începutul secolului al XX-lea este asociată în primul rând cu numele lui G. Ford, F. Taylor, G. Gantt, A. Fayol, Y. Gastev etc. a fost A. Fayol care a împărțit acțiunile administrației într-o serie de funcții, care au inclus prognoza și planificarea, crearea structurilor organizatorice, conducerea echipei, coordonarea managerilor și controlul.
Model de gestionare a stocurilor, ducând la „formula rădăcinii pătrate” pentru dimensiunea optimă a comenzii, propusă de F. Harris în 1915, dar a devenit celebră după publicarea binecunoscutei lucrări a lui R. Wilson în 1934 și de aceea este adesea numit modelul Wilson. Teoria managementului inventarului a primit un impuls puternic în 1951 datorită lucrărilor lui K. Arrow (viitorul laureat Nobel în economie), T. Harris, J. Marshak. În 1952 au fost publicate lucrările lui A. Dvoretsky, J. Keefer, J. Wolfowitz. În limba rusă, teoria managementului stocurilor a fost luată în considerare în lucrările lui E.V. Bulinskaya, J. Bukan, E. Keningsberg, Yu.I. Ryzhikova, V.A. Lototsky, A.I. Orlova, A.A. Kolobova, I.N. Omelchenko și mulți alții.
Este necesar să remarcăm lucrările privind crearea unui ISUP desfășurate la Institutul de Cibernetică din Kiev al Academiei de Științe a RSS Ucrainei, creat de B.V. Gnedenko în anii 1950 (în 1961 acest institut era condus de V.M. Glushkov). La începutul anilor '60, au început lucrările în Statele Unite automatizarea gestiunii stocurilor. Sfârșitul anilor 60 este asociat cu munca lui O. White, care, în dezvoltarea sistemelor de automatizare pentru întreprinderile industriale, și-a propus să ia în considerare diviziile de producție, aprovizionare și vânzări într-un complex. În publicațiile lui O. White au fost formulați algoritmi de planificare, cunoscuți astăzi ca MRP - Planificarea Cerintelor de Materiale- la sfârșitul anilor 60 și MRP II - Planificarea resurselor de producție- la sfarsitul anilor '70 - inceputul anilor '80. ...
În niciun caz, toate conceptele moderne de guvernare nu au provenit din Statele Unite. Deci, metoda de planificare și management La timp("Just in time") a apărut la întreprinderile concernului auto japonez în anii '50, iar metodele Tehnologie optimizată OPT unitățile de producție au fost înființate în Israel în anii 70. Concept producție computerizată integrată CIM a apărut la începutul anilor 80 și este asociat cu integrarea sistemelor flexibile de producție și management. Metode CALS - suport informatic pentru procesul de aprovizionare si logistica a apărut în anii 80 în armata americană pentru a îmbunătăți eficiența managementului și planificării în procesul de comandă, dezvoltare, organizare a producției, furnizare și exploatare a echipamentelor militare. ... Sistem ERP - planificarea resurselor corporative oferit de o firmă de analiză Grupul Gartner nu cu mult timp în urmă, la începutul anilor 90, și și-a confirmat deja viabilitatea. Sisteme CRM- managementul relatiilor cu clientii a devenit necesar pe o piață extrem de competitivă, unde accentul nu era pe produs, ci pe client. S-au făcut multe în URSS și în Rusia, în primul rând la Institutul pentru Probleme de Management, Institutul Central de Economie și Matematică, Institutul de Cercetare de Cercetare a Sistemelor din întreaga Rusie și Centrul de calcul RAS.
În prezent, există un accent gradual în planificarea resurselor întreprinderii (pe baza sisteme ERP) trece la sprijinirea și implementarea proceselor de management al lanțului de aprovizionare ( sisteme SCM), managementul relatiilor cu clientii (sisteme CRM) și e-business (sisteme de comerț electronic).
Pe baza analizei tendințelor de dezvoltare a pieței ruse de software pentru automatizarea procesului de management al întreprinderii, se poate concluziona că dezvoltarea sa dinamică și complicarea gamei de sarcini care necesită automatizare. La început, șefii întreprinderilor rusești stabileau cel mai adesea cele mai simple sarcini, în special sarcina de automatizare a procesului de contabilitate. Odată cu dezvoltarea companiilor, complicarea proceselor de afaceri, a fost nevoie nu numai de „contabilitatea postumă”, ci și de managementul proviziilor materiale și tehnice (procese logistice), de lucru cu debitorii și creditorii și de multe alte activități care vizează rezolvarea problemelor puse de mediul intern și extern înaintea întreprinderii. Pentru a răspunde acestor nevoi de management, au început să folosească sisteme de management al informației corporative - soluții care acoperă activitățile întregii întreprinderi.
Astfel, ca urmare a „evoluției”, ISMS a evoluat din contabilitatea computerizată și sistem automatizat managementul stocurilor într-un sistem de management integrat pentru întreaga întreprindere.
În prezent, pe piață sunt prezentate un număr mare de ISMS tipice - de la locale (cost până la 50 de mii de dolari SUA) la mari integrate (cost de la 500 de mii de dolari SUA și mai mult). Soluțiile tipice ale acestor ISMS sunt „legate” de către firmele furnizoare de condițiile întreprinderilor specifice.
Rețineți că, în prezent, partea principală a PMIS este dezvoltată nu pe baza unor soluții standard, ci într-o singură copie pentru fiecare întreprindere în parte. Acest lucru este realizat de diviziile relevante ale întreprinderilor pentru a ține cont pe deplin de caracteristicile întreprinderilor specifice.
Clasificarea sistemelor tipice disponibile pe piața rusă a fost dezvoltată în lucrare. Iată o descriere a principalelor tipuri de PMIS.
· Sisteme locale... De regulă, acestea sunt concepute pentru a automatiza activitățile în una sau două zone. Adesea pot fi un așa-numit produs „în cutie”. Costul unor astfel de soluții variază de la câteva mii la câteva zeci de mii de dolari SUA.
· Sisteme financiare și de management... Astfel de soluții au mult mai multe funcţionalitate comparativ cu cele locale. Cu toate acestea, lor trăsătură distinctivă- aceasta este lipsa modulelor dedicate proceselor de productie. Și dacă în prima categorie sunt reprezentate doar sistemele rusești, atunci aici raportul dintre produsele rusești și cele occidentale este aproximativ egal. Timpul de implementare pentru astfel de sisteme poate fi de până la un an, iar costul poate varia între 50.000 USD și 200.000 USD.
· Sisteme integrate medii... Aceste sisteme sunt concepute pentru managementul fabricii și planificarea integrată a producției. Ele se caracterizează prin prezența unor funcții specializate. Astfel de sisteme sunt cele mai competitive de pe piața internă în zona lor de specializare cu marile sisteme occidentale, în timp ce costul lor este semnificativ (un ordin de mărime sau mai mult) mai mic decât cele mari.
· Sisteme mari integrate... Astăzi acestea sunt cele mai dezvoltate funcțional și, în consecință, cele mai complexe și costisitoare sisteme în care sunt implementate standardele de management MRPII și ERP. Termenii de implementare a unor astfel de sisteme, ținând cont de automatizarea managementului producției, pot fi de câțiva ani, iar costul variază de la câteva sute de mii la câteva zeci de milioane de dolari. Trebuie remarcat faptul că aceste sisteme sunt concepute în primul rând pentru a îmbunătăți eficiența managementului marilor întreprinderi și corporații. În acest caz, cerințele contabilității sau ale contabilității de personal trec în fundal.
· Constructorii Este un instrument software comercial, un set de instrumente software sau un mediu de programare specializat pentru crearea de aplicații de afaceri relativ rapid (în comparație cu instrumentele de programare universale). Desigur, în acest caz se bazează pe metodologia invariantă și pe tehnologia de funcționare care stau la baza constructorului.
· Solutii specializate - sunt destinate în principal obținerii de raportare consolidată corporativă, planificare, bugetare, analiză de date folosind tehnologia OLAP ( on-lineAanaliticeprocessing- analiza datelor on-line , sau mai degrabă, analiza datelor operaționale multidimensionale pentru suport decizional).
Metode econometrice în PMIS. O analiză a nevoilor reale ale întreprinderilor a arătat că pentru a crea un sistem cu drepturi depline care să ofere nu numai funcții de contabilitate, ci și capabilități de prognoză, analiză de scenarii și suport pentru luarea deciziilor manageriale, un set tipic de funcții pentru sistemele ERP este insuficient. Rezolvarea acestei clase de probleme necesită utilizarea sistemelor și metodelor analitice, în primul rând econometrice, includerea acestor sisteme și metode în PMIS.
Metodele econometrice sunt o parte importantă a setului de instrumente științifice al controlorului, iar implementarea lor pe computer este o parte importantă a suportului informațional pentru control. În utilizarea practică a metodelor econometrice în funcționarea controlerului, este necesară utilizarea sistemelor software adecvate. Sisteme statistice generale precum DISAN, PPAND, SPSS, Statgraphics, Statistica, ADDA, și mai specializate Statcon, SPC, NADIS, REST(conform statisticilor datelor de interval), Matrixerși multe altele .
ISUP în rezolvarea problemelor de control. Rezumând, să remarcăm în primul rând că ISMS joacă un rol indiscutabil important în rezolvarea problemelor de control. În scopul sprijinirii informaționale pentru control, un modul special de control ar trebui să fie inclus în PMIS. Acest lucru este necesar pentru ca sistemul să ofere nu numai suport informatic pentru control, ci să ofere managerilor și specialiștilor informații actualizate și fiabile despre toate procesele de afaceri ale întreprinderii, care sunt necesare pentru planificarea operațiunilor, executarea, înregistrarea și analiza acestora. . Dar ar deveni și un sistem care transportă informații despre ciclul complet al pieței - de la planificarea afacerii până la analiza rezultatelor activităților unei întreprinderi.
Pachetul software „M-3” (următoarea generație a sistemului „M-2”), dezvoltat de compania „Client - Server - Tehnologii”, se poziționează nu doar ca un sistem de management al întreprinderii, ci ca un produs care formează un mediu de luare a deciziilor. În complexul „M-3”, există o schimbare a accentului: de la sistemul de înregistrare la o structură care permite prognoza bazată pe analize profesionale. Baza pentru aceasta este implementarea unui mecanism de control, care implică crearea unui instrument de luare a deciziilor operaționale în domeniul financiar, de producție și în alte domenii ale activității întreprinderii.
În plus, experiența companiilor occidentale arată că cererea crește treptat pentru sisteme integrate mari, care se remarcă prin profunzimea suportului pentru managementul unor mari grupuri multifuncționale de întreprinderi (holding sau grupuri financiare și industriale).
Și dacă vorbim despre dezvoltarea industriei interne ISMS și introducerea pe scară largă a controlului în practica organizațiilor și întreprinderilor rusești, atunci trebuie să admitem că etapa de informatizare a afacerilor la scară largă este abia la început pentru majoritatea întreprinderilor rusești.
Literatură
1. Orlov A.I., Volkov D.L. Metode econometrice pentru managementul resurselor și suport pentru informații de afaceri pentru un operator de telecomunicații. // Pridniprovskiy naukoviy visnik. Donbaski vipusk. Economie. nr. 109 (176). Sân 1998 p.
2. Vinogradov S.L. Controlul ca tehnologie de management. Note practice // Controlling. 2002. Nr. 2.
3. Karminsky A.M., Dementyev A.V., Zhevaga A.A. Informatizarea controllingului in grupul financiar si industrial // Controlling. 2002. Nr. 2.
4. Karminsky A.M., Olenev N.I., Primak A.G., Falko S.G. Controlul în afaceri. Baze metodologice și practice pentru controlul clădirilor în organizații. - M .: Finanțe și statistică, 1998 .-- 256 p.
5. Orlov A.I. Durabilitatea în modelele socio-economice. - M .: Nauka, 1979 .-- 296 p.
6. White OU Managementul producției și al stocurilor în era computerului. - M .: Progres. 1978 .-- 302 p.
7. Producția integrată pe computer și CALS-tehnologii în inginerie mecanică. - M .: Centrul Federal de Informare și Analitică pentru Industria de Apărare. 1999 .-- 510 p.
8. Lyubavin A.A. Particularități metodologie modernă introducerea controlului în Rusia // Controlling. 2002. Nr. 1.
9. Karpachev I. Veți merge la stânga // Partener de întreprindere: sisteme corporative. 2000. Nr. 10.
10. Orlov A.I. Econometrie. - M .: Examinare, 2002 .-- 576 p.
11. Orlov A.I. Suport econometric pentru control // Controlling. 2002. Nr. 1.
12. Guskova E.A., Orlov A.I. Sisteme informatice ale managementului întreprinderii în rezolvarea problemelor de control // Controlling. 2003. Nr. 1.
Întrebări de control
1. Care este rolul informaţiei în management?
2. Ar trebui implementat în mod necesar un sistem informatic folosind tehnologia informatică?
3. Discutați definițiile de bază în domeniul sistemelor informaționale de management al întreprinderii.
4. Care sunt principalele obiective ale PMIS?
5. Care este esența controlului?
6. Care sunt sarcinile principale ale controlului?
7. Care este locul PMIS în sistemul de control?
Subiecte ale rapoartelor, rezumatelor, lucrări de cercetare
1. Compoziția și mișcarea matricelor de informații.
2. Istoria dezvoltării PMIS.
3. Manipularea documentelor pe hârtie și electronice.
4. Controlul în Rusia.
4. Metode econometrice în sistemele informaţionale.
5. Rolul internetului și al rețelelor de computere corporative în managementul întreprinderilor.
| Anterior |
Tipul de sistem informatic depinde de interesele cui servește și la ce nivel de management.
În fig. 2.11 arată unul dintre opțiuni posibile clasificarea sistemelor informaționale pe o bază funcțională, ținând cont de nivelurile de management și nivelurile de calificare ale personalului (vezi Fig. 2.7 și 2.8).
Orez. 2.11. Tipuri de sisteme informatice in functie de atributul functional, tinand cont de nivelurile de management si calificarea personalului
Din fig. 2.11 se poate observa că cu cât este mai mare importanța nivelului de management, cu atât este mai mică cantitatea de muncă prestată de specialist și managerul care utilizează sistemul informațional. Totuși, acest lucru crește complexitatea și capacitățile intelectuale ale sistemului informațional și rolul acestuia în luarea deciziilor manageriale. Orice nivel de management are nevoie de informații din toate sistemele funcționale, dar în volume diferite și cu grade diferite de generalizare.
Baza piramidei este formată din sisteme informaționale, cu ajutorul cărora angajații executivi sunt angajați în prelucrarea datelor operaționale, iar managerii de nivel inferior - în managementul operațional. În vârful piramidei (la nivelul managementului strategic), sistemele informaționale își schimbă rolul și devin strategice, susținând activitățile managerilor de top în luarea deciziilor în contextul sarcinilor slab structurate.
Control operational se ocupă de obicei cu operațiuni de rutină, constant repetitive, efectuate de lucrătorii de nivel inferior, pentru care au fost deja create procedurile și regulile necesare. Deciziile luate la nivelul controlului operațional acoperă o perioadă scurtă de timp. Controlul operațional oferă managementului încrederea că toate sarcinile și procedurile specifice sunt îndeplinite eficient.
La nivelul controlului operațional se rezolvă următoarele sarcini de prelucrare a datelor, prezentate în Fig. 2.12.
Orez. 2.12. Tipuri de prelucrare a datelor la nivel de control operațional
Un sistem informatic de nivel operational sprijina specialistii executori prin prelucrarea datelor privind tranzactiile si evenimentele (facturi, facturi, salarii, imprumuturi, flux de materii prime si provizii). Scopul SI la acest nivel este de a răspunde întrebărilor despre starea actuală și de a urmări fluxul tranzacțiilor din firmă, care corespunde managementului operațional. Pentru a face față acestui lucru, sistemul informațional trebuie să fie ușor accesibil, să funcționeze continuu și să ofere informații exacte.
Un exemplu de sistem de prelucrare a informațiilor economice legate de vânzarea mărfurilor de către o companie este crearea unui document de ieșire pentru cumpărător (un cec sau chitanță), precum și verificarea conformității cu standardul nivelului stocurilor de marfa specificata in depozit si, atunci cand aceasta scade, emiterea unei comenzi catre furnizor in care se indica cantitatea necesara de marfa si termenele de livrare.
Un exemplu de raport de control poate fi un raport zilnic privind încasările și retragerile de numerar de către o bancă, care este generat pentru a controla soldul numerarului. O interogare la dosarul de personal al bazei de date poate avea ca scop obținerea de informații despre cerințele candidaților pentru o anumită poziție.
Obiectivele, scopurile și sursele de informații la nivel operațional sunt predefinite și foarte structurate. Soluția este programată în conformitate cu algoritmul dat.
Sistemul informațional la nivel operațional este legătura dintre firmă și mediul extern. Dacă sistemul funcționează prost, atunci organizația fie nu primește informații din exterior, fie nu emite informații. În plus, sistemul este principalul furnizor de informații pentru alte tipuri de sisteme informaționale din organizație, deoarece conține atât informații operaționale, cât și arhivate.
Dezactivarea acestui IP ar duce la consecințe negative ireversibile.
Exemple de sisteme informatice la nivel operațional:
· Contabilitate;
· Depozituri bancare;
· Procesarea comenzilor;
· Înregistrarea biletelor de avion;
· Plata salariilor etc.
managerial (funcţional) Control se desfășoară la nivelul șefilor de departamente ale companiei în scopul evaluării situației actuale, selectării operațiunilor de control necesare, formulării de noi reguli decizionale pentru personalul de la nivelul operațional de conducere, precum și alocarea resurselor disponibile. Pentru a lua decizii la nivel de control al managementului, informațiile trebuie prezentate într-o formă agregată, astfel încât tendința de modificare a datelor, motivele abaterilor apărute și posibilele decizii să fie vizibile.
În această etapă, sunt rezolvate următoarele sarcini de prelucrare a datelor:
· Evaluarea stării planificate a obiectului de control;
· Evaluarea abaterilor de la starea planificată;
· Identificarea motivelor abaterilor;
· Analiza solutiilor si actiunilor posibile.
Baza de date utilizată pentru obținerea informațiilor specificate ar trebui să conțină două elemente:
1) date acumulate pe baza unei evaluări a operațiunilor efectuate de firmă;
2) planuri, standarde, bugete și alte documente de reglementare care determină starea planificată a obiectului conducerii (diviziunea companiei). Schema de prelucrare a datelor la nivel de control al managementului este prezentată în Fig. 2.13.
Orez. 2.13. Schema de prelucrare a datelor la nivelul controlului managementului Sisteme informatice ale specialistilor
Sistemele informaționale de la acest nivel îi ajută pe oamenii de știință de date să îmbunătățească productivitatea și productivitatea inginerilor și proiectanților. Sarcina unor astfel de sisteme informatice este de a integra noi informații în organizație și de a ajuta la procesarea documentelor pe hârtie.
Pe măsură ce o societate industrială se transformă într-o societate informațională, productivitatea economiei va depinde din ce în ce mai mult de nivelul de dezvoltare al acestor sisteme. Astfel de sisteme, în special sub formă de stații de lucru și sisteme de birou, au cea mai rapidă creștere în afaceri astăzi.
În această clasă de sisteme informaționale se pot distinge două grupuri:
· Sisteme informatice de automatizare de birou;
· Sisteme informatice pentru prelucrarea cunoștințelor.
Sisteme de informare automatizari pentru birou, datorită simplității și versatilității lor, sunt utilizate în mod activ de către angajații de orice nivel organizațional. Cel mai adesea ele sunt folosite de lucrătorii de calificare medie: contabili, secretare, funcționari. Scopul principal este de a procesa datele, de a le îmbunătăți eficiența și de a simplifica munca de birou.
Circuitele integrate de automatizare de birou leagă lucrătorii împreună sfera informaționalăîn diferite regiuni și ajută la păstrarea contactului cu clienții, clienții și alte organizații. Activitățile lor acoperă în principal gestionarea documentelor, comunicații, programare etc.
Aceste sisteme îndeplinesc următoarele funcții:
· Procesare de text pe computere folosind diverse procesoare de text;
Producție de înaltă calitate imprimate;
· Arhivarea documentelor;
Calendare electronice și caiete pentru realizarea de informații comerciale;
· Poștă electronică și audio;
· Video și teleconferințe.
Sisteme de informare prelucrarea cunoștințelor, inclusiv sistemele expert, absorb cunoștințele necesare inginerilor, avocaților, oamenilor de știință în dezvoltarea sau crearea unui nou produs. Treaba lor este să creeze informație nouăși cunoștințe noi. De exemplu, stațiile de lucru specializate existente pentru inginerie și proiectare științifică oferă un nivel ridicat de dezvoltare tehnică.
Sisteme informatice pentru manageri de mijloc
Sistemele de informare la nivel de management sunt folosite de managerii de nivel mediu pentru monitorizare (urmărire constantă), control, luare a deciziilor și administrare.
Principalele funcții ale acestor sisteme informatice:
· Compararea indicatorilor actuali cu cei din trecut;
· Întocmirea de rapoarte periodice pe o anumită perioadă de timp, și neemiterea de rapoarte privind evenimentele curente, ca la nivel operațional;
Asigurarea accesului la informații de arhivă etc.
Unele IS oferă o luare a deciziilor non-triviale. În cazul în care cerințele pentru suportul informațional nu sunt strict definite, aceștia sunt capabili să răspundă la întrebarea „ce se va întâmpla dacă...?”
La acest nivel se pot distinge două tipuri de sisteme informaționale: sisteme manageriale (pentru management) și sisteme suport de decizie.
Management IS au capacități analitice extrem de reduse. Ei deservesc directorii care au nevoie de actualizări zilnice, săptămânale de stare. Scopul lor principal este de a urmări operațiunile zilnice din companie și de a genera periodic rapoarte standard de sinteză foarte structurate. Informațiile provin dintr-un sistem informațional la nivel operațional.
Caracteristicile sistemelor informatice de management:
· Sunt folosite pentru a sprijini luarea deciziilor a sarcinilor structurate și semistructurate la nivel de control asupra operațiunilor;
· Axat pe control, raportare și luare a deciziilor asupra mediului operațional;
· Bazați-vă pe datele existente și pe fluxurile acestora în cadrul organizației;
· Au capacități analitice reduse și o structură inflexibilă.
Sisteme de sprijin pentru decizii servesc sarcini semi-structurate, ale căror rezultate sunt dificil de prezis în avans. Au un aparat analitic mai puternic cu mai multe modele. Informațiile sunt obținute din sistemele informaționale de management și operaționale. Aceste sisteme sunt folosite de toți cei care trebuie să ia o decizie: manageri, specialiști, analiști etc. De exemplu, recomandările acestora pot fi utile atunci când se decide dacă să cumpere sau să închirieze echipamente etc.
Caracteristicile sistemelor de suport decizional:
· Oferiți o soluție la probleme, a căror dezvoltare este greu de prevăzut;
· Echipat cu instrumente sofisticate de modelare și analiză;
· Ușurează modificarea formulării problemelor rezolvate și a datelor de intrare;
· Sunt flexibili și se adaptează ușor la condițiile în schimbare de mai multe ori pe zi;
· Să aibă o tehnologie care este cât mai orientată spre utilizator.
Dezvoltarea și succesul oricărei organizații (firme) este în mare măsură determinată de strategia adoptată în ea. Sub strategie se înţelege un set de metode şi mijloace de rezolvare a problemelor pe termen lung.
În acest context, se pot percepe și conceptele de „metodă strategică”, „mijloace strategice”, „sistem strategic” etc. În prezent, în legătură cu trecerea la relațiile de piață, problematica strategiei de dezvoltare și comportamentului companiei. a început să acorde o mare atenție care contribuie la o schimbare fundamentală a viziunilor sistemelor informaționale. Au început să fie privite ca sisteme importante din punct de vedere strategic care influențează schimbarea alegerii obiectivelor companiei, sarcinilor, metodelor, produselor, serviciilor acesteia, permițându-i acesteia să rămână înaintea concurenților, precum și să stabilească o interacțiune mai strânsă cu consumatorii și furnizorii. A apărut un nou tip de sisteme informatice - strategice.
Sistem informatic strategic- un sistem informatic informatic care ofera suport pentru luarea deciziilor privind implementarea obiectivelor strategice pe termen lung ale dezvoltarii organizatiei.
Sunt cunoscute situații în care noua calitate a sistemelor informaționale a obligat să schimbe nu doar structura, ci și profilul firmelor, contribuind la prosperitatea acestora. Cu toate acestea, în acest caz, poate apărea o situație psihologică nedorită, asociată cu automatizarea unor funcții și tipuri de muncă, deoarece acest lucru poate pune unii dintre angajați și lucrători în pericol de concediere.
Să considerăm calitatea sistemului informațional ca un instrument strategic pentru activitățile oricărei organizații folosind exemplul unei companii care fabrică produse similare celor deja disponibile pe piața de consum. În aceste condiții, este necesar să reziste concurenței cu alte firme. Ce poate aduce utilizarea sistemului informaţional în această situaţie?
Pentru a răspunde la această întrebare, trebuie să înțelegeți relația firmei cu mediul său extern. În fig. 2.14 arată impactul factorilor externi asupra firmei:
· Concurenții care își urmăresc politica pe piață;
· Cumpărători cu diferite oportunități de a cumpăra bunuri și servicii;
· Furnizorii care își urmăresc propria politică de prețuri.
O firmă își poate asigura un avantaj competitiv luând în considerare acești factori și urmând următoarele strategii:
· Crearea de noi bunuri și servicii care se compară favorabil cu altele similare;
· Găsirea de piețe în care bunurile și serviciile firmei au o serie de caracteristici distinctive în comparație cu analogii deja disponibili acolo;
· Crearea unor astfel de conexiuni care asigură cumpărători și furnizori pentru o anumită firmă și fac neprofitabilă apelarea la alta;
· Reducerea costului produselor fără a compromite calitatea.
Orez. 2.14. Factorii externi care afectează activitatea firmei
Sistemele informatice strategice ajută managementul superior să rezolve sarcini nestructurate precum cele descrise mai sus, pentru a realiza planificarea pe termen lung. Sarcina principală este de a compara schimbările care au loc în mediul extern cu potențialul existent al companiei. Acestea sunt concepute pentru a crea un mediu comun pentru suport decizional pentru computer și telecomunicații în situații neașteptate. Folosind cele mai sofisticate programe, aceste sisteme sunt capabile să furnizeze în orice moment informații din mai multe surse. Unele sisteme strategice au capacități analitice limitate.
La acest nivel organizatoric, SI joaca un rol de sprijin si sunt folosite ca mijloc de a furniza prompt managerului informatiile necesare pentru luarea deciziilor.
În prezent, conceptul general de construire a sistemelor informatice strategice nu a fost încă dezvoltat din cauza versatilității utilizării acestora, nu numai în ceea ce privește obiectivele, ci și în ceea ce privește funcțiile. Există două puncte de vedere: unul se bazează pe opinia că mai întâi trebuie să-ți formulezi obiectivele și strategiile pentru atingerea lor, iar abia apoi să adaptezi sistemul informațional la strategia existentă; a doua este că organizația utilizează IP strategic în stabilirea obiectivelor și planificarea strategică. Aparent, o abordare rațională a dezvoltării sistemelor informaționale strategice va fi metodologia de sinteză a acestor două puncte de vedere.
Clasificarea sistemelor informatice dupa tipul de tehnologie informatica utilizata
Dacă urmăriți evoluția utilizării PI în sfera economică, este ușor de observat că la început s-a pus accentul pe simpla prelucrare a datelor, apoi pe pregătirea informațiilor utile pentru luarea deciziilor, apoi pe sprijinirea luării deciziilor prin dezvoltarea și evaluarea posibilelor alternative. Aspectele de comunicare și consultanță ale utilizării IP sunt de cea mai mare importanță astăzi. În consecință, au fost create și încă funcționează următoarele tipuri specializate de IP, utilizând diverse tipuri de tehnologie a informației (caracteristicile acestora sunt prezentate în Tabelul 2.4).
1. SISTEMELE ELECTRONICE DE PROCESARE A DATELOR (EDS) sunt concepute pentru a rezolva probleme bine structurate pentru care sunt necesare date de intrare și se cunosc algoritmi și alte proceduri standard de prelucrare a acestora, conducând direct la calculul soluției problemei. Sistemul funcționează în mod automat cu intervenție umană minimă. Folosit de Sistemul de fișiere stocare a datelor. SEOD aplicate la nivelul managementului operational al firmei cu scopul automatizării muncii manageriale. În practică, EDMS este adesea denumit „Sisteme Informaționale Contabile”, ceea ce se explică prin prima și cea mai populară utilizare a acestora legată de prelucrarea datelor privind tranzacțiile comerciale efectuate de o firmă. Participarea acestui tip de PI în susținerea deciziilor luate la firmă este minimă.
2. SISTEMELE DE MANAGEMENT INFORMAȚIONAL (IMS) sunt folosite pentru a ajuta managerii cu sarcinile cele mai prost structurate. În aceste sisteme, devine posibilă manipularea datelor datorită apariției unui SGBD în compoziția lor. Sistemul poate căuta și procesa informații de intrare. Informațiile de ieșire sunt emise sub formă de răspunsuri la solicitările utilizatorilor, precum și sub formă de rapoarte speciale de management care sortează, filtrează și agregează datele, prezentându-le într-o formă convenabilă pentru luarea deciziilor. ISU nu este destinat unui mod pur automat, toate deciziile din acesta sunt luate de o persoană. Este un exemplu tipic de furnizare de IP suport informativ deciziile luate. Deși sistemul poate fi utilizat atât la nivel de control operațional, cât și la nivel de planificare strategică, acesta aduce cea mai mare contribuție atunci când este utilizat la nivelul controlului de management.
3. SISTEME DE SUPPORT DECIZIAL (DSS) sunt folosite pentru a rezolva sarcini prost structurate într-un mod de dialog, care se caracterizează prin date de intrare incomplete, proceduri standard insuficiente, claritate incompletă a obiectivelor și limitări. Participarea umană la activitatea sistemului este mare. El, dacă este necesar, poate interveni în cursul soluționării, poate modifica datele de intrare, procedurile de prelucrare, scopurile și constrângerile problemei. Alegerea strategiilor de evaluare a alternativelor de soluție este funcția exclusivă a utilizatorului. Pe lângă sistemul de interogare-răspuns creat pe baza SGBD, DSS include o bază model și un sistem de control pentru această bază (SMS), precum și un sistem de control al dialogului. Grupele DSS se disting ca subspecii separate de sisteme.
Spre deosebire de ISU, care poate sprijini un grup de manageri de companie deodată cu informațiile lor, care se află la același nivel de conducere sau lucrează în aceeași zonă funcțională, DSS sprijină un singur manager care își decide sarcina specifica... DSS poate fi folosit la orice nivel de management al companiei, implementând informații și suport model deciziile luate.
4. SISTEME DE AUTOMATIZARE BIROULUI (CAO) sunt folosite pentru a automatiza biroul și a menține comunicarea între managerii și angajații companiei. Acestea includ software precum editori de text(procesoare), grafică, sisteme de publicare, precum și instrumente de comunicare precum E-mail, fax și teleconferință. CAO sunt implicate în suport informativ deciziile luate la firmă.
5. SISTEME EXPERT (ES) se bazează pe modelarea procesului de luare a deciziilor de către un expert uman (empirist uman) folosind un computer și evoluții în domeniul inteligenței artificiale. Spre deosebire de toate sistemele de mai sus, ES se bazează pe utilizarea nu numai a datelor și informațiilor, ci și a cunoștințelor, ceea ce le oferă posibilitatea de auto-învățare. De obicei, ES nu includ modele care îmbunătățesc decizia umană. Scopul lor este de a oferi economii prin înlocuirea unui utilizator expert bine plătit cu un specialist relativ slab plătit. ES sunt concepute pentru a automatiza multe decizii ale utilizatorilor (dar nu toate). Trebuie remarcate încercările de a combina capabilitățile ES și DSS în cadrul așa-numitului sisteme expert hibride care s-au răspândit în ultimii ani. În general, se poate folosi ES la orice nivel de management, precum și de către specialiști non-management, realizând sprijin expert luarea deciziilor.
6. SISTEMUL NERVOS ARTIFICIAL (CALCULATOR) implementează un nou tip de tehnologie informațională bazată pe metode de inteligență artificială și asociată cu antrenamentul computerizat pe principiile funcționării creierului uman și a sistemului nervos. Fiind un analog funcțional parțial al sistemului biologic al creierului uman, sistemul nervos artificial posedă abilități intelectuale precum generalizarea, abstracția și chiar intuiția.
Tabelul 2.4
Caracteristicile principalelor tipuri de IP utilizate pentru sprijinirea deciziilor
| SEOD | ISU | DSS | ES | |
| Aplicații principale | Depozitarea evidențelor de salarizare, inventar, producție și vânzări | Control productie si vanzari, prognoza, monitorizare | Planificare strategică pe termen lung, planificare financiară | Diagnosticare |
| Care este focalizarea | Transfer de date | Primirea informațiilor | Luarea deciziilor, flexibilitate | Efectuarea de recomandări pe baza experienței |
| Bază de date | Unic pentru fiecare aplicație | Apariția SGBD | Apariția bazei de modele și subMS | Utilizarea cunoștințelor, apariția SMS-urilor |
| Tipul de informații | Date operaționale | Rapoarte detaliate, rezumate și de urgență | Informații care sprijină soluții specifice | Sfaturi și explicații |
| Tip suport | - | informație | Model și informații | Expert |
| Tip de date | Numeric | Numeric | Numeric | Caracter |
| Caracteristicile luării deciziilor | Automatizarea sarcinilor de rezolvat. Lipsa deciziilor | Utilizarea algoritmilor standard pentru a rezolva probleme structurate | Luarea deciziilor bazate pe alternative dezvoltate pentru sarcini slab structurate | Rezolvarea problemelor nestructurate pe baza regulilor euristice |
| Avion de control deservit | Cel mai nivel scăzut management | Nivel mediu de management | Niveluri înalte de management | Niveluri înalte de management și specialiști |
Deci, pentru a rezolva problema cu care se confruntă, managerul ia o decizie bazată pe anumite informații. Informațiile pentru manager sunt pregătite de un computer IS, care poate fi implementat sub forma unuia dintre tipurile de tehnologii informaționale de mai sus.
Problema managementului eficient al economiei organizațiilor industriale este strâns legată de pregătirea informațiilor pentru luarea deciziilor de management optime, fundamentate științific. La o anumită etapă de dezvoltare a afacerii, când implementarea strategiei devine o funcție obișnuită de management, conditie necesara calitatea deciziilor strategice este considerată a fi prezența unui sistem contabil, concentrat intenționat pe formarea informațiilor strategice.
Rolul tot mai mare al suportului contabil și informațional în sistemul de management strategic se datorează următoarelor motive:
în primul rând, depășirea mediului intern și nevoia de a obține informații despre mediul extern - piețe, concurenți, stocuri etc.;
În al doilea rând, extinderea numărului de obiecte de studiu necesită stabilirea unei relații între strategia aleasă și metodele utilizate pentru colectarea, prelucrarea, generalizarea acreditărilor care corespund solicitărilor sistemului de control.
După cum știți, sistemul informațional tradițional oferă funcții specifice de management, în principal fără a lua în considerare obiectivele strategice și programele de dezvoltare a afacerii. Incoerența funcțiilor sistemului de contabilitate și informație întreprindere industrială obiectivele managementului consta in faptul ca nu exista o legatura si interactiune puternica a serviciilor de contabilitate cu sistemul de management si management. Aceasta se manifestă, în primul rând: 1) în absența unor solicitări și cerințe clar formulate ale sistemului de management pentru informațiile contabile și analitice furnizate; 2) lipsa informațiilor analitice operaționale furnizate în scopuri de management; 3) neconcordanța datelor transmise cu nivelul de autoritate al organului de conducere; 4) utilizarea contabilității impersonale în sistemul contabil la întreprindere, care formează în principal indicatori generali ai activității financiare și economice necesari întocmirii raportării externe. Principalul dezavantaj al acestei probleme este că, din lipsă de timp, managerii nu studiază imediat rapoartele propuse de personalul contabil.
Una dintre principalele probleme ale unei întreprinderi industriale moderne este planificarea insuficient de clară a activităților sale și eficiența informației. Potrivit lui K.N. Kvitchenko, această sarcină poate fi rezolvată cu distribuirea problemelor după importanță și, pe baza acesteia, începeți să planificați activitatea fiecărui departament.
Structura problemelor după importanță, % :
Relația dintre planurile pe termen lung și pe termen scurt - 30 Eficiența întocmirii - 20
Transparența planurilor de management - 20
Realitatea planurilor - 15
Realizabilitate - 10
Complexitatea planurilor - 5
Următorii factori au efect asupra eficienței sistemului de management al informațiilor: lipsa unui mecanism clar de conducere a departamentelor și a personalului întreprinderii; răspuns intempestiv la schimbările din situația pieței și comportamentul concurenților etc. Lipsa metodelor și recomandărilor specifice industriei care reglementează practicile contabile în conformitate cu cerințele pieței, precum și utilizarea în timp util a tuturor oportunităților de reorientare a contabilității către nevoile de management, afectează negativ procesul de management.
Constatând neajunsurile contabilității, oamenii de știință au interpretat rolul acesteia în management în diferite moduri, dar au fost unanimi în faptul că, concomitent cu funcția de informare, aceasta poate avea și proprietăți de natură analitică și de control. Una dintre lucrările fundamentale care reflectă dorința de a dezvolta conceptul mai sus menționat a fost studiul „Sistem de contabilitate și control al producției”, în care autorul rezumă cele mai bune practici în organizarea contabilității producției și controlul utilizării raționale a resurselor. În definiția contabilității producției formulată de S.A. Stukov, sunt urmărite principalele elemente ale conceptului format de informare și management. Autorul subliniază următoarele: „Pe lângă contabilitate, care răspunde în principal nevoilor organismelor externe și ale organismelor de statistică națională, se conturează un tip de contabilitate calitativ nou - contabilitatea producției, care, în principal pe baza contabilității, ar trebui să sintetizeze elemente. de toate tipurile de contabilitate economică , precum și elemente de analiză economică, care vor oferi capacitatea de a monitoriza în mod activ dimensiunea, direcția, fezabilitatea și eficiența cheltuirii resurselor de producție. Contabilitatea producției este un fenomen calitativ nou, rezultat al sintezei părții de control al resurselor a contabilității (în același timp menținându-și rolul principal), contabilitatea operațională și tehnică, contabilitatea statistică și elementele de analiză economică și chiar prognozarea evenimentelor economice viitoare.”
Creare sistem eficient Contabilitatea de gestiune la întreprindere ar trebui să vizeze asigurarea intereselor unei game largi de utilizatori care sunt implicați simultan în planificare, organizare, analiză, control și reglementare. Aceasta necesită reorganizarea formularelor și registrelor contabile care deservesc atât procesele individuale, cât și fluxurile financiare. Restructurarea sistemului contabil și analitic este necesară datorită faptului că:
- - în primul rând, în condiţiile moderne ale practicii economice, limitele aplicării informaţiei contabile contabile se extind, se rezolvă sarcinile de adaptare a acesteia la condiţiile de respectare a intereselor economice şi de concurenţă a partenerilor. Căutarea și utilizarea continuă a celor mai raționale forme și metode de organizare a informațiilor contabile vă permite să gestionați eficient o întreprindere industrială;
- - în al doilea rând, sistemul de operare anterior de contabilizare a costurilor de producție a furnizat informații despre costurile efective care se dezvoltaseră cu mare întârziere. Asemenea informații nu au fost aproape niciodată folosite pentru managementul operațional al proceselor de producție. Prin înregistrarea doar a faptelor de activitate economică, rolul contabilității s-a redus la generalizarea informațiilor contabile sub formă de rapoarte transmise organelor superioare de conducere, care le-au folosit în principal pentru controlul siguranței proprietății.
Managementul strategic al unei organizații funcționează doar pe un număr suficient de canale de flux de informații, atât în mediul extern, cât și în procesele organizaționale interne și dinamica acestora. Sistemele informaționale în aceste condiții sunt concepute pentru a realiza nu numai colectarea informațiilor, ci și acumularea, prelucrarea, sistematizarea, analiza și determinarea nevoilor de informații ale utilizatorilor în viitor. În acest sens, în ultimii ani, contabilitatea de gestiune și-a extins semnificativ limitele, concentrându-se pe obiectivele managementului strategic. În acest caz, vorbim despre noua sa focalizare - despre contabilitatea de management strategic. Contabilitatea de gestiune strategică se deosebește de contabilitatea tradițională, concentrată exclusiv pe activitățile interne ale unei întreprinderi, prin natura cuprinzătoare a acțiunilor, inclusiv factori externi (relații cu parteneri, concurenți, investitori).
Ținând cont de indicarea temporală a sferelor de aplicare, sistemul de contabilitate de gestiune este împărțit în două direcții: „contabilitatea de gestiune operațională (actuală)” și „contabilitatea de gestiune strategică. Toate informațiile care circulă în sistemul de contabilitate de gestiune pot fi împărțite condiționat în două categorii - de intrare și de ieșire. Informațiile trimise sunt standardizate, rapoarte de management periodice sau materiale analitice pregătite special pentru manageri diferite niveluri... Informațiile primite sunt împărțite în interne (generate în cadrul întreprinderii, de exemplu, date operaționale, financiare, contabile fiscale, standarde de producție etc.) și externe (formate în piață, în special, informații despre concurenți, condițiile pieței etc.) (fig. 1.3.1).
Informațiile din cele două sisteme de contabilitate vor face posibilă generarea de rapoarte pentru toți utilizatorii interesați (atât interni, cât și externi). Prin colectarea de informații despre starea actuală a sistemului, contabilitatea generează date pentru analiza și controlul indicatorilor de performanță în procesul de luare a deciziilor de management operațional și strategic de reglementare.
În ciuda diferențelor în informațiile de ieșire ale celor două sisteme pentru utilizatorii externi și interni, este necesar să se depună eforturi pentru a dezvolta o metodologie unificată bazată pe utilizarea integrată a spațiului informațional format din tipuri separate de contabilitate. Implementarea principiului completității va permite formarea unui singur spațiu informațional. Numai în acest caz, este posibil să se realizeze o compilare unică a documentelor contabile primare și utilizarea repetată a acestora pentru a rezuma datele din registrele de contabilitate financiară și de contabilitate de gestiune în secțiunile analitice necesare, folosind un sistem de conturi și intrare dublă sau fără a utiliza aceste elemente.
Orez. 1.3.1.
În consecință, contabilitatea de gestiune ocupă un loc de frunte în suport informativ activitate de management, care reflectă procesele activității de producție atât în plan istoric (pe baza indicatorilor predominanți), cât și pe termen lung (pe baza previziunii).
Contabilitatea de gestiune, ca subsistem de contabilitate, furnizează, în limitele unei întreprinderi, aparatul său de management informații utilizate pentru planificarea, gestionarea și controlul activităților sale. Acest proces include identificarea, măsurarea, colectarea, analizarea, pregătirea, interpretarea, transmiterea și primirea informațiilor necesare pentru ca aparatul de management să își îndeplinească funcțiile.
Contabilitatea de management ca instrument pentru atingerea succesului afacerii realizează trei obiective: înregistrează, evaluează și grupează informații despre costuri și venituri pentru a determina nevoia de capital și resurse financiare, precum și pentru a evalua eficiența activităților de bază; formează o bază de informare pentru luarea deciziilor de management; organizează feedback-ul operațional în procesul de control și reglementare. Procesul de luare a deciziilor manageriale este prezentat în (Fig. 1.Z.2.). Astfel, contabilitatea de gestiune este un sistem integrat de colectare, măsurare, acumulare, pregătire, rezumare și prezentare a informațiilor financiare și nefinanciare în scopul planificării, analizei, monitorizării și reglementării activităților unei întreprinderi în procesul realizării actuale și strategice. obiective.
Orez. 1.3.2.
Astfel, contabilitatea de gestiune este un sistem integrat de colectare, măsurare, acumulare, pregătire, rezumare și prezentare a informațiilor financiare și nefinanciare în scopul planificării, analizei, monitorizării și reglementării activităților unei întreprinderi în procesul realizării actuale și strategice. obiective.
Contabilitatea de gestiune poate fi organizată în diferite moduri: va îndeplini unele dintre aceste funcții sau toate în același timp. O astfel de performanță poate fi fie dispersată, fie toate funcțiile vor fi implementate în cadrul unui singur sistem contabil și informațional. Un astfel de sistem, în consecință, trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
1) sistemul ar trebui să ofere formarea de informații despre
costuri, venituri și alți indicatori financiari și nefinanciari ai activităților organizației în contextul interesului pentru management. Rezultatul acesteia va fi o generalizare a datelor în raport cu obiectele contabile selectate. Daca sistemul contabil implementeaza o functie de evaluare, se selecteaza obiectele traditionale de grupare: clienti, afaceri
procese, operațiuni, produse, linii de produse și mărci;
- 2) sistemul contabil ca sursă resursă informațională iar datele de ieşire vor folosi indicatorii inerenţi celor trei componente ale contabilităţii economice - operaţional, contabil, statistic. Utilizarea unei abordări sistematice se va exprima în faptul că gruparea rezultată a datelor informaţionale va deveni o caracteristică generalizantă a impactului asupra obiectului considerat a sistemului de factori;
- 3) sistemul contabil ar trebui să se bazeze pe conceptul de măsurare și forme ale indicatorilor contabili. Conceptul de evaluare a costurilor, veniturilor, activelor și pasivelor utilizat în contabilitatea financiară este potrivit pentru întocmirea situațiilor financiare, dar nu ia în considerare caracteristicile individuale ale întreprinderii și, prin urmare, nu este adecvat pentru scopuri de management.
Construirea unui sistem de contabilitate de gestiune pentru o organizație presupune dezvoltarea principalelor elemente ale acestui sistem, care se află într-o anumită relație ierarhică (Fig. 1.3.3).
Orez. 1.3.3.
Primul element al sistemului este scopurile ei. Acest element este cel principal, determinând structura și interconectarea altor elemente, precum și întregul sistem. Obiectivele sistemului de contabilitate de gestiune corespund obiectivelor contabilitatii de gestiune:
- - crearea unei baze informaţionale pentru măsurarea şi evaluarea eficienţei întreprinderii;
- - crearea unei baze informaţionale pentru luarea deciziilor manageriale şi managementului financiar;
- - crearea unei baze informaţionale pentru implementarea proceselor de control şi reglementare.
Al doilea element al sistemului contabil de gestiune este al acestuiaobiecte. Obiectele sistemului de contabilitate de gestiune sunt împărțite în două grupe. Primul include resursele întreprinderii și sursele formării acestora: mijloace fixe; active necorporale; resurse materiale; resurse financiare (numerar, investiții financiare, mișcarea acestora), conturi de încasat și de plătit; resursele de muncă (inclusiv caracteristicile fizice și psihologice ale personalului); surse de resurse educaționale.
A doua categorie de obiecte este procesele de afaceri și rezultatele acestora: activități de aprovizionare și achiziții; activitati de productie; activități financiare și de marketing; activitatea organizatorica; activitate inovatoare.
Structura obiectelor și gradul de detaliere a acestora depind de scopul propus al unui anumit sistem de contabilitate.
Al treilea element al sistemului de contabilitate de gestiune sunt principiileevaluăriobiecte contabile. Compoziția obiectelor contabilității de gestiune este potențial mai largă decât componența obiectelor contabile, datorită faptului că lista acestora include obiecte care sunt observate operațional și statistic, și neobservate de contabilitate. Acest lucru se datorează mai multor motive:
- 1) obiectele pot să nu implice o măsurare a costurilor (indicatori de performanță ai echipamentului);
- 2) pot fi în afara procesului de afaceri al întreprinderii (activități ale concurenților, condiții de piață);
- 3) să nu fie formalizate cu acte primare;
- 4) să fie de natură prospectivă.
Al patrulea element al sistemului de contabilitate de gestiune esteformular contabil. Informațiile despre obiectele contabile pentru prezentare în raportarea internă trebuie grupate, rezumate și interpretate în mod corespunzător. Pentru a face acest lucru, este necesar să se determine componența registrelor contabile analitice și sintetice, ierarhia acestora, principiile și interacțiunile. În continuare, ei aleg o variantă contabilă: nesistemică (contabilitate simplă, de birou) sau sistemică (evidență în partidă dublă) și determină forma de comunicare între contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune (integrată sau model de sine stătător). În procesul de dezvoltare a unei forme de contabilitate de gestiune, un mecanism de conectare a informațiilor din contabilitate, contabilitate statistică și operațională în sistem unificat datele și agregarea acestora în raportarea internă.
Al cincilea element estemetode contabile. Metodele sunt înțelese ca modalitate de cunoaștere și reflectare a subiectului, metodele de contabilitate de gestiune ar trebui să asigure formarea unei idei de încredere a obiectelor studiate de acesta. Metodele se caracterizează prin utilizarea: tehnici metodologice științifice generale cercetarea obiectelor (analiză, sinteză, inducție, deducție, modelare, abstractizare, analogie, experiment etc.); tehnici metodologice empirice proprii(observare, măsurare, generalizare, grupare, distribuire, reconciliere etc.); tehnici ale ştiinţelor economice conexe(analiza economică, modelare, control, metode economice și matematice).
Modelul organizatoric al contabilitatii de gestiune descrie metodologia de construire a sistemului informatic de management al unei organizatii si presupune crearea elementelor sale principale: un sistem de observare si inregistrare, registre contabile si formulare contabile si raportare intra-societate.
Sistem de monitorizare și înregistrare a informațiilor. Observația primară în contabilitatea de gestiune include două categorii: documentația primară și alte forme de observație primară. V sistem de documentare primară sunt înregistrate toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație. Documentarea este folosită atunci când sunt îndeplinite două condiții: natura internă a evenimentului și faptul că acesta s-a întâmplat. Alte forme de observație primară sunt utilizate atunci când datele operaționale și statistice sunt incluse în sfera informațiilor contabile. O astfel de observare se efectuează în cursul operațiunii sau înainte de începerea acesteia (de exemplu, controlul calității), precum și în cazul în care observarea acoperă procese care nu conduc la efectuarea tranzacțiilor comerciale (statistica indicatorilor de muncă, statistici privind schimbările în condițiile pieței). Această observație poate fi de natura unui eșantion statistic, rezumat oral, control tehnologic.
Informațiile înregistrate în timpul observației inițiale sunt transferate către sistemul de registre contabile- documente (pe suporturi lizibile sau electronice), baze de date destinate acumulării, gruparea de informații despre obiectele contabilității de gestiune și operațiunile cu acestea. Se numește setul de registre contabile utilizate și relația dintre acestea formă de contabilitate. Contabilitatea de gestiune poate fi organizată în forme sistemice și nesistemice.
Versiune non-sistemică (simplu, de birou). presupune menținerea contabilității de gestiune în afara sistemului de conturi contabile, folosind foi de calcul sau sisteme de gestiune a bazelor de date, fără utilizarea metodelor contabile propriu-zise (înscriere dublă, bilanţ).
Varianta de sistem presupune includerea tuturor activităților economice în sfera contabilității de gestiune și, prin urmare, se desfășoară în sistemul de conturi folosind înregistrarea dublă. Aceasta ridică problema relației dintre management și contabilitatea financiară.
Model de comunicare autonomă permite managementul și contabilitatea financiară în sisteme diferite conturi, utilizarea analizei detaliate atât în contabilitatea de gestiune, cât și în contabilitatea financiară. Pentru a evalua relevanța informațiilor contabile, se presupune că indicatorii cheie ai contabilității de gestiune și financiară sunt reconciliați periodic cu ajutorul conturilor reflectorizante (conturi ecran). În versiunea autonomă, organizația determină în mod independent principiile formării unui plan de conturi pentru contabilitatea de gestiune.
Model de comunicare integrat presupune menținerea contabilității de gestiune și financiară într-un sistem unificat de conturi; legătura dintre blocuri este organizată folosind conturi de transfer, contabilitatea analitică este mutată în zona contabilității de gestiune și este minimă în contabilitatea financiară.
Modelul integrat permite acoperirea atât fragmentară, cât și continuă a obiectelor contabile. Principiile de bază ale construirii unui model integrat sunt următoarele:
- 1) se utilizează un plan de conturi unificat pentru contabilitate de gestiune și financiară;
- 2) contabilitatea obiectelor contabilității financiare și de gestiune se ține în diferite blocuri de conturi;
- 3) aceeași tranzacție comercială este reflectată de două ori - în contabilitatea financiară și de gestiune;
- 4) pentru a exclude dubla cifra de afaceri, rezultatele contabilitatii de gestiune sunt resetate la zero (folosind conturi - ecrane).
Astfel, managementul orientat al întreprinderii are nevoie de informații complexe și de suport analitic, organizațional și metodologic. Pe baza materialelor contabilității de gestiune, managerii de top nu numai că iau decizii privind problemele actuale, ci și dezvoltă obiective strategice, realizează planificarea strategică și curentă.